湖南省林业电子政务网ＯＡ系统用户操作手册.doc

用户操作手册湖南宏创科技有限公司湖南林业电子政务网系统用户操作手册 Version 2.0.0湖南省林业厅信息办湖南宏创科技有限公司2006All Rights Reserved目 录1.初始化操作41.1.系统运行环境41.1.1.硬件环境41.1.2.软件环境41.2.浏览器设置41.3.初始化设置62.概述62.1.登录72.2.首页72.3.政务信息82.4.公文处理92.5.通讯薄92.6.法律法规102.7.三湘林业及网站荟萃112.8.视频点播及怀化影视122.9.怀化书库及永州书库132.10.电子地图152.11.证件查询173.政务信息系统193.1.综合信息213.2.政府文件223.3.领导讲话233.4.会议纪要233.5.单位简介244.公文处理系统254.1.发文管理264.2.收文处理474.3.用户编组484.4.盖章日志514.5.编号信息525.档案查询系统535.1.档案的查询545.2.档案借阅申请单审批过程595.3.查阅已借阅的档案605.4.档案的归还605.5.档案的搜索606.档案管理系统616.1.科室管理636.1.1.下级科室的添加636.1.2.科室的修改和删除656.2.案卷管理666.2.1.科室新建案卷666.3.案卷维护686.4.档案管理716.4.1.档案来源716.4.2.公文归档726.4.3.审批档案746.4.4.实物管理756.4.5.查阅档案用况766.4.6.查阅借阅纪录766.4.7.档案统计查询776.4.8.档案查找777.政务信息系统维护787.1.进入政务信息维护部分787.2.信息搜索797.3.信息添加807.4.信息修改与删除818.公文处理系统维护828.1.后台管理828.1.1.查看文件处理信息838.1.2.查看文件分发情况838.1.3.文件删除848.1.4.盖章日志848.1.5.去除只读状态848.2.模版管理848.2.1.添加858.2.2.引入888.2.3.修改888.3.图章管理898.4.短信系统908.4.1.发送短信918.4.2.手机用户列表918.4.3.短信日志929.用户管理系统929.1.修改929.2.日志查询9310.电子邮件系统9410.1.电子邮件介绍9410.2.电子邮件的一般操作9410.2.1.建立自己的第一个账号9410.2.2.建立不同的帐户9810.2.3.发送邮件9910.2.4.接收邮件10110.2.5.回复邮件10210.2.6.转发邮件10410.3.电子邮箱的其他功能10710.3.1.加入自己的签名10710.3.2.使用信纸10910.3.3.在邮件中加入附件11110.3.4.阅读邮件中的附件11210.3.5.建立自己的通讯簿11410.3.6.建立文件夹11610.3.7.使用邮件规则11810.3.8.定时收取邮件12010.3.9.邮件的编码12111.常见问题解答12412.技术支持1251. 初始化操作1.1. 系统运行环境1.1.1. 硬件环境P4以上计算机1台，128M及以上内存，20G及以上硬盘PCI网卡1.1.2. 软件环境操作系统： Windows 98第二版或以上版本应用软件： Microsoft Internet Explorer 6.01.2. 浏览器设置用户在进入系统之前需要进行浏览器的安全设置。单击“工具”栏中的“Internet选项”，在“Internet选项”中选择“安全”选项，选定为“Internet”定义安全设置，单击“自定义级别”按钮，会弹出如下“安全设置”对话框。浏览器设置图（图一）132浏览器设置图（图二）浏览器设置图（图三）用户将有关“ActiveX控件和插件”中所有的安全设置项都设置成为“启用”，然后单击“确定”按钮保存并退出安全选项设置。1.3. 初始化设置浏览器设置好后，用户进入OA系统，如果计算机没有安装拦截或阻止软件，一般情况下可以自动初始化安装办公自动化系统控件。如果进入公文处理系统后，仍然无法打开公文处理编辑器。则需要手工安装办公自动化系统控件。具体操作如下：在查看2006年4月以前形成的电子文件或者进行收文登记时打不开文件:在IE地址栏中输入以下地址：/download.htm初始化设置（图一）选择打开“ChinaOffice 下载”,全部按默认设置安装即可（全部按回车键）。在新建公文时打不开公文处理编辑器：在IE地址栏中输入以下地址：/download.htm，选择打开“公文编辑器控件”下载并安装，操作同上。2. 概述湖南林业电子政务网OA系统包括：用户管理、信息查询系统、公文处理系统、档案管理系统、电子邮件系统等几大模块，基于先进的B/S模式，用户只需要使用浏览器，就可以方便地进行使用。2.1. 登录在桌面上单击“Internet Explorer”上网标志，在地址栏中输入湖南林业电子政务网地址：“/”，按“Enter”健，进入湖南林业电子政务网登录界面。下图为湖南林业电子政务网的登录界面，用户输入自己的正确用户名和密码，按“Enter”键就可以登录湖南林业电子政务网。湖南林业电子政务网“通讯簿”登录了已建立的用户、联系方式、电子邮箱等。概述（图一）2.2. 首页湖南林业电子政务网首页主要包括：功能模块栏（政务信息、公文处理等）、图片新闻、综合信息、政府文件、领导讲话、三湘林业（市州林业局网站链接）、网站荟萃、公告栏、通讯簿、法律法规、电子地图、视频点播、怀化书库、永州书库、怀化影视、上传下载、证件查验等（详细内容参见相关章节描述）。概述（图二）2.3. 政务信息“政务信息”模块是湖南林业电子政务网的信息查询系统，是一个比较大的信息资料库，包括综合信息、政府文件、领导讲话、会议纪要、单位简介5大模块，每个大模块中又分不同的小栏目（市县林业局还可以根据需要增加信息栏目），如；省厅网站的综合信息设有林情信息、总结汇报、科技信息、市场信息、内部参考、图片新闻、公告新闻。概述（图三）2.4. 公文处理“公文处理”模块是办公自动化系统的一个主要部分。包括公文处理系统和档案管理两个系统。公文处理系统包含新建公文、用户编组、公文管理（待办公文、已办公文、分发公文、草稿箱）。详细介绍请参阅后面的篇章。概述（图四）2.5. 通讯薄通讯薄是方便林业系统进行内部人员查找的一个工具。分为省厅机关、厅直单位、市州县区、综合4类。用户根据分类可以快速查到联系人的姓名、单位、部门职务、办公室电话、住宅电话、手机号码、通讯地址、邮政编码、内部电子邮件。概述（图五）2.6. 法律法规法律法规链接了国家法律数据库。该数据库每年更新4次，更新文件由国家信息中心有偿提供。到2006年7月该数据库已收集国家法规文件113962篇。概述（图六）概述（图七）2.7. 三湘林业及网站荟萃“三湘林业”链接全省14个市州林业局网站，点击市州名称，即可进入该市州林业网站。“网站荟萃”包括了湖南省林业教育培训网、湖南省营造林信息管理网、湖南省森林公安信息管理网、湖南省野生动植物保护网、湖南省林业科技推广网、省林业调查规划设计院网站、岳阳林业贺卡天地网站等特色及功能网站。概述（图八）2.8. 视频点播及怀化影视视频点播包括思想教育、林业新闻、科普知识、森林公安4大类影像资料。点播前需要在计算机上安装“RealPlayer”播放软件。然后点播“第一集”即可进行播放。怀化影视由怀化市林业局制作和维护，影像资料以娱乐性节目为主。概述（图九）概述（图十）2.9. 怀化书库及永州书库怀化书库和永州书库分别由怀化市林业局和永州市林业局制作和维护。电子书库包括古典名著、中国文学、领袖著作、现代文学、外国文学、人物传记等电子书籍。概述（图十一）概述（图十二）概述（图十三）概述（图十四）概述（图十五）2.10. 电子地图电子地图看到的内容是全省林业基础地理数据库数据。该数据库建设始于2004年10月，2006年4月全面建成。已入库1/1万图幅8000余幅，林业小班430多万个，空间数据230GB。概述（图十六）概述（图十七）概述（图十八）2.11. 证件查询证件查询主要提供网上办理的证件验证。目前能查验的证件主要有采伐证、运输证、检疫证、林地使用同意书等。首先选择需要查验的证件类型，然后填写证件号码，如果是通过网上办理的证件，系统将会从数据库中调出已办证信息，并显示证件的详细信息；如果不是通过网上办理的证件，系统则没有证件信息记录。概述（图十九）概述（图二十）3. 政务信息系统点击“政务信息”和每个小栏目的“更多”都可以进入信息查询系统。信息查询系统包括：综合信息、政府文件、领导讲话、会议纪要、单位简介五个部分。每个部分又有自己的子栏目。政务信息系统（图一）进入政务信息模块后，在政务信息栏目中有综合信息、政府文件、领导讲话、会议纪要和单位介绍几个大类，在每个大类中有各类的子栏目，用户可以将鼠标移至各大类的名称上面，自动下拉出下面的子栏目，用户单击子栏目名称进入该类子栏目的信息查询列表，即可进行信息查询。政务信息系统（图二）政务信息系统（图三）政务信息系统（图二）是从“政务信息”进入信息查询界面。政务信息系统（图三）是从“林情信息”的“更多”进入信息查询界面。政务信息系统（图四）要查看更多信息，可以选择按“标题内容”、“日期”、“信息来源”进行查询，同时可以选择每页显示的记录数量。3.1. 综合信息包含：林情信息、科技信息、市场信息、内部参考、总结汇报（每个用户只能看到自己所属市或县市区的总结）等。如厅机关用户可以看到省林业厅维护的总结汇报信息，市州县也只能看到自己的总结汇报信息。 政务信政务信息系统（图五）3.2. 政府文件包括：中央文件、部省文件、省厅文件、厅局市州县文件、处室文件等。如果每个市州县自己添加维护了文件，如市州县委、政府文件、市州县林业局文件、市州县局委办等文件，所属的用户也能看到。政务信息系统（图六）3.3. 领导讲话包括：中央领导、部省领导、省厅领导、厅局市州县领导等。每个市州县还可添加维护的自己需要收集的领导讲话信息。政务信息系统（图七）3.4. 会议纪要厅机关维护的会议纪要包括：党组会议纪要、厅长办公会议、厅务会议、其他会议等。市州县只能看到厅务会议纪要和市州县自己添加维护的会议纪要内容。政务信息系统（图七）3.5. 单位简介包括：自然保护区、国有林场、森林公园、林工企业、林木良种、科研推广等单位介绍。政务信息系统（图八）4. 公文处理系统在湖南林业电子政务网主页上点击 “公文处理”菜单，即可进入“公文处理”界面。公文处理系统（图一）公文处理系统（图二）公文处理系统包括：新建公文、公文管理，用户编组、收文登记、盖章日志、帮助文档等。其中，进入“新建公文”，即可打开发文稿纸，起草新的公文。公文管理包括待办公文、已办公文、分发公文、草稿箱。在待办公文和分发公文栏，如果文件是红色的，说明文件尚未办理，需要用户及时进行处理。“用户编组”是为了分发公文而建立的快速用户组，通过用户组可以实现公文的快速分发。“收文登记”首先要明确收文人员，然后给收文人员授予“收文登记”权限，具有收文登记权限的收文人员进入公文处理系统就可以看到“收文登记”菜单，进入收文登记菜单即可进行收文登记处理。“盖章日志”与“收文登记”一样，需要单独授权，拥用盖章权限的用户可以看到自己所管理图章的盖章记录，包括盖章文件的标题，图章名，盖章时间，盖章人以及盖章时机器的IP地址。“帮助文档”链接的是办公自动化系统的操作手册。4.1. 发文管理发文管理模块中包括：待办公文、已办公文、分发公文和草稿箱。发文管理可实现以下功能：发文拟稿、会签、核稿、领导审批、承办等；可做公文状态查询、收回、签收、修改、提交、传阅、归档、删除等操作。转发公文，实时追踪，监督发文处理流程，并可及时追回公文。系统中流程允许用户自定义，使系统可以适应各种公文流程需求。系统以Microsoft Word编辑器为平台进行开发，所有操作全部集中于一个界面里面，操作非常简单。其强大而灵活的流程管理及维护功能是系统的主要特色，并且系统在开发过程中还很好地解决了修改痕迹保留、电子图章等关键问题。发文流程：档案员归档部门领导核稿部门会签领导签批校对或整理拟稿人分发办公室发文编号部门拟稿套打盖章公文处理系统（图三）部门拟稿：填写发文拟稿纸和发文正文以及相关的信息，发送给部门领导审核。部门领导核稿：审核者收到文件，需要时可对正文进行必要的修改，系统可保留所有的修改痕迹；签署审核意见，发送给有关部门会签或办公室审批。部门会签：收到签批请求的领导或各部门主管对文件进行修改和批示，完成后送办公室核批。办公室核稿：办公室负责核稿人员收到文件后，修改和签署办理意见后送部门领导会签或直接送领导签批。领导签批：领导收到办公室文件，签批意见后送办公室编号。发文编号：领导签发完成后的文件，由办公室根据编号规则生成文号。校对或整理：起草人清除领导对正文的修改痕迹，接收领导新增和删除的内容，对正文进行重新排版整理。套打盖章：根据当前档案管理的要求，需要纸质和电子档案并存。第一，对已经清稿的文件进行套红头，打印纸质文件，盖章后送档案部门保存；第二，对电子文件，盖电子公章，然后送文件起草人分发。分发归档：文件起草人将文件分发后送档案管理员进行归档处理，发文自动进入档案管理系统。公文处理系统具有两大主要特点：一是痕迹保留；二是电子图章，介绍如下：n 痕迹保留：公文处理系统（图四）u 痕迹保留是在公文流转中必须具备的一项功能，它能清楚地记录每一份文件从拟稿、核稿、会签、签发、编号到最后成文过程中所有用户的修改过程，使电子公文的正确性和权威性得以有力的保证。u 随机产生的字体颜色能区别每个人修改、删除的内容，让人一目了然。u 实时地记录所有修改、删除的相关信息，包括修改人、修改时间，方便其它用户进行查询。n 电子图章：公文处理系统（图五）盖章人员必须准确无误的通过多重安全检查，才能盖章。首先，盖章用户必须授予盖章权限，才能看到“盖章”按钮，没有授权用户，看不到“盖章”按钮；第二，每个公章都指定了盖章人员，非盖章人员看不到公章；第三，系统将盖章密码细化到每个电子公章，不同的电子公章拥有各自不同的盖章密码，从而保证了电子公文的安全性、有效性和权威性。现以一个发文为例，举例说明其流程和操作:1) 拟稿：拟稿人登陆岳阳林业电子政务系统后，进入公文处理模块，单击新建公文按钮，出现选择公文类型对话框，点击黑色三角形，可以看到发文、发函、便笺等公文类型，如下图：公文处理系统（图六）选择完毕后，单击“确定”按钮进入所选模版的公文编辑系统。保存操作按钮公文模板公文处理系统（图七）拟稿人需要填写的有两个部分，一个是发文稿纸部分：主办单位和拟稿人、公文标题、主送单位、抄送单位、附件、打印份数、密级等。另一个部分是正文部分，拟稿人在题头的红线下方填写公文的正文部分。如果正文事先已在Microsoft Word中编辑好，可以选中全文，然后复制到粘贴板上，再进入公文编辑系统，将复制内容全部粘贴在红线下方鼠标指定的地方。如果编辑文件已保存成Microsoft Word文档，可以点击“插入”按钮，选择“文件”，将保存在本机的Microsoft Word文档内容直接导入红线下方鼠标指定的地方。公文处理系统（图八）当文件起草完毕后，进行必要的排版处理，单击“保存”按钮，该公文将立刻保存到服务器数据库中，用户在公文处理系统的“公文管理”的“草稿箱”中可以找到刚起草保存的公文。如果文件带有表格之类的附件，先填写完主办单位和拟稿人、公文标题、主送单位、抄送单位、附件、打印份数、密级、公文正文等内容，保存后点击“附件”按钮，系统弹出插入附件对话框，浏览附件位置，选定附件，点击“添加”，关闭插入附件对话框，然后再点击“保存文件”按钮，公文立刻保存到服务器数据库，在“草稿箱”中即刻可以看到已保存的公文。公文处理系统（图九）公文编辑器默认纸张为A4竖向，如果公文中需要插入A4横向内容，进入页面设置菜单，选择纸张“横向”，同时选择“插入点之后”，这样，即可将鼠标插入点后的页面换成A4横向。公文处理系统（图十）起草公文用户完成文件的起草后，需要将该公文递交部门核稿操作，单击“送后续处理人”按钮，弹出一个送后续处理人选择对话框。在该对话框中选择后续操作环节名称，单击科室名称出现该科室下的所有人员名单，双击需要送达文件的科室成员姓名，系统弹出“您真的要将文件交给处理吗”对话框，如果确定无误，点击“确定”，文件将被传送至该用户“待处理公文”列表中，等待审核。 公文处理系统（图十一）公文处理系统（图十二）单击“送后续环节”按钮，如果“选择后续操作名称”没有内容，可以在空白栏填写需要进行操作的名称，填写一次后，“选择后续操作名称”会记住该名称，下次做同样的操作时，可以通过黑色三角形下拉列表选择。l 查看文件：拟稿人将起草的文件送后续处理人后，文件进入“公文管理”的“已办公文”列表中。在“已办公文”列表中，选择已办文件标题，可以对该公文进行实时追踪。在以后的日子里，公文被处理到哪个环节?做了什么修改?用户都可以在已办公文的“查看文件”中追踪到。公文处理系统（图十三）l 收回：如果公文已送后续处理人，而后续处理人又没有打开该文件，用户需要对该文件作进一步修改或者后续处理人不能及时处理该文件，委托其他人处理，用户可以利用已办公文中的“收回”按钮，将该公文进行收回，重新修改后再送后续处理人操作，或者另选被委托用户，将该文送其审核。如果后续处理人已对该公文进行过处理，该公文则不能被收回。部门领导核稿：部门领导进入公文处理，点击“公文管理”按钮（进入公文处理默认状态就是“公文管理”列表内容，此步可省略，如在公文处理作其他操作，然后需要审核公文，则需要点击“公文管理”按钮），在“待办公文”列表中，可以看到需要办理的公文。红色标题的公文为未打开过的公文。单击文件标题进入该公文的处理编辑页面。在进入公文处理编辑页面时，系统会弹出一个提示框，提示您“该文件来自请您进行操作”。用户单击“确定”按钮，关闭提示框，即可对该公文进行操作。提示框如下图所示：公文处理系统（图十四）审核操作人对文稿进行审核操作，包括修改和删除，审核完毕后在审稿处签上自己的名字，插入或填写日期。单击“保存”按钮，保存完毕后，送后续处理人进行下步操作。系统默认为“隐藏痕迹”状态，经过每个人删除的内容系统会自动隐藏，插入的内容保留在文稿中，这样便于每一位修改者阅读。如果要查看每一位修改者修改的内容，点击“显示痕迹”按钮，就可以看到文稿每一处修改的地方。公文处理系统（图十五）2) 部门会签：会签用户在“待办公文”中打开会签文件，即可进入公文处理编辑页面，在发文稿纸单的会签处填写会签人姓名、会签时间、会签内容等，对文档内容也可以进行删除和插入操作。操作完成后，点击“保存文档”按钮保存文档，可以使用“回退”或者“送后续处理人” 按钮，将处理完毕的文档退回给前一操作人，或者送下一步操作者。3) 领导签发：领导在“待办公文”中打开需要签发的文件，对文档进行删除和插入处理，处理完毕后在“签发”处批示意见，处理完毕后，保存文件，通过“送后续处理人”按钮将文档送办公室编号人员进行“编号”。4) 编号：办公室负责编号的人员在“待办公文”中打开需要编号的文件，首先填写好封发时间，然后单击“编号”按钮，系统弹出“公文编号”对话框。发文时间是系统默认时间，编号人员需要根据领导签发日期进行修改。如果是第一次进行文件编号，需要在空白处填写文件字号，以后可以通过对话框的黑色三角行进行选择，系统会在前一次编号的基础上递加1号。如果是第一次填写签发人，需要在空白处填写签发文件的领导名字，以后也可以通过黑色三角形进行选择。公文处理系统（图十六）公文处理系统（图十七）填写完“文件编号”后，点击保存按钮，在发文稿纸“发文号”栏会自动添加发文号信息。选择“显示痕迹”，将鼠标放在发文号信息上，系统会提示该文件的编号人员。编号以后的文件将被彻底锁定，形成只读文件，任何人都不能再对该文件进行篡改。编号操作完成后，点击“保存文件”，将该文件发送后续处理人进行校对或整理。公文处理系统（图十八）l “查看编号信息”可以对某一文种进行统计，如要统计“湘林办”2006年发文，选择统计年度为2006年，统计文种为“湘林办”，点击“统计”按钮，“公文编号情况统计”就会把“湘林办”2006年发文全部列表出来，包括文号、文件标题、成文时间。如有需要，也可以导出数据，稍加整理，便可形成一个发文登记册。公文处理系统（图十九）公文处理系统（图二十）如果统计文种为空，统计结果为单位某一年度的所有文件。公文处理系统（图二十一）5) 校对或整理：文件校对或整理人员在“待办公文”中打开需要校对或整理的文件，单击“整理”按钮进入整理页面，开始进行整理工作。公文处理系统（图二十二）整理页面分为上下两部分，上面部分为公文原稿部分，只能进行查看，不能进行修改。下面部分为可修改的文档。整理人员将该公文的发文稿纸部分先删除，然后点击“接受所有修改”按钮，系统会自动将文件已删除的内容全部清除，插入的内容自动添加到文档中，然后按照国家对公文的字体、字形、字号要求，对文件的版面进行调整。公文处理系统（图二十三）整理完成后，单击校稿页面下方的“保存”按钮，系统会弹出一个“请确认文件标题是否正确”网页对话框，如果标题有错，在“文件标题”栏对标题进行修正，如果没有错误，点击“确定”按钮，系统将弹出“文件成功保存”对话框，点击“确定”按钮，文件返回到整理后的标准模式。将该文件保存后，送办公室套打和盖章。公文处理系统（图二十四）6) 套打和盖章：办公室盖章用户在“待办公文”中打开需要套打和盖章文件，将鼠标点在盖章日期处，然后单击“盖章”按钮，系统弹出盖章人管理的全部印章，选中发文应盖的公章名称，单击“确定”，系统弹出一个“请输入此印章的口令”提示框。（注意：为了保障盖章的安全性，系统给每个公章赋予各自的盖章密码。密码由盖章人员保管，可自行不定期进行修改。）、 公文处理系统（图二十五）当盖章人员输入正确的盖章密码时，公章就会置于鼠标所在位置。盖章人员可以用鼠标按住公章进行拖动以调整公章位置。盖章同时，需要套打3分纸质文件用于存档。7) 分发：盖章后，该公文就已经变成一份正式的电子公文。盖章人将文件发送拟稿人进行分发。分发操作人员在“待办公文”中打开需要分发的文件，单击“分发”按钮，系统弹出一个“文件的修改您已经保存过了吗”对话框，点击“确定”，系统再次弹出一个网页对话框。网页对话框列举了全省所有林业电子政务网用户名单。在弹出的人员选择窗口中，左边部分为省林业厅、厅直属单位、市州县列表。中间为树型结构，可以层层展开，直至看到每个人员的姓名。右边部分为已选分发单位和分发人员列表。公文处理系统（图二十六）分发公文有两种方式，第一种是对部门所有人员分发公文。第二种是对用户进行分发，单击人员姓名，将分发人员添加到分发列表中。目前，按照体制和文件完整性要求，省厅分发到市州县林业局的公文，必须要给市州县/局机关/办公室/办公室（市区县）用户分发一份。市州县上报省林业厅电子文件，必须给省林业厅/办公室/钟素梅和省林业厅/办公室/办公室（林业厅）各分发一份。各市州县林业局分发电子公文具体要求，由各市州县自行决定。公文处理系统（图二十七）如果接收文件的用户比较固定，也可以先把这些用户编写成组，分发公文时，通过选择用户分组，实现公文快速分化。点击“用户分组”按钮，系统弹出用户编组，如省厅给市州林业局办公室和办公室主任两个用户组分发公文，在办公室和办公室主任两个用户组前面的小方框打上钩，然后点击“确定”按钮，这样办公室和办公室主任两个组的所有用户会自动添加到右边的分发人员列表中，系统弹出“本次添加28个用户”对话框，点击“确定”按钮，关闭用户编组。公文处理系统（图二十八）公文处理系统（图二十九）公文处理系统（图三十）添加完毕后，单击“分发”按钮，该公文分发成功。省厅公文处理与短信系统进行了集成（已开发办公自动化系统的市州县林业局短信系统软件也已同时开发，只要添加一个短信发送器和一张短信发送卡就可以实现公文和短信的联动），在分发公文的同时，短信系统会同时给收文人员的手机发送一条提示短信。收文人员在公文处理系统的“分发文件”列表中可以看到一条红色的文件标题，打开文件标题，可以阅读文件详细内容。8) 存档：文件存档视为办结操作，科室档案员打开该公文，进入公文处理编辑页面，单击“存档”按钮，系统提示“文件存档成功”，则该文档转入档案管理部分的待归档档案，档案管理人员进行归档操作。归档后的公文在公文处理页面的“已办公文”中，后面用红色的已办结进行提示，提示该文档已经办结。9) 其它操作除了以上公文流转必不可少的功能外，系统还提供了许过辅助功能，以便于用户可以更好的使用系统。公文处理系统（图三十一）l 附件： 可以将一些不便于直接放于公文正文中的文件放于文件附件中跟随文件一起流转；l 流程：可以查看该文件所有经过的步骤以及在每个步骤所花的时间；l 查看原文：文件经过整理后点击该按钮可以查看到整理以前的文件；l 显示痕迹：文件在处理过程中默认是不显示痕迹的，点击该按钮可以查看文件的修改和删除痕迹；l 隐藏痕迹：隐藏文件的修改和删除痕迹；l 验证印章：查看文件的盖章信息；l 接收情况：文件分发后，文件经办人员在“已办公文”列表中点击文件标题，系统将列出该文的详细出理流程，在流程列表右下方有一个“文件接收情况”，点击该按钮，出现“公文分发情况”列表，包括文件的标题、接收部门或用户、第一次查看时间、第一个查看用户、发送用户、发送时间。通过此表，可以追踪文件接收人员是否阅读处理该文。如果没有打开处理，办文人员可以进行及时督办。公文处理系统（图三十二）公文处理系统（图三十三）4.2. 收文处理类似于“发文处理”，此处集中对收文进行处理。其处理流程如下：收文登记存档办公室意见领导批示办理公文处理系统（图三十四）分步进行说明：公文处理系统（图三十五）1) 收文登记：收文登记用户进入电子政务公文处理收文登记系统，单击“收文登记”，进入编辑器后，在收文处理表格部分填写来文单位、收文日期、编号、文件标题和收文正文。收文正文一般为纸质收文的扫描版。例如，有纸质收文到达时，将收文扫描成为图片形式存放在本地电脑中。当登记用户进入公文处理编辑器后，在处理笺下方的空白部分插入该收文图片，调整好宽度与高度，保存后送后续“主管领导意见”处理操作，完成收文的登记操作。2) 办公室意见：当办公室收到该收文后，在办公室意见一栏中填入送某某部门办理，将该收文一一送达到领导公文处理系统中进行领导批示。3) 领导批示：领导收到该收文后，单击该收文标题进入公文处理编辑器，在收文处理单的“领导批示” 栏中填入领导批示及批示时间。批示完毕后，将该文件退回给办公室，由办公室送下一位领导进行批示。4) 办理：领导批示完毕后，由办公室按照领导的批示内容将公文进行办理。5) 存档：使用存档按钮将该文件进行归档。6) 对于本系统中送来的文件，可以在“收文登记”中直接点击该文件后面的“登记”两字，这样文件无需扫描就可直接进入收文处理流程。7) 点击“收文登记”中的“收文登记表”，可以根据收文时间段和来文单位对用户所登记的文件进行统计查询，查询结果可以导出成Excel文件。4.3. 用户编组用户编组主要用来对常用的公文分发或短信发送对象进行分类管理，以提高公文分发和短信发送的速度。公文处理系统（图三十六）1）添加分类点击左边“XXX的通讯录”，在右边就会出现一个添加分类的界面：公文处理系统（图三十七）新类名：就是所要添加分类的名称，如市州林业局办公室；排序：新分类在所有分类中所排的位置，排序顺序是从小到大；系统外用户：该分类所要添加的用户不是湖南林业电子政务网的用户，添加用户分组不能实现公文分发，但可用于发送短信，。填完以上项目后，点击“添加”按钮就完成了新分类的添加。2）修改分类在用户编组的左边窗口选中所要修改的分类，如市州林业局办公室，在右边的窗口点击“修改”按钮，系统弹出类似添加分类的界面，修改其中的新类名、排序等项目，然后点击“修改”按钮，分类就进行了更改。公文处理系统（图三十八）公文处理系统（图三十九）3）删除分类在用户编组左边窗口选中所要删除的分类，在右边窗口点击“删除”按钮，在弹出的确认窗口中点“确定”就可以删除该分类了。4）添加用户添加用户有两种，对于湖南林业电子政务网的用户，只要直接选择就可以添加进入分类；不是湖南林业电子政务网的用户，则需要手工填写用户的信息。在用户编组左边的窗口选中所要添加信息的分类，如“市州林业局办公室”，在右边窗口点击“添加用户”，左边出现“添加用户”按钮，点击此按钮，系统弹出分发公文一样的用户对话框，将同组用户全部添加到右边框内，点击“确定”按钮，这样该用户编组就建立完毕。公文处理系统（图四十）公文处理系统（图四十一）如果该分类不是湖南林业电子政务网用户，选中“系统外用户”，系统弹出的窗口如下：公文处理系统（图四十二）直接输入“用户名”、“手机号码”、“邮箱”、“排序”四个项目点“添加”就可以了。5）修改用户如果用户编组的人员或者手机号码发生了变化，要及时对用户进行修改。对于湖南林业电子政务网的用户，不能进行修改，只能删除后再重新添加；对于湖南林业电子政务网外的用户则直接点用户信息后面的“修改”两字，在修改界面中进行改动后再点击后面的“修改”按钮就可以了。公文处理系统（图四十三）公文处理系统（图四十四）6）删除用户如果用户编组的人员已调出，需要将调出人员删除。点击用户信息后面的“删除”两字，在弹出的确认对话框中点“确定”就可以删除该用户信息。4.4. 盖章日志拥用盖章权限的用户可以看到自己所管理图章的盖章记录，其中包括盖章文件的标题，图章名，盖章时间，盖章人以及盖章时机器的IP地址。公文处理系统（图四十五）用户可以根据盖章文件的标题、图章名以及盖章人进行盖章记录的查找。4.5. 编号信息用户在编号时可以看到一个“查看编号信息”的按钮，如下图所示：公文处理系统（图四十六）点击该按钮，可以查看系统中所有已编号文件的记录。公文处理系统（图四十七）选择年度、文种及排序的方式后点“统计”就可以看到编号信息了。公文处理系统（图四十八）5. 档案查询系统登陆电子政务网后，在页面上边的模块菜单中选择进入“公文处理”模块。进入公文处理系统后，在公文处理模块上方的栏目菜单按钮中单击“档案查询”按钮，进入档案查询子模块。档案查询系统（图一）5.1. 档案的查询档案查询模块是提供给用户一个查阅内部档案文件的模块，该处档案的来源主要是来自于公文处理模块中归档并通过档案管理人员进行收集、归纳、分类后的电子公文，档案管理人员在系统后台将档案进行分门别类的管理，方便各处室人员进行借阅。首先我们介绍一下档案的分类：n 电子文档：通过电子政务系统中公文处理部分归入档案系统的文档，只有电子流形式文件，用户可以直接在政务系统网上进行网上查阅。n 实体文档：该文档是纸质文件档案，用户借阅这类档案时需要在政务系统“档案查询”系统中，向档案管理员提出申请，由管理人员经过审批通过后，方可发放纸质档案文件实物。n 电子/实体文档：电子/实体文档表示该条档案既有电子形式的电子流文档，同时也有纸质文件，用户在查询该文件时，可根据自己的要求进行借阅。其次，我们再介绍一下档案的密级：档案密级主要分为四类：普通、秘密、机密、绝密。拥有同级档案密级查看权限的用户才能看到该高密级档案，也就是说，各用户由于权限的不同，看到的档案文件也会不同。l 档案查询：档案的借阅不需要审批需要审批公开级别电子文档高密级文档电子流/实体文档实体文档档案查询系统（图二）注：普通密级的级别：普通密级（公开）高密级的级别：秘密，机密，绝密档案查询分为两类，一类是不需要进行审批档案的查阅，另一类是需要进行审批档案的查阅，我们分别进行一下介绍：1) 不需进行审批档案的查阅首先从IE浏览器进入“档案查询”模块，（步骤如档案系统中所叙述的步骤）单击页面中“档案查询”页面中的各档案文件标题，系统将弹出新窗口进行档案相关信息的显示。档案查询系统（图三）注意：若该文档是电子文档，并且密级为“普通”级别，则该用户可以直接在电子政务网上进行查看。若不是，则需要向档案管理员提交借阅申请。i. 查看提要：单击查看该“提要”按钮，在系统弹出的新窗口中查看该篇档案的提要。档案查询系统（图四）ii. 查看原件：单击“查看原件”按钮，在新打开的页面中可以查看该公文的原稿，原稿是公文在没有进行整理校对操作前的存稿，档案查阅者可以看到校对前的公文稿纸处理单部分、各人员进行的校稿时留下的痕迹保留。档案查询系统（图五）iii. 查看正式文件：单击“正式文件”按钮，用户看到的是经过整理校稿后，盖章、分发的正式公文。注意：有些档案可能只有原件可供用户查看，或者只有正式文件可进行查看，视档案各自的情况而定。档案查询系统（图六）2) 需要进行审批档案的查阅用户单击档案列表中档案标题，当档案为需要进行审批方能看到内容的时，系统会弹出“是否借阅该档案”的选择对话框，确定需要借阅时，会继续要档案借阅人员填写或选择档案借阅原因、截止日期和该申请所提交的审批人：档案查询系统（图七）当借阅人填写完毕按“确定”后，该申请单将被送至申请单上所选择的审批申请人公文处理模块当中等待审批人进行申请。5.2. 档案借阅申请单审批过程当审批用户进入公文处理模块，若有档案借阅申请单，则在待办文件列表中有一个“档案借阅审批”文件，用户单击该待办文件，出现借阅申请审批页面：档案查询系统（图八）审批用户可选择“批准”或者是“拒绝”。l 批准：系统将判断该档案各种参数，例如：剩余库存份数等等，如果满足借阅要求，档案审批用户单击“批准”即可完成批准借阅操作。l 拒绝：需要输入被拒绝的原因，单击确定，则该拒绝则反馈给借阅用户。档案查询系统（图九）5.3. 查阅已借阅的档案当档案为秘密级别时，借阅该档案需要向档案管理人员进行借阅请求的提交，等待管理人员的核实、审批通过以后，才能在待借阅人的“您借阅的密级档案”中查看得到。档案查询系统（图十）l 查阅：单击标题进行打开查阅。l 退回：当借阅操作完成以后，将该密级档案进行归还，单击“退回”按钮，该条记录从“您借阅的密级档案”进行删除。5.4. 档案的归还档案的归还同样根据借阅时的不同而有所不区别。l 普通借阅：由于该文档公开，则不需要进行归还操作。l 需要通过审批的实体文件：需要将实体归还至档案室，由档案管理员将借阅记录删除。5.5. 档案的搜索面对众多的档案信息，用户需要一个快捷方式进行档案搜索，该档案查询系统提供给用户一个利用已知的档案信息，缩小范围，进行快速搜索的引擎。档案查询系统（图十一）用户在空白处填写用户已知的档案信息，这些信息包括档案的标题、主题词、文号、存档部门、成文时间，文档类型，搜索用户可以任意填写其中一个或者多个已知的查询信息，单击“提交”，将该信息提交至数据库进行搜索，找到匹配档案时，按照列表显示出来，用户再在列表中进行选取。6. 档案管理系统档案管理系统（图一）单击画圈部分的“公文处理”按钮进入公文处理界面。进入公文处理系统后，在公文处理模块的上方的栏目菜单按钮中单击“档案管理”按钮，进入档案维护系统。档案管理系统（图二）以下为档案管理页面，其中包括待归档案、待审档案、实物管理、档案用况、借阅记录、档案统计、导入目录、格式设置、档案查找九个功能模块。档案管理系统（图三）科室档案管理员可以在档案管理页面中对各个科室的档案卷宗、档案进行维护操作。6.1. 科室管理由于档案存放于各科室下级的案卷中，所以科室档案管理员应当首先对科室的进行维护，科室管理部分档案管理部分林业局科室科室年yac 度卷年档案档案档案管理系统（图四）科室管理是一个针对本级和下级科室进行科室维护的模块，科室档案管理人员可以对各自管辖的科室进行本级科室的修改和删除、下级科室的新增等操作。6.1.1. 下级科室的添加单击需要添加下级科室的科室名称，例如在岳阳市林业局添加下级科室办公室，步骤如下：l 步骤一：单击档案管理页面中左边科室列表部分的“岳阳市林业局”，在右边出现对当前用户所选“岳阳市林业局”分类进行维护的页面如下：档案管理系统（图五）单击红色画圈部分的“新增下级分类”按钮，进入下级分类新增页面。l 步骤二：在新分类基本信息填写页面的空白处填入新增类（办公室）的名称，并选择在“办公室”的管理部门、排序、档案管理员等相关信息，单击确定即可完成新分类的添加操作。用户可以在刚才所选择的“管理部门”下找到新建的下级分类。档案管理系统（图六） 新类名称：添加的新分类名称，例如此例中举出的“办公室”。“新类名称”随着管理部门变化而变化，例如：用户在管理部门中选择办公室，则新分类名称自动变为“办公室”，但用户仍然可以手工进行修改。 管理部门：该新增类的所属部门。 排序：在同一级别的类中排列顺序。 管理员：分配科室档案管理员，科室档案管理员负责对该科室档案的新增、修改、删除操作。同时也负责其他人员借阅该科室档案的借阅归还操作。单击管理员后面的“选择”按钮，出现如下用户选择对话框。在该对话框中选择档案管理员所在科室，双击管理员的名字，则档案管理员设置成功。档案管理系统（图七） 确定：完成新增类的添加操作，页面自动进行刷新。 返回：放弃新增类的操作，返回到上一页面。6.1.2. 科室的修改和删除科室的修改科室的修改操作类似于科室的新增操作：l 步骤一：系统管理员选择要进行修改的科室名称，单击“修改”按钮：档案管理系统（图八）l 步骤二：进入修改页面后，可以针对该类的相关信息，如：名称、所属的管理部门、排序、管理员等进行改动，修改完毕后，单击“修改按钮”即完成。科室的删除删除操作比较简单，当档案管理员选择删除“办公室”分类及其子分类信息时，单击“删除”按钮，系统将提示档案管理员：档案管理系统（图九）（应该注意的是，当用户删除该分类时，会将该类下面的子分类及其档案全部删除。）6.2. 案卷管理档案被存放于各科室的案卷中，案卷分门别类，管理员需要对案卷进行新增、修改、删除等操作，更好的管理案卷中的档案。6.2.1. 科室新建案卷档案存放于不同案卷当中，所以用户必须在各科室分类中新增案卷，这样才能在科室所立的案卷中添加档案。l 步骤一：档案管理员单击分类名，在右边页面中出现当前用户选择分类的维护列表，选择“新建案卷”按钮，如下图所示：档案管理系统（图十）l 步骤二：档案管理员在“案卷著录文书档案”页面中填写一份新建信息表， 表内容如下图所示：档案管理系统（图十一） 保管期限：该档案案卷的保存期限，分为：永久、长期、短期、备用、3年、5年、15年、20年。 盒号：与纸质档案盒对应的盒号。传统方式存放档案采用的是将档案分类，然后统一放置在档案盒中，方便查阅。电子档案盒也一样，此处纪录的是电子档案盒的盒号。 年度：系统自动默认为当前年度。（可进行修改） 机构：系统自动默认为当前用户。（可进行修改） 编制日期：系统自动默认为当前的年月日。（可进行修改） 提要/备注：提供给档案管理员进行该案卷备注的录入模块。