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中企动力科技股份有限公司行政工作指引 2004 年 11 月 V1 0 版 第 1 页 共 108 页 中企动力科技股份有限公司中企动力科技股份有限公司 行政工作指引行政工作指引 适用于分公司适用于分公司 发布日期 2004 年 11 月 30 日 版本号 V1 0 中企动力科技股份有限公司行政工作指引 2004 年 11 月 V1 0 版 第 2 页 共 108 页 目录目录 前前 言言 4 4 分公司行政部职责及行政系统组织分公司行政部职责及行政系统组织架架构构 5 5 分公司行政部职责与定位分公司行政部职责与定位 5 5 行政系统组织架构行政系统组织架构 6 6 分公司行政部编制及岗位说明分公司行政部编制及岗位说明 7 7 分公司行政部组织架构分公司行政部组织架构 7 7 分公司行政人员编制分公司行政人员编制 7 7 行政部经理岗位说明书行政部经理岗位说明书 8 8 采采购购专员专员 1010 资产管理员资产管理员 1111 行政助理行政助理 1212 分公司行政管理制度分公司行政管理制度 1313 员工行为规范员工行为规范 1313 办公环境管理制度办公环境管理制度 1717 安全管理规定安全管理规定 1919 值班管理制度值班管理制度 2222 出入管理规定出入管理规定 2424 实物资产管理制度实物资产管理制度 2626 办公用品管理制度办公用品管理制度 2727 库房管理规定库房管理规定 2929 礼品管理规定礼品管理规定 3131 内部费内部费用用核算制度核算制度 3232 计算机使用管理规定计算机使用管理规定 3333 办公办公设设备管理办法备管理办法 3535 分公司办公例会管理制度分公司办公例会管理制度 3636 印章管理制度印章管理制度 4141 出差管理规定出差管理规定 4444 法律事务管理规定法律事务管理规定 4545 分公司呈批报告管理制度分公司呈批报告管理制度 4646 分公司印刷品管理制度分公司印刷品管理制度 4848 后勤管理工作相关制度后勤管理工作相关制度 4949 邮寄管理制度 49 通讯信息管理规定 50 工作邮箱命名原则 51 钥匙管理规定 52 名片管理规定 53 订票管理规定 54 图书 报刊管理规定 55 实物资产丢失损坏处理规定 56 分公司行政工作流程分公司行政工作流程 5757 分公司对总部分公司对总部 大区的来文收文流程大区的来文收文流程 5757 中企动力科技股份有限公司行政工作指引 2004 年 11 月 V1 0 版 第 3 页 共 108 页 分公司物资申购流程分公司物资申购流程 5858 分公司资产报修流程分公司资产报修流程 5959 分公司资产报废流程分公司资产报废流程 6060 分公司资产盘点报表汇总上报流程分公司资产盘点报表汇总上报流程 6161 分公司行政工作表单分公司行政工作表单 6262 1 1 过失单 过失单 6262 2 2 会议室使用登记表 会议室使用登记表 6363 3 3 值班记录 值班记录 6464 4 4 外出单 外出单 6565 5 5 来访登记台帐 来访登记台帐 6666 6 6 物品出门条 物品出门条 6767 7 7 办公用品金额标准 办公用品金额标准 6868 8 8 办公用品 办公用品 月领用申请单月领用申请单 6969 9 9 办公用品需求汇总单 办公用品需求汇总单 7070 1010 办公用品管理之 办公用品管理之 入库单入库单 7171 1111 办公用品库存台帐办公用品库存台帐 要求采购财务专用库房管理台帐 要求采购财务专用库房管理台帐 7272 1212 办公用品 办公用品 耗耗材报表 共三个表格一张图表 材报表 共三个表格一张图表 7373 1313 货物确认单 货物确认单 7878 1414 库房物资台帐库房物资台帐 建议采购财务专用库房台帐 建议采购财务专用库房台帐 7979 1515 礼品申请单 礼品申请单 8080 1616 月库房物资盘点表月库房物资盘点表 8181 1717 物资清理申请表 物资清理申请表 8282 1818 内部费用核算表 内部费用核算表 8383 1919 资产维修单 资产维修单 8686 2020 计算机配置升级申请单 计算机配置升级申请单 8787 2121 计算机登记表 计算机登记表 8787 22 22 设备借用登记台帐设备借用登记台帐 8888 2323 报修台帐 报修台帐 9090 2424 印章管理规定之表格 印章管理规定之表格 9090 2525 印刷品申请单 印刷品申请单 9191 2626 后勤管理之表格 后勤管理之表格 9292 26 1 收 发件登记台帐 92 26 2 快递申请表 93 26 3 长途电话开通申请单 94 26 4 工作邮箱开通申请表 95 26 5 钥匙领用登记表 96 26 6 备用钥匙使用登记表 97 26 7 钥匙复制申请单 98 26 8 名片领用登记表 99 26 9 车票 飞机票预定表 100 中企动力科技股份有限公司行政工作指引 2004 年 11 月 V1 0 版 第 4 页 共 108 页 前前 言言 为加强对各分公司的管理和指导 公司特制定行政工作指引 目的是要全面提高分公司的行政管理水 平 使各项工作有章可循 提高服务水平和工作效率 全面地提升分公司业绩 分公司行政部是分公司综合服务部门中的一个重要部门 是分公司的行政成本控制中心 是总部各 项管理制度在分公司推行的推动和监察部门 旨在为分公司的营销活动 生产设计活动提供辅助性的服 务和保障 行政部员工应树立高度的服务意识 具备良好的沟通和协调技能 通过加强分公司行政管理的科学 化 规范化和制度化建设 有效地发挥行政工作的服务 协调 管理 跟进和反馈的职能 有效利用系统 资源 控制成本 提高分公司日常运营管理效率 提高分公司的综合管理能力 本制度的制订 修订解释权由总部行政部负责 且本 行政工作指引 适用于所有分公司行政部 如无特殊情况 本文件所指行政总监均包括助理行政总监 中企动力科技股份有限公司行政工作指引 2004 年 11 月 V1 0 版 第 5 页 共 108 页 分公司分公司行政部职责及行政系统组织架构行政部职责及行政系统组织架构 分公司行政部职责与定位 分公司行政部的职能 分公司行政部是分公司的资产管理中心 成本控制中心 文档管理中心 后 勤保障中心 规章制度的监督和执行中心 综合协调中心 接受行政总监的直接领导和大区行政部 总 部行政部的业务指导 主要职责 主要职责 1 负责协助行政总监对所辖分公司的行政工作进行管理 2 负责与总部 大区之间的公文收发 传达及统一编号管理 3 负责组织编制年 季 月度行政工作计划 本着合理节约的原则 编制行政预算 搞好行政费用核算 的工作 4 负责公司各种会议活动安排 以及相关的接待会务工作 5 负责或协助办理分公司经营所需的各类经营证件的注册 变更 年检等工作 6 负责公司确定的员工工位的分配方案的实施 7 负责办公用品 用具的标准的制定 8 负责公司办公现场管理 9 协助行政总监做好公司政府公关 客人来访接待等工作 10 负责公司办公设施的管理 包括公司物品采购 发放 使用登记 保管 维护管理工作 11 负责做好后勤保障 包括公司办公环境美化 电话总机服务 安全管理等工作 12 行政总监交办的其他工作 中企动力科技股份有限公司行政工作指引 2004 年 11 月 V1 0 版 第 6 页 共 108 页 行政系统组织架构 中企动力科技股份有限公司行政工作指引 2004 年 11 月 V1 0 版 第 7 页 共 108 页 分公司行政部编制及岗位说明分公司行政部编制及岗位说明 分公司行政部组织架构分公司行政部组织架构 分公司行政人员编制分公司行政人员编制 部门名称部门名称 分公司行政部 部门编制情况部门编制情况 A 类公司 人员编制 2 4 人 B 类公司 人员编制 2 3 人 C D 类公司 人员编制 2 人 E 类公司 人员编制 1 2 人 注 1 分公司如保洁工作无法外包 可根据实际情况增设保洁岗位 1 名 2 分公司如为了安全需要 保安工作不能外包 可根据实际情况增设保安岗位 3 行政人员应一职多岗 但物资采购岗和物资保管岗必须分开 4 各分公司行政部人员数量由总部人力资源部确定 行政总监 行政经理 采购专员资产管理专员行政助理 中企动力科技股份有限公司行政工作指引 2004 年 11 月 V1 0 版 第 8 页 共 108 页 行政部经理岗位说明书 编号 基本资料基本资料 职务名称 行政部经理 直接上级职位 行政总监 所属部门 分公司行政部 定员人数 1 人 辖员人数 1 3 人 工作概要工作概要 1 工作摘要 协助行政总监对分公司的行政工作进行管理和协调 2 职务说明 编号工作任务的内容分数考核标准 1 负责监督总部各项制度的贯彻执行情况并进行督查和推动实施 2负责与总部及大区的公文收发管理 3 负责根据总部的指导思想 组织编制分公司的年 季 月度行 政工作计划 本着合理节约的原则 编制年 季 月度行政预 算 搞好行政后勤决算工作 并组织计划的实施和检查 4 负责安排公司的各种工作会议 并做好会议记录和会议考勤 适时整理会议纪要 5 负责公司介绍信和公章使用登记管理 公司印章保管员档案更 新工作 6负责公司预算内外行政费用计划审核和执行控制 7负责公司行政统计的审核工作 8 负责协助行政总监对公司各部门执行业务流程 工作标准和规 范进行督导和协调 9负责员工行为规范检查 办公环境优化维护的监督 10负责公司办公室的日常行政管理及后勤支持工作 11负责其他部门进行日常的工作协调 配合和沟通 12负责行政部工作的督导 检查和考核 13负责协同有关部门组织好公司的各种会议及大型活动 14行政总监交办的其他工作 15负责组织对总部 大区定期提交各类报表 数据 关键业绩考核指标 KPI 1 本分公司行政 工作质量 计 划的执行情况 2 行政后勤工作 的计划性和执 行效率 3 行政成本控制 4 部署员工工作 满意度 考核人 行政总监 中企动力科技股份有限公司行政工作指引 2004 年 11 月 V1 0 版 第 9 页 共 108 页 任职资格任职资格 1 学历要求 所需最低学历专业 专科行政管理 企业管理优先 2 所需技能 具有较强的协调 沟通 组织及分析判断能力 工作条理清晰 踏实 认真 细致 耐心 有良好的团队合作精神 3 所需培训 培训项目培训期限 公文起草 发放流程 公司行政管理制度 4 工作经验要求 3 年以上行政管理工作经验 熟悉办公 后勤 固定资产管理工作 中企动力科技股份有限公司行政工作指引 2004 年 11 月 V1 0 版 第 10 页 共 108 页 采购专员 工作概要工作概要 1 工作摘要 协助行政部经理完成分公司物资采购工作 建立分公司供应商管理体系 2 职务说明 编号工作任务的内容 1负责分公司资产 办公用品 耗材等物资的采购 组织验收 2负责根据总部采购标准执行采购 并向总部 大区提出采购意见 3负责寻找电话运营商 网络运营商合作及事务联系 4负责通讯事务的办理及通讯费用核算工作 5负责当地合格供应商选择 确定 建立相关档案 6负责分公司相关物品印制工作 7协助资产管理专员的资产盘点工作 8协助经理处理外联工作 9行政经理交办的其他事务 任职资格任职资格 1 学历要求 所需最低学历专业 大专行政管理 工商管理优先 2 所需技能 熟悉市场 对价格敏感度高 灵活 效率高 3 所需培训 培训项目培训期限 物资采购 公司行政管理制度 4 工作经验要求 1 年以上行政管理工作经验 熟悉资产采购 供应商选择 管理 中企动力科技股份有限公司行政工作指引 2004 年 11 月 V1 0 版 第 11 页 共 108 页 资产管理员 工作概要 1 工作摘要 负责分公司资产管理 包括领用 库管 维修维护 盘点 费用分析 物资清理等 2 职务说明 编号工作任务的内容 1 负责分公司资产管理工作 包括资产调配 维护 盘点 报废 同时对盘点中出现的盘盈盘亏提 出解决方案并跟踪解决 2负责库房管理 包括所有物资的出入库 建帐和每月对库房物资进行的盘点 包括礼品 3 负责办公用品 耗材管理工作 办理办公用品 耗材出入库手续并建立台帐 提出降低办公用品 耗材等费用的建议 4负责公司办公用品 耗材的费用核算 5负责图书 资料管理 6负责分公司工作邮箱管理 7行政经理交办的其他事务 任职资格 1 学历要求 所需最低学历专业 大专行政管理 企业管理优先 2 所需技能 熟悉资产管理工作 有基本的财务知识 熟练操作计算机 3 所需培训 培训项目培训期限 资产管理 公司行政管理制度 4 工作经验要求 1 年以上行政管理工作经验 熟悉资产 后勤管理工作 中企动力科技股份有限公司行政工作指引 2004 年 11 月 V1 0 版 第 12 页 共 108 页 行政助理 工作概要 1 工作摘要 负责来电接听 来客接待等内勤事务 2 职务说明 编号工作任务的内容 1负责电话接转和邮件收发工作 2负责来客接待工作 3负责分公司钥匙管理 出入门管理工作 4负责与物业的日常协调及费用办理 5负责分公司订票工作 6负责分公司行政助理打印 复印 传真等工作 7负责分公司订票 邮寄等费用核算工作 8负责分公司通讯录的建立及发放 9负责名片印制及费用核算工作 10行政部经理交办的其他工作 任职资格 1 学历要求 所需最低学历专业 大专行政管理 企业管理优先 2 所需技能 熟练使用日常办公软件 灵活 效率高 3 所需培训 培训项目培训期限 办公礼仪 后勤管理 公司行政管理制度 4 工作经验要求 1 年以上行政管理工作经验 熟悉办公 后勤管理工作 中企动力科技股份有限公司行政工作指引 2004 年 11 月 V1 0 版 第 13 页 共 108 页 分公司行政管理制度分公司行政管理制度 员工行为规范 1 1目的和适用范围目的和适用范围 1 1规范员工行为 提升员工精神面貌 树立公司良好的对外形象 1 2本规范适用于公司全体员工 2管理与组织管理与组织 2 1本规范由行政部与人力资源部负责检查和监督执行 2 2各部门经理有对本部门员工行为是否规范进行监督和管理的职能 3 3基本规定基本规定 3 1仪表 3 1 1仪表应端正 整洁 3 1 2头发要保持清洁 梳理整齐 请不要留怪异发型和怪颜色 3 1 3男员工请不要留长指甲 发不过耳 不留胡须 3 1 4女员工上班提倡画淡妆 要体现清洁健康的形象 饰物的佩带应得当 不得浓妆艳抹 不用香味浓烈的香水 3 1 5衬衫领口 袖口要清洁 3 1 6出席重要场合要符合着装要求 大方文雅得体 3 1 7上班前不得喝酒或吃有异味的食物 口腔保持清洁 3 2着装 3 2 1员工在周一至周四的工作时间内请着正装 建议为 3 2 1 1 男士 3 2 1 1 1 西装 深色 深蓝 藏青 灰 铁灰 西服套装 以不易起皱的面料为最 佳 3 2 1 1 2 衬衫 单色长袖衬衫 3 2 1 1 3 领带 以单色或带有小巧的几何或条纹图案为最佳 3 2 1 1 4 皮鞋 以黑色 深色的皮鞋为最佳 3 2 1 1 5 袜子 颜色应以深色 单色为宜 最好是黑色 质地以纯棉 纯毛为宜 避免穿与西装对比鲜明的白色袜子 3 2 1 1女士 3 2 1 2 1 职业套装 以黑色 灰色 暗红色或藏青色为最佳 3 2 1 2 2 袜子 穿西服套裙必须穿长袜 以中性颜色为主 3 2 1 2 3 皮鞋 着职业套装或西服套裙必须配相应的皮鞋 中企动力科技股份有限公司行政工作指引 2004 年 11 月 V1 0 版 第 14 页 共 108 页 3 2 2夏季男士可不用穿西装外套 可只穿款式简单的长或短袖衬衫 以单色为主 不用佩带 领带 若有接待任务 正式会议等必须着正装 佩带领带 应穿长西裤结皮带 款式 颜色庄重得体 建议以黑 深 浅灰 深蓝 棕色等深色或中性色为主 3 2 3夏季女士着装应以庄重 大方 得体的职业套装为主 可穿衬衫 短袖衬衫 针织开 衫或裙子 有领有袖的连衣裙配长袜 如穿无袖连衣裙 应外套长袖或短袖的上衣 3 2 4如果没有接待任务 正式会议等 每周五工作时间可着便装 要求为 3 2 4 1 男士 建议上衣为带领的 T 恤衫或休闲外套 不要透明或上面有字 下衣为 单色休闲长裤 鞋为便装皮鞋 运动鞋 3 2 4 1女士 建议上衣为带领的 T 恤衫或休闲外套 不要透明或上面有字 下装为单 色休闲长裤 裙 鞋为便装鞋 运动鞋 3 2 5任何人 任何时候 包括周五及休息日 都不得着如下装束进出公司 会见客户 3 2 5 1衣冠不整 不整齐 不整洁 3 2 5 2穿着短裤 超短裙 3 2 5 3穿着无领且无袖 过透 过露的服装 3 2 5 4穿拖鞋 含拖鞋式凉鞋 3 3接打电话 3 3 1接打电话是我们与用户交往的重要途径 个人的形象就是公司的形象 员工在日常的接 打电话中要给对方以良好的形象 更好地表现公司员工的文化修养及素质 也使外界对公 司的办事效率 管理水平等方面留下良好印象 3 3 2基本要求 3 3 2 1在电话铃响三声之内接起电话 3 3 2 2接打电话 先说声 您好 并主动报出部门 姓名 3 3 2 3通话言简意赅 时间不宜过长 3 3 2 4邻座没人时 请代接电话 有事请写留言条 并及时转告 3 3 2 5尽量减少私人电话 严禁拨打信息台电话 3 4言语行为 3 4 1言语 行为 举止文明 礼貌 3 4 2严禁在公司内打架斗殴 互相吵骂 3 4 3公司内与同事相遇应点头表示致意 同事以姓名或职务称呼 客户以先生 小姐称呼 并使用普通话 3 4 4站姿要挺拔 坐姿要端正 走路要平稳不得拖拉散漫 中企动力科技股份有限公司行政工作指引 2004 年 11 月 V1 0 版 第 15 页 共 108 页 3 4 5公司内职员与领导或客户相遇 应主动让行 以示礼貌 3 4 6公司领导进入办公室应主动起立相迎 3 4 7握手时应主动热情 不卑不亢 3 4 8进入办公室应轻轻敲门 听到应答后再进 进门后回手关门不能大力粗暴 3 4 9同事之间或部门内部如有业务问题进行讨论时 应避免影响他人工作 3 4 10 请不要在办公区走廊或通道内奔跑 大声叫喊 高谈阔论 3 4 11 在办公区走廊或通道内请靠右行走 互相礼让 不要抢行 3 4 12 未经同意不得随意翻看同事的文件 资料等 3 4 13 办公时间内不得在电脑上玩游戏 看影碟 做与工作无关的事 3 4 14 请爱护公司的办公用品 设备及其它财物 不得公私不分 3 4 15 厉行节约 减少浪费 3 4 16 严禁在公司内用餐 吃零食 3 5个人环境 3 5 1请保持个人办公位整洁 办公桌椅 计算机表面不能有灰尘 物品要摆放整齐 办公区 请不要随便张贴 3 5 2请不要在办公区堆放资料 纸箱等物品 3 5 3有事离开或下班离开办公位时 请将座椅推入办公桌下 3 5 4下班离开办公室前 请关闭机器电源 包括电脑 收好所有资料和文件 最后离开者 请关闭电灯 门 窗 空调等 3 6公共环境 3 6 1除指定地点外 行政部确定并明示 在公司任何地方 包括卫生间 都禁止吸烟 3 6 2无特殊事由请不要带家人 亲属 朋友到公司办公场所 特殊情况需行政总监批准 并报行政部备案 3 6 3员工外衣请统一悬挂指定地方 如衣架等 不要随意摆放 3 6 4请不要在办公家具上和公共设施上任意写字 刻画 张贴 3 6 5请把废纸 废物放入指篓 杯中剩水请倒入指定地点 请不要用饮用水冲洗杯子 3 6 6请不要在办公区大声喧哗 有来客请带至会客室或洽谈区 3 6 7请不要让客人在没有任何员工的陪同下在办公区内走动 3 6 8车辆请停至指定区域 不要随意停放 3 6 9爱护公共财物 使用办公设备要严格遵照使用说明操作 3 6 10 下班前关好本办公区域内的门窗 空调 电脑及其他设备 随手关灯 3 6 11 一切有碍观瞻 有损形象的行为 如 随地吐痰 乱扔杂务 中企动力科技股份有限公司行政工作指引 2004 年 11 月 V1 0 版 第 16 页 共 108 页 4 4奖惩措施奖惩措施 4 1行政部和人力资源部将不定期对本规范进行检查 并对检查结果进行公布 员工遵守此规范的 程度将作为受聘的依据 4 2对检查出的不符合规范的行为 要求予以纠正或整改 4 3对违反规定的人员 根据情节轻重分别给予当事人和部门负责人警告 公司通报批评 经济处 罚 降薪 辞退直至开除的处罚 4 3 1在公司内打架斗殴对当事人予以辞退 4 3 2在公司内互相恶语吵骂 将对当事人每次罚款 200 元 情节严重者还将给予行政处分直 至辞退的处理 4 3 3在禁止吸烟的地方吸烟 发现一次罚款 200 元 三次 含 以上对责任人予以辞退 4 3 4工作时间内在电脑上玩游戏或做与工作无关的事情 发现一次罚款 200 元 4 3 5其他违规情况第一次违反予以口头警告 第二次违反除警告外 填写过失单 予以经济 处罚 20 元 第三次违反 予以经济处罚 100 元 并在公司内通报批评 同时对主管领导 予以经济处罚 50 元 4 3 6对三次以上违反规范的 屡教不改者 可根据情节予以降薪 辞退直至开除的处罚 4 4罚款以现金的形式当场缴纳 4 5所有罚款将作为员工活动经费 经行政总监审批后使用 中企动力科技股份有限公司行政工作指引 2004 年 11 月 V1 0 版 第 17 页 共 108 页 办公环境管理制度 1 1目的及适用范围 目的及适用范围 1 1办公场所符合公司的工作需要 1 2适用于分公司在迁址工作中对新办公场所的选址与装修的控制 及办公环境的维护 2管理组织管理组织 2 1分公司行政部负责执行 3 3管理内容管理内容 3 1办公地址选择及装修要求 3 1 1办公地点的选择 3 1 1 1交通 出行方便 易于客户到访 3 1 1 2通讯 有足够的有线通讯 20 40 条直线 资源 移动电话可接收 有 DDN 或 ISDN 或 ADSL 线路接入 有固定 IP 地址 3 1 1 3物业 大开间框架结构 有空调 打扫卫生 保安等服务条件 最好为比较专 业的管理物业公司 与之签订安全保卫合同 3 1 1 4环境 办公楼外有足够的停车位 附近有适于居住的房子 3 1 1 5通风状况 有比较多的通风口 窗户 利于办公区内的空气流通 3 1 1 6发票 出租方必须能够提供正规的租赁发票 3 1 2办公室装修要求 装修方案均须符合本公司 VI 中的设计标准 在公司网站下载 并附 同装修示意图和座位安排简图 大区根据当年度总部核定的装修风格及价格标准进行审核 针对符合公司规定的方案及预算 方可由申请分公司与装修公司签约施工 施工期间所需 各项预算内费用亦须每笔按相关财务规定申请后 由总公司及时拨给 3 1 2 1采取大开间式开放办公 在前台辟出接待区 3 1 2 2装修规格 3 1 2 2 1 需区隔出以下几个完全封闭的办公室 行政总监办公室 财务室 培训教 室 小会议室 机房 如条件许可 可增加一间储藏室 3 1 2 2 2 行政总监办公室面积 12 15 平方米 商务总监为开放式办公 面积为两个 桌位 可用隔板 规格同商务部 做适当分隔 以利于工作开展 但不宜做封 闭式处理 3 1 2 2 3 行政助理接待区必须遵照中企动力 VI 设计要求 可与办公区域有所区隔 但不宜做封闭式处理 3 1 2 2 4 其他涉及公司 VI 要求 统一按总部规定执行 3 1 3局域网设计须注意以下几点要求 中企动力科技股份有限公司行政工作指引 2004 年 11 月 V1 0 版 第 18 页 共 108 页 3 1 3 1商务部工作区域应尽可能多地安排电话点 同时 考虑到公司的发展 即便是 商务部区域亦应留有足够多的网络接点 3 1 3 2电源的设计应更多地考虑电缆的承载能力 尤其是必须满足后台工作区域各种 计算机设备满负荷工作时的电力需要 同时注意消防安全的要求 3 1 3 3局域网施工安装过程中须注意施工监理 完工后须认真地按照合同要求对每个 电源 电话及互联网接点进行测试 保证工程质量 3 2办公环境维护 3 2 1分公司指派清洁人员负责公司办公区域及公共区域的清洁卫生 员工应自觉维护办 公区整洁 不摆放与工作无关的物品 3 2 2员工应自觉保持办公区的安静 严禁喧哗 嬉闹 3 2 3禁止在办公区内就餐或将有异味的食品带入 3 2 4禁止在办公区内吸烟 违者按 员工行为规范 文件处理 3 2 5办公区内严禁明火 严禁乱动电源或私自拉线 搭线 下班后员工应注意关闭电脑 如 发现电源插座 接线盒等处破损应立即通知行政部联系维修 3 2 6办公区内禁止存放私人贵重物品 现金 如有物品遗失责任自负 3 3会议室管理 3 3 1行政部行政助理总体负责会议室管理 3 3 2各部门在召开会议前 提前半天与行政助理预约会议室 确认会议室使用时间 预计会 议长度 使用哪一个会议室 行政助理填写 会议室使用登记表 未通知行政部需要使 用会议室的 行政部将不予安排 3 3 3会议室一切公物 不得随意搬离会议室 如搬离 必须通知行政部 使用后放回原位 3 3 4会议室使用过程中 请注意维持会议室卫生 会议结束后 请对会议室物品进行整理归 位 3 3 5如有相关会议设备 用具需要行政部提供 请提前借用 在借用后及时归还 3 3 6会议结束后 行政部行政助理对会议室进行检查 对茶水等要求保洁及时清理 若使用 部门未按要求对物品 设施进行恢复的 行政部将给予曝光 在全公司内通报 情节恶劣 者 行政部将对使用部门提出经济处罚 3 3 7行政部行政助理未监督到位 造成会议室凌乱 将对其进行经济处罚 4附件 4 1 会议室使用登记表 中企动力科技股份有限公司行政工作指引 2004 年 11 月 V1 0 版 第 19 页 共 108 页 安全管理规定 1 1目的及适用范围目的及适用范围 1 1维护公司内部正常的工作秩序 确保公司财产及人员安全 1 2本办法适用于分公司各部门的安全管理 2管理组织管理组织 2 1行政部负责本办法的实施 3 3管理内容管理内容 3 1管理原则 实行 谁主管谁负责 的安全责任制分级管理原则 分公司行政总监负责分公司的 安全保卫工作 行政部作为分公司的职能部门 负责公司内部日常安全保卫管理工作 各部门 经理负责本部门的安全保卫工作 3 2各部门职责 3 2 1行政部职责 3 2 1 1 严格执行总部制定的各项安全防范管理规定 完善安全保卫防范组织体系 根据 实际情况制定日常安全管理细则 3 2 1 2 对公司的重点要害部门 位 采取有效保护措施 对各重要部位配备的技术防范 装置 如有 进行审定 并负责技术防范设备 如有 的安装认证 3 2 1 3 制定保安员岗位责任制 负责签定有关聘请保安公司人员或保安员的合同 负责 对保安员进行专业培训 3 2 1 4 制定有关安全保卫工作的实施办法 对有关安全问题提出专业结论 定期对各部 门安全工作提供指导 3 2 1 5 对公司内部发生的刑事 治安案件及时向公安机关报案 并协助进行调查处理 对 发生的经济诈骗 财产侵占类刑事案件开展前期调查并及时向公安机关报案配合侦 察 3 2 1 6 组织公司内部的安全检查 及时发现和消除安全隐患 3 2 1 7 保证财务取送款的安全工作 3 2 1 8 负责政府领导 重要客人和外宾参观公司时的安全保卫工作 3 2 2各部门职责 3 2 2 1 各部门经理是本部门的安全保卫工作负责人 负责检查公司安全保卫的各项规章 制度落实情况 3 2 2 2 根据 谁主管谁负责 的原则 各部门安全保卫负责人指定一名兼职安全员 负 责监督 检查防火 防盗 防事故等安全保卫工作 确保本部门的各项安全 3 2 3行政总监职责 中企动力科技股份有限公司行政工作指引 2004 年 11 月 V1 0 版 第 20 页 共 108 页 3 2 3 1 组织落实公司安全管理工作的各项规章制度 监督行政部日常的安全保卫工作 并定期组织相关部门进行安全检查 3 2 3 2 负责监督行政部聘请 招聘 的保安员的日常管理 检查工作 并落实好节假日 期间的值班人员 3 2 3 3 指导行政部对本公司的重点部位制定防范措施 建立档案 对存在的隐患要及时 报上级领导解决 3 2 3 4 确保本公司安全技防报警系统 如有 和其它技防设备完好有效 3 2 3 5 对本公司发生的刑事案件 要保护好现场 并报告上级领导 负责组织相关人员 协助破案 紧急情况也可根据上级的指示先报告公安机关 3 2 3 6 对发生的经济诈骗 财产侵占类刑事犯罪案件要及时向上级领导和法务部汇报 3 2 4财务 商务等部门职责 3 2 4 1 财务 商务等部门是公司经济活动的重要部门 为保障公司财产和员工人身安全 各部门安全保卫工作的基本任务是 防盗 防抢 防骗 防假 防破坏等 3 2 4 2 财务室窗户要有金属防护网 出入口安装防盗门 配备的保险柜必须是国家技术 监督部门和公安机关认可的品牌 并根据实际情况考虑安装报警系统 3 2 4 3 财务备用金或收入的现金 必须及时存入保险柜 夜晚保险柜内存放的现金不能 超过银行规定的数额 工作中要严格执行各项财务规定 识假防欺诈 严禁非工作 人员进入财务室 3 2 4 4 商务等部门要对各种票据 信息资料妥善保管 严防丢失 对重要资料还应确保 机密 3 2 4 5 下班前要锁好保险柜 打乱密码 将钥匙带走 印章和支票要分开保管 检查关 闭好门窗 电器 开启报警装置 如有 锁好防盗门窗 3 2 4 6 财务人员到银行或其它单位取送款和购买增值税发票等重要票据时 要有保安人 员随行护送并有专车负责接送 3 2 4 7 财务人员不得在无保安人员随行护送的情况下 自行到银行取送款 不得在取送 款途中办理无关事项 携款者不准随意下车 离车 3 2 4 8 押运款车辆要专车专用 保证车况良好 油料充足 无关人员不能搭乘 司机在 押运款途中和等候时不得办无关事项 3 3安全保卫的具体措施 3 3 1各分公司新租用办公房屋时 应将具体地址 使用情况 部门安全责任人等情况填写基本 情况表报总部行政部 安装报警系统要在行政备案 3 3 2办公区域的个人办公桌抽屉内 严禁存放现金和贵重物品 更不能将现金 存折 重要文 中企动力科技股份有限公司行政工作指引 2004 年 11 月 V1 0 版 第 21 页 共 108 页 件资料 印鉴放置于桌面而人离去 3 3 3各部门员工未经部门总监和行政部批准 不能私配办公室的钥匙 各部门保管的办公室大 门钥匙丢失 要立即报告行政部 并及时更换门锁 3 3 4公司及部门印章使用要有专人审批 严禁开具及持空白介绍信外出办事 遗失印章 单据 和有价证券等材料 应及时向行政部及相关领导报告 3 3 5各分公司自行招聘的保安员要依照公司保安员招聘条件 聘用社会保安公司的人员 一定 要查看保安公司的营业执照和公安机关批文 与保安公司签定合同要写明任务 职责 值 勤地点 期限 费用 双方权力与义务 违约赔偿及节假日加班费用支付等项内容 3 3 6对发生在公司内部的案件 每名员工都有义务配合行政部了解调查 积极提供线索 3 3 7员工在办公区域捡拾到物品 应及时交行政部或部门领导妥善保管 设法查找失主 3 3 8任何部门发生物资丢失或经济犯罪案件 应立即向行政部报告备案 行政部将视情况向公 安机关报案 报告时要将丢失物品名称 数量 价值及发案的时间 地点 经过 经办人 姓名讲清 以便立案侦察 3 4奖惩 3 4 1对在安全保卫工作中尽职尽责做出突出贡献 使公司财产免受重大损失或挽回重大损失的 部门和个人 由行政部根据具体情况 提请公司给予表彰及物质奖励 3 4 2对违反本管理办法 给公司的财产或利益造成损失的部门和个人 经行政后部调查核实后 报请总经理批准予以处罚 触犯刑律的 移交司法机关处理 中企动力科技股份有限公司行政工作指引 2004 年 11 月 V1 0 版 第 22 页 共 108 页 值班管理制度 1 1目的及适用范围目的及适用范围 1 1 维护公司安全 保证公司各项工作的正常开展 1 2适用与分公司的值班管理 2管理组织管理组织 2 1分公司行政部负责安排值班管理工作 2 2行政总监 商务总监负责监督值班人员的工作 3 3管理内容管理内容 3 1值班人员范围 行政总监 商务总监 各部门负责人 3 2值班时间 3 2 1周一至周五 18 00 时至 21 00 时 3 2 2周六 8 30 至 18 00 时 3 2 3节假日值班另行安排 3 3基本规定 3 3 1行政部负责编排值班表 于月底 30 日前 公布并张贴 3 3 2原则上 周日除公司有整体工作安排外 不安排值班 公司办公场所不予开放 3 3 3值班人员职责 3 3 3 1 对办公区进行巡检 避免安全隐患 注意节约水电 3 3 3 2 负责周一至周五下班后仍留在公司的员工的登记 注意公司人员出入状况 非公 司人员进入办公区的登记 管理 对值班期间的安全负责 3 3 3 3 负责周六进出公司所有人员的登记 管理 对值班期间的安全负责 3 3 3 4 妥善处理紧急事件 维护公司形象 财物不受损失 对重大突发情况 及时通报 上级领导 3 3 3 5 做好值班记录 行政总监每周检查一次 当天值班结束后 应将值班记录交回行 政部 3 3 4值班人员如有特殊情况不能到岗 应提前通知行政部 由行政部进行协调 3 3 5月末行政部将当月 值班记录 收存 3 3 6值班检查 3 3 6 1 行政部配合行政总监 商务总监对值班情况进行抽查 对违反此规定的予以处罚 造成经济损失者 值班人员承担相应责任 3 3 6 2 值班人员如调换值班时间 需于值班前一天报行政部备案 3 4考核 中企动力科技股份有限公司行政工作指引 2004 年 11 月 V1 0 版 第 23 页 共 108 页 3 4 1对于不按公司要求未履行值班职责或值班期间不在岗位的 一经查出 全公司内通报批评 并处以 50 元以上罚款 3 4 2由于工作失职或出现重大失误 如被盗等 给公司造成直接经济损失的 值班人员为第 一责任人 将追究值班人的经济责任 同时视情节严重程度给予降薪 辞退直至开除的行 政处罚 4附件 4 1 值班记录表 中企动力科技股份有限公司行政工作指引 2004 年 11 月 V1 0 版 第 24 页 共 108 页 出入管理规定 1 1目的及适用范围目的及适用范围 1 1维护公司财产安全 维护办公秩序 1 2适用于分公司所有人员 物品出入公司的管理 2管理组织管理组织 行政部负责人员 物品出入公司的管理 3 3管理内容管理内容 3 1人员出入 3 1 1分公司员工 3 1 1 1 上班时间应佩挂公司胸牌 3 1 1 2 公司综合服务部门员工由于工作需要或个人原因 需离开公司 填写 外出单 附件 1 在得到部门经理的同意后 将 外出单 交行政部行政助理 并打卡出 公司 3 1 1 3 若随身携带公司物品出门 应在 外出单 上注明携带物品 并经上级主管批准 3 1 1 4 属于请假出公司 应按规定办理相关请假手续 3 1 1 5 节假日出入公司 除正常打卡外 请在值班人员处登记 一般在前台 3 1 1 6 行政部行政助理在每月 30 日将 外出单 报人力资源部核对考勤 3 1 2非本公司员工 经销商 客户等来访 由行政助理电话通知相应公司人员 得到同意后 请来访者进入公司接待室或会议室 原则上 来访者不应进入办公区 如有需要 应在有 公司员工陪同下在公司内行动 3 1 3公司离职员工来访 应在会客区接待 未经行政总监许可不得进入办公区 3 1 4行政助理应做好来访登记 详细将来客的姓名 来访时间 事由 负责接待的员工填写在 来访登记台帐 附件 2 上 3 2物品出入 3 2 1物品出入公司 填写 物品出门条 附件 3 报行政部 由行政部对物品进行核查后 盖公司公章出门 出门时将 物品出门条 交公司保安 物业保安 如有 行政部留存 一份 3 2 2公司 或物业 保安有权按 物品出门条 内容对物品数量进行清点 出现不符 有权阻 止其出公司 3 3胸牌管理 3 3 1出入公司未佩挂胸牌 行政部有权予以纠正 两次 含 以上未佩挂者 行政部将处以 20 元 50 元经济处罚 中企动力科技股份有限公司行政工作指引 2004 年 11 月 V1 0 版 第 25 页 共 108 页 3 3 2胸牌请妥善保管 胸牌丢失或损坏 行政部可给予重新办理 责任人缴纳 20 元工本费 4附件 4 1 外出单 4 2 来访登记台帐 4 3 物品出门条 中企动力科技股份有限公司行政工作指引 2004 年 11 月 V1 0 版 第 26 页 共 108 页 实物资产管理制度 按公司下发的大区内控管理体系中的 实物资产管理制度 执行 中企动力科技股份有限公司行政工作指引 2004 年 11 月 V1 0 版 第 27 页 共 108 页 办公用品管理制度 1 1目的及适用范围目的及适用范围 1 1 厉行节约 杜绝浪费 物尽其用 1 2分公司所有办公用品的申购 领用 发放等相关事项均适用于本办法 2管理组织管理组织 2 1分公司行政部负责公司办公用品 耗材的采购 保管 发放 费用分摊及报销 2 2各部门根据行政部领用标准提报并领取使用 3 3管理内容管理内容 3 1办公用品的申请 3 1 1各部门指定专人负责办公用品及耗材管理 在每月 5 日前根据本部门需要及 部门办公 用品金额标准 附件 1 填写 办公用品 月领用申请单 附件 2 经过部门领导同 意后 转行政部 其中 部门办公用品金额标准 由各分公司根据当地情况自行确定 报 行政总监批准 3 1 2行政部资产管理专员根据个人办公领用标准 分公司自定 报总部行政部备案 并不断 优化提高 及办公用品库存情况 确认各部门领用数量 填写 办公用品需求汇总单 附件 3 报行政总监同意后 转采购专员组织采购进货 3 2办公用品购置 3 2 1采购专员购买到位后组织验收 办理入库手续 填写 入库单 附件 4 3 2 2办公用品原则上由行政部统一采购 3 2 3财务专用办公用品由财务部自行执行采购 但申购 入出库手续必须遵守行政审批规定 3 3办公用品的入库 3 3 1资产管理专员根据 入库单 所列物品与所需采购物品核对 并清点入库 填写 办公 用品库存台帐 附件 6 3 3 2资产管理专员应每月对库存办公用品进行盘点 做到帐物相符 3 4办公用品的领用保管 3 4 1资产管理专员在入库完成后 联系各部门办公用品领用人领取 3 4 2属于需临时支领的办公用品 行政部按定额标准核定后领取 办理出库手续 填写出库 单 3 4 3对于大件器具类办公用品 行政部应本着多人合用原则组织领用 同时确定使用人 3 4 4如因工作调动或离职 须按公司规定将个人保管的所有办公用品 耗材除外 全部交回 行政部 需要本部门继续留用的 确定使用人报行政 便于行政跟踪办公用品的使用情况 中企动力科技股份有限公司行政工作指引 2004 年 11 月 V1 0 版 第 28 页 共 108 页 3 5机器耗材 配件 管理 3 5 1耗材 配件申请领用同办公用品 可在每月 办公用品 月领用申请单 中的填写 3 5 2计算机配件如键盘 鼠标等出现故障需要更换的 确认不能维修的 可到行政部办理领 用手续 并将已坏配件归还行政部 3 5 3对于打印机 传真机耗材 各部门应本着节约原则 提前作出需求计划 通知行政部 同时行政部作为管理部门 应对相应耗材的使用情况有详细了解 对于常用 耗费量大的 物件作合理库存 3 5 4资产管理专员对以上机器耗材 配件 同时也应建立台帐进行管理 3 6办公用品及耗材的盘点及费用分摊 3 6 1资产管理专员每月末应对库存物品进行盘点 保证库房物品帐务相符 3 6 2资产管理专员在每月 30 日前应对办公用品 耗材按各部门领用情况 将费用分解到各 部门 进行费用核定 填写 办公用品 耗材报表 附件 7 明确各部门费用 同时行 政部将 办公用品 耗材报表 中的各部门费用抄送各部门负责人 3 7库房管理 库房物品必须摆放整齐 非库房人员 未经许可不得进入库房 3 8报销 行政部采购人员以 物品申购单 入库单 办公用品 耗材报表 作为报销依据进 行报销 3 9相关说明 3 9 1对于不能按时提报办公用品月度申请表的部门 行政部有权认为该部门当月无办公用品 申请 不予采购相应用品 3 9 2部门申请金额超过计划标准 行政部有权取消相应金额的申请数量 4附表 4 1 部门办公用品金额标准 4 2 办公用品 月领用申请单 4 3 办公用品需求汇总单 4 4 入库单 4 5 办公用品 耗材 库存台帐 4 6 办公用品 耗材报表 中企动力科技股份有限公司行政工作指引 2004 年 11 月 V1 0 版 第 29 页 共 108 页 库房管理规定 1 1目的及适用范围目的及适用范围 1 1加强管理 避免公司财产的流失 损坏等人为因素所造成不必要的浪费 1 2适用于公司采购 租借 受赠 交换等方式获得的物品的管理 2管理组织管理组织 分公司行政部负责执行 3 3管理内容管理内容 3 1物品入库 3 1 1凡需放入行政部库房的物资 都需办理入库手续 3 1 2需要检测才能入库的物品 行政部必须协同相关部门进行检测 检测合格后方可入库填 写 入库单 3 1 3所有采购物品需凭 实物资产申购单 入库单 购货发票报销 3 2货物确认 属于收寄物资 分公司行政部应填写 货物确认单 附件 1 其中 印刷品的货 物确认直接电邮确认即可 其他物资必须手工填写后由财务签字 传真确认 传真确认件作为 文档保存 3 3物资领用 3 3 1物品出库时由领用人员检验其完整性后填写 出库单 并签字确认 行政资产管理专员 在 库房物资台帐 附件 2 中注明 3 3 2涉及到公司礼品的领用 具体见 礼品管理规定 3 4库房管理 3 4 1行政部指定专人负责库房管理 建立 库房物资台帐 在每次有物资出入库时 应在 台帐上填写注明 3 4 2每月资产管理专员应对库房物资进行盘点 每月 5 日前完成上月 月库房物资盘点报 表 附件 3 报行政经理及行政总监审阅 3 4 3每个季度 月库房物资盘点报表 随 实物资产盘点报表 报大区及总部行政部 便 于公司总体调配 3 4 4库房物资应摆放整齐有序 对需要有温度 阳光等要求的物资应按要求摆放 3 4 5未经许可 任何人不得擅自进入库房 3 5物资清理 3 5 1在每月库房物资盘点时 因非人为因素而损耗或损坏的或已经不能使用的无用物资应及 时清理 填写 物资清理申请表 附件 4 详细写明其损坏 无用原因并请行政总监签 批同意后 报财务作相关处理 并总结其原因 以便避免造成重复损耗 3 5 2对于盘点中出现实物与 库房物资台帐 不符的情况 资产管理专员必须查明原因 做 中企动力科技股份有限公司行政工作指引 2004 年 11 月 V1 0 版 第 30 页 共 108 页 出相应的处理报行政经理 经行政总监同意处理意见后 进行物资清理 3 5 3涉及到总部发放的库存物资清理 必须通过总