Word高级排版技巧

Word高级排版技巧一、使用样式统一文档风格1.1 样式的作用样式就是应用于文档中的文本、表格和列表的一套格式特征，它能迅速改变文档的外观。当应用样式时，可以在一个简单的任务中应用一组格式。例如，无需采用三个独立的步骤来将标题样式定为 16 pt、Arial 字体、居中对齐，只需应用“标题”样式即可获得相同效果。用户可以创建或应用下列类型的样式：l 段落样式控制段落外观的所有方面，如文本对齐、制表位、行间距和边框等，也可能包括字符格式。l 字符样式影响段落内选定文字的外观，例如文字的字体、字号、加粗及倾斜格式。l 表格样式可为表格的边框、阴影、对齐方式和字体提供一致的外观。l 列表样式可为列表应用相似的对齐方式、编号或项目符号字符以及字体。1.2 使用样式的关键操作对文字应用不同的样式如果要改变文字的样式，可应用已有的样式，又称为内置样式。如果找不到具有所需特征的样式，可以创建新的样式，然后再应用。修改样式若要快速的更改具有特定样式的所有文本，可以重新定义样式。例如，如果主标题是 14 磅、Arial 字体、左对齐并且加粗，但您后来决定将其改为 16 磅、Arial Narrow 字体并且居中，那么您不必重新设置文档中每一个主标题的格式，而只需改变对应样式的属性就可以了。请注意，如果改变了文档中基准样式的某项格式设置，文档中基于此基准样式的所有样式都将反映出这种修改。也可让 Microsoft Word 自动修改样式，即由 Word 检测是否更改了包含样式的文本的格式，如有改动，则自动更新此样式。Word 自动更新样式时，所有具有此样式的文本的格式都将更新，以便与您对文本格式所做的改动保持一致。建议应用过样式的用户使用自动更新样式。指定后续段落的样式，将使新产生的段落继承上一段落的样式。制定段落的大纲级别将有助于使用文档结构图、大纲视图，生成文档目录。使用“样式库”预览和应用不同的样式如果要应用来自其他模板 的样式，您可以使用“样式库”来查看整篇文档的效果。然后，您可以根据需要，直接从样式库中应用样式。您也可以查看显示选定模板中的样式的示例文档，或者查看模板中使用的样式的列表。将样式保存在自定义模版中任何 Microsoft Word 文档都是以模板为基础的。模板决定文档的基本结构和文档设置，例如，自动图文集词条、字体、快捷键指定方案、宏、菜单、页面设置、特殊格式和样式。共用模板包括 Normal 模板，所含设置适用于所有文档。文档模板（例如“模板”对话框中的备忘录和传真模板）所含设置仅适用于以该模板为基础的文档。二、查找与替换的高级功能使用 Microsoft Word 可以查找和替换文字、格式、段落标记、分页符和其他项目。可以使用通配符和代码来扩展搜索。2.1 使用通配符查找和替换例如，可用星号 (*) 通配符搜索字符串（使用“s*d”将找到“sad”和“started”）。选中“使用通配符”复选框后，Word 只查找与指定文本精确匹配的文本（请注意，“区分大小写”和“全字匹配”复选框会变灰而不可用，表明这些选项已自动选中，您不能关闭这些选项）。 要查找已被定义为通配符的字符，请在该字符前键入反斜扛 ()，例如，要查找问号，可键入“？”。 要查找和替换的项目的通配符如果要查找操作举例任意单个字符键入 ? 例如，s?t 可查找“sat”和“set”。 任意字符串键入 * 例如，s*d 可查找“sad”和“started”。 单词的开头键入 例如， 例如，(in) 查找“in”和“within”，但不查找“interesting”。 指定字符之一 键入 例如，wion 查找“win”和“won”。指定范围内任意单个字符 键入 - 例如，r-tight 查找“right”和“sight”。必须用升序来表示该范围。 中括号内指定字符范围以外的任意单个字符 键入 !x-z 例如，t!a-mck 查找“tock”和“tuck”，但不查找“tack”和“tick”。n 个重复的前一字符或表达式 键入 n例如，fe2d 查找“feed”，但不查找“fed”。至少 n 个前一字符或表达式 键入 n,例如，fe1,d 查找“fed”和“feed”。n 到 m 个前一字符或表达式 键入 n,m例如，101,3 查找“10”、“100”和“1000”。一个以上的前一字符或表达式 键入 例如，lot 查找“lot”和“loot”。注释l 可使用括号对通配符和文字进行分组，以指明处理次序，例如，可以通过键入“”来查找“presorted”和“prevented”。 l 可使用 n 通配符搜索表达式，然后将其替换为经过重新排列的表达式，例如，在“查找内容”框键入“(Newton)(Christie)”，在“替换为”框键入“21”，Word 将找到“Newton Christie”并将其替换为“Christie Newton”。 2.2 使用代码查找和替换可以在“查找内容”或“替换为”框中使用的代码段落标记 () 键入 p（选中“使用通配符”复选框时在“查找内容”框中无效）或键入 13 制表符 () 键入 t 或键入 9 ASCII 字符 键入 nnn，其中 nnn 是字符代码 ANSI character 键入 0nnn，其中 nnn 是字符代码 长划线 ( ) 键入 + 短划线 ( ) 键入 = 脱字号 键入 手动换行符 () 键入 l 或键入 11 分栏符 键入 n 或键入 14 分页符或分节符 键入 12（替换时，插入分页符） 手动分页符 键入 m（当选中“使用通配符”复选框时，还将查找或替换分节符） 不间断空格 () 键入 s 不间断连字符 () 键入 可选连字符 () 键入 - 只能在“查找内容”框中使用的代码（选中“使用通配符”复选框时）图片或图形（仅嵌入）键入 g 只能在“查找内容”框中使用的代码（清除“使用通配符”复选框时）任意字符 键入 ? 任意数字 键入 # 任意字 键入 $ Unicode 字符 键入 Unnnn，其中“nnnn”是字符代码 图片或图形（仅嵌入） 键入 1 脚注标记 键入 f 或键入 2 尾注标记 键入 e 域 键入 d 正在打开域大括号（当域代码可见时） 键入 19 正在关闭域大括号（当域代码可见时） 键入 21 批注 键入 a 或键入 5分节符键入 b 全角空格 (Unicode) 键入 u8195 半角空格 (Unicode) 键入 u8194 白色空格 键入 w（可以是常规空格、不间断空格以及制表符的任意组合） 注释l 如果包含可选连字符代码，Word 只会找到在指定位置带有可选连字符的文字。如果省略可选连字符代码，Word 将找到所有匹配的文字，包括带有可选连字符的文字。 l 如果要查找域，必须显示域代码。若要在显示域代码和域结果之间切换，请单击该域，然后按 Shift+F9。若要显示或隐藏文档中所有域的域代码，请按 Alt+F9。 l 在查找图形时，Word 只查找嵌入图形，而不能查找浮动图形。在默认情况下，Word 将导入的图形作为嵌入图形插入，但是可以将浮动图形转换为嵌入图形。 l 如要查找使用 Unicode 值的字符，请选择“区分大小写”复选框。如果清除“区分大小写”复选框，Word 将搜索该值指定的所有大写字符和小写字符的实例。三、自动添加文字3.1 自动图文集若要存储和快速插入文字、图形和其他经常使用的对象，可以使用自动图文集。Microsoft Word 自带一些内置的自动图文集词条，例如用于信函的称呼和结束语，并且可以自己创建自动图文集词条。例如，如果在每月的报告中使用相同的长篇幅的声明，且不希望每个月重新键入该声明，可以创建该声明的自动图文集词条。插入自动图文集词条可以使用自动图文集功能插入自动图文集词条。当您在文档中键入某词条名称开头的几个字母时，Word 将显示屏幕提示，此时您可以插入该词条或忽略该提示。词条分被分为不同的类别，例如在“自动图文集”工具栏和“自动图文集”菜单上的“结束语”或“称呼”。创建自动图文集词条时，词条会自动链接到词条用于创建该词条的文字或图片的段落样式。3.2 自动更正 若要自动检测和更正键入错误、错误拼写的单词和不正确的大写，可以使用“自动更正”。例如，如果键入“teh”和一个空格，“自动更正”将键入的内容替换为“the”。如果键入“This is theh ouse”和一个空格，“自动更正”将键入的内容替换为“This is the house”。也可使用“自动更正”快速插入在内置“自动更正”词条中列出的符号。例如，键入“(c)”插入。如果内置词条列表不包含所需的更正内容，可以添加词条。3.3 自动设置格式 通过使用“自动套用格式”，您可以对文字快速应用标题、项目符号和编号列表、边框、数字、符号以及分数等格式。Microsoft Word 还可以：l 自动将 Internet、网络和电子邮件地址设置为超链接。 l 将括在星号 (*) 或下划线 (_) 中的文字更改为加粗或倾斜。 l 将两个连字符 (-) 替换为长划线 ( )。可以在键入的同时或编写完文档后，自动设置文档格式。对于这两种方法，您都可以控制 Word 进行的自动更改，还也可以关闭自动格式设置功能。Word 会分析文档的每个段落，确定它在文档中的作用（例如，是标题还是编号列表中的一项），然后对该内容应用适当的样式。3.4 域域相当于文档中可能发生变化的数据或邮件合并文档中套用信函、标签中的占位符。Microsoft Word 会在您使用一些特定命令时插入域，如“插入”菜单上的“日期和时间”命令。您也可使用“插入”菜单上的“域”命令手动插入域。3.4.1 域的一般用法可以在任何需要的地方插入域：l 显示文档信息，如作者姓名、文件大小或页数等。若要显示这些信息，请使用 AUTHOR、FILESIZE、NUMPAGES 或 DOCPROPERTY 域。 l 进行加、减或其他计算。请使用 = (Formula) 域进行该操作。 l 在合并邮件时与文档协同工作。例如，插入 ASK 和 FILLIN 域可在 Word 将每条数据记录与主文档合并时显示提示信息。 在其他情况下，使用 Word 提供的命令和选项可更方便地添加所需信息。例如，可使用 HYPERLINK 域插入超链接。但使用“插入”菜单上的“超链接”命令更加方便。 3.4.2 域代码和域结果域代码位于花括号或大括号 ( )中，域类似于 Microsoft Excel 中的公式，域代码类似于公式；域结果类似于公式产生的值。可在文档中切换显示域代码及其结果。仅通过键入键盘上的字符无法插入域的花括号。但可使用快捷键 Ctrl+F9 来插入。3.4.3 域开关域开关是特殊的指令，在域中可引发特定的操作。例如，在域中插入 * Caps 开关，可使域结果中所有单词的首字母大写。3.4.5 域示例：公式域 EQ Instructions 生成数学公式。建议使用“公式编辑器”程序来创建公式。如果没有安装“公式编辑器”或者想要编写行内公式，可使用 EQ 域。不能解除 EQ 域的链接。如果双击 EQ 域，Word 将此域转换为嵌入 “公式编辑器”对象。数组开关a()按行顺序将数组元素排列为多列。可用下列选项修改 a 开关。al 列内左对齐。 ac 列内居中对齐。 ar 列内右对齐。 con 元素排成 n 列（默认值为 1）。 vsn 行间增加 n 磅的垂直间距。 hsn 列间增加 n 磅的水平间距。 示例 EQ a al co2 vs3 hs3(Axy,Bxy,A,B) 显示如下：Axy Bxy A B 括号：b()用大小适当的括号括住元素。默认括号为圆括号。位移：d()控制 EQ 域之后下一个字符的位置。可用下列选项修改 d 开关。注意空圆括号只跟在指令最后一个选项后面。分数：f(,)创建分数，分子分母分别在分数线上下居中。如果系统中使用逗号作为小数点，请用分号 (;) 分隔两个元素。积分：i(,)使用指定的符号或默认符号及三个元素创建积分。第一个元素是积分下限，第二个是上限，第三个是积分表达式。列表：l()使用任意个数的元素组成列表，以逗号或分号分隔，这样就可以将多个元素指定为一个元素。重叠：o()将每个后续元素置于前一个元素之上。元素数目不限。元素之间以逗号隔开。每个字符打印于不可见的字符框中。选项用于对齐各个字符框。根号：r(,)使用一个或两个元素绘制根号。示例 EQ r(3,x) 为!语法错误，(。上标或下标：s()将元素放置为上标或下标字符。每个 s 代码可有一个或多个元素，以逗号隔开。如果指定多个元素，则元素将堆叠起来并且左对齐。框：x()创建元素边框。如果不带选项，则此代码在元素四周绘制一个方框。可以使用下列选项来修改 x 开关。to 在元素的上面绘制一个边框。 bo 在元素的下面绘制一个边框。 le 在元素的左面绘制一个边框。 ri 在元素的右面绘制一个边框。 示例 EQ x to bo(5) 显示。四、共享信息4.1 修订和批注为了便于联机审阅，Microsoft Word 允许在文档中快速创建和查看修订和批注作者或审阅者为文档添加的注释或批注。Microsoft Word 在文档的页边距或“审阅窗格”中的气球上显示批注。为了保留文档的版式，Word 在文档的文本中显示一些标记元素，而其他元素则显示在页边距上的批注框中。启用修订功能时，您或其他审阅者的每一次插入、删除或是格式更改都会被标记出来。当您查看修订时，您可以接受或拒绝每处更改。4.2 比较和合并文档使用比较和合并功能来比较任意两篇文档时，Micros