局域网共享传真机.doc

在一个网络中，不可能每个人的计算机都有配置齐全的外设，打印机、扫描仪、刻录机、DVD光驱、传真机、音箱只要有一台外设，把它联入局域网，我们就能轻松拥有使用权。本系列以节约成本、提高效率为宗旨，把榨干局域网的理念变为现实。人多力量大，让我们一起共享外设吧。由于最近和某一客户在洽谈一个项目，阿祥经常要和客户互发传真以便进行及时沟通。可让阿祥头疼的是，办公室只有一台传真机，发送一份传真经常都要和同事来个“生死时速”，更要命的是传真机还很“娇贵”，动不动就出点小毛病。这可急坏了阿祥，要知道，失去了这个客户，这个季度的绩效奖金肯定会大大缩水了。怎么办?中午和同事聊起这件事情，没想到大家都有这样的苦恼。为每个人添置一台传真机是不可能的，可少了传真机却寸步难行。为了解决这一难题，公司网管拿出了两套方案，搭建一个局域网内的传真共享系统。方案一:利用Modem实现传真现在都装宽带了，这下放在公司角落的Modem则可以派上用场了。在确认了Modem拥有Fax功能之后，阿祥从网上找来了一款名为“搜易传真服务器”的软件。这款软件能够将带有传真功能的Modem通过局域网和所有的用户共享，不仅可以实现桌面传真的功能，同时还拥有强大的管理功能，对传真的收发能够实施有效的控制。而更让阿祥吃惊的是，搜易传真服务器只需要在客户端安装一个虚拟打印机，就可以通过IE浏览器完成传真发送、接收、浏览、打印和转发E-mail等操作，十分便捷。一、主机的安装和设置由于办公室的每部电话机都有长途直拨的功能，因此阿祥就将Modem安装在了自己的电脑上，然后安装好Modem的驱动程序。在将电话线和Modem进行连接之后，硬件的准备工作便完成了。第一步:安装虚拟打印机软件会在电脑中自动安装虚拟传真打印的驱动程序。这个虚拟打印机的作用便是将我们需要发送的文档转换为普通传真机可以识别的格式。如果提示安装驱动程序失败，则需要我们手动进行安装。具体方法为:在传真服务器的主界面上单击工具栏上的“传真驱动”按钮，此时，将会弹出一个提示窗口，告诉用户已经安装好传真转换引擎(图1)。同时，我们可以在“打印机和传真”文件夹内看到一个名为“APF Fax Printer”的打印机。图1第二步:设置主机参数接下来就需要在主机上进行一些必要的参数的设置，比方说电话遇忙重拨等待时间、遇忙重拨次数、上传和下载端口等。另外，为了控制收发传真的用户，我们还可以设定客户登录密码，并把相应的密码告诉授权的用户即可(图2)。另外，建议勾选“随Windows启动运行”复选框，这样传真服务器会在系统启动时便处于工作状态，无须我们手动启动。图2最后，打开Modem的电源，确认其处于正常工作的状态后，我们便可以开始“招呼”局域网内的其他电脑了。二、客户机的设定局域网内的其他电脑要想能够在本机上收发传真，也必须首先安装搜易传真所特有的虚拟打印机。打印机的安装很简单，只须同样安装传真服务器软件即可。软件安装完成后虚拟打印机会自动安装至电脑中，接下来客户机便可以通过IE浏览器进行传真的收发了。第一步:制作传真文件在客户机上编辑好要发送的文本后，将该文本打印至虚拟传真机即可生成搜易传真软件所支持的传真格式。转换后的传真文件保存在C:Default.apf文件中。在这里需要提醒大家的是，每次声称的传真文件都会使用相同的文件名，因此如果你需要对发送的传真文件进行保存，就要记住每次发送完成后将Default.apf文件改名并保存至其他的位置。第二步:发送传真进入到传真服务器的管理界面(图3)。其中，192.168.1.8为安装了Modem的电脑在局域网内的IP地址，大家可以根据自己的实际情况进行修改。8765是传真端口号，在进行主机参数设定时确定下来(默认为8765，当然你也可以改成其他的端口号)。图3单击管理页面的“上传传真文件”，进入到传真发送目录。在资源管理器中找到刚才打印好的传真文件Default.apf并将它复制到该目录中即可。然后单击“开始发送传真”，打开“提交传真任务”页面，填写好传真的具体参数(例如发送者姓名、接收者姓名、传真标题、传真号码和系统登录密码等)，最后单击“提交传真”即可开始发送传真(图4)。图4第三步:接收传真在主机的传真服务器主窗口单击“接收传真”按钮，软件即可处于监测接收传真状态。一旦有传真信号，系统便会自动进行接收，并自动将收到的传真转换为TIFF图像格式。在客户机上如果需要查看是否有自己的传真，在管理页面中点击“浏览接收传真”链接，便可以查看服务器当前接收到的所有传真内容，并根据需要下载或在线阅读处理。现在，办公室的每一位同事都拥有了一台属于自己的桌面“传真机”，随时都可以将需要的信息发送给客户，而客户的要求也能够及时反馈回来，阿祥也终于如愿以偿地争取到了那位大客户，而更具戏剧性的是，那位客户也将闲置依旧的Modem找了出来 以上介绍的是一种廉价的办公室传真共享解决方案。当然，如果资金允许的话，市场上还有专门的传真服务器供选购。这些传真服务器将传统的传真应用与网络应用集成在一起，它与企业中常见的文件服务器、打印服务器的不同之处在于，它的主板上插有独立芯片、内存条和高性能的传真卡，在软件上运行着传真管理服务程序。它是作为一种服务(SERVICE)在后台运行。只须将一台计算机用局域网传真服务器通过电话线与外界相连，局域网内的其他计算机便可以通过一定的设置来收发传真了。局域网传真服务器有两种传真管理方式，一是C/S结构方式，另一种为B/S结构方式。只要在局域网的任何一台电脑上安装LANFax Server(硬件)，就可以根据单位的需要利用这两种方式对传真进行有效管理。所谓C/S结构，也就是Client/Server结构，须要在管理端和客户端的电脑上分别装上相应的软件，通过配置IP地址实现传真的无纸化收发和管理。而B/S结构指的是Browser/Server结构，适用于配置有Web服务器的企事业单位。它只须在管理端配置好相应的软件，无须在每一台客户端电脑上配置安装软件，就可以通过浏览器实现从客户端访问服务器，浏览和管理自己在服务器上的传真。企事业单位使用传真服务器的好处是显而易见的，它能够使工作效率大大提高，与普通传真机相比，传真发送时间为原来的1/5，成本也将变得更低，仅纸质耗材和通讯费两项可降低使用费60%以上。同时，传真的质量也能得到显著提高、保密性更好，并具有强抗病毒能力。下面，我们就来介绍几款市面上较为知名的传真服务器。1.LANFax单路局域网传真服务器价格:4580元性能简介:LANFax单路产品支持一条模拟电话线，通过局域网共享传真设备可以达到无纸化传真的效果。同时还可以实现语音应答、自动传真路由、传真转发、群发等功能。服务器的管理采用C/S结构，具有日志管理功能，并且支持通过IP电话或指定时间发送传真(图5)。图52.FaxPress SBE传真服务器价格:8000元性能简介:FaxPress是一款专业的网络传真服务设备，它将所需的软硬件完美地整合在一起，成为一台独立的、高效的、易于使用的网络设备(图6)。FaxPress SBE是专门为小型企业设计的传真服务器，它拥有8MB内存，它可以支持多达50个用户在任何一台电脑上发送和接受传真。不论用户使用Novell还是Microsoft网络环境，均可大大提高了办公效率，远离传统传真方式的排队、重发等烦恼。服务器的管理也是通过C/S结构来进行的。FaxPress客户端的主窗口如图7所示。图6图73.天智FaxLine传真服务器价格: 19800元性能简介:Faxline传真服务器是基于客户/服务器模式设计的，提供了全面的传真解决方案(图8)。它可以平滑地集成到办公自动化系统中，在Word、Excel、浏览器等常用环境下将文档或网页自动转成传真格式发送出去，允许使用浏览器，如Explorer、Netscape接收传真。实现收发传真的电子文档管理