采购制度(修订).docx

制度名称采购部组织结构与责权受控状态编 号执行部门监督部门考证部门第一节 采购部职能与组织结构一、采购部职能采购部由企业采购系统最高负责人领导，在相关职能部门的配合协助下，严格制定并执行采购制度与采购工作流程，确保企业生产、经营活动顺利进行。采购部在企业中行使下列职能。（一）建立采购部组织结合企业实际情况和发展需求，建立健全采购部的组织结构设计，明确职责分工，优化人员配置，提高采购工作绩效。（二）建立健全采购管理制度体系根据企业管理要求及部门任务，制定并严格执行采购规章制度，规范采购作业。（三）采购计划管理在调查和分析采购需求的基础上进行采购决策，编制采购计划与采购预算，指导采购活动。（四）供应商管理根据采购计划进行市场调研，选择、评审、考核供应商，建立并完善供应商档案。（五）采购价格管理建立并更新重要物资及常备物资的价格档案，指导采购作业与价格谈判，提高采购绩效。（六）采购合同管理组织合同评审，签订采购合同，建立采购合同台账并分类管理，监督合同的执行。（七）采购进度控制监督采购合同签订与执行，开展采购跟单与催货工作并进行交期管理，严格控制采购进度，确保供应及时。（八）采购质量控制建立采购认证体系，对供应商及采购物资的质量进行检验、认证，确保采购物资符合企业要求。（九）采购成本控制严格执行采购预算，监督采购询价、议价、订购过程费用的使用情况，开展成本分析，有效控制采购成本。（十）采购绩效管理定期对部门采购作业及各采购人员进行绩效考核，并根据采购结果实施奖惩，分析采购过程中的薄弱环节与问题，制订改进计划，提高采购绩效。二、采购部组织结构不同的企业，其采购部职位设置也不同。企业为确保采购职能的实现，在设计采购部组织结构时，须充分考虑、分析采购需求，生产经营的规模与发展规划，内外部环境，管理水平，供应市场结构，物资价格弹性，产品技术，客户需求等方面的影响，确保采购组织的高效性、灵活性。采购部经理采购专员采购内业三、采购部权力采购部的权力如图1-13所示。权力1建立采购部规章制度，并对公司的发展、规划提出建议设定采购方式、支配额度内资金代表公司选择、评估、确定合格的供应商在计划范围内，代表公司对外签署采购合同在不影响公司正常经营的情况下，有对外进行物资调配的权力有处理公司废旧物资、损坏物资的权力对于不合格的供应商，有索赔、解除供应关系的权力对请购方式、手续权限、进度控制有监督权权力2权力3权力4权力5权力6权力7权力8对本部门员工的奖惩、职位调动、晋级及工作任务的重新分配有建议权其他相关权力权力9权力10第二节 企业采购管理制度体系一、目的规范采购操作步骤和方法，确保采购的质量、交期、性价比和采购要求的适用性，符合公司精细化管理的规范要求。二、适用范围本规范适用于公司的零星材料、大宗材料、办公用品、低值易耗品、设备、仪品、工具、固定资产等采购的控制。三、定义1、供应商：是指能向采购者提供货物、工程和服务的法人或其他组织。2、合格供应商：是指经过公司一定程序评审确定可以与公司合作的供应商。3、物资请购单：是需求部门根据需要采购的项目所填写并提交给采购部的单据，此单据须有项目经理、部门负责人和其他审核权限领导人必须签批。4、供应商调查表：是确立为公司供应商前对供应商进行评估的表格，一般由采购主管对供商进行考察并填写此表，填写完毕后总经理审批。5、供应商考核表：是每财年度对供应商交货准时率、品质和售前服务等进行考试的表格，根据考核决定是否与该供应商继续合作。6、终止供应商的报告：是指供应商发生恶劣服务、严重品质情况或考核不合格等提出与其终止合作的报告，此报告由相关权责部门向采购科提出，由采购主管填写逐级上报审批。7、抽货检验标准：此标准是对采购物品进行检验参照标准，由技术部门或其他相关权责部门编写交采购中心汇总成册。8、货物检验报告：是货物验收部门和人员对货物进行验收后对采购货物给出验收报告的处理意见。编制日期审核日期批准日期制度名称采购计划管理制度受控状态编 号执行部门监督部门考证部门第1章 总则第1条 目的为加强采购计划的管理，保证公司各部门的采购需求按时按质完成，确保公司生产经营活动顺利有序地进行，特制定本制度。第2条 适用范围本制度适用于采购部负责的所有物资采购计划制订和预算管理工作。第3条 职责在预算员、项目经理的指导下，采购主管负责组织编制年度、项目、月度和临时采购计划和预算，而计划和预算的具体工作内容由各项目经理负责。第4条 采购计划的分类采购计划主要包括项目总体采购计划、年度采购计划、月度采购计划和临时采购计划4种。采购计划分类说明第2章 采购计划编制与变更管理第5条 采购计划的编制依据制订采购计划时应考虑经营计划、需求部门的采购申请、年度采购预算、库存状况、公司现金流状况等相关因素。第6条 采购计划的编制步骤1明确公司的经营计划（1）明确掌握公司于每年年底制定的下一年度经营目标。（2）掌握市场部根据经营目标、客户意向、市场预测等资料所作的市场销售预测情况。2明确公司生产计划和库存状况（1）采购部应及时掌握项目部施工计划。（2）采购部应及时掌握项目部根据施工计划和库存状况制订的物料需求计划。（3）采购部应及时掌握各部门根据年度目标、经营计划等预估的各种消耗物资的需求量。3制订采购计划采购部汇总各种物料、物资的需求和请购单据，并据此编制采购计划。第7条 编制采购计划应注意的事项1采购计划应避免过于乐观或者保守。2采购计划编制过程中应考虑公司年度目标达成的可能性。3销售计划、生产计划的可行性和预见性。4物料需求计划与物料清单、库存状况的确定性。5物料标准成本的影响。6保障生产与降低库存的平衡。7物料采购价格和市场供需的可能变化。第8条 采购计划的编制原则1采购专员应审查各部门的申购物资是否能由现有库存满足、是否有可替代的物资，只有现有库存不能满足的采购申请才能够被列入采购计划之中。2如果请购单中所列的物资为公司内部其他部门生产的物资，在性能、质量、交期、价格等满足的情况下，必须采用内购。第9条 采购计划的审核审批1、工地常用资料以价值1万以下项目经理审批2、工地特殊材料或价值1万以上，需生产或经营副总签批。3、工地所用材料是由甲方或设计院选购的材料，需设计部主管或经营部副总签批。4、工地所用特殊材料或价值在5万以上，需总经理签批。5采购总体计划由采购部根据审批后的采购申请表制定，年度采购计划需报请公司总经理办公室进行审批；月度采购计划报请主管副总进行审批；短期采购计划由采购部经理批准执行；对于急需物资，应填写“紧急采购申请表”，经部门负责人审核签字，报公司主管副总核准后列入采购范围。2采购计划应同时报送财务部门审核，以利于公司各项资金计划工作的完成。第10条 采购计划变更管理对于已经申请的采购物资，请购部门如果需要变更规格、数量或撤销请购申请，必须立即通知采购部，以便采购部及时根据实际情况更改采购计划。第3章 采购预算管理第11条 采购预算的分类按照编制期间，采购预算可以分为以下4类。1年度预算；2项目预算；3月度预算；4短期紧急预算。第12条 采购预算编制目标1采购部凭采购预算进行采购，控制采购费用的支出。2财务部门根据预算筹措、安排采购所需资金，保证资金支付的准确性与及时性。第13条 采购预算编制依据1生产经营所需的物资数量。2结转库存量由仓储部和采购部根据各种物资的安全库存量和提前采购期进行确认。3物资计划价格。物资计划价格由采购部根据当前物资价格，结合可能影响物资价格变化的因素进行确定。第14条 影响采购预算的因素1采购环境；2项目更改计划；3物资使用清单；4采购产品合格率；5物资标准成本，预处定额。第15条 选择采购预算方法采购部需根据采购的具体内容选择合适的采购预算方法，如固定预算、弹性预算、滚动预算、增量预算、零基预算和定期预算等。第16条 确定预算数，编制预算草案采购部采用目标数据与历史数据相结合的方法确定预算数，并据此编制采购预算草案，报财务部审核。第17条 综合平衡预算草案财务部应与采购部进行协商，在充分考虑公司的现实状况、市场状况和整体预算的基础上，综合平衡采购预算草案。第18条 编制正式的采购预算1采购部应根据平衡过的采购预算草案编制正式的采购预算，经财务部审核无误后，报主管副总审批。2在编制采购预算的过程中，采购部必须对预算留有适当的余量，以应付可能出现的紧急采购状况。第19条 采购预算执行管理1经核定的分期采购预算，当期未动用的，不得进行保留；如确有需要，下期补办相关手续后方可重新使用。2对于未列入预算的紧急采购，由采购部执行采购后，再补办相关的手续。3采购部门需严格执行采购预算，财务部对其进行监督和检查。第20条 采购预算的调整采购预算的变更由采购部或者财务部发起，经主管副总批准后方可实行变更。遇到以下5种情况时，可申请采购预算的变更。1公司经营方向和策略发生重大变更。2受重大自然灾害的影响。3公司内部重大政策调整。4宏观调控政策、税制、中小企业优惠政策等公司经营环境发生变化。5市场经济形势发生重大变化。第4章 总则第21条 本制度的制、修、止本制度由采购部制定，经公司常务会议决议后通过，修订、废止时亦同。第22条 生效日期本制度自颁布之日起生效。编制日期审核日期批准日期修改标记修改处数修改日期制度名称供应商管理规定受控状态受控编 号CGZD002执行部门采购部监督部门经营部、项目部考证部门总经办第1章 总则第1条 目的本着以下3个目的，特制定本规定。1使对供应商的管理有章可循。2及时对供应商进行考核和评价，激励供应商提高供应质量。3定期与供应商进行互访，保持良好的供应关系，保证本公司采购的顺利进行。第2条 适用范围凡本公司有关供应商管理的相关事项，除另有规定外，均依照本规定进行处理。第3条 管理职责本公司供应商管理由采购部负责，项目部、质量部和财务部等相关部门应当予以配合。 第2章 供应商管理原则和相关制度第4条 供应商开发原则1供应商开发程序包括供应商资讯收集、供应商基本资料表填写、供应商接洽、供应商问卷调查、样品鉴定、提出供应商调查申请。2供应商开发的基本准则是“QCDS”原则，也就是质量、成本、交付与服务并重的原则。第5条 供应商调查原则和管理制度1由采购部牵头组成供应商调查小组，分别对供应商的价格、品质、技术、生产管理等作出审核，选出合格的供应商。2供应商调查必须秉承公平、公正的原则，以免本公司的利益受到侵害。第6条 供应商考核与监督原则1与供应商签订合约之后，应当定期、不定期地对供应商进行考核。2供应商考核结果将用于对供应商的评级，根据等级实施不同的管理，以帮助落后供应商进行改进，激励供应商提供更好的产品和服务。3定期或不定期地对供应商进行评价，及时解除与不合格供应商的供应合作协议，增加合格供应商的供应。第7条 供应商关系管理原则采购部必须与供应商保持一定频率的互访，以促进与供应商建立起战略关系，实行定点采购保证其对本公司的战略供应。第3章 供应商考核与监督管理第8条 考核对象凡列入我公司“合格供应商名单”的所有供应商均为本公司供应商监督与考核的对象。第9条 考核项目采购部应定期或不定期地对合格供应商就品质、交货日期、价格、服务等项目作出评价。第10条 考核频率1采购专员应负责对关键、重要材料的供应商每月进行一次考核，对普通材料的供应商每季度进行一次考核。2采购专员负责对所有供应商每半年进行一次总评，列出各个供应商的评价等级，依照规定进行奖惩。3采购主管负责每年对合格供应商进行一次复查，复查流程和供应商调查相同。4如果供应商出现品质、交货日期、价格、服务等方面的重大问题时，可以随时对其进行复查。5. 价格管理委员会不定期对于供应商进行市场调查，并通报总经理抽查结果。第11条 考核标准采购部在进行供应商考核与评价时，应综合考虑以下6个方面的标准，择优选取。1供应商是否具有合法的经营许可证，是否具备必要的资金能力，可否给予账期（不加价）2是否按照国家标准建立了质量保证体系，且通过质量管理认证。3生产管理水平是否先进，能否进行弹性供货。4是否具备足够的生产能力，是否能够满足本公司的连续需求以及进一步扩大生产的需要。5是否有具体的售后服务措施并且令人满意。6之前供应的产品的质量是否符合我公司的要求。第12条 考核方法1主观法主观法根据个人印象和经验对供应商进行评价，评价的依据比较笼统，适合于采购人员在对供应商进行初评时使用。2客观法客观法依据事先制定的标准或准则对供应商进行量化考核、审定，具有包括调查表法、现场打分评比、供应商表现考评、供应商综合审核以及总体成本法等。第13条 评分制度公司对供应商试行评分分级制度，对供应商的考核项目包括质量、交货期、服务、价格水平等各方面的内容。第14条 考核结果处理1考核标准和考核结果应由采购专员以书面形式通知供应商，考核评分以及相应级别处理如下表所示。供应商考核结果处理表级别分值奖惩情况表A级90分及以上酌情增加采购，优先采购，做为长期定点供应商，货款优先支付B级8089分要求其对不足的部分进行整改，并将整改结果以书面形式提交，对其采购策略维持不变C级7079分减少对其的采购量，并要求其对不足部分进行整改、将整改结果以书面形式提交，采购部对其纠正措施和结果进行确认后决定是否继续正常采购D级69分及以下从“合格供应商名单”中删除，终止与其的采购供应关系2对评价考核为B级和C级的供应商进行必要的辅导，D级供应商如果想重新向本公司供货，应重新按照新供应商选择的流程对其作调查评核或令其参加本公司招标。第15条 交期监督采购专员应对合格的供应商进行交货期监督，要求其准时交货，同时记录由供应商原因引起的分批发运而造成的超额费用。第16条 质量监督1采购部应对合格的供应商进行质量监督，由质量部和采购部对合格供应商的供货质量作记录，出现不合格产品时应对供应商提出警告，连续两批产品均不合格时，应暂停向其采购。2责令不合格供应商查明原因并提高产品质量，如果有所改进，再另行决定是否继续采购。如果供应商不能在限期内提高产品质量，则由采购部经理报总经办批准之后，终止与其合作。第17条 终止合作1对于即将终止合作的供应商，应由采购专员向其发出书面通知，在得到供应商理解的基础上，与供应商明确公平的解约方案，以便将双方损失降到最低。2解除合作关系时，应明确双方的责任和合理的时间安排，双方的责任包括对已经发生费用的结算、合约中保密条款的遵守等。第4章 供应商互访与维护第18条 互访制度采购专员应对其负责的供应商进行维护，经常与供应商进行互访和检查，以便增强彼此间的交流合作、掌握最新的市场信息和产品发展趋势。第19条 互访频率对销售规模较大的A级供应商总经理必须保证每季度一次的互访，对B级供应商副总以上人员保证1次/半年的互访，对C级供应商保证副总以上人员一年一次的互访。互访中应当沟通双方的合作状况、对出现的问题提出解决方案、交流各自企业的信息并提出下一步的合作计划。第20条 互访形式以及要求1电话互访，限于日常性事务沟通。2上门拜访，限于专项任务及重点问题。3大型商务竞标询厂。第5章 供应商档案管理第21条 建立供应商档案为了便于管理，必须对所有供应商建立资料档案，由采购部设专人（材料内业）管理供应商的档案资料。供应商的档案资料主要包括下图所列的9项内容。1供应商调查表2供应商产品价格登记表3供应商企业资料4供应商采购合同5供应商洽谈登记表6供应商顾客投诉登记表7供应商顾客服务登记表8供应商销售业绩分析表9优秀供应商综合评估表供应商档案资料应包含的内容第22条 收集供应商资料1公司签订采购合同后，一周内将复印合同转项目部（免价格）、预算部、财务部、采购部备案，一般应在1个月内，由采购专员将该供应商的材料进行收集、整理。十天内编写合同付款记要表，通知财务做好资金支付计划。2因故不能按期整理的，应由责任人作出书面说明，由采购主管定期催办。3整理的档案应包括涉及该供应商的全部文件材料和记录。采购现场监控系统录制的音像资料，也应作为辅助档案资料保存。4公司采购档案不符合要求的，责任采购专员应尽快补齐相应材料，保证档案的完整、真实、有效。第25条 变更供应商档案若供应商发生经营状况重大变化以及重要担保、重大合同纠纷或诉讼、信用等级和资质变化等可能影响履约能力的重大事项，责任采购专员应及时要求其向采购部提供书面报告，并及时更新供应商档案资料。第26条 查阅供应商档案相关人员在调阅供应商档案时，应先向采购部经理提出申请，申请批准后，方可进行查阅，查阅完之后应当及时归还。第6章 附则第27条 本规定的制、修、止 本规定由总经办制定，经公司常务会议讨论后，呈请总经理批准后生效，修订和废止亦同。第28条 生效日期本规定自 2013 年 1月 1 日起生效。编制日期2012年6月30审核日期批准日期修改标记修改处数修改日期制度名称商业贿赂处理办法受控状态编 号执行部门监督部门考证部门第1章 总则第1条 目的为了保证采购工作公平、公正、公开，严厉打击和制止商业贿赂行为，维护本公司和供应商的权益，根据中华人民共和国刑法、中华人民共和国反不正当竞争法和关于禁止商业贿赂行为的暂行规定等法规中的相关条款，特制定本办法。第2条 规范范围凡本公司采购过程中出现的商业贿赂行为，均依照本办法进行处理。第3条 名词解释1本办法中所指的商业贿赂，是指供应商为销售商品而采用财物或者其他手段贿赂本公司工作人员，以及本公司工作人员为了收受或者索取贿赂而购买供应商商品的行为。2本办法所称折扣即商品购销中的让利，是指供应商在销售商品时，以明示并如实入账的方式给予我公司的价格优惠，包括支付价款时对价款总额按一定比例即时予以扣除和支付价款总额后再按一定比例予以退还两种形式。3本办法所称明示和如实入账，是指根据合同约定的金额和支付方式，在依法设立的反映生产经营活动或者行政事业经费收支的财务账上按照财务会计制度规定明确如实记载。第2章 商业贿赂的界定第4条 财物贿赂1供应商为销售商品，假借促销费、宣传费、赞助费、科研费、劳务费、咨询费、佣金等名义，或者以报销各种费用等方式，给付本公司单位或者个人现金和实物的行为，属于财物贿赂。2按照商业礼仪赠送小额广告礼品的行为不属于商业贿赂。第5条 其他手段贿赂供应商对本公司采购人员提供国内外各种名义的旅游、考察等给付财物以外的其他利益的行为，属于其他手段贿赂。第6条 行贿行为的界定供应商不得采用财物或者其他手段进行贿赂以达销售商品的目的。在账外暗中给予本公司采购部门或者个人回扣的，以行贿论处。第7条 受贿行为的界定本公司采购部门或者个人在账外暗中收受回扣的，以受贿论处。第8条 折扣入账供应商销售商品可以以明示方式给本公司折扣，本公司接受折扣必须由财务部如实入账。若折扣未进行实时入账，该行为构成商业贿赂。第9条 串通投标本公司采购人员为了收受回扣与投标单位串通投标、抬高标价或者压低标价，以排挤竞争对手竞争的行为构成商业贿赂。第3章 商业贿赂的处理第10条 对供应商行贿的处理若发现供应商以行贿手段销售商品的，应当停止向其采购，并进行相关调查。情节严重者，三年内不能够参加本公司的招标活动或者成为本公司的供应商。构成犯罪的，本公司有权向司法机关举报，依法追究刑事责任。第11条 对投标单位串通投标的处理投标单位和采购人员相互勾结以排挤竞争对手的，其中标无效，并停止其投标权利，规定其三年以内不能参加本公司的招标活动或者成为本公司的供应商。情节严重的，应列入供应商黑名单，永不对其采购，并向司法机关举报。第12条 对采购人员受贿的处理1本公司的采购人员利用职务上的便利向供应商索取财物或者非法收受供应商财物，同时为供应商谋取利益的，应令其将非法所得上交工商管理机构，并予以解雇，对其永不录用。2采购人员非法收受贿赂致使本公司遭受损失的，除上述各种处罚外，还应对公司损失进行赔偿。3受贿数额较大或者巨大的，本公司有权移交司法机关，根据相关的法律法规进行处理。第13条 对采购人员收受回扣的处理本公司采购人员在采购活动中，违反国家和本公司的相关规定，收受各种名义的回扣、手续费归个人所有的，处罚方法同第12条。第14条 对知情不报的处理本公司采购人员在工作中非法收受他人贿赂，其同事或者主管知情不报的，公司给予罚款，并进行通报批评的处罚。第15条 对主动坦白的处理采购人员在被追诉前主动交代行贿行为的，公司对其予以通报批评的处理，并呈报司法机关实情，以便减轻处罚或免除处罚。第16条 采购稽核小组违规处理1采购稽核小组负责检察采购人员的不正当行为，如采购稽核小组成员滥用职权、玩忽职守，本公司有权予以解雇，并永不录用。如采购稽核小组成员行为构成犯罪的，则将其移交司法机关，依法追究其刑事责任。2采购稽核小组成员对违反本法规定构成犯罪的供应商和采购人员故意包庇、使其免受追诉的，本公司有权予以解雇并处以罚金，情节严重构成犯罪的，本公司有权移交司法机关，依法追究其刑事责任。第4章 附则第17条 本办法的制、修、止本办法由法务部制定，总经办批准生效。法务部对本办法有解释、修订的权利。第18条 生效日期本办法自审核通过之日起生效并执行。编制日期审核日期批准日期修改标记修改处数修改日期制度名称采购合同管理制度受控状态编 号执行部门监督部门考证部门第1章总则第1条目的为加强采购合同管理工作，防范合同采购风险，维护公司利益，现依据国家相关法律法规及公司合同管理规定，特制定本制度。第2条适用范围本制度明确了合同采购管理部门的职责，规定了采购合同管理的基本原则、运行机制及具体内容，适用于公司生产所需物料以及公司日常所需各种物资的对外采购合同的签订、履行和管理工作。第3条职责分工公司采购部负责具体的采购合同的谈判、起草、执行、变更等工作，采购部经理、生产副总或经营副总和总经理对采购合同进行审批。第4条采购合同的形式采购合同的订立必须采取书面形式，经签约双方协商的有关修改采购合同的文书、传真、电报图表、电子邮件、报价书和会签表等，均属于合同的范围。第5条采购合同的内容采购合同包括九项基本内容，即当事人姓名、住所和联系方式，标的全称、价款或报酬，数量和规格型号，品质和技术要求，履约方式和期限、地点，验收标准和方式，付款方式和期限，售后服务及其他优惠条款，违约责任和解决争议的方法。这九项内容必须编写齐全，各项内容的条款应当明确、具体，文字表达要严谨，书写要工整。第2章合同签订第6条采购签约权限的规定1公司采购部经理有权签署采购标的额在5 000元以下的采购合同。2公司生产副总或经营副总有权签署合同标的额在5 00020 000元的采购合同。3合同标的额在20 000元以上的采购合同需由公司总经理签署。4公司所属分支机构和分公司的采购合同，须在公司总经理的授权范围内签署。第7条采购招标1根据国家与公司相关规定，对于大宗物资（单价在50 000元（含50 000元）或批量50 000元（含50 000元）以上的物资）的采购，须实行公开招标。2对于需要实施招标采购的物资，公司成立由采购部、财务部等部门参加的招标小组，负责具体的招标事宜。第8条供应商调查签订合同前，采购人员就合同对方的信用（含经营范围，银行资金，履约能力，技术和质量等级，法人资格，签约人是否是法人代表或经法人代表授权的委托代理人等）进行全面了解。标的总价在20 000元以上的合同应当形成书面报告，并就合同对方的资信情况形成会审意见。第9条采购合同主管或采购招标小组根据对方资信情况、谈判情况起草采购合同。第10条采购合同审批程序1采购合同主管提交合同初稿会审稿采购合同文本原则上不得对公司所立项目及有效的“招标会签表”中所确定的重要内容，如标的，数量，质量，价款或报酬，中标单位等做出变动或更改。如遇特殊情况，须采用书面形式加以说明，再由公司按照有关规定重新审查确认。2采购合同初稿会审稿的审查采购合同签署前，有关责任人应当对合同初稿会审稿所涉及的内容进行全面审查。合同审查的具体分工和流程如下：（1）公司财务部主要负责对合同价款的形成依据、款项收取或支付条件等条款进行审查并提出意见；（2）法律顾问主要对合同内容条款的合法性进行审查并提出审查意见；（3）采购总监负责对合同所涉内容进行全面审查并提出审查意见；（4）公司总经理根据相关部门所提意见、办理程序的规范性以及其他认为需要审查的内容对合同进行审阅并签署意见；（5）公司采购部经理在审查后签字，表示认可合同文本；（6）公司采购部根据公司总经理的审查意见修改合同文本，并将总经理审查意见、合同签署相关附件等文件再次报送审查，审查通过后由公司总经理或受总经理委托的合同签署代理人正式与供应商签署采购合同。第11条公司采购部根据对初稿会审稿修订签审后的合同定稿签订采购合同，零星物资根据财务处、设备处、使用部门签署的零星物资采购合同主要条款会签表签订采购合同。第12条采购合同签订过程中各部门的职责划分。1公司采购部负责采购合同签署前的合同询价、议价、调研等工作。2公司法律顾问对采购合同内容的合法性和可能产生的法律后果进行把关。3公司财务部和质量管理部配合采购部做好合同货款和合同标的的质量检验工作。4公司其他职能部门在各自部门职责范围内对采购合同的管理提供支持。第13条公司采购部、财务部、行政部各留一份采购合同原件，法律顾问留一份复印件。第3章采购合同履行第14条采购合同签订后即生效，具有法律约束力，公司必须按合同约定全面履行规定的义务，遵守诚实信用原则，根据合同性质、目的和交易习惯履行通知、协助、保密等义务。第15条在合同履行过程中，采购部应根据合同的履行情况编制“履约管理台账”，作详细全面的书面记录，并保留相关能够证明合同履行情况的原始凭证。第16条遇履行困难的合同必须及时向相关参与合同管理的部门通报并报告相关公司领导。第17条在合同履行过程中出现下列情况之一时，采购部应及时报告公司，并按照国家相关法律法规和公司有关规定及合同约定与对方当事人协商变更或解除合同。1由于不可抗力因素导致合同不能继续履行的。2由于对方在合同约定的期限内没有履行合同所规定义务的。3由于情况变更，致使我方无法按约定履行合同，或虽能履行但会导致我方重大损失的。4其他合同约定或法律规定的情形出现。第18条合同发生纠纷时，采购部相关人员应会同法律顾问与合同对方协商解决，协商不成需进行仲裁或诉讼的，协助法律顾问办理有关事宜。第4章合同管理纪律要求第19条参与合同签订和合同管理的人员不得出现下列情况，否则公司将视情节轻重给予相应处分。1泄露或私自更改合同内容。2丢失合同。3损害公司利益。4参与合同制定、签订的过程中出现严重的不负责任行为。第20条参与合同履行人员违反国家和公司相关规定，给公司利益造成经济损失或其他损失的，视其性质和情节轻重，由公司给予责任人行政和经济处罚。第21条触犯刑律的移交司法部门处理，公司保留对责任人的追索权。第5章合同资料管理第22条采购部负责采购合同资料的收集、汇总、保存和存档、送档工作。第23条财务部负责采购管理过程中所涉及的原始凭证、票据的备份和保存工作。第24条行政部负责合同资料的归档和查阅工作。第6章附则第25条本制度未尽事宜，依照国家有关的法律法规和政策执行。第26条本制度自通过之日起实行，公司在此前发布的有关规定与本制度相抵触的，以本制度为准。编制日期审核日期批准日期修改标记修改处数修改日期制度名称采购招标管理制度受控状态编 号执行部门监督部门考证部门第1章总则第1条 为规范对公司采购招标的管理，选择合格的投标方，维护公司利益，特制定本制度。第2条 本办法适用于公司项目物资采购的招标。第3条 原则上项目造价在万元及以上时，项目物资采购必须通过招标的办法选择合作单位，并且至少有三家以上的单位参与竞标。第4条 有下列情形之一者，可以不采用招标方式。1项目造价在万元以下时，项目部可选择三家以上合作机构，按照质优价廉的原则选择合作单位，填报供应商考察结果审批表经公司招标小组审批后即可。2经公司董事会审批过的、与公司确立了长期合作伙伴关系的项目。3某些地方政府的垄断工程。第5条 公司招标时应遵守以下6项原则。（1）全面招标原则，凡符合招标条件的项目全部招标。（2）整体招标原则，项目作为一个整体进行招标，不允许拆分。（3）资质审查原则，参加投标的单位必须通过公司的资质审查。（4）低价中标原则，在同等情况下，价低者中标。（5）透明公正原则，整个招标工作的程序、步骤等全部公开，禁止暗箱操作。（6）保密原则，做好标底、投标文件、评标、定标等的保密工作，以避免影响招标的公平性。第2章 招标的管理机构、职责第6条 项目采购招标管理由公司设立的招标工作小组全面负责，工作小组由项目部经理、施工经理、采购经理、财务部经理等人员组成，招标小组进行集体决策。第7条 招标工作由采购主管组织人员具体执行。第8条 招标过程中各相关人员的职责。（1）项目部人员提出全面的招标要求，组织人员负责招标的执行工作，监督招标工作的进程。（2）采购人员负责预审投标单位的资质，建立合格投标商的档案，编制招标文件。（3）财务部人员，负责与其他部门共同编制标底、参与评标工作。第3章 对投标方的要求第9条 项目采购的投标单位必须经过公司招标小组的审查方可参加竞标，所有项目采购招标必须从合格投标单位中选择。第10条 合格的投标单位必须满足以下要求。（1）证照齐全、管理规范。（2）在行业中有一定的知名度，技术力量与资金实力雄厚。（3）在以往的经营中信誉良好。（4）近三年无重大质量、安全事故发生。第11条 对合格投标单位的评估不是一成不变的，应每隔一段时间重新进行评估，评估内容包括投标单位工作的质量、进度、与公司的配合程度等，评估结果记入其档案作为选择依据之一。第4章 招标的过程及要求第12条 招标的过程一般分为制订招标计划、编制招标文件、发布招标信息、解答招标疑问、开标、评标、定标、发中标通知及资料保管9个阶段。第13条 招标工作小组负责根据项目部提供的资料编制整体招标计划，报总经理批准后执行。第14条 招标文件。（1）招标文件由采购主管组织相关部门人员共同起草，经招标工作小组审批后作为公司的标准格式文件。（2）规范的招标文件应包括正文与附件。正文内容，即招标内容，包括招标范围、项目简介、工期、质量要求、物资需求、投标须知、投标截止日期、开标时间和地点、评标办法、违约责任、投标押金、相关规范、投标文件格式、特别约定等。附件内容，包括物资需求清单、拟签的合同等。（3）招标文件中的物资需求应包括计价文件约定、合同造价的包含范围、货款的支付方式、主要材料价格、采购过程中各种费用的提取方式及报价明细表等内容。（4）施工类工程采购招标一般根据施工图中所需材料、设备编制标底，以标底作为评标的重要依据，若施工图不能及时提供，应采用费率招标。（5）采用费率招标的项目必须在招标文件与合同中明确计费的依据，并规定在施工图预算编制完成后及时根据施工图的预算和中标费率确定采购物资的造价，双方就核对后物资总造价签订补充协议。第15条 招标信息的发布与投标邀请。（1）招标信息应在当地主要的报纸上或建设交易服务中心发布，按政府有关部门的规定办理发布手续。（2）实行邀请投标时，邀请对象从采购经理提供的合格投标商档案中选取。（3）若合格投标单位档案中没有合适的投标单位，由招标工作小组重新组织考察确定符合要求的投标方，录入合格投标单位档案。第16条 发标与答疑。（1）在向投标单位发放招标文件前，招标工作小组需根据项目要求和公司规定对投标方进行资质审查。审查内容参考本制度第10条的相关内容。（2）招标答疑要做好记录工作，记录文件应作为招标文件的附件一并发给投标单位。第17条 开标。（1）在投标文件收取截止日期后，原则上不再接受任何投标文件。（2）项目部组织人员进行开标工作，开标工作在招标工作小组监督下进行，开标时应现场拆分，参与开标的全体人员签字确认，并将记录开标内容与过程的文件资料进行存档。第18条 评标与定标。（1）评标、定标时一般采用最低投标价法、综合评标打分法与合理最低投标价法进行评议，根据货比三家的原则对各投标商的投标文件进行充分、科学的比较与论证。（2）招标工作小组应根据招标文件中的相关要求，并结合项目的具体状况，客观、公正地制定评标办法。（3）评出的中标单位必须满足招标文件规定的要求，并且投标价格原则上应该是合理的最低价。（4）在投标与定标的过程中，与投标单位有利害关系的相关人员应回避。（5）评标过程中，如果投标单位的标价相同或接近，则应对比投标方的企业信誉、资质、以往业绩等，在这些方面占优势的企业可优先中标。（6）确定中标单位后，应在三个工作日内向中标单位发出中标通知书，并将结果以书面形式通知其他投标单位。第19条 招标结束后，采购经理应及时与中标单位签订合同，并收集整理招标过程中的全部资料进行分类、存档。第20条 有下列情形之一者，必须重新进行招标。（1）发现投标单位在招标过程中互相串通投标。（2）发现投标单位在招标过程中向招标工作小组成员行贿。（3）发现投标单位以他人名义投标或弄虚作假，骗取中标。（4）开标后，发现投标单位皆不满意。第21条 在招标过程中，参与招标工作的公司员工应严格遵守员工准则与职业道德，不得与投标单位私下接触，不得接受投标单位的行贿，不得泄露标底，不得透露有关评标的情况。如参与招标工作人员玩忽职守，公司将严厉追查当事人的责任，情节严重者将移交司法机关处理。第5章 附则第22条 本制度由项目部制定，其修改、解释权归项目部所有。第23条 本制度经公司董事会审议批准，自颁布之日起执行。编制日期审核日期批准日期修改标记修改处数修改日期制度名称物资采购管理制度受控状态编 号执行部门监督部门考证部门第1章 总则第1条 为规范公司项目采购行为，在保证公司项目正常进行的前提下确保物资的质量，最大限度降低采购成本与费用，特制定本制度。第2条 本制度适用于公司项目物资采购相关事项。第3条 本制度中的物资采购领导小组是指在物资采购和招投标过程中实施工作指导和监督的管理机构。第4条 本制度中的采购人员包括公司项目采购人员与其他部门直接或间接参与采购工作的人员。第2章 物资采购组织结构与职责分工第5条 公司物资采购组织框架如下图所示。物资采购领导小组采购经理采购主管专职采购人员公司物资采购组织框架第6条 公司物资采购领导小组由项目部经理、施工经理、财务经理等人员组成，项目部经理为组长，其他人员为组员。第7条 公司物资采购领导小组的工作职责如下。（1）对公司项目的所有采购工作实施指导和管理。（2）依据物资采购经理提供的采购报告确定长期战略合作伙伴。（3）负责对采购管理人员就技术、经济、节能等方面提出的替换方案和建议做出评审。（4）对采购管理人员提交的采购报告做出批复。（5）其他必须由公司物资采购领导小组完成的工作。第8条 物资采购涉及到招标时，招标主持人的职责参照公司招标管理制度中的相关规定。第9条 公司采购人员的具体职责如下。（1）贯彻执行采购管理制度。（2）配合公司采购管理人员建立采购信息库。（3）根据采购计划要求提前列出采购清单。（4）在物资采购招标主持人的指导下，完成权限范围内采购招标文件的拟定工作。（5）负责采购材料设备的现场验收，对材料、设备的质量是否符合设计要求进行检验。（6）负责物资的质量、数量、资质证明、价格等方面的核实和确认。（7）在工作过程中发现对公司或项目质量不利的问题和情况（如材料、设备质量不合格，施工单位不按操作规程安装设备等）应及时向主管领导上报。（8）负责对供应商的信誉进行初步审核。（9）完成上级领导交办的其他任务。第3章 采购工作准则第10条 采购人员在把物资供应商的信息录入信息库前必须对供应商进行综合考评，对其生产能力、质量保证、付款要求、售后服务、产品特点等进行比较，并以报告的形式上报公司物资采购领导小组批准，确保录入信息库的资料正确、有效。第11条 公司所有员工均有权推荐优秀的供应商，经公司采购经理审核后，由公司物资领导小组批准可纳入公司物资采购信息库。第12条 公司的采购方式主要分为邀请招标、议标、询价采购、直接签订合同（长期战略合作伙伴）四种；必要时可以采用公开招标形式。第13条 公司必须从供应商信息库中选取适合的供应商，但区域性较强的物资除外。第14条 采购人员在采购某项物资时，可以采用多轮洽商、多次谈判的方式，以便降低项目采购成本。第15条 公司采购人员必须坚持“秉公办事，维护公司利益”的原则与供应商协商采购物品的价格及其他事项，并做好记录，以报告形式上报。（1）单宗采购总额预计万元以上（含）报公司物资采购领导小组。（2）单宗采购总额预计万元以下的报项目采购经理。（3）报告中包括物资技术参数、质量、价格、特点等内容，以表格形式体现。第16条 请购报告得到批复后，依