表格与人力资源管理

Excel集成应用程序标准化表设计设计标准化和规范化的Excel基表是高效数据分析的第一步。这是因为数据分析的源是基础表数据。基本表格设计的一般原则如下：结构的科学性数据的可读性概括的低价分析的灵活性外观美观结构的科学性是对工作的性质、管理的内容、数据的种类、基本管理形式进行单独设计，分别保留不同的数据。基本表单越简单越好，绝对不希望将所有数据存储在一个工作表中。例如，如何设计这些基本表格以管理检入检出？应使用多少个表格来反映检出的数据检入？每个表如何存储数据？数据的可读性由两个方面组成，即易于使用函数读数(取数)的函数读数。眼睛很容易看到数据，称为人工读数。难以实现这两种高效读数的复杂混乱的表。数据可读性下降的主要原因是表结构设计不合理。数据保存不合理。不完整的表单数据结构。摘要便宜意味着无论有多少，摘要都要简单易行。你可以问自己：我设计的工作表摘要方便吗？很多表数据之间的聚合方便吗？如果不方便或难以做到，Excel使用的好工具也将无法使用。唯一的原因是基本样式设计有问题。Excel太难了。总不会学的。特别是函数太难理解了！分析的灵活性意味着无论进行什么分析，都要重视数据分析的灵活性。分析数据的目的是深入分析企业数据，从多个方面寻找问题，寻找原因，寻找对策，因此基础数据必须能够准确反映企业的管理过程，编写分析报告也要灵活，通过转换分析观点，在几分钟内获得另一份分析报告。外观美观。无论是基本表格还是报告，请要求美化表格。基础表的美化使数据标准易于管理，而报告的美化则明确基于分析结果。特别是，无论是基础表还是报表，很多人都喜欢将数据区域显示为边框，并保留工作表的基础网格线。您可以取消网格线，将数据区域设置为非常简洁的行表，并相应地设置单元格字体、颜色和边框等。下面以人力资源管理的简单员工信息表为例，说明了标准化表的设计方法和技巧。此表格的基本要求如下：员工编号从“G0001”开始编号，中间不能中断编号，新入职的员工将依次分配连续的项目编号员工名称不能包含空格所属部门必须快速准确地输入企业存在的部门，并统一名称学历必须尽快规范输入婚姻状况要迅速规范输入身份证号码必须是18个字符的文本，不允许重复出生日期、年龄、性别自动从居民身份证号码中提取入职时间必须是合法的日期本公司的工作年龄自动计算为了进行流动性分析，工作表必须包含两列数据：离职时间和离职原因。离职原因是几种固定类型输入新员工时，系统会自动向下复制此员工的工作编号、生日、年龄和服务年限等计算公式粮食自动美化1、表格结构设计根据管理和分析员工资源的员工信息的需要，创建以员工信息命名的工作表。数据列标题如下图所示。2、自动连续填充任务编号在单元格A2中，输入公式“=GTEXT(ROW(A1)， 0000 )”，以获得可以连续填充任务编号的计算公式。其中ROW函数获取指定单元格的行号(ROW(A1)的结果为1，ROW(A2)的结果为2，依此类推)，TEXT函数根据指定格式将数字转换为文本。此公式的结果为G0001。如果将此公式复制到单元格A3，则公式为=GTEXT(ROW(A2)， 0000 )，结果为G0002。3、输入规格名称，不允许在名称文本中输入空格选择单元格B2并设置有效性的自定义公式如下图所示：=substitute (B2， )=B2 。其中，使用SUBSTITUTE函数替换输入名称中的所有空格，然后与输入的名称进行比较。如果两个名称相同，则输入的名称不包含空格。否则，如果有空格，则不能在单元格中输入。4、规格快速录入部门名称公司部门是固定的，一段时间不变，因此可以使用数据有效性快速输入部门名称。对于具有总部、财务部、人力资源部、贸易部、出席部、技术部、生产部、销售部、信息部、质量检验部和市场营销部的企业，请选择单元格C2，然后设置数据有效性。也就是说，选择“系列”。来源为：“总经理、财务部、人力资源部、贸易部、后勤部、生产部、销售部、信息部、质量检验部、营销部”。这将设置单元格的下拉列表，并允许您从下拉列表中快速输入部门名称。5、快速输入学历名称职员的学历也是固定的。如果有博士、硕士、本科、大学、中学、高中等几位，也可以使用数据有效性快速输入学历名称。选择单元格D2并设置数据有效性。也就是说，选择“序列”。来源是“博士、硕士、本科、大学、中学、高中”。6、迅速输入婚姻状态E2单元格输入员工的婚姻状况。婚姻状态也是两种数据：已婚和未婚，因此可以使用数据有效性来控制输入。也就是说，在“数据有效性”对话框的“来源”中输入“结婚，未婚”。7、输入不重复的18位居民身份证号码每位员工的身份证号码不能重复，必须为18个字符，因此在F2单元格中输入身份证号码时，也使用数据有效性进行控制。首先，将列f中的单元格格式设置为文本，然后选择有效性的自定义公式F2单元格=and (len (F2)=18，countif($ f $ 2: F2，F2)=1)此处使用LEN函数验证输入的身份证号码是否为18个字符，len (F2)=18个字符。使用COUNTIF统计数据之前输入的身份证号码中，要输入的身份证号码是否尚未输，即countif ($ f $23360 F2，F2)=1；然后将这两个条件合并为AND函数。如果两个条件都成立，则表明输入的身份证号码有效。8、自动输入性别员工性别自动从身份证号中提取，无需人工输入。选择单元格G2，然后输入公式=IF(ISEVEN(MID(F2，17，1)，“女性”，“男性”)使用MID函数提取居民身份证号码的第17个数字，使用ISEVEN函数处理偶数，偶数时员工性别是女人还是男人，并使用IF函数处理判断。9，自动输入出生日期员工的出生日期也是从身份证号码自动提取的，无需人工输入。选择单元格H2，然后输入公式=1 * text (mid (F2，7，8)， 0000-00-00 )使用MID函数提取身份证号码的中间8位生日数字，使用TEXT函数将8位数字转换为日期格式，然后将TEXT函数的结果乘以数字1，将文本格式的日期转换为实际日期。10、自动计算年龄如果有出生日期，可以使用DATEDIF函数自动计算年龄。选择单元格I2并输入以下公式后，将自动生成员工的实际年龄：=DATEDIF(H2，TODAY()， Y )11、输入诱导时间标准化入职时间是非常重要的资料，因为要根据这列日期计算服务年限，分析流动性。此列必须手动输入，因此必须限制输入的入职时间数据，使其合法有效，即输入正确格式的日期。选择单元格J2以设置数据有效性，如下图所示12、自动计算公司的工作年龄如果有入职时间，可以使用DATEDIF函数自动计算公司的工作年龄。选择单元格K2并输入以下公式，将自动输入员工的工作小时数：=DATEDIF(J2，TODAY()， Y )13、确保员工基本信息的完整性b至k列是员工最基本的信息，您必须确保每个员工的基本信息不完整，因为此数据不能丢失。选择单元格B2，然后按如下方式修改数据有效性条件=and (substitute (B2，)=B2，counta($ b 13360 $ k1)=10)也就是说，添加了条件COUNTA($B1:$K1)=10，以检查从上一行的列b到列k的数据是否全部完整(共10列数据)14、标准输入离职时间离职时间是非常重要的数据，因为它根据此列日期分析离职。由于必须手动输入此列，因此必须指定输入的离职时间数据，即输入正确格式的日期。选择单元格L2以设置日期数据的有效性。15、离职原因输入规格离职原因用于分析员工的流动性和离职状态，因此必须限制离职原因的叙述性文本。企业对离职原因的说明为以下文本：合同到期了，但个人不想续订合同到期了，但公司不想续约因个人原因辞职因公司原因辞职违反公司规定解雇解雇生产工作变更审查不符合要求，解雇退休死亡其他然后，可以使用“有效性”快速准确地输入这些描述性文字。16、创建表，自动复制有效性和公式，自动美化表之前我们做的数据有效性、公式设置等只是设置了第2行的单元格，没有选择整列。因为在这种情况下，文件会变大，复制很多公式也会很不方便。除了自动复制有效性和公式外，Excel还提供自动美化表格的表格功能。您可以在第一行中输入有关第一个人的信息(如图2-20所示)，然后单击数据区域中的单元格，在“插入”选项卡中单击“表格”命令(Excel 2007)或“表格”命令这就创建了标准化的员工信息管理表格，用于构建各种自动化分析模板，如员工属性分析模板和员工流动性分析模板。下图显示了员工信息基表。以下三个表是根据此基本信息表数据生成的员工属性分析报表、员工流动资金分析报表和离职分析报表。这四个工作表构成了员工信息统计分析模板。卡出席数据摘要的综合应用(一)上月末又是本月末，需要统计从注射器中导出的12月份出席资料。不能花几天的时间手工处理这些出勤资料吧？前天晚上参加了HR课程，正好介绍了出席资料统计分析的一个例子，现在和我一起分享。实际数据是从读卡器导出的数据是流水，其要求如下图所示：寻找所有人最快的卡时间和最晚的卡时间。2、判断每个人每天的迟到、早退情况、加班情况。说明：出席时间标准为8:0-17336930，18点以后加班时间。此表格中的数据包含每个人的多个信用卡数据，分为多行，信用卡日期和时间保存在一个单元格中，因此必须首先分离信用卡日期和时间。可以使用“分离”工具栏执行此操作，以获得以下处理结果：剩下的问题是解决本文前面提出的问题。这些问题可以通过多种方法解决，其中最简单、最简单的方法是利用几个简单的函数IF、COUNTIFS和INDEX函数进行处理。下面具体说明一下。在右侧插入第二列。此时，您可以在单元格F2中输入以下公式，将e列中的卡结算计算为特定日期的主要卡结算：=countifs ($ b $ 23360b2，b2，$ d $ 23360d2，d2)。插入另外两列：“最快的卡”和“最晚的卡”。在单元格G2中输入公式=IF(F2=1、E2、)并向下复制，可以获得人员在特定日期使用信用卡的最早时间。在单元格H2中输入公式=if (G2 ，index(e 23360 e875，county ifs(b 3360 b，B2，d:d，D2)，然后向下复制，您就可以获得特定日期的个人最晚信用卡时间这三个公式的想法、逻辑和原理在这里不再详细说明。这样，将得到以下处理结果：将f列转换为h列的公式是选择性粘贴的方法，可以转换为数值，然后筛选并删除所有空单元格，删除e列和f列，从而获得下面每个人的信用卡出勤数据，进行出勤计算。在此表单的右侧，对迟到、早退、加班进行计算，数字1表示迟到或早退，具体时间表示加班时间，如下表所示。其中每个单元格的公式为：G2:=if (e28/24，1，)储存格H2:=if (f 217.5/24，1，)I2:=if (f218/24，F2-18/24，)最后，对该数据表执行透视摘要分析，每个人都将得到本月晚些时候、早退、加班摘要数据，如下所示：你看，出勤资料的处理并不复杂，也不难。只要掌握Excel的一些实用技术(分割工具、常用函数、枢轴)，就可以在几分钟内有效、快速地处理看起来很麻烦的出勤资料，并进行统计总结。卡出席数据摘要的综合应用(二)12月20日的摘要中介绍了按个人分类的出席数据点存档示例。这几天很多卡卡问我：“我们公司的是储存在一个单元内的日期和卡时间，这种形式怎么处理？请看下图，这是典型的例子。这种形式的难点是每个人的卡日期和时间都保存在一行单位里。但是，有些人早上刷卡(可能刷了几次)，下班没有刷卡，上班没有刷卡，但下班有刷卡(可能刷了几次)。解决此问题的第一步是使用分离工具分隔日期和时间，以获得以下结果：有了这个分离后的日期和时间，就可以进一步处理了。公司出席是8:-17336930，因此，通过辅助列，可以解决提前签名时间和延迟签名时间的提取问题，如下表所示。在单元格K2中，输入以下公式计算提前签名时间：=if (and (min (f 23360j 2) 14/24，max (f 23360j 2)，min (f 23360j 2)，在单元格L2中输入以下公式以计算较晚的签名时间：=if (and (max (f 23360j 2) 14/24，min