阳光采购模式探讨-以某公司为例

阳光物流采购模式探讨以某公司为例（管理学院 王其温）摘要：采购作为企业相当重要的一个输入环节，其成本控制、流程等方面的研究对于企业的基本运作相当有意义。本论文从物流采购的定义出发，通过分析国内外物流采购现状，并结合某公司的阳光物流采购模式来探讨物流采购模式的流程。关键词：阳光物流 物流采购 采购流程1 引言企业是经济环境中较为活跃的组织结构。企业的主要功能是向社会输出产品或服务，因此必须从社会上购入各种资源，才能维持其正常的运作。在企业的各种活动中，采购作为其重要的输出环节，对企业成本控制等具有重要意义。可以说，采购是原材料和成品之间的一座桥梁，它沟通着生产需求与物资供应，是企业经营管理的核心内容，更是企业获取经营利润的重要源泉。本论文正是基于这个前提，在对物流采购及国内外物流采购现状等分析的基础上，着重以某公司为例，分析探讨其阳光物流采购模式，以期对国内企业物流采购相关流程提供较好的思路。2 物流采购定义采购应当包含着两个基本意思：一是“采”，二是“购”。“采”，采集、采摘，是从众多的选择中择取若干个的意思。“购”，购买，是指通过商品交易手段把选择对象从对方手中转移到自己手中的意思。从学术定义来说，狭义的采购是指以购买的方式，由买方支付对等的代价，向卖方换取物品的行为过程。即所谓的“一手交钱，一手交货”或“银货两讫”。而广义的采购除了包含以购买的方式获取商品的方式以外，还可以通过租赁、借贷、交换等途径取得物品的使用权，以达到企业或个人的需求。当然，从目前第三产业的角度，采购的对象其实不仅限于实体的物品，还包括服务。物流采购即是属于采购服务的类型。关于物流的定义，我国国家标准物流术语的定义中指出：物流是物品从供应地到接收地的实体流动过程，根据实际需要，将运输、储存、装卸、搬运、包装、流通加工、配送、信息处理等基本功能实施有机的结合。但因物流采购目前还未成为采购行业的热点研究对象，因此目前还不存在对“物流采购”的学术定义。本文基于采购和企业物流的特征，对于物流采购给出如下定义：物流采购是指大型的生产企业为了使自己的产品在储运配送过程中得到更优质的服务，以直接购买或招标等方式在一定范围内面向第三方物流企业招商的过程。3 国内外物流采购现状分析物流采购和供应在许多方面都反映了企业的战略能力，被视为与市场直接相关的一系列价值增值过程，集中反映了企业的市场创新能力和价值传递能力。目前，国际一流企业的高级管理层已经认识到物流采购的各项费用及带来的相关机会和影响。同时，一些国际大型咨询公司也从战略高度和微观水平上对此进行了大规模的和广泛深入的研究。从目前国内外物流采购现状来看，企业物流采购呈现如下几个趋势：1）全球化趋势改变了采购职能的范围并拓展了采购的对象，大公司的全球化采购由最初的通过降低成本来保持竞争优势的一种防御性策略变成了驱动财务管理和整体竞争力的战略行为，小公司也正联合起来组建成采购协会和采购俱乐部。同时，采购对象也从实物逐渐拓展到服务业，物流服务成为采购对象即是其中最典型的案例。2）大型跨国公司通过行业合并来促进整体采购效率的提高，因为新组建的公司将利用其规模和影响来推动供应商提供更多的服务和更低的成本。3）信息技术将进一步深入影响物流采购招标过程。不少企业的物流采购增加了网上招标平台在线招标的方式。这一方式的采用，使得物流供应商和物流需求方可在不同物理地点参与采购活动，因此降低了物流采购成本，提高了采购的生产率。同时网络数据库系统的访问和读取，使得整个采购过程更为阳光和透明。部分企业通过自动采购系统（APS）简化其繁琐的采购流程，将采购的交易时间从数天减少到15分钟，同时将采购错误降低到1%以内。4）企业内部的物流资源整合不仅限于物流采购组织内的整合，而是将其和企业核心流程、业务职能一起整合，通过对上游的上游（供应商的供应商）、下游的下游（客户的客户）等供应链节点的信息流等进行“供应链同步”管理，以尽可能低的成本提供最佳服务。在发达国家，企业采购人员头脑中的重点是以价值为基础的理念，因此采购管理必须提供更大的价值：更好的质量、更多的革新、更强的责任心以及更灵活的机制，而且以上这些均建立在更低的成本基础上。目前，在我国的企业管理实践中，采购行为仍然作为生产的后勤辅助行为来管理，片面强调采购为生产服务的观念；或是单纯认为采购管理只是节约成本的一种手段，忽视了采购管理对企业整体战略的影响。由此带来的后果是，企业采购管理方面的漏洞很多，造成企业的严重损失。部分企业对采购行为没有科学的规划和管理，造成采购行为不能满足企业生产和发展的需要。同时，对于物流采购，企业还缺乏较为深入的实践和理论指导。在理论研究指导实践方面，美国1915年成立了全国采购管理协会（NAPM），通过出版今日采购、供应链管理杂志和发布制造业和非制造业NAPM经营报告为美国的采购管理人员提供丰富的信息；同时全国采购管理协会还通过管理注册采购经理和注册采购从业人员、在全美各地举办采购年会和教育展览等方式提高美国企业采购人员技能。我国物流和采购主要依托于中国物流与采购联合会、中国物流学会及中国物流与采购网等联系物流采购的理论研究者和实践工作者，同时方便各企业的物流采购人员之间的沟通和交流。4 阳光物流采购模式研究某企业的物流采购职能由物流管理部负责。物流管理部下设物流采购处，其中采购经理3人，每人均配备笔记本电脑，且均装有U8采购管理信息系统软件。与采购处密切联系的内部业务部门是物流操作部、财务部、计划运营部、招标中心、审计部。采购处日常工作流程为首先由调查人员对采购物流商市场和行业进行调查并建立资料库；在调查的资料库中高多个部门共同挑选合适的供应商并与之进行初步考察、沟通；并在挑选合格的供应商中进行招标或谈判；结算人员整理各项采购资料，并与供应商结算；最后由财务部审核支付。某企业的阳光物流采购模式，核心是“公开透明、多部门参与、集体评议”三个方面。其阳光物流采购流程如图1所示。从流程图可知，某企业阳光物流采购模式在三个方面有可借鉴之处：1）公开透明。制度保障。（规定采购人员的行为准则）从提报招标计划这一步骤开始，就需要经过采购处经理、供应链总监、部门总监直至副总裁的审核，此外在考察供应商、在电子平台发布项目、以及评价招标过程和结果等处，同样均需经过审核。这充分保证了整个物流采购的关键步骤均处于公开和可控状态，极大的保证了物流采购流程的稳定性和质量。2）多部门参与。主要体现在两个方面：一是物流采购的招标小组由多部门的人员组成，充分考虑物流采购的密切联系的各部门，如物流采购处、操作部、财务部、计划运营部、招标中心、审计部。同时采取全票为奇数及一人一票或一部门一票制，充分保障决策的科学性。二是物流使用部门、审计部门等在物流采购初期就开始介入，并参与整个物流采购过程。某企业的物流招标过程由招标项目组负责规划和实施。其物流招标项目组长由供应链总监担任，下设执行组长一人（由物流管理部经理担任），及项目成员若干。项目组成员均来自物流采购相关部门如RDC、配件、招标、审计、财务等。多部门参与及决策能从全方位考虑物流的成本及质量、可靠性等问题，避免单部门决策的缺陷。3）集体评议。每次物流招标采购结束后，需要定期（一个月或一年）对本期内物流招标采购进行评议。某企业同样采取集体评议的方法来评价每期的物流招标采购活动。众所周知，物流采购的中标和实施有时间差，因此物流服务的接受部门和财务部门等均能对供应商的服务质量进行评价。不少企业只从物流部门出发，对供应商进行评价，显然不能做到全面把握。而某企业较好的解决了该类问题，同样从各个侧面分析供应商的服务质量和服务水平，为之后的供应商选择提供了更可靠的数据和分析结果。4）阳光审计。物流采购的每次招标结束后，对招标结果回顾以及招标结果执行审计。审计主要包括对招标整个采购过程进行审计和招标结果执行情况的审计。物流服务质量和订单分配比例等均通过审计部门的预审和在招标现场的现场审核；同时，在现场招标结束后，还将定期跟踪审核物流供应商的物流服务质量的方面，以期达到更好的物流质量。5 结论及展望根据有关调研数据，2008年工业企业物流成本约占企业总成本的10%3。而某企业的物流成本仅占不到2%。究其原因，企业的阳光物流采购模式是值得借鉴和推广的。对于处在高速发展的某企业来说，被大多数企业忽略的物流采购成为了公司一个重要的竞争武器，真正成为了企业的“第三利润源”。当然，本文仅从某企业阳光物流采购的流程来分析，后续还将从项目管理、招标方式、供应商的选择等多方面来进一步探究该问题，以期全面分析其物流采购职能，为更多企业进一步降低物流成本起到抛砖引玉的作用。提报招标计划审核考察新供应商，评审老供应商招标计划招标前组织评审会议在电子采购平台发布项目评审项目项目对外发布组织招标会议对招标过程进行评价会议纪要、会议总结清单授标、发布中标通知审核考察报告评审报告评委会签招标结果评委现场评标、定标审核退还未中标者保证金报批价格、录入系统、签合同YYYNNYNN图1 某企业阳光物流采购模式流程图参考文献：1 周定国.B公司采购