期初金额差错的会计处理及财务软件设计

1/3期初金额差错的会计处理及财务软件设计按照会计制度规定，对适用于追溯调整法的会计政策变更、会计差错更正等，应调整会计报表的期初数。但目前国内绝大多数财务软件都没有考虑到这一问题，没有提供相应的功能。本文试对财务软件中期初金额需要调整的情况作一分析，并研究其设计对策。一、必须调整期初金额的情况1依据会计准则的相应规定。企业会计准则一一会计政策、会计估计变更和会计差错更正明确指出“本期发现的与前期相关的重大会计差错，如影响损益，应将其对损益的影响数调整发现当期的期初留存收益，会计报表其他相关项目的期初数也应一并调整”。例某企业在XX年发现2002年漏提一笔折旧费100，000元，该折旧应计入上期管理费用。但该企业2002年度已结账，相应的报表已报出。按规定，对上述事项应在发现当期作如下调整分录借以前年度损益调整100，000贷累计折旧100，000借利润分配一未分配利润100，000贷以前年度损益调整100，000会计电算化中出现的特殊情况。期初金额的差错也可能出现生初始化数据的手工录入工作中。对于财务软件而2/3言，期初金额的产生通常有两种方式初始化时的手工输入；上年结账后软件自动将上年期末数转入。对于后一种情况，因为是软件自动将上年期末数结转至本年的期初数，通常不会出错。大部分期初金额产生差错都发生在前一种情况，如误将待摊费用和其他应付款的期初余额10，000元看成1，000元输入。LOCALHOST对此，必须采用合理办法予以调整。二、现行财务软件中的处理方法分析由于没有考虑到会有必须调整期初金额的情况，大多数财务软件都缺乏处理此类问题的完善功能。在实际工作中，很多用户采用“反结束初始化”功能，通过重新开放初始化模块让用户直接用手工修改期初数的方式。笔者认为，这种做法不可取。其弊端有三1无法留下对差错修改的业务痕迹。会计差错的修正也是会计业务，必须对其及时记录，留下业务痕迹。否则，会导致审计线索的缺失，容易引起舞弊；时间长了也会忘记这笔业务。就上例而言，会计差错让用户直接手工修改期初数，会导致该企业XX年会计报表的期初数不等于2002年期末数的情况，如果差错更正没有及时记录，将来查账时谁还会知晓其前因后果采用手工方式调整数据可能会因为操作员的疏忽而导致账与表、表与表之间金额的不一致。因为上述会计差错3/3同时涉及到资产负债表和利润表，如果操作员不同时对相关账表数据修改的话，会影响账表之间的勾稽关系。让用户直接用手工修改机内数据会使软件缺乏相应的控制。期初数是重要的会计数据，如果对该数据的修改不加以适当的控制，数据的安全性将无法得到保证。三、建议软件设计中采用新的处理方法1对于本期发现前期会计差错的情况，笔者认为可以考虑在软件中增加一项“期初金额调整”功能，通过编制追溯调整分录的方式来处理该类问题。具体作法是首先，按准则要求编制调整分录，并在“期初金额调整”功能中将其输入软件；由指定权限的会计主管人员对其进行审核后，根据审核通过的分录，自动调整相关账户的期初数。这样，既通过授权、分工和调整分录，留下审计线索；又能利用软件自动处理的特点，防止账表数据间的不平衡。对于本期发现录入期初数有差错的情况，也可以通过“期初金额调整”功能来实现。因为根据会计基本原理，某一账户金额有差错，必然有某一或某几个对应账户出现同金额的差错，同样可以通过编制调整分录的