驻外办-驻外分公司管理规则

外办及驻外分公司管理制度*公司文件章节号 7.1 标 题外办及驻外分公司职责分工及工作流程版 本B 页 码1/4 文件编号ZF-QW-WB-C011.0目的：落实岗位责任制，使工作有序化、有效化，从而达到提高工作效率。2.0适用范围：外办及驻外分公司所有员工3.0外办及驻外分公司文档的归类3.1公司总部下达所有文件，经全体人员阅读签名后，统一由专人负责分类归档；3.2外办及驻外分公司人员的所有申请报告，经公司领导及相关负责人批准后，统一由专人负责分类归档;3.3外办及驻外分公司业务单据的计划申购;3.4以上责任人: 各外办及驻外分公司内勤人员;4.0外办及驻外分公司财务报销程序 按照公司规定：请款人详细填写请款单，交部门主管签名 交部门会计签名登记 交出纳签名登记领款 待该笔业务完成后 请款人持请款单到会计员处办核销手续 经会计对照业务登记本及相关申请单数额,无误后由相关人员签字确认,会计每销一笔请车费用,都必须在相应的业务登记本数据上签名盖章。（以上责任人:部门主管监督与审核,会计员具体操作.）5.0外办及驻外分公司与业务操作无关的事项由内务负责处理，部门主管监督，但事先必须相互沟通,具体如下: 5.1外办及驻外分公司办公室设施的维护及申购;5.2外办及驻外分公司办公室及宿舍环境卫生的管理; 5.3落实公司行政部及公司相关部门推行的相关文件和制度; 5.4日报表的填制及传发; 5.5外办及驻外分公司固定电话及移动电话单据的及时核销及私话费用的处理; 5.6发票资料的提供及跟踪/管理 5.7以上责任人:内勤人员操作,部门主管协作及监督6.0外办及驻外分公司接货程序及工作职责接货负责人核对到货报表，待货到后，查看货物是否完好及货物数量、规格是否与货单相符，如无任何问题，帮司机签好托运单，如有问题，及时与发货部门*公司文件章节号 6.1 标 题外办及驻外分公司职责分工及工作流程版 本B 页 码1/4 文件编号ZF-QW-WB-C01相关负责人联系，并及时与负责该厂家的客户代表沟通，如与相关人员沟通还不能解决，立即上报公司领导，待完成交货，详细/正确地做好回单及短途价格登记,并于每月15号及月末前2日将回单整理好,并附上清单邮寄公司客户部,价格在同样的时间内,E-mail给各部门相关负责人。以上责任人:外围操作人员。7.0外办及驻外分公司发货流程及工作职责 负责该厂客户代表接厂发货单，打电话联系收货人确定地址、路况、交货时间 按发货时间、货物数量、规格合理定车,(请车价格由部门主管针对市场行情及利润控制确定)，请款带车发货，待货物完全可以安全出厂，然后与司机办好一切手续及交代好回单的签收要求，回办公室详细作好发货记录(手工及电脑登记)，提供相关资料给内勤人员做日报表、填好报销单、持请款单到会计办理请款核销手续，及时货物跟踪至交货，如出现问题，及时与相关负责人员沟通，及时收取完整回单并做好登记，如所签回单不付合要求，按情况作扣款处理，及时把所收回单交厂家负责人,并签回交单明细一张留底。（以上责任人:负责各厂客户代表具体操作,部门主管严厉监督）8.0外办及驻外分公司结算收款程序 各厂客户代表负责人月底做好完整结算表 与厂家负责人核对准确确认后 将结算表交公司总部相关负责人,并准确提供开票相关资料 由公司开据发票后，做好与客户结算的发票明细表一并交客户，并签回一张明细表带回留底 按照合同规定时间及时催款。（以上责任人:各厂家客户代表操作,部门主管负责审核及监督）9.0外办及驻外分公司人员与公司各部门事项沟通职责划分： 为锻炼各外办及驻外分公司各同事的处事沟通能力，请各部门相关人员如有相关业务沟通，请直接与外办及驻外分公司相关负责人联系，如该负责人没有及时回复或不能决定，可与外办及驻外分公司主管沟通，尽量做到回复及时、准确。10.0外办及驻外分公司特殊、突发事例的处理程序10.1接货过程中，接货负责人如发现有达不到正常交货要求的情况， 及时与发货方发货人联系，说明情况，查明原因 拍照 与负责该厂业务代表沟通处理*公司文件章节号 6.1 标 题外办及驻外分公司职责分工及工作流程版 本B 页 码1/4 文件编号ZF-QW-WB-C01法至交货完成，并在长途司机托运单上真实、详细注明 如还达不到正常交货效果，与部门主管沟通，由部门主管上报公司总部相关领导及多方沟通（或待修补、换包装、使用其他途径等）至交货完成 接货人以书面的形式阐明问题产生的原因（外办及驻外分公司全体探讨、学习，与各发货方提出有效建议）10.2发货过程中，如发生突发事例 及时与部门主管沟通，找出问题发生的原因及严重性 及时处理，如达不到正常效果 与各相关领导及负责人及时沟通至交货完成 相关负责人写出事故报告 分清事故责任（含司机、发货负责人、厂家） 按照不同情节找相关责任单位或个人索赔，挽回公司所产生的经济损失 上海办全体讨论，拿出方案，杜绝类似事故再发生。11.0附则：11.1本职责及工作流程的执行责任人：外办及驻外分公司经理，监督责任人：总经理。11.2本制度自批准生效之日起执行。11.3本制度解释权归外办及驻外分公司。*公司文件章节号 1.23 标 题信函收发管理办法版 本A 页 码1/1 文件编号ZF-QW-HR-C231目的： 为了规范公司外来信函、速递邮件、物品等的管理，保障信息流通顺畅，特制定本办法。2适用范围：公司全体员工3权责部门：各部门4内容：4.1签收4.1.1 由于普通平信，邮局不会直接送至公司，统一送至墩美管理处，小车司机每天取回后，由前台对口发放。4.1.2 公司各外办寄往公司各部门的邮件，由公司前台文员负责代为签收并及时发放。4.1.3 寄往公司的私人邮件、包裹，如前台不便签收的，通知其本人，当面签收。4.1.4 前台接收的信函、包裹等文件物品，一律移交收件人，需签名确认并做好详细记录。4.1.5 前台接收的所有外来邮件，都应做到随到随清，及时分发，不得损坏，搁置延误。4.2、寄发4.2.1 如部门因公需外发的邮件、快递或包裹，均由前台代为寄发。4.2.2 前台每天将分两次进行外发邮递，上午和下午各一次。4.2.3 需外发邮件者，应于当日上午10点前（或下午16点前），将待发文件、物品送至前台处，并填好快递详情单。4.2.4 待邮件寄出后，前台将快递详情单的客户联交还寄件人，以便以后查对。4.2.5 超过下午16时递交至前台的文件，将安排至次日邮寄。5、附则5.1本办法此规定于2007年10月19日经总经办批准正式生效。5.2 本办法的解释权属人力资源行政部*公司文件章节号 1.22 标 题公司车辆交通违章罚款的处理规定版 本A 页 码1/1 文件编号ZF-QW-HR-C221.目的：提高司机安全文明行车且自觉养成遵守交通规则的良好职业习惯，以达到减少和避免交通违章事故及其它事故发生率，使交通违章罚款事故能够得到及时有效的处理。2.适用范围：公司所有车辆3.车辆违章处理流程及规定： 3.1车辆违章缴费处理流程：上网查询-记录并通知违章司机-财务借支办理违章缴款-缴款回执单据复印转交行政扣款-借款人到财务核销借款手续 3.2车辆违章缴费处理规定： 3.2.1.属货物运输车辆,车辆管理部门（包括调度部及外办）应安排人员每月定期上网核查车辆是否有违章情况,属行政用车辆,行政部应安排人每月定期上网核查行政用车违章情况； 3.2.2.若有车辆违章,核查人应作记录并及时通知违章司机； 3.2.3.由违章车辆管理部门的负责人安排人到财务借款前去办理违章缴款手续,（也可由司机本人缴纳,但要把缴纳回执单交行政部留档备查）； 3.2.4.违章缴费手续办理人应把缴款回执单及违章司机姓名,车牌号转行政部作当月的行政扣款从当月工资中扣除； 3.2.5.违章缴费金额从工资中扣出后,由办理违