广西资源农村合作银行信贷档案管理暂行办法.doc

广西资源农村合作银行信贷档案管理暂行办法第一章 总 则第一条 为加强我县农村合作银行信贷档案工作的科学管理，增强全体信贷人员对档案管理工作的重视程度，促使信贷资产管理规范化、制度化，有效防范信贷风险，根据中华人民共和国档案法、广西农村信用社贷款管理操作规程和广西农村信用社贷款管理暂行办法（桂农信发20065号）等有关制度规定，结合我行档案管理现状，特制定本办法。第二条 信贷档案管理是指信贷档案资料的收集、整理、立卷归档和保管、交接的全过程。信贷档案管理工作是农村合作银行债权的重要记载资料，是信贷检查和事后考查保护债权的依据，信贷档案管理是信贷管理的一个非常重要的组成部分，也是信贷历史真实面貌的重要基础性工作。第三条 本办法所称的信贷档案系指以农村合作银行贷款客户（包括企事业法人和具有完全民事行为能力的自然人）为基本单位，并与农村合作银行已经发生或将要发生借贷关系所形成的有关档案资料，包括贷款客户提供和合作银行内部形成的各项贷款业务原始的、具有保存价值的文字、图表及影相资料等不同载体和不同门类的基础资料，以及农村合作银行贷款发放与收回、债务诉讼过程中形成的合同文件及附属资料。它是保全农村合作银行信贷资产的重要资料。第四条 信贷业务档案分类、管理原则、管理方式。信贷业务档案资料管理按信贷业务操作流程可分为两大类：贷款档案资料（申报资料、审查审批资料、发放资料）和贷后管理资料（资金使用资料、风险分类资料、贷后检查资料、贷后催收资料、收贷收息凭证）。信贷业务档案管理的基本原则：“统一集中管理、及时完整归档、内容真实有效、明确各自职责、内外绝对保密、档案严禁损坏”。一是信贷档案资料必须真实、完整和合法；二是档案管理要求原始资料账册化、资料内容真实化、整理档案标准化、档案移交制度化，贷款资料信息化；三是要严格执行谁贷款，谁立卷，谁建档，谁管理或谁移交的原则；四是信贷档案资料要及时更新、补充，按月、按季收集贷款客户的财务等相关信息，并及时归入信贷档案，严格按照上级农合机构贷款管理规定收集整理信贷档案。管理方式：逐级建档、统一集中、分级管理。第二章 档案管理机构、信贷人员、信贷档案专管员职责第五条 信贷档案管理程序及各自职责。各支行（营业部、分理处）的信贷业务人员对贷款客户的档案资料，按客户申请、调查、审查、审批、发放、检查、收回等操作程序运行后，按资料形成时间归类建档、保管。对设有信贷档案专管员的由信贷员按周（每周五）移交给信贷档案专管员保管，各支行（部）负责人或分管领导监交；没有信贷档案专管员的由经办信贷员自行入柜保管。经办信贷员（贷前调查岗人员）是收集、整理信贷档案的第一责任人，对信贷档案的真实性、合法性、完整性、及时性负主要责任；审查岗、审批岗分别是信贷档案合法性、合规性、完整性的第二、三责任人。具体责任划分如下：属信贷员审批权限的责任信贷员负100%的责任；属基层支行审批权限的责任信贷员负70%的责任，基层支行审查岗负20%的责任，基层支行审批岗负10%的责任。属总行审批权限的责任信贷员负60%的责任，基层支行审查岗负10%的责任，基层支行审批岗负10%的责任，总行审查岗负10%的责任，总行审批岗负10%的责任。凡今后会审或检查发现因此而被罚款的，按以上划分的责任承担各自罚款。信贷档案管理部门的具体职责如下：（一）信贷档案管理检查验收小组：由总行信贷管理部、风险部、稽核部、财会部组成。负责辖区内的信贷档案资料管理、检查、验收达标工作，每年定期检查验收二次以上，并做好检查验收记录。（二）信贷档案检查小组：由各支行（营业部）负责人、信贷员及会计部门组成，是信贷档案检查的主要职能部门，负责辖区内的信贷档案资料管理的检查工作，每年定期检查二次以上，并做好检查记录。其基本职责是：1、每年一月至二月底前必须对上年责任信贷人员经管的贷款资料进行一次全面检查。重点是对资料的完整性进行检查，包括贷后检查及催收的有效回执和其他应收集的资料是否入档保管。2、对因工作调动或换岗的信贷人员，要及时组织人员对该信贷人员所管辖的有关资料进行逐户、逐笔清理核对（含外对），按规范要求办理移交手续，并负有监交职责，以便明确各自责任。同时对本支行（部）信贷档案管理工作负有领导、检查、监督的责任。（三）经办信贷员：（贷前调查岗人员）是收集、整理信贷档案的第一责任人，对信贷档案的真实性、合法性、完整性、及时性负主要责任。其基本职责是：1、保证信贷档案的真实性、合法性、完整性，未经有权审批人员批准保证不外传、不外借、不对外复印信贷资料，并做好信贷档案的保密工作。2、严格按信贷档案的归档要求做好信贷档案的归档工作。小额贷款（新发放）必须按目前使用的各类贷款档案资料分档、分户管理，贷后检查、催收记录、风险分类等贷后管理资料，装订附在贷款资料的后面；大额贷款50万元（含）以上必须按贷款资料目录顺序（借款人申请资料、贷款调查、审查、审批、发放、贷后管理（贷后检查报告、收贷收息凭证、风险分类、催收回单等）装订成册，并填好贷款封面目录，并用编号机编好顺序号（含所有资料），并视资料的多少确定分卷或分盒管理。3、档案夹（盒）中的信贷档案资料均应填写目录，目录列示的内容必须与档案夹（盒）中保管的信贷档案资料内容相一致。卷宗题名要简明扼要地反映卷内资料内容，要用钢笔或碳素墨水书写，字迹要工整、清晰。4、每笔信贷业务的申报资料、审查审批资料、发放资料由信贷人员收集，按申报资料审查审批资料发放资料顺序整理成卷；贷后管理资料由管户信贷人员按资料形成时间先后顺序按户收集整理成卷。并按规定，及时建立和搜集、整理、装订成册并按顺序编页码（页码必须连续）、专夹（卷）、专户保管，做到资料真实完整，并对信贷档案负有保管、移交的责任。5、做好档案盒（夹）的编号管理工作。按借款人户口、居住地、自然屯编号，按编号顺序统一归档管理。具体按广西资源农村合作银行借款客户归属片区编号管理暂行办法（资合银发201019号）文件进行编码排号。 6、严格按以下规定做好信贷档案资料的移交工作。由信贷人员(客户经理) 每周（周五）负责将收集、整理成卷的资料，按卷内资料顺序逐页编制流水页码后，并分类填制信贷档案交接清单（附件1-1、1-2）一式两份，向信贷档案专管员办理档案交接手续；五级分类资料按月（每月10日前）向信贷档案专管员办理档案交接手续，同时在信贷档案保管交接登记簿上进行登记（附件2-1）。具体要求如下：对原信贷档案移交填制广西资源农村合作银行（原）信贷档案交接清单（附件1-1）；对设置专职档案管理员后的新信贷档案移交填制广西资源农村合作银行（现）信贷档案交接清单（附件1-2）；对设置专职档案管理员后的贷后管理资料移交分类填制广西资源农村合作银行贷后管理档案交接清单（一）至（四）（附件2-1至附件2-4）；对设置专职档案管理员后的展期和借新还旧贷款填制广西资源农村合作银行展期、借新还旧信贷档案交接清单（附件3）。对以上交接必须要电子表格与手工表格同时建立并备案，以便待查。（四）信贷档案管理员：信贷档案管理员是信贷资料档案管理的主要责任人。对入档后的档案保管、完整、外传、外借、复印、保密、防火、防盗、防潮、防鼠、防虫承担全部责任。其基本职责是：1、严格执行国家政策和法律法规，认真学习和钻研档案管理业务，不断提高信贷档案管理水平。并必须确保信贷档案的完整性，保证信贷档案未经有权审批人员批准不外传、不外借、不对外复印信贷资料，并做好信贷档案的保密工作。2、建立、建全信贷档案交接登记制度，对贷款资料档案运转的每一环节都必须实行移交登记。资料正本原则不允许外借，特殊情况需借出的，借出人必须出具信贷档案调阅呈批表（附件4-1）经行领导同意（按贷款审批权限确定），并在信贷档案借阅登记簿（附件4-2）上进行登记。并原则上只能借副本或复印件（含信贷员）。3、档案管理员应对接收的档案资料按照“便于保管、查找和使用”的原则，进行整理，分户建档，规范管理。贷款资料存档后，贷款的有关资料及贷后检查报告档案管理员要定期、不定期督促经办信贷员及时交档案管理人员逐一登记入档。对破损的资料应进行托裱、修补，字迹易扩散的应复制并与原件一并保管。4、认真负责编制广西资源农村合作银行信贷业务档案交接清单（见附件）。具体按本办法第五条第（三）点第6小点要求办理。交接双方必须对需交接的档案确认并无异议后，在交接清单上与监交人共同签章认可。5、档案管理员应将收到的案卷资料分户整理。按户（单位）编制档案号，对50万元（含）以下小额贷款以户为单位建立贷款资料卷宗，并以队（组）为单位建立信贷资料档案盒进行管理。对50万元（含）以上的大额贷款按资料的多少确定，并建立信贷资料档案盒进行管理。但必须在贷款资料卷宗和信贷资料档案盒上应标明客户名称、客户地址、档案编号、建档时间、保管期限、联系电话等内容。档案号的编制方法：贷款资料卷宗编号应与借款客户归属片区编号一致，具体按广西资源农村合作银行借款客户归属片区编号管理暂行办法（资合银发201019号）文件要求按顺序分户、分类入盒保管。公司类客户和个人客户档案号应分别编制。6、加强贷后管理资料（含风险分类、贷后检查、企业财务报表、到（逾）期催收通知单、还款还息凭证、贷款诉讼全过程相关资料（抵贷协议、法院裁定书、法律文书）、呆坏账核销的相关资料等等）的收集、整理、编号、交接登记、入档工作。贷后管理资料按周（其中风险分类资料按月）、按顺序装订，并编号后附在原始贷款资料后面。档案管理员应对贷后管理资料收集负有提示、督促、监督义务，并对归档、入室、保管负主要责任，对贷后管理信贷员操作范围内所有资料的真实性、合规性、完整性承担检查责任，特别是信贷员签字的真实性，必须认真审核。对于不符合规定的，不得接交，退还经办信贷人员(客户经理)。凡今后会审、检查发现缺少重要的贷后管理资料，档案管理员没有按规定提示责任信贷员（具体以书面依据为准）的，因此而引起的罚款，由档案管理员负责50%。7、加强对已结清的信贷业务档案资料管理工作。档案管理员要以业务结清时间顺序按月（年）将结清的信贷业务档案资料装订成册。对已超过保管期限的档案进行鉴定，并按程序对超过保存期限和无保存价值的档案进行销毁。8、加强贷款资料入柜的管理工作。严禁人离时将信贷档案摆在办公桌上，做到“人离入柜、入柜上锁”。并负责对本支行（营业部、分理处）贷款审批领导小组审批贷款的登记簿落实专柜管理，年终装订成册，入柜保管。9、负责信贷档案室的清洁卫生的职责，严禁信贷档案室存放与信贷档案无关的物品，并要定期对档案资料进行检查，发现问题及时解决，确保资料安全。（五）信贷会计：是保管债权凭证的主要责任人。其基本职责是：负责保管借款凭证（契约）债权联和行内长（短）期投资业务的档案资料，以及资金拆借（调剂）业务、委托及代理资产业务的档案资料。无信贷会计的由会计主管负责保管。（六）出纳员：负责对本行投资购买的有价证券和办理质押贷款的有价单证由会计主管登记后交出纳员登记入库保管，并由各网点负责人、会计主管、出纳员按月核对，必须做到帐帐相符、帐实相符。第三章 信贷档案管理的内容和规定第七条 从客户申请贷款至贷款调查、审查、审批、发放、检查、收回全过程形成的与该笔贷款有关的资料均为信贷档案资料。信贷档案资料按其取得来源分为从贷款客户获取的客户资料和农村合作银行内部形成的银行内部资料。第八条 从贷款客户获取的资料是指借款人、担保人的基本情况资料，是用于反映和记录借款人、担保人主体资格、资信状况、资金、财务和经营情况的档案资料。信贷业务档案涉及借款人商业秘密的，信贷档案管理员、调阅人员需严格执行保密制度。第九条 支行（营业部、分理处）责任信贷业务人员，无论贷款金额大小，均应建立信贷档案，一份完整的信贷档案内容具体应有：（一）企业贷款：以借款企业或贷款项目为单位，逐户建立信贷档案，内容有：1、借款人基本情况资料：（1）借款企业依法成立的文件和有年检记录的法人营业执照或事业单位法人登记证、机构代码证复印件（借款人若为集团性公司，还需提供其子公司的分布、生产经营及资信情况，主要财产如房地产、大型关键设备等权属证明文件）、注册资本验资报告（须经会计或审计师事务所审计验资）、法人代表（个体工商户负责人、授权代理人及所有股东）的身份证复印件、法人代表证明书、企业营业执照要素变更的通知书、税务登记证复印件等。（2）借款企业组建公司的批件、依法成立公司的合同、章程，股份制企业的股份协议，联营企业的联营协议书，董事会决议等。（3）商品购销合同和生产经营许可证明：商贸企业需提供商品购销合同，工矿企业需提供生产经营许可证、开采许可证和产品购销合同。生产经营或投资项目需取得环保部门的许可证明；若医药、卫生、采矿等特殊行业需持有权部门颁发的生产、经营等许可证明。2、发生贷款业务的文件资料：（1）借款企业申请贷款的书面申请书、建立信贷关系协议书；（2）合伙企业、有限责任公司、股份公司等必须提供公司董事会同意借款的有关决议书；属国有企业的必须提供联代会同意借款的有关决议及国有资产管理部门同意证明材料；（3）借款企业提供的购销合同复印件；（4）借款企业上年（季）度财务报表、申请借款前一期的财务报表（含资产负债表、损益表和现金流量表）、固定资产明细表及有关统计报表；（5）借款企业经年检有效的贷款证或贷款卡复印件、有年检记录的机构代码证复印件、开立基本账户或经年检有效的一般存款账户的证明（开户许可证）复印件、借款人主要开户及往来银行的账户与存贷款情况；（6）借款企业法人代表（或股东个人）授权委托书、公证书；（7）借款企业年度信用等级证明；（8）借款企业法人代表及所有股东个人担保声明书；（9）信贷业务人员的贷款贷前调查报告；（10）贷款审查报告、贷款承诺书、企业短期借款申请书（表格式）及企业短期借款审批（咨询）书；（11）借款借据（非正本）及有关附件；（12）借款担保合同（含保证、抵押、质押借款合同）。3、企业贷款担保的文件资料：（1）采用保证担保方式。保证人是企业法人的，需提供有效的企业法人营业执照复印件、注册资本验资报告复印件、法人代表和所有股东身份证复印件、法人代表证明书或法人代表（个人）授权委托书、有效的贷款卡（证）复印件、有年检记录的机构代码证复印件、开立基本账户或经年检有效的一般存款账户的证明（开户许可证）复印件；保证人上年（季）度财务报表，担保贷款前一期的财务报表（含资产负债表、损益表、现金流量表）及有关统计报表；保证人为有限责任公司、股份公司、联营公司的，须有依法成立公司的合同、章程、协议和董事会（股东大会）同意担保的决议书、所有股东个人担保声明书以及其他资信评估等资料；信贷业务人员对保证人的资格审查意见和核保资料；保证人对所担保的贷款知道其真实用途的便函或担保函、个人担保声明书。（2）采用抵押担保方式。以借款人或第三人财产抵押的，需提供抵押物的产权证明文件、单据等各项重要原件或复印件，如抵押物为房地产的，需提供房屋所有权证、土地使用权证、房产他项权利转移证等产权证；如抵押物为车辆、船舶等动产的，需提供有关发票和行驶证复印件，并由有关管理部门出具抵押登记证明。如属第三人财产抵押的，还需提供营业执照、身份证、注册资本、贷款卡、代码证等相关复印件、财务报表及个人担保声明书、授权委托书等资料。经会计（审计）师事务所审计评估的资产验资报告或有权部门评估的报告书；抵押物房地产为夫妻共有的，须提供夫妻结婚证明及共有人身份证复印件；抵押物须到有关部门办理抵押登记并取得抵押登记证；财产保险单复印件（经与原件核对的复印件）；有限责任公司、股份公司企业董事会（股东大会）同意抵押意见书或文件资料；国有资产抵押，需有国有资产管理部门批准同意抵押或行政主管部门出具书面同意抵押的证明文件；抵押物清单；（3）采用质押担保方式。借款人需提供质物清单和有处分权人同意质押的承诺书；质押物的产权证明文件复印件（正件如支票、存单、专利权证、有价证券等由会计列帐登记交出纳员入库保管）；存单质押贷款在相应的营业机构办理止付登记手续的文件。4、申请中长期贷款还要提供以下资料：有权部门批准的项目建设书、可行性研究报告、项目设计或实施方案、纳入年度固定资产投资计划等有关批文，环保部门批准的环境影响报告书等；项目开工前期准备工作完成情况，若为续建项目要提供前期投资情况、资金来源及使用情况、工程进度等资料；合作银行主持进行的项目评估报告，上报上级行的贷款请示文件，上级行的贷款批复文件；中长期贷款使用情况检查报告、项目竣工验收报告、项目后评估报告；在开户行存入规定比例资本金的证明；资本金和其他建设资金筹措方案及来源落实的证明材料。涉及环境保护、消防、供电供水、卫生防疫、劳动保护、税收优惠，生产产品或商品购销属专营、土地征用、城市规划、生产工艺及新产品技术鉴定等方面的项目，需提供有关方面的批准文件或证明材料和审核意见。5、其他资料：借款人自贷款日至归还日的分季（或年）财务报表；若为归还再贷的，须有还款凭证；为保证信贷资产安全需要客户提供的其它资料。（二）个体农户贷款：以村、组为单位，按分户账顺序排列逐户建立信贷档案，档案内容有：1、借款人基本情况资料：（1）借款人身份证、户口簿复印件；（2）借款人家庭基本情况（包括人口、收入及房屋情况等）；2、发生贷款业务的资料：（1）借款人申请贷款的申请书（包括书面和表格式）；（2）信贷业务人员的贷款贷前调查报告；（3）贷款审查报告、审批通知书、贷款承诺书、农户及其他短期借款审批（咨询）书；（4）属农户小额信用贷款的，须有农户小额信用贷款文件要求的材料（按农户小额信用贷款管理办法管理、归档）；（5）借款借据（非正本）及有关附件；（6）借款担保合同（含保证、抵押、质押借款合同）。3、个体农户贷款担保的文件资料（1）采用保证担保方式。保证人是个人担保的：须有保证人身份证复印件、个人担保声明书、保证人对所担保的贷款知道其真实用途的便函或担保函。保证人是企业的，与企业贷款采用的保证担保方式所需材料相同。（2）采用房地产抵押方式。借款人需提供房地产的产权证明文件原件及复印件（经核对后，复印件作为信贷档案），如属第三人财产抵押的，还需提供营业执照、身份证（户口簿）、贷款卡、代码证等相关所须复印件、财务报表及个人担保声明书、授权委托书等资料。经有权部门评估的报告书；房地产为夫妻共有的，须提供夫妻结婚证明及身份证；房地产须到土地局或房管局办理抵押登记并取得抵押登记证；有办理保险的，须提供保险单复印件（经与原件核对相符的复印件）；房地产抵押物清单；（3）采用质押担保方式借款人需提供质物清单和有处分权人同意质押的承诺书；质押物的产权证明文件复印件（正件如支票、存单、专利权证、有价证券等由会计列帐登记交出纳员入库保管）；存单质押贷款在相应的营业机构办理止付登记手续的文件。凡是贷款客户提交的复印件，信贷业务人员应要求提供人签章盖手印并负责与原件进行核对后加盖“复印件与原件相符”的印章并签字以示负责；为了档案的整齐，要求复印件统一为A4纸张。（三）合作银行内部形成的档案资料包括记录和反映客户贷款申请、调查审查、发放、检查、保全、收回等全过程运行情况的资料，是用于界定内部管理责任的基础档案资料及围绕贷款使用、监督、检查贷款本息收回及贷款保全所发生的行为资料，也是贷款重要法律文件及贷款动作记录资料。合作银行内部形成的档案资料有：（1）贷款审批表；贷款呈批表；贷款责任确认书。（2）借款企业授信额度（限额）文件；（3）属社团贷款的，须有社团贷款协议书、通知书；（4）中长期贷款项目的评估报告及贷款调查报告。（5）设立并登记贷款审批登记簿；（6）贷后检查资料。包括贷款贷后检查报告；信贷业务人员对贷款特别是大户贷款的按月或按季、定时或不定时跟踪调查分析报告。（7）有关部门对贷款运作问题稽核意见书、通知书和整改意见书。（8）借款人违约的信贷制裁通知书。（9）贷款归还、展期的档案资料。小额贷款到期前一个星期、大额贷款到期前一个月发出的贷款到（逾）期催收通知书。贷款需展期，借款人在到期前20天（大额贷款30天以上）写出的借款展期申请书，保证人、抵押人、出质人同意担保延期的书面证明，并与借款人、担保人签订的展期还款协议书及批准书。若借款人未申请展期或申请展期未获批准，又不能按期归还的贷款，根据贷款形态进行相应调整。（10）贷款到（逾）期催收通知书和担保人履行责任通知书的档案资料。信贷业务人员对每次签收到的贷款到（逾）期催收通知书和担保人履行责任通知书应放在已立卷好的每户贷款后面，以防遗失。（11）不良贷款档案资料：贷款到（逾）期催收通知书和担保人履行责任通知书；新增不良贷款稽核情况表；呆滞（呆帐）贷款认定审批表、呆帐贷款审批表、呆帐贷款核销清单及批文复印件；对借款人依法诉讼、仲裁的有关法律文件（诉讼、受理通知书、判决书、裁定书和执行书等）资料；以资抵债的登记、保管和处理后的有关资料；处分抵押物或处分质押物通知书、拍卖抵押物的拍卖书。（12）贷款清偿后的档案资料。（13）其他需要归档的资料。（四）在规范管理的基础上还要做好以下几点：（1）凡依法起诉的贷款除按上述规定管理外，应将法院的判决书或调解书等有关法律文书放入该户的贷款资料内保管，以便查阅或追回贷款。并要按户登记造册，以便备查。（2）属长期外出杳无音信和死亡绝户的贷款必须严格信贷管理规定，建立好依据，并每年定期取得新证据，以免超诉讼时效。（3）对已（核）销的贷款户资料进行清理，装订成册，以便查考。并每年要做好定期催收。（4）对还本挂息的贷款户资料进行清理，要单独装订成册，以便查考。并按要求进行催收。第十一条 严格执行档案调阅审批、登记制度，建立档案查阅、调阅登记薄。档案的查阅、调阅必须出具信贷档案调阅呈批表（附件4-1）经行领导同意，并在信贷档案借阅登记簿（附件4-2）上进行登记。未经行领导同意的任何人不得查阅、调阅信贷档案资料。信贷业务档案一律不准外借，以防丢失和泄密。档案管理人员、调阅人员及其他相关人员均要严格执行保密制度。一、内部调阅信贷业务档案，应由调阅人出具信贷档案调阅呈批表（附件4-1），经信贷负责人或支行行长批准（具体按审批权限执行），并在信贷档案借阅登记簿（附件4-2）上进行登记。登记借阅人姓名、借阅日期、借阅内容、借阅用途等，经本级信贷管理部门负责人审批同意后方可借阅。调阅的信贷业务档案不得横传、涂改、圈划、复制或拆散原卷册，用后必须及时（当天）归还 二、公安、纪检、司法等部门处理案件，需查阅档案时，必须出具信贷档案调阅呈批表（附件4-1），并持有县以上主管部门的正式公文介绍信，经支行行长批准方可查阅（具体按审批权限执行）。查阅时，档案管理人员必须在场陪同，不准将档案交给查阅人后放任不管，查阅人需索取有关证据和资料时，需经分管行长同意后方可抄录和复制，但严禁将原件抽出借走。查阅档案的介绍信要粘贴在原件后保管，并将查阅日期和有关情况在案卷封底作详细记录，同时并在信贷档案借阅登记簿（附件4-2）上进行登记，由信贷负责人、分管行长和档案管理人员共同签章，以备查考。信贷人员原则上不得借阅信贷业务档案，如确需借阅或影印，除按上述规定登记审批外，档案管理员必须全程陪同。三、系统外人员借阅信贷业务档案。信贷业务档案要严格保密，原则上不对外借阅。当出现经济纠纷、案件等情况，法律、法规明确规定的有权机关依法需查阅、影印时，必须出具信贷档案调阅呈批表（附件4-1），并持有协助查询通知书或其他有效法律文书，以及查阅人工作证明，并经县级联社分管信贷管理的主任审批后方能查阅(法律明文规定不予审批的除外)，查阅或影印时应派专人和档案管理员在场陪同，严禁将原件借出，同时并在信贷档案借阅登记簿（附件4-2）上进行登记。四、存放在现金库的抵押物他项权证、产权证明书、保险单、质押权利的证明、有价单证等物品原件严禁外借。第十二条 信贷档案保管期限及档案销毁一、信贷业务档案的保管期限分为永久和定期两种，其中定期保管期限又分5年、15年二档。1、永久保管的档案（1）贷款清偿前的各种贷款档案、资金拆借（调剂）的档案。（2）已核销贷款的档案。（3）还本挂息的贷款档案。2、保管5年的档案（1）小型建设项目、流动资金贷款、个人贷款及其它信贷项目的档案。3、保管15年的档案（1）贷款清偿后的各种贷款档案、资金拆借（调剂）的档案，按年移交给主管会计放入档案室保管。（2）收回已核销贷款的档案。（3）需保管的贷款管理的各种报表。4、信贷业务档案的保管期限，从贷款本息结清或信贷业务执行完毕的下一年开始计算。二、 档案保管期满后应进行销毁，具体步骤包括整理、审批和销毁。(一)销毁前的整理。信贷业务档案保管期满需要销毁时，应由县级总行和基层支行主管部门会同档案管理人员共同鉴定。销毁前必须严格进行整理和审阅，对其中未了结的债权债务合同及有关资料，应单独抽出，另行立卷保管到债权债务结清为止。(二)档案销毁的审批。对需要销毁的信贷业务档案，信贷业务档案管理人员应编制信贷档案销毁呈批表（附件5-1）和信贷档案销毁清单（附件5-2），一式三份报基层支行贷款审批小组和总行信贷部门、总行领导审批、核准同意后，核发信贷业务档案销毁核准通知单，呈报分支机构接到信贷业务档案销毁核准通知单后方可对核准的信贷档案进行销毁，并建立已销毁的信贷档案台帐。 (三)档案销毁。信贷业务档案销毁工作由总行统一办理，各分支机构档案管理人员根据信贷业务档案销毁核准通知单，将已核准销毁的档案资料报送总行信贷管理部门，总行指定专人(两人以上)负责监销，监销人应认真进行检查核对，并在销毁清单上签字，将档案清单入档保管。销毁档案应在指定地点进行，销毁时应注意安全和保密，严防散失。所有确定销毁的信贷业务档案，不得作废纸出售。总行在信贷管理中形成的信贷业务档案资料，对需要销毁的信贷业务档案，按规定上报总行信贷管理部门和总行审贷会批准。对上述按照农合机构贷款管理规定要求归档的有关报表和文字资料以外的档案，也要按本行制定的其它管理制度和办法的有关内容对信贷档案进行管理。第十三条 信贷业务档案管理工作接受上级管理部门的指导、监督和检查。第十四条 信贷业务档案管理人员及有关信贷人员调离时，对经管的有关档案资料(包括年内临时保管的文件资料)，要逐件填写交接清单，在有关部门领导的监督下，办理交接手续，以明确责任，确保信贷业务档案资料的完整。第五章 附 则第十五条 各支行（部）要成立以各支行（部）行长（经理）为组长，副行长（副经理）为副组长，客户经理（信贷员）为人员的信贷档案验收工作领导小组，并上报总行信贷部备案。25第十六条 为了有效搞好信贷档案达标工作，各支行（部）行长（经理）每人交纳保证金3000元，副行长（副经理）和客户经理（信贷员）每人交纳保证金2000元。如年度（每年检查两次，检查日期为七月十五日前和次年元月十五日前）检查平均达100分的，按各自所交保证金的50%给予奖励；检查平均达90分（含）以上的，按相应的比例返还保证金；检查平均低于90分（不含）以下的，保证金不予返还（广西资源农村合作银行信贷档案验收评分表附件6）。第十七条 检查验收程序为：先由各支行（部）信贷档案验收工作领导小组自查（自查日期为七月十日前和次年元月十日前）评分，后由总行检查组（信贷部、风险部、稽核部、财会部）检查验收评分。如各支行（部）信贷档案验收工作领导小组检查不认真，存在总行检查验收评分与各支行（部）自查评分相差5分（含）以上的，给予各支行（部）信贷档案验收工作领导小组1000元处罚（以每人为单位），依此类推。第十八条 支行（营业部、分理处）行长（经理、主任）和信贷人员要提高档案管理工作的责任心，要加大管理力度，确保贷款档案的有效、完整、按时入柜