华东医药集团成员企业应收账款管理办法.doc

各成员企业：2011年4-6月，集团公司监审部对各成员企业开展了债权管理审计。从审计结果看，各成员企业应收账款管理普遍存在信用管理缺失、与客户的对账不及时、不全面、应收账款考核未真正落实、业务人员工作交接存在漏洞、坏账核销依据不足等问题，存在较大的风险。为加强应收账款管理，加速资金周转，防范坏账风险，集团公司制定了杭州华东医药集团有限公司成员企业应收账款管理办法，现予以下发，请认真遵照执行。二一一年十月十二日杭州华东医药集团有限公司成员企业应收账款管理办法 第一章 总则第一条 为加强应收账款管理，加速资金周转，防范坏账风险，根据财政部企业内部控制应用指引第9号销售业务及关于建立健全企业应收款项管理制度的通知的有关规定，制定本办法。第二条 本办法所称应收账款是指企业因销售商品、提供劳务等经营活动应收取的款项。应收账款是企业的主要流动资产之一，其管理状况直接影响着企业的资产质量和营运能力。第三条 本办法适用于集团公司所属各成员企业。第二章 职责分工第四条 应收账款的管理部门包括销售部门、财务部门和法务部门。第五条 销售部门负责客户信用的调查与评价、合同签订、销售政策和信用政策的执行、与客户核对应收账款及催收货款等工作。第六条 财务部门负责资金结算、账务处理、账龄分析、监督货款的回收、组织应收账款的清查及坏账核销的报批等工作。第七条 法务部门负责销售合同的审核和货款纠纷的法律诉讼等工作。第八条 有条件的企业应当建立专门的信用管理部门或岗位，负责制定企业的信用政策，监督信用政策的执行情况。信用管理岗位应当与销售业务岗位分设。第三章 信用管理第九条 企业应当根据本单位的实际情况制定合理、有效的信用政策。第十条 信用政策主要包括信用标准、信用条件及收账政策三部分的内容。第十一条 企业应对拟赊销客户的资产状况、财务状况、经营能力、以往业务记录、企业信誉等进行深入的调查，根据调查的结果来评定其信用等级，并建立赊销客户信用等级档案。第十二条 根据评定的客户信用等级，确定客户信用额度和信用期限。第十三条 确定的客户信用额度和信用期限，必须经企业授权审批人批准后方可执行。第十四条 客户信用实行动态管理，每年至少对其复查一次，出现大的变动，要及时进行调整，调整结果经企业授权审批人批准。第四章 合同管理第十五条 销售业务除即时结清外，均须签订书面的销售合同。第十六条 签订合同应符合中华人民共和国合同法的规定。第十七条 超过信用额度的合同，必须按照企业的授权，事先进行审批，未经审批，合同不得签订。第十八条 企业签订的销售合同按授权进行审批，合同未经审批程序，不得将合同交予客户。第十九条 企业应实行严格的合同审批程序，审批人员应对销售价格、信用政策、发货及收款方式等严格把关。金额重大的销售合同的订立应当征询法律顾问或专家的意见，由企业董事会或总经理办公会研究决定。第五章 对账管理第二十条 销售部门应建立应收账款台账，及时登记每一客户应收账款的发生、增减变动、余额、账龄和信用额度使用情况等。第二十一条 销售部门和业务人员应定期与财务部门核对应收账款发生额和余额，发现不符，及时查明原因，并进行处理。第二十二条 销售部门或业务员至少每半年应与客户核对应收货款余额和发生额，发现不符，及时查明原因，向财务部门报告，并进行处理。第二十三条 财务部门每年至少一次向客户寄发对账函，对金额重大的客户，财务部门认为必要时可派员与客户对账，发现不符，会同销售部门及时查明原因，并进行处理。第六章 催收管理第二十四条 业务人员应根据销售合同的规定，对即将到期的应收账款，及时提醒客户依约付款。如发现客户有异常现象，应及时向销售部门报告并建议应采取的措施。第二十五条 对已到期或已逾期的应收账款，应积极采取各种合法、有效的方式进行催收。第二十六条 对应收账款的每次催收行为，销售部门和业务人员应保留催收行为的书面凭据，并尽可能取得客户的签证，作为催收记录的依据。 第二十七条 对催收无效的逾期应收账款，由销售部门提出申请，在法务部门的配合下，通过法律程序予以解决。 第二十八条 财务部门应当督促销售部门加紧催收应收账款，并定期编制应收账款明细表，向企业领导和销售部门反映应收账款的余额和账龄等信息，及时分析应收账款管理情况，提请销售部门采取相应的措施，预防企业资产损失。第七章 考核管理第二十九条 按照“谁经手、谁负责、谁回笼”的原则，对应收账款实行责任到人，列入对有关业务人员的考核内容，与奖惩挂钩，做到目标明确，责任分明。第三十条 在客户信用期限内，可按照提前回款时间及货款金额的大小对业务人员进行相应奖励；超过合同规定付款期限的应收账款，按照逾期期限长短及货款金额的大小对业务人员进行相应的处罚。第八章 交接管理第三十一条 业务人员岗位调换、离职，必须对经手的应收账款进行交接。第三十二条 凡业务人员调岗的，必须先办理包括应收账款在内的工作交接，交接未完，不得离岗；交接不清的，责任由移交者负责；交接清楚后，责任由接替者负责。第三十三条 凡业务人员离职的，应提前30日向企业提出申请，经批准后办理交接手续，并把经手的应收账款全部收回或取得客户付款的承诺担保，未办理交接手续而自行离开者，由此给企业造成损失的，依法追究法律责任。第三十四条 离职移交清单至少一式三份，由移交人、接交人核对内容无误后双方签字，经监交人签字后，交移交人一份，接交人一份，企业存留一份 。第三十五条 业务人员接交时，遇有疑问或账目不清时应立即向部门经理反映，有意代为隐瞒者应与离职人员同负全部责任。第九章 坏账核销第三十六条 每年年终时，企业必须组织专人全面清查应收账款，并与债务人核对清楚，做到债权明确，账实相符，账账相符。第三十七条 企业在清查核实的基础上，对确实不能收回的应收账款，在取得符合本办法要求的证据、履行规定的程序并获得批准后，作为坏账损失处理。第三十八条 坏账损失应视不同情况按照以下方法确认： (一)债务人被依法宣告破产、撤销的，应当取得破产宣告、注销工商登记或吊销执照的证明或者政府部门责令关闭的文件等有关资料，在扣除以债务人清算财产清偿的部分后，对仍不能收回的应收账款，作为坏账损失；(二)债务人死亡或者依法被宣告失踪、死亡，其财产或者遗产不足清偿且没有继承人的应收账款，应当在取得相关法律文件后，作为坏账损失； (三)涉诉的应收账款，已生效的人民法院判决书、裁定书判定、裁定本方败诉的，或者本方虽然胜诉但因无法执行被裁定终止执行的，应在取得相关的判决书、裁定书后，作为坏账损失； (四)逾期 3 年的应收账款，具有企业依法催收磋商记录，并且能够确认 3 年内没有任何业务往来的，在扣除应付该债务人的各种款项和有关责任人员的赔偿后的余额，作为坏账损失； (五)逾期 3 年的应收账款，债务人在境外及我国香港、澳门、台湾地区的，经依法催收仍未收回，且在3年内没有任何业务往来的，在取得境外中介机构出具的终止收款意见书，或者取得我国驻外使(领)馆商务机构出具的债务人逃亡、破产证明后，作为坏账损失； （六）债务人遭受重大自然灾害或意外事故，损失巨大，以其剩余财产（包括保险 赔款等）抵偿后，对仍不能收回的应收账款，在取得灾害、事故发生及造成损失的书面证据后，作为坏账损失。第三十九条 清查出来的坏账损失，应当按照以下程序处理： （一）销售部门经过取证，提出报告，阐明坏账损失的原因和事实； （二）企业内部审计（监察）部门经过追查责任，提出结案意见；（三）涉及诉讼的损失，应委托该案的代理律师出具法律意见书；（四）财务部门对上述资料进行审核后，对确认的坏账损失提出财务处理意见，提交总经理办公