出纳员岗位规范.doc

目录第一章 财务出纳室的设施要求2第二章 出纳员的岗位职责2第三章 出纳员主要工作内容2第四章 出纳员的工作要求3第五章 出纳员的操作流程5第一节 银行取现流程及要求5一、银行取现流程图5二、银行取现流程要求7第二节 办理报销及借款业务流程9一、办理报销及借款流程图9二、办理报销及借款业务流程要求10第三节、办理各种付款业务流程13一、办理各种付款业务流程图13二、办理各种付款业务流程要求14第四节 办理银行存现业务流程18一、办理银行存现业务流程图18二、办理银行存现业务流程要求20第五节 收取银行支票（汇票）业务的流程及要求20一、收取银行支票（汇票）业务的流程图20二、收取银行支票（汇票）业务的流程要求22第六节 退款或转款业务流程23一、退款或转款业务流程图23第七节 办理工资发放业务的流程及要求25一、办理工资发放业务的流程图25二、发放工资流程要求28附件1：委托代收代付承诺书适用于分期消贷业务29附件2：委托代收代付承诺书适用于融资租赁业务30第一章 财务出纳室的设施要求一、财务出纳室安装的监控清晰度能够辨清现金面额、报销人的面貌，提倡安装带有录音装置的监控。二、财务出纳室监控器应监控到收付款全部过程。三、财务出纳员的保险柜应在监控范围内。四、出纳室应安装防盗门、防盗窗和报警器，应定期检查维护监控设施，及时更换报警器电池，确保发挥作用。 第二章 出纳员的岗位职责（一）负责核对收银会计的相关票据；（二）负责办理业务用款的申请、支付工作； （三）负责业务用款的存取工作；（四）负责各类费用的报销工作；（五）负责经办业务的核算工作；（六）完成领导交办的其他工作。第三章 出纳员主要工作内容一、根据业务相关人员填制的资金审批卡进行网上资金审批。二、根据报销人员提供的原始凭证、有效票据，办理各项费用报销及付款业务。三、严格遵守有关现金管理和银行结算制度的规定，将公司收到的现金、汇票、支票等及时存入银行。 四、负责工资及福利的发放工作。五、负责备用金的存取工作。现金要做到日清月结，妥善保管现金盘点表。六、按集团公司资金管理规定，负责现金、支票、备案卡、收据等各种票据的使用和保管工作，如有短缺负责赔偿。每天下班前打乱保险柜的密码，保管好保险柜钥匙。七、根据各项业务单据编制会计凭证及时交财务主管审核。制票人、审核人签字确认。八、负责现金日记账、银行日记账登记工作。九、负责完成财务主管交办的其他工作。第四章 出纳员的工作要求一、出纳员在上班前必须检查监控设施能否正常使用，尤其是停电之后应重新检查监控能否正常使用，确保在正常工作的监控摄像下进行报销。要求出纳员具备单独的保险柜，不得与收款员混用。二、监控摄像必须监控到报销人员（客户）、出纳员收付款的全部过程。三、出纳员熟悉公司资金审批管理制度，按公司规定要求填制资金审批卡申请报销备用金，用途介绍栏详细介绍报销主要用途，主要包括差旅费、住宿费及零星开支用款，其他用途的款项如发放工资奖金、员工借款、租赁费、油卡充值、消贷结清退款、大额招待费及特殊费用单独填制资金审批卡，不能混入备用金审批，有特殊事项与资金审批人员电话沟通。四、出纳员熟悉公司费用报销制度，规范办理报销业务，要洁身自爱，不能吃拿卡要，必须按集团公司规定严格审查票据真实性、合法性、规范性，不符合规定的票据一律不准报销，特殊事项请示公司财务主管及经理协调解决，不能解决的报上一级财务主管。五、出纳员办理职工因公借款业务，实行一次一清制度，即办完每项业务后要及时报账还款。特殊情况经公司经理批准可延长还款时间，但最长不准超过一个月，否则由工资扣还借款，同时不予支付新增借款。六、出纳员到银行存取大额现金时，公司安排公务车并派专人护送。出纳员应专注银行工作人员的点钞全过程，不得离开，以免出现长、短款和假币等不必要的纠纷。七、夜间如有大额现金未能存入银行，必须将现金放入有人居住的房间的保险柜内妥善保管，并向公司经理报告，以加强警备。八、出纳员的现金日记账要做到日清月结，账款相符，并按规定序时记账。出纳每天业务结束时，必须清点现金，清点涉及现金的相关票据，并与现金日记账进行核对，不得以“白条”抵库，更不可任意挪用和坐支现金，将剩余现金存入银行。切实执行“长缴短补”的规定，不得以长补短，发现长款或短款，应及时查找原因，不得以长补短，并向财务主管汇报，同时财务主管向上一级财务主管及经理汇报。九、员工借款业务记账凭证后面必须附借款人签字的借款单据，凭证摘要必须反映借款单据的真实日期（付款日期）。员工借款必须按借款人计入“其他应收款”科目明细核算。借款人还款时必须开具还款收据，备注应注明还款方式（现金、转账或票据）；其他人代借款人还款时，不能凭口头说明开具还款收据，代还款人必须在还款收据上签字确认。十、每天上午及时查询公司前一天的银行账户余额及公司使用的备案银行卡余额，如实填报各类账户余额表，中午12:00前上报到品牌主管或大区财务主管。第五章 出纳员的操作流程 第一节 银行取现流程及要求 一、银行取现流程图二、银行取现流程要求(一)在去银行提取现金之前要进行资金审批：1、单笔不超10万元并且当天累计不超20万的需进行公司内部资金审批，经办人、公司经理和财务主管签字同意后方可办理。可用制式的表格或在票根上签字。2、单笔超过10万元或当天累计支取现金额超过20万的需在集团网上进行审批，集团财务部同意后方可办理。如有故意化整为零违反资金审批规定的予以严肃处理。3、已审批并已使用的资金，两日内必须打印纸板的资金审批卡，作为原始凭证附在记账凭证后面。(二)、填写现金支票： A、票根部分： 1、出票日期：可用阿拉伯数字填写，按年月日填写完整。例：2012年1月11日。 2、收款人：写本公司全称。 3、金额：用阿拉伯数字规范填写，不能简写。例：支取现金10000元，不能写成1万或1， 4、用途：按实际用途填写。 5、经办人在票根上签字。 B、票面部分： 1、出票日期：要用大写数字来填写。例：贰零壹壹年零壹拾月零贰拾日。在填写时要注意：1月到10月填写时前面要加上“零”、10日、20日、30日在填写时前面要加“零”。 2、付款行名称：写公司基本户开户行的全称。 3、收款人：要填写公司全称，不能用简称。 4、出票人账号：填写公司基本帐户的帐号 5、金额：注意大小写要相符。 6、用途：按实际用途填写。 7、支票背面要填写支现日期、以及经办人的姓名、身份证号以及发证机关。(三)、盖公司财务章、法人章在支票下面“出票人签章”处加盖公司财务章、法人章。注意盖章要清晰、两个印章不准重叠；在支票背面加盖公司财务章、法人章（标准同上）。(四)、登记现金支票备查薄在备查薄上要写明日期、收款人、用途、金额、经办人等信息。(五)、支票填写好后，应在有公司其他人陪同的情况下使用公司的公务车去银行办理取款手续。(六)、出纳员核对支取现金无误后并妥善保管，在回公司途中不准办理其他事项，以保证资金的安全。(七)、回到公司后将现金存放在保险柜，根据票根、审批卡进行帐务处理。借：现金 *或 借：银行存款贷：银行存款 * 贷：现金第二节 办理报销及借款业务流程 一、办理报销及借款流程图二、办理报销及借款业务流程要求（一）审核票据：员工报销时，出纳员要详细审核票据的真实性、合法性，主要审核内容：(1)、票据的日期应为本年度，如上一年度的票据必须在本年度汇算清缴前予以列支。(2)、票据户头必须为本公司全称。(3)、票据不允许涂改，票据印章清晰； (4)、金额的大小写要一致； (5)、查验票据真伪：真票(2010年版前)的发票监制章在鉴伪仪的莹光灯下发桔红色光，颜色较为鲜艳；真票监制章内的红色正楷字笔画粗细明显，字体方正镌秀。假票的发票监制章在鉴伪仪的莹光灯下也发光，但不是桔红色光，颜色与真票比鲜艳度不够；假票监制章内的红色正楷字笔画粗细不明显。根据票据本身的制作，鉴别其是否属国家正规特制票据。正规发票通过光线照射，里面会出现水印、不规则发明短光线、特制花纹等图案。假发票则通过光线照射没有这些防伪标记或者防伪标记模糊不清。为加强普通发票管理，有效遏制和打击使用假发票及非法代开发票行为，全国各地国税局先后开通了12366纳税服务热线，即普通发票查询系统，搭建起普通发票信息监控平台，为纳税人辨别发票真伪及来源提供了便捷的信息服务。可查询全市国税系统各省、市局发售或纳税人取得的各类普通发票。受票单位或个人通过拨打12366服务热线，只需将所持发票代码、号码等信息告知服务人员，就可以查询到该发票的真伪及来源，并可以核对该发票领购单位的名称和所属税务机关等相关信息。差旅费报销单及费用报销单所附的原始票据一定要和报销单所列各项目内容相符且张数一致。(6)、票面注明“附明细”的，随发票一定要附有明细表（明细表与发票的印章必须一致），例：修理费、办公用品一定要附有维修结算单、办公用品的清单。(7)、要有经办人、经办人主管、公司经理、财务主管的签字。（8）借款单必须签字齐全：（a) 各级领导及员工因办理公司事务需要借款的，借款金额 1000元以下的，由职工自己垫付，一律不得从公司借款，事后取得规范票据及时报账。（b)职工因公借款超过1000元的，可先由公司借款但要求转账支付，因特殊原因领取现金的需经主管副总同意后方可支付。借款金额超过5000元的应提前一天通知财务部门准备款项。（c）借款人须填写现金借款单（集团统一格式公司自行印制），要求借款人填写的项目完整、书写规范，因借款人签名潦草看不清楚的出纳员应拒绝付款。（d）借款人填写现金借款单后，先由借款人所在部门或单位负责人审核同意后签字，再请示公司授权批准人或公司经理签字批示，最后交财务主管审核签字，出纳员方可支付借款。（e）借款人借款后，可用费用票据或现金还款，财务人员对其开具还款收据，不允许撤回现金借款单。（f）借款销账规定：职工因公借款实行一次一清制度，即办完每项业务后及时报账。出差人员应在出差返回后的10个工作日内办理报销还款手续。（g）以前借款未按期归还的不得再次借款，特殊情况经公司经理批准可延长还款时间，但最长不准超过一个月，否则由工资扣还借款，同时不予支付新增借款。（二）报销票据：员工所报单据符合规定的，出纳员办理报销手续，否则不予报销。如有借款的先归还个人借款，给其开据集团公司统一印制的收款收据，并在收据备注栏注明“票据还款金额”、“现金还款金额”。（三）报销方式：为加强现金的安全管理，减少现金结算环节的风险，要求各单位对财务报销、员工借款及工资发放等业务使用网银转账方式支付。1、要求办理报销业务的员工预先从公司所在地银行申办一张银行借记卡（或当地工资卡），以便财务部门将报销款项转入该银行卡账户。2、因往异地银行卡转账需要支付手续费，故限制使用或由报销人员承担手续费。3、报销金额低于1000元的可以支付现金，高于1000元的以银行转账方式支付，因特殊原因领取现金的需经主管副总同意后方可支付。（四）账务处理1、出纳员报销完毕后，按部门进行费用核算，然后编制会计凭证，财务主管审核无误后在会计凭证上签字，出纳员登记现金日记帐。 2、现金日记账做到日清月结，账款相符。每天业务结束时，出纳员必须清点现金及现金的相关票据，并与现金日记账进行核对，不得以“白条”抵库，将超过库存现金限额现金存入银行。如账款不符，应及时查明原因，并按有关规定处理。 3、财务主管每月应不定期盘点出纳员现金，要求每月盘点不少于3次，每次盘点后出纳员要填制现金盘点表，财务主管和出纳员签字后妥善保管。 第三节、办理各种付款业务流程一、办理各种付款业务流程图二、办理各种付款业务流程要求（一）、业务人员填制手工的资金审批卡，审批卡上应写明申请日期、收款人、收款人开户行、账号、付款方式、用途等，业务经办人、业务主管、公司经理、财务主管签字。如按规定需进行集团公司网上审批的，公司经理、财务主管可不在手工的资金审批卡上签字。出纳员在收到审批卡后检查上述要素是否准确、完整，无误后进行网上资金审批。集团公司审批同意后，按审批付款方式支付。（二）、不同结算方式付款要求1、支票结算方式：出纳员依据批准的资金审批卡填制银行支票（严禁签发空白或空头支票），支票日期、收款人、金额、用途必须填写正确、完整，对填制错误的支票必须加盖“作废”记号，与存根一并保存。支票应按编号顺序填开使用，并在支票登记簿上逐笔进行序时登记。转账支票结算，应由业务经办人或收款人在票根及支票登记簿上签字。出纳员保管银行票据和有价证劵；财务主管保管财务印鉴，确保资金安全。A、票根部分：1、出票日期：可用阿拉伯数字填写，按年月日填写完整。例：2012年1月11日。 2、收款人：填写收款人全称，不能简称。 3、金额：用阿拉伯数字规范填写，不能简写。例：转账金额10000元，不能写成1万或1， 4、用途：按实际用途填写。 5、经办人或收款单位领取人在票根上、支票登记薄上签字。 B、票面部分：1、出票日期：要用大写数字来填写。例：贰零壹壹年零壹拾月零贰拾日。在填写时要注意：1月到10月填写时前面要加上“零”、日为1至9日、10日、20日、30日在填写时前面要加“零”。 日为11至19的，应在其前加“壹”。参考答案： 11至19日写为：壹拾壹、壹拾贰、壹拾叁、壹拾肆、壹拾伍、壹拾陆、壹拾柒、壹拾捌 、壹拾玖日参考答案：1至10月要写为：零壹、零贰、零叁、零肆、零伍、 零陆、零柒、零捌、零玖、零壹拾月，11至12月写为：壹拾壹月、壹拾贰月1至10日要写为：零壹、零贰、零叁、零肆、零伍、零陆、零柒、零捌、零玖、零壹拾日，20日写为零贰拾日、30日写为零叁十日，其他的日不用加零了。 2、付款行名称：写公司相对应开户行的名称。 3、收款人：填写收款人全称，不能用简称。 4、出票人账号：填写公司相对应银行账户的账号 5、金额：大小写一致，并与票根金额一致。大写金额到“元”为止的，在“元”之后，应写“整”（或“正”）字，在“角”之后可以不写“整”（或“正”）字。大写金额数字有“分”的，“分”后面不写“整”（或“正”）字。 6、用途：按实际用途填写，有的银行需要填写支付密码必须正确填写。 7、出票人签章处加盖公司财务章、法人章。 2、电汇（网银汇款）结算方式 （1）电汇方式：出纳员填写银行电汇申请书，要求在申请书上写明申请（委托）日期、收款人全称、开户行、账号、收款人所在地区；汇款（委托）人全称、开户行、账号、汇款人所在地区、金额大小写（大小写要一致）、汇款用途及附加信息，需要加急的注明加急汇款，然后在汇款（委托）人签章处加盖公司财务章、法人章（工行电汇申请书需要填写正确的支付密码）。填完后到银行办理汇款手续，汇款完毕出纳员将加盖“银行业务转讫章”的记账回单联交给财务主管，与资金审批卡附在一起进行账务处理。（2）网银汇款网银汇款的前提是公司已在开户银行注册企业版网上银行且具备交易资格。为保证资金管理安全，企业网银一般有两个以上权限管理U盾，一个U盾为制单权限，另一个U盾为复核授权权限，要求网银对外付款时两人以上办理。首先应由指定的网银操作员（一般为出纳员）做制单处理，进入银行网站主页选择企业网上银行登录企业网上银行普及版登录输入卡号、密码和验证码点击登录进入，按照资金审批卡汇款信息录入，制单人（出纳员）录入完毕后，由具有审核权限的管理员（一般为财务主管）进行审核，按照资金审批卡各项审核无误后提交银行付款中枢，银行网银系统数据处理中心执行指令操作将款项汇出。出纳员从网上查询交易流水或打印电子回单，并及时取回银行正式回单，作为原始凭证进行账务处理。3、银行汇票结算方式： 首先填写银行汇票申请书，申请日期、收款人的全称、开户行、账号、申请人（付款人）的全称、开户行、账号、金额大小写（大小写一致）、用途，然后在申请人签章处加盖公司财务章、法人章。填完后携带公司财务章、法人章到银行办理银行汇票手续。办完后将加盖“银行业务转讫章”的回单联及银行汇票两联带回公司，将银行汇票复印，取票人在银行汇票复印件上签字，并注明“原件已取走”字样，将此复印件和银行回单联一起转交财务主管进行账务处理。第四节 办理银行存现业务流程 一、办理银行存现业务流程图二、办理银行存现业务流程要求1、收款员将当天所收到的现金进行整理并填写现金缴款单，一并交给出纳员。2、出纳员核对现金与缴款单是否相符，如不符则应由收款员重新核对填单；3、如果核对相符则应填写现金交接单（一式两联）。交接单上要注明日期、大小写金额，交接双方签字确认后各保存一份备查。4、出纳员在不少于2人同行的情况下，公司安排公务车并派专人护送。出纳员应专注银行工作人员的点钞全过程，不得离开，以免出现长、短款和假币等不必要的纠纷。5、出纳员将加盖“银行现金收讫专用章”的银行回单带回交给收款员。 6、及时查询公司收到客户货款入账情况，支票、汇票无法存入银行时，出纳员应及时告知公司经理、销售部经办人员。 第五节 收取银行支票（汇票）业务的流程及要求一、收取银行支票（汇票）业务的流程图二、收取银行支票（汇票）业务的流程要求1、收到支票后，检查支票填写是否规范、正确。主要包括：a)日期大写填写正确，时间不准超过银行提示付款期。b)出票人账号、付款行名称填写齐全。c)金额大小写一致。d）收到的支票印章必须清晰，加盖的印章不准相互重叠。2、收到银行汇票，先检查票面填写是否正确，主要有：a) 银行汇票收款人是收款公司的，收款员检查公司名称、账号填写是否正确。 b) 银行汇票收款人不是收款公司的，要求转出票据的单位在背书人签章栏内正确加盖单位的财务专用章和公司法人代表章，以证明本单位转付货款给被背书人，同时在被背书人一栏写明接受票据单位的全称，盖章要清晰、端正、不歪、不倒、位置正确，被背书人字迹要清楚、工整，做到一字不漏、不错，如需贴粘单的，背书人应在上下粘单联齐缝上加盖财务专用章和法人代表章，并要求最后背书人出具为实际购车人垫付车款的垫付证明。 c) 银行汇票收票日期与出票日期不能超银行规定的一个月。d)出票金额大小写一致。3、转帐支票（汇票）的后边加盖公司财务章、法人章，两章盖的位置要端正、清晰，并且不能重叠。4、检查合格后需要在所收银行汇票上下两联对齐后，在中间插入复写纸，分别在大小写处填写实际结算金额。如因出票金额大于实际结算金额而出现多余金额的，应在多余金额处填写小写金额，小写金额前用人民币符号（￥）封顶，最后填写进账单。将盖完章的支票（汇票）连同填好的进帐单一起送存公司开户银行。为了避免出现空头支票现象，加快资金的进帐速度，支票也可以到出票单位开户行倒划，也就是说将盖完章的支票连同填好的进账单一起送存出票单位的开户行，出票单位开户行确认付款后给出倒划回单，但此回单不能作为收款单位的入账回单，出纳员及时到本公司开户银行取回进账单入账。第六节 退款或转款业务流程一、退款或转款业务流程图1、出纳员办理退款业务必须有原交款凭证的收款联2、出纳员检查客户退款或转款业务流程是否正确正确3、退回客户要求按退款程序办理4、出纳员进行退款。二、退款或转款流程要求：1、客户办理退款业务应提供的原始票据退定金（整车和售后定金）要求客户出具定金收据联。退车款要求公司经理或其授权的业务经理签字审批，业务出具退款批示，客户退回机动车发票一、二、三、四联。（3）退售后维修款时，对已开具发票或收款收据的，要求客户出具发票联或收款收据联；未开具发票或收款收据的，要求客户出具维修结算单客户联。（4）退保证金的要求客户出具保证金收款收据联。（5）各公司对客户办理退款业务时，凡客户有独立银行账户并达到结算起点1000元的，则必须通过银行转账（必须填写收款方单位全称）、电汇、网上银行划转等方式结算，并要求客户开具收款收据。 客户POS机划卡交款的，如划卡当天退款，可查询划卡交易流水号单独撤销此笔业务，款项即可退回客户卡上；也可通过银行账户汇款形式给客户退款，总之POS机收款业务禁止退现金。2、客户办理退款业务流程2.1客户办理退款业务签字程序 (1)当面监督客户在收款收据或现金支付凭证上签字并注明支付原因及日期等，写明今收到退回xxx款xxx元整（大写），同时要求支款人用右手食指在其签名上按手印。(2)业务经办人签字。 (3)明细账会计查明确有此笔款项后签字。(4)财务主管签字。(5)公司经理签字。(6)客户通过转账汇款的业务，多余款项必须退给原汇款人。否则必须有原汇款人签字盖章的书面转款证明，避免产生不必要的法律纠纷。2.2客户定金退款流程要求（1）客户在收款收据联背面写明“今收到退回定金xxx元”，要求收款人用右手食指在其签名上按手印。（2）业务经办人签字。（3）明细账会计核实确认后，在收据联注明“已核对”并签字。（4）公司经理、财务主管签字。2.3客户收据联丢失退款时，到财务部门取得原收款收据的“财务记账联”复印件，并由客户写明“原收据联丢失声明作废，以此复印件作为退款依据”。同时客户在承诺书上签字按手印，出纳员按照财务规定给其办理退款手续。3、客户退款流程不正确出纳员有权要求客户按流程办理。第七节 办理工资发放业务的流程及要求一、办理工资发放业务的流程图二、发放工资流程要求工资的发放有三种方式：第一种是现金发放。公司成立初期，在三天内能够全部付清工资的，可以暂时采用现金发放工资，要求支领人必须在工资表上签字。第二种是开出转账支票委托银行代发。第三种是网上银行代发。要求各公司积极利用网银代发、银行转账支票委托银行代发等工资发放形式，降低现金发放风险。通过转账发放工资的，可凭银行签章的相关代发凭证作为支付员工工资的入账依据，不需员工在工资表上签字。发放工资前，出纳员收到人力资源部审批后的工资表后，对工资表的准确性进行核对。主要检查工资总额等于各明细项的合计，应发工资总额减去各种扣款后与实发工资额是否相符，核对无误后按照实发工资额发放。1、现金形式发放工资，要求支领人必须在工资表上签字确认。2、使用转账支票委托银行代发工资：（1）委托单位必须按照银行指定的工资表格式制作电子文件，要按银行的要求来编制制式的表格。各个银行的要求不尽相同，但有几个要素是相同的：姓名、实发工资数、银行卡（本）号、身份证号等。 （2）根据工资总数填写银行转帐支票。 （3）到银行办理手续：将转帐支票和银行制式的工资表交给银行营业员，银行人员通过系统返盘数据核对批量数据提交工资表金额、笔数是否相符，相符的话，表示代发成功，在工资表上加盖“银行转讫章”并交给企业出纳员，银行营业员会按工资表逐笔进行转账操作，一至两个工作日的时间工资就可以发到员工的工资本（卡）上。（4）出纳员将银行盖章的工资表带回后与支票根及资金审批卡一起进行账务处理。3、网上银行代发工资出纳员将工资表以电子表格形式拷贝到银行代发工资系统，银行系统转换成银行规定工资发放格式后审核，核对报表数据金额、