开票员管理办法.doc

开票人员管理办法开票员工作是为实现销售的重要环节，同时肩负着公司对外联系的重要责任，是窗口部门。开票人员服务态度的好坏、工作责任心的强弱，都会直接影响到公司的利益及对外形象。开票人员的工作单一而繁琐、枯燥而乏味，因此，开票人员要提高工作激情，调整好心态。为使开票工作明确化、规范化、程序化，达到工作职责分明，简单易行，特制定以下开票员管理办法。一、 思想品德素质要求：1、思想道德品质好，遵纪守法，自觉维护公司利益，遵守公司的各项规章制度。2、为人正直、诚实、工作责任心强，尽职尽责。3、待人和善，不拉帮结派、搬弄是非、造谣生事，影响公司团结与和睦。4、严守公司机密，不得做有损公司形象或利益的事。5、工作中与上下级之间，各部门间要积极配合，要善于沟通，尽量避免发生误会，如产生误会和矛盾，应积极消除误会和矛盾，努力创造一个和睦的、团结的工作环境。二、 工作技能与业务素质要求：1、熟悉电脑操作，达到一定的汉字输入速度；懂得一些基础的电脑应用维护知识及故障排除技能；熟悉打印机的使用。2、能熟练使用财务开票系统软件进行开票、查询、建立客户档案资料、统计资料。3、熟悉公司各种砂石料所在仓库。4、熟悉公司砂石料的所有规格型号。5、熟悉各类砂石料的价格。6、熟悉各销售客户。7、熟悉个别客户的特殊价格。8、能按公司规定的要求及工作程序有始有终地完成工作。三、 工作要求描述：1、对砂石料的熟悉方面：要求熟悉公司所有砂石料所在仓库，在看到客户提供磅单时就能第一时间知道是什么单位，拉运哪种砂石料以及什么价格；2、对客户的熟悉方面：要求熟悉每个客户所在区域，每个客户所拉运我公司什么规格型号的砂石料；3、熟悉客户的信用程度，对于信用度差的客户，协助统计员、出纳员进行欠款控制。4、熟悉客户的电话号码，以及与我公司主要联系人的声音，熟悉为客户提货的提货人或司机。5、能熟练地接听电话，进行电话记录，做好客户交代的事。设立2本记录本，将电话记录本与订货本分开，开票人员应有电话记录的习惯，如客户交代的事情需其他人员配合或完成的，应做好交代工作，保证客户交代的每一项事情都有人完成。6、开票员实行轮班制，按排班表严格执行。如因特殊情况需要换班的，必须征得领导的同意方可换班，否则视为旷工；7、交接班时应交代清楚，包括开票人员之间的交接班，都应清楚，如因交接不清造成的差错及损失，将分清责任记入考核。8、服务态度方面，接听电话应声音清楚，礼貌、不卑不亢，始终坚持客户就是上帝的宗旨，对于个别客户有时的不礼貌言行，我们要尽量以平和的态度去对待，对于太过分的客户，我们也要和他讲道理，不能对客户大喊大叫，或在电话里骂人；对于客户交代的事，要记清楚后才能挂电话，严禁对方电话未讲完就先挂电话。9、对于客户的抱怨与牢骚，如因我公司配合或者其他原因而发生的问题，我们要耐心地解释，不能对客户发脾气；对于客户的投诉，我们要坚持“有则改之无则加勉”的态度；公司会本着实事求是的原则，了解事情的是非曲直去解决问题。10、对于统计人员要求开票人员控制如货源、价格、欠款等，开票员要清楚地记录，并协同配合控制。11、对于客户退货，销售退货单必须写明原因，并要求客户签字确认。12、开票人员应配合出纳人员，做好销售收款、欠款控制，做到单、款准确，开票人员不得私自答应客户欠款。13、开票人员要配合统计人员做好每日单据清理核对，保证所打印单据与电脑里单据一致，以便于公司会计核算账目。14、开票人员涉及公司客户、价格、销售状况等一系列公司机密，开票人员应自觉遵守公司的机密，不可将公司机密外泄，在开票时尽量不要让客户在电脑前面，尤其是零售时，另外不可将查询的销售情况在公众场合进行讨论，以免造成公司机密外泄。15、对于新增客户的资料，应按要求填写清楚客户资料，开票人员在建档资料时将客户所属部门、地址、联系方式都填写进档案资