运用管理软件实现预算管理的解决方案完整版

目录一、我国企业运用管理软件实现预算管理的应用现状1二、预算管理模式分析2（一）预算的编制2（二）预算的执行和控制2（三）预算的考评2三、运用管理软件对于实现预算管理的解决方案2（一）利用管理软件的功能构建满足预算管理单轨制流程3（二）用预算管理的观念设置科目3（三）按预算管理观念编制部门预算3（四）按预算管理观念处理日常业务和实时控制4（五）预算考评4参考文献：5运用管理软件实现预算管理的解决方案摘 要：随着财务软件在企事业单位的广泛运用，很多企事业单位实现了从凭证处理、记账、到报表输出等基本会计业务的电算化。但只有在它与管理软件相结合时，才能得以更有效地运用和推行，并以更优的成本效益比实现对企业各部门的预算管理和对企业整个业务流程的控制。本文通过预算目标的确定与分解为起点，依次通过预算编制、预算执行、预算考评等各环节完成年度的预算管理循环来浅谈如何运用财务软件实现在成本预算、成本的制定、预算编制申请审批、预算执行审批流程、预算执行对比分析。关 键 字：预算管理模式分析；管理软件；预算分析 预算管理是一种行之有效的综合管理方法，但是它必须与管理软件相结合，才能使该方法得以有效地运用和推行，并以更优的成本效益实现对企业各部门的预算管理和对企业整个业务流程的控制。现代化的管理方法就是重视全过程管理，重视企业内部协同管理。预算管理是一套行之有效的综合性企业管理方法，它将事前预测、事中控制和事后分析相结合，将企业的整体目标在部门之间有规划地进行分解，实现对企业业务全过程的管理，实现对企业各部门的协同管理，以提高企业的经济效益，实现企业的经营目标。一、我国企业运用管理软件实现预算管理的应用现状企业要实现预算管理，首先应根据企业现阶段的发展水平和管理需求选择其预算管理模式。一直以来，利用电子表格进行预算管理曾在各国预算管理手段中曾占有非常重要的地位。而后，随着数据库技术和网络技术的发展，各种管理工具和管理理念的出现，使得利用更先进的管理平台进行预算管理成为可能。继SAP、ORACLE等管理软件将预算管理纳入其ERP系统的组成部分后，HYPERION、SAS等专项的BPM供应商又将预算管理平台的应用升华到更高的层次。但目前在我国多数企业集团中仍采用Excel工具对预算进行管理，而全面预算管理本身具有：内部管理层面涉及较多、沟通环节多、数据调整量大、数据之间钩稽复杂等诸多特点。因此，利用Excel管理预算时，不可避免地会出现预算编制效率低、准确性差、编制周期长、分析和控制难以进行等缺点。具体表现在以下几个方面：(1)企业集团在全面预算管理过程中所涉及的相关组织机构、多级责任单元的授权以及各项管理工作的流程无法通过Excel实现动态管理；(2)对企业集团的全面预算管理工作而言，预算目标模型的准确建立意味着较大的计算工作量，而其中多种条件的设定和计算、对多次修订的预算版本数据的保存也使得仅依靠Excel无法满足需求；(3)随着企业集团对全面预算管理工作精细化要求的不断提升，以及其规模的扩大而导致预算责任单元的工作量大大增长。只运用Excel工具，无法保证预算编制过程的精细化程度、准确性以及应用效率；(4)预算的数据分析必须建立在多角度、立体反映数据的基础上，以满足企业集团的精细化管理需求。而Excel展现的只是以二维静态的方式来反映数据，无法实现多角度、灵活地分析和展现预算数据的要求。二、预算管理模式分析（一）预算的编制采用零基预算的方法，每月由各部门对其资金收支情况进行预算，总会计师和总经理确认预算合理以后，财务部门将全公司的预算进行汇总，形成企业的月份资金使用总预算。由于预算是建立在对企业业务情况的一定假设基础上的，而企业的实际业务情况不一定内含在假设范围，因此各部门有时需要根据业务发展态势调整本月预算。出现这种情况时，要求追加用款的部门填写“月度用款追加计划申请表”，说明申请追加用款的理由及金额，总经理审批通过后，方可加入预算范围内。在预算编制中，对各项事业行政经费的确定，将不再考虑上年度的支出基数，而是依据各单位的机构、人员编制情况、当年的事业发展计划和工作任务，按照规定的支出标准，从零开始每年确定一次。零基预算的实施，可以使整个财政资金分布更加趋于合理，有利于提高财政资金整体使用效益，实现财政宏观调控目标。（二）预算的执行和控制对预算的执行情况采用双轨制进行记录，即对每一笔支出，需要财务人员填制凭证，在总账子系统中自动登记总账和明细账；同时，经手人必须填写“申请领用支票及申请付款工作联系单”（此单设有申请人签字、申请部门负责人签字、公司主管副总审批、公司总经理审批栏），并在“限额费用使用手册”上进行登记，控制成本费用的发生。限额费用使用手册类似于为预算管理所设计的责任会计账。（三）预算的考评月末对限额费用使用手册进行汇总，得到资金费用使用汇总表，随后将汇总表和预算进行比较，找出二者的差异，并进一步分析差异形成的原因。对各部门的费用支出在预算的基础上进行了有效的控制，对整个企业的成本费用确实起到了非常好的监控作用。而且事后的差异分析为各部门的业绩考核提供了依据，企业的奖惩制度有了实施的基础。三、运用管理软件对于实现预算管理的解决方案全面预算，是企业做大做强、精细化管理过程中必不可缺的管理手段。全面预算管理解决方案可以在成本预算、成本的制定、预算编制申请审批、预算执行审批流程(网上报销、采购申请、合同支付等与预算执行有关的业务审批流程)、预算执行对比分析等方面协助企业在全员(不仅仅财务人员)、全过程(事前、事中、事后)、全业务(经营收入、支出、筹、投资、财务等多方面)范围内更好实施全面预算管理。 以预算目标的确定与分解为起点，依次通过预算编制、预算执行、预算考评等各环节完成年度的预算管理循环，在相应的管理阶段配以严格的预算制度，并辅以相关的预算指标体系、表格、规则以及预算管理权限，以保障体系的有效运行。将预算管理体系构建在统一的预算管理信息平台上，从而提高预算管理的精度，增强预算管理的效率，进而为实现企业集团的战略目标提供有力的支持，这才是财务管理软件对于企业以后的财务管理中的发展集中趋势。当企业选择了一种预算管理模式，并设计了满足企业管理需求的预算管理框架后，如何在计算机环境中应用管理软件建立预算管理的解决方案？（一）利用管理软件的功能构建满足预算管理单轨制流程利用管理软件的功能构建采用单轨制流程，以往在企业预算管理的流程中采用双轨制，即对每一笔支出，需要财务人员填制凭证，在总账子系统中自动登记总账和明细账；同时，经手人都必须填写“申请领用支票及申请付款工作联系单”，并在“限额费用使用手册”上进行登记，通过责任会计账控制成本费用的发生。这种方法虽然存在着很多问题，如一笔费用支出后必须进行两次记录，增加了财务人员的工作量；所提供的双重数据之间缺少直接联系甚至还可能导致两种核算之间的信息冲突等。但是，在手工方式下这种模式是必不可少的。在计算机环境下，解决方案不能简单模仿手工预算管理流程，而是应该结合管理软件的功能，充分发挥计算机数据处理的优势，在设计新的解决方案的同时，保证企业预算管理目标的实现。首先，对于预算管理的双轨制流程进行改造，将双轨制流程改为单轨制流程。采用单轨制流程，在期初（月初或年初）定义预算，日常发生的每一笔支出只需通过凭证录入一次，计算机将按照预算管理的要求，按科目和部门归集和汇总实际发生额，并保存在账务数据文件中。当需要预算考评时，计算机自动从账务数据文件中提取实际数，并与预算数进行比较，高速、准确生成各种预算管理分析表（如，部门预算分析表、项目预算分析表、科目预算分析表、成本费用预算分析表、利润预算分析表等）。这样免去了大量的重复工作，而且其产品成本和责任成本之间的联系增强，便于合理考核预算执行主体的工作业绩。因此，如果采用单轨制流程进行预算管理，能以更低的预算管理成本获取更高的预算管理效益。（二）用预算管理的观念设置科目为了进行预算控制，需要对各部门差旅费、业务招待费等各种控制项目用相应的科目和部门进行反映和控制。因此，在管理软件中需要进行预算管理科目的设置，如“差旅费”设置为“部门核算”，如下表所示：以便在各费用发生的同时，可以在总账中按部门录入其发生额；在进行数据处理时，可以按照部门进行归类汇总；在将数据转化为信息输出时，按部门、按科目将预算和实际发生额进行对比分析。（三）按预算管理观念编制部门预算在科目设置完后，启动“财务分析系统”编制预算。先选择预算类型，预算类型分为粗放预算和精细预算，所谓精细预算是指对某个部门或某个项目中的核算科目制定预算数；而所谓粗放预算就是将某个部门或某个项目里需要进行预算控制的各科目按照已选定的控制方向，制订一个部门或项目的总预算数，而并不对每个科目制订预算数。企业可根据实际情况确定预算类型。下表选择“精细预算”类型。确定预算类型以后可以在预算初始录入各科目的部门预算金额（精细预算）或者各部门的总的预算金额（粗放预算）。编制部门预算数如下表所示。当各部门需要调整预算金额时，在“追加”栏中录入调整金额即可。部门预算是涵盖部门所有公共资源的完整预算，是反映本部门所有收入和支出的预算。编制部门预算可以使预算编制进一步细化，提高透明度，有利于防止预算分配和执行中的不规范做法，同时，还有利于强化预算观念，提高预算管理水平。实行部门预算后，预算编制将进一步科学化、制度化和规范化。（四）按预算管理观念处理日常业务和实时控制加强财务预算执行的管理与控制。在预算的实施过程中搞好预算的责任落实，把预算目标层层分解，使责任单位目标明确；充分利用预算实施过程中反馈的信息，及时发现预算执行的实际效果及存在的问题，问题出现的环节及原因，然后针对不同环节与不同原因，进行分析研究，并采取适时控制对策；形成思想统一、全员参与的内部环境；掌握预算指标的适当性，使预算具有一定的灵活性和弹性。在确立各层次、各环节预算执行组织责任目标与奖惩标准时，既要有一个原则性的目标框架，指明必须要达到的基本责任目标与应遵循的基本要求，同时对一些细节问题，只提出一个总的指导性方针，由各预算执行组织灵活掌握。财务人员录入反映各种经济业务的单据时，如果涉及到与预算管理科目有关的业务，则系统提示需要录入相应的部门；如果部门的实际发生额大于预算数，计算机弹出窗口警告不允许处理。据此可实现对预算项目的实时控制。（五）预算考评财务预算的执行结果很大程度上取决于是否有切实可行的奖惩制度以及是否严格执行这一制度。否则，即使有符合实际的财务预算，也无法得到贯彻落实。因此，应结合各责任单位和责任人的预算责任目标制定公正、合理、有效的奖惩制度，并形成严格的考评机制，把预算执行情况与责任单位、责任人的切身利益挂钩，使之与企业形成责、权、利相统一的共同体。实践证明：严格的考评机制是预算目标得以有效实现的重要手段之一。考评机制包括建立考评机构，确定考评程序，审查考评数据，依照制度进行考评和执行考评结果。考评时应当坚持公开、公正、公平的原则，并通过建立综合评价指标体系，实现财务指标与非财务指标的应用相结合，市场化与内部化相结合，结果评价和过程评价相结合，整体目标和局部目标相一致。当管理者需要对企业的生产经营活动进行动态考评或综合考评时，可以直接在“财务分析系统”中选择“预算管理”，此时，计算机自动从账务数据文件中获取预算执行实际数据并与预算数进行对比，按月、按季或按年输出各种预算管理分析表。例如，希望得到部门预算分析表，以考核各部门预算的完成情况，评价各部门的工作业绩，此时选择“预算管理”，其结果。我国中小企业具有行业分布广、地域特征差异明显的特点，对用财务软件的需求也千差万别。特别是中小企业信息化应用水平普遍较低，企业急需贴身、及时、有针对性的服务。企业运用管理软件实现预算管理系统集成应用，将是未来趋势，也是集团企业避免由于多种信息系统应用产生信息孤岛的有效手段，全面预算管理系统与其它系统(诸如ERP系统)及工具有效融合，在企业集团内部整合多种