企业内部控制体系设计与实施方案.doc

1 42 理工宾馆内部控制体系设计与实施方案 刘玲莉 西安理工大学 会计系 会计学专业 02 级 中国西安 710048 摘 要 目前 我国企事业单位附属的宾馆业得到了快速的发展 其竞争日益激烈 在面对竞 争压力下 如何在适应外部环境变化的同时 更有效地利用内部资源 在竞争中脱颖而出 成为宾馆面临的一个重要问题 针对此问题 本文以理工宾馆为例深入研究 本文通过分析内部控制研究的背景和意义 阐述了内部控制理论及宾馆内部控制的现 状 以内部控制理论为基础 分别从货币资金 成本费用 应收账款 收入业务等的管理 对理工宾馆的内部控制体系进行了分析评价 通过上述研究 提出理工宾馆内部控制体系 中不健全 不规范等问题的改进方案 本文在从宏观层面利用定性的方法 评价理工宾馆内部控制状况 从微观层面 利用 定量方法 对具体指标进行量化评价 将定性与定量研究有效结合 完善了理工宾馆内部 控制评价体系 总结出 建立合理 有效的内部控制体系 是解决当前理工宾馆中管理混 乱 提高经济效益和维护所有者权益等问题的重要措施 关键词 内部控制体系 内部会计控制 设计流程 Technical guesthouse internal control system design and implementation plan Liu Ling li Xi an University of Technology Accountant department Accounting specialty 2002 levels XI an China 710048 AbstractAbstract At present our country business unit attached guesthouse industry obtained the fast development its competition is day by day intense In faces under the competition pressure how while adapts external environment change effectively uses the internal resources and becomes an important question which the guesthouse faces In view of this question this article takes technical guesthouse as example thorough research This article through the analysis internal control research background and the significance elaborated the internal control theory and the guesthouse internal control present situation Take the internal control theory as the foundation separately from the monetary fund the cost expense the receivable account funds the income service and so on the management has carried on the analysis appraisal to the technical guesthouse internal control system Through the above research proposed in the technical guesthouse internal control system is not perfect not question and so on standard improvement program This article from macroscopic stratification plane use qualitative method appraisal technical guesthouse internal control condition from the microscopic stratification plane the use quota method carries on the quantification appraisal to the concrete target Will determine the nature of with the quantitative investigation effective union has consummated the technical guesthouse internal control appraisal system Summarizes reasonably establishes the effective internal control system is in the solution current technical guesthouse manages chaotic enhances the economic efficiency and maintains question the and so on ownership interest important measure Key Key Word Word Internal control system interior accountant control design flow 3 42 1 42 目 录 1 导 论 1 1 1 研究的背景和意义 1 1 1 1 内部控制研究的背景 1 1 1 2 宾馆内部控制研究的意义 2 1 2 本文研究的框架 3 2 内部控制体系的基本理论 4 2 1 内部控制理论的概述 4 2 1 1 内部控制的概念 4 2 1 2 内部控制发展阶段 5 2 1 3 内部控制的功能及作用 7 2 2 宾馆内部控制的现状以及控制中的关键问题 8 2 2 1 宾馆内部控制的现状 8 2 2 2 宾馆内部控制的几个关键问题 以下包括五点 8 3 理工宾馆内部控制现状分析 13 3 1 理工宾馆的简介 13 3 2 理工宾馆内部控制体系的现状分析 13 3 2 1 理工宾馆内部控制设计的基础 13 3 2 2 货币资金的管理 17 3 2 3 采购业务的控制 20 3 2 4 成本费用的内部管理 21 3 2 5 应收账款的管理 24 3 2 6 收入业务的管理 26 4 理工宾馆内部控制现有体系中存在不足与改进之处 29 4 1 内部控制运作的对策 29 4 1 1 内部控制的威胁因素 29 4 1 2 内部控制的激励制度 30 4 2 宾馆内部控制体系中存在的问题及改进的方案 31 5 结 论 33 致 谢 34 参考文献 35 1 42 1 导导 论论 1 1 研究的背景和意义 1 1 1 内部控制研究的背景 加入 WTO 以来 我国国民经济出现了前所未有的增长速度 人民生活水平不断 提高 综合国力大大增强 但不容忽视的是 在经济高速发展的同时 特别是在新 旧体制转换过程中 人们的思想意识多元化 经济环境趋于复杂 经济活动也出现 了一些问题 一些单位内部控制薄弱 管理松弛的情况逐渐暴露 出现了一些新型的经济犯 罪案例 例如 国内发生的巨人集团衰败 亚细亚关门 广东国通公司投资倒闭 银广厦造假等事件 一度在社会上沸沸扬扬 国际上安然公司丑闻 世通公司的账 目违规等问题 引起了各界人士的广泛关注 总结经验教训 人们逐渐认识到相比 事后查处来讲 事前和事中的防范更为有效 从而达成共识 在加强外部监控的同 时 必须要加强企业自身的自律机制 即内部控制机制 这一点对于宾馆而言 也 是非常重要的 剖析这些经济犯罪案件 其原因是复杂的 然而 单位内部会计监督不健全 财会信息严重失真 管理和控制弱化或缺失严重 是其中的一个重要因素 一些案 例的发生 往往是由于单位缺乏最基本的内部会计控制 甚至将支付款项所需的全 部印章及相关票据交由一人保管所致 因此 在新的形势下 必须高度重视单位内部会计控制建设问题 强化单位内 部涉及会计工作的各项经济业务及相关岗位的控制 严格约束各单位内部涉及会计 的所有人员 保证单位内部涉及会计的机构 岗位的合理设置及其职责权限的合理 划分 真正做到不相容职务相互分离 相互制约 相互监督 只有这样 才能有效 的堵塞漏洞 消除隐患 防止舞弊 保护财产安全 为此 对一个宾馆而言 合理 健全的内部控制体系也就尤为重要 1 1 2 宾馆内部控制研究的意义 宾馆是为客人提供住宿 餐饮和其他服务 以满足客人需求的企业形式 随着 客人需求的不断多样化 宾馆提供了越来越广泛的服务项目 其中既包括宾馆企业 自营的项目 也包括外包经营的项目 这就使得宾馆的经营管理变得更加繁琐而复 杂 从而对企业能否在不降低服务质量的前提下完善对内部的控制提出了新的挑战 宾馆是一个直接接触客人的行业 客人对宾馆的评价 是一个综合过程 员工 对客人服务过程的每个细微的差错 都会影响客人对宾馆的整体印象 最终也会影 响到宾馆的经营效益 由于宾馆服务具有无形性 不可存储性 差异性和消费同时 性等特点 这就较一般工业制造企业的管理控制加大了难度系数 为了减轻管理压 力 完善内部控制体系就成为是现代宾馆绝对不能缺省的工作重点 一个宾馆如果 实行了完善的内部控制 就会预防资产流失 预算失灵 还会避免企业所提供的会 计信息的真实性 得到最基本的保证 避免虚假信息泛滥 同时也能防止对企业管 理者最基本的监督手段的缺失 堵住贪污腐败的方便之门 此外 内部控制还可以 降低宾馆成本内耗 使企业以低于同行业一般水平的成本优势扩大自身的竞争优势 作为一个随改革开放而真正发展起来的新兴行业 我国的宾馆业在国内率先扯 起了吸收国际先进经营理念和管理经验的大旗 较其他行业而言 较少计划经济色 彩 并更早形成按照以竞争为核心的市场经济规范运作的局面 随着市场环境的变 化 卖方市场逐步转化为买方市场 使得这一领域的竞争不断激化 曾几何时 各 宾馆为提高入住率 维持企业利润 不惜大打价格战 但是结果却使整个行业效益 急剧下滑 从高利润阶段转入微利阶段 竞争情况更加不容乐观 随经济的发展 大量国际宾馆集团面对广阔的市场而纷纷进入中国 就更如雪上加霜一般地恶化了 国内市场的竞争环境 面对这种由数目众多的国内同行和经验丰富的国际同行共同 角逐同一市场的严峻竞争形势 我国宾馆企业已不能继续价格战 这种较为低层次 的竞争形式 而是要从自身出发 注重提高服务质量 讲求文化内核 建立内部控 3 42 制制度并使其在企业管理中发挥真正的作用 1 2 本文研究的框架 通过分析国内外有关内部控制体系理论的研究现状结合事业单位形式的宾馆内 部控制体系 对理工宾馆设计出一套内部控制方案 第一章 分析了内部控制研究的背景 以及宾馆内部控制研究的意义 进一步明 确了对理工宾馆内部控制研究的重要性 第二章 从现有的内部控制体系的理论入手 分别对内部控制的概念 发展阶段 功能作用进行分析 对内部控制的理论有了深入的掌握 第三章 是本文的核心内容 通过对理工宾馆近调查 对该宾馆的内部控制的现 状做出了评估与分析 运用内部控制理论的相关理论和方法 结合宾馆实际选择了 关键业务流程 从整体到具体 对宾馆的内部控制制度做出评价 包括理工宾馆的 简介 以及从货币资金 采购业务 成本费用 应收账款 收入业务的内部控制流 程出发 描述各个关键的控制点 在对理工宾馆内部控制体系的关键控制点的分析 过程中 以内控目标为导向 以有效 有用为出发点 合理分析了各个内控层 明 确各个层次的职责权限 强化各相应层次的责任心 使决策 授权 执行 审批 报账 记账 出纳 审核 复核 稽核等一系列内控层次都各负其责 使内控适用 性和效率性得以提高 第四章 针对理工宾馆内部控制现有体系中的不足 进行了深入细致的分析 并 提出了具体的改进方案 第五章 对全文做出小结 2 内部控制体系的基本理论 2 1 内部控制理论的概述 由内部牵制发展而来的内部控制是衡量现代企业管理的重要标志 通过实践人 们得出这样的结论 得控则强 失控则弱 无控则乱 由于对企业发展的非常影响 内部控制的重要性己越来越为人们所认识 回溯内部控制理论几十年的发展历程 我们可以看到在经历了从萌芽阶段到成熟阶段的发展过程后 内部控制不论在理论 还是在实践环节上都已经逐步形成了完善的自我监督和自行调节体系 鉴于该制度 对于企业发展的重要性 有必要较为系统地了解它的发展过程和理论实践的最新发 展动态 这样便于加深对该理论的认识 2 1 1 内部控制的概念 对各种活动都进行调节和控制的目的就在于使它们不超出特定的范围和界限 能够被掌握 协调 从现代管理学角度 控制就是操作 管理 指挥和调节 任何 组织都希望其自身能在高效的方式下开展业务活动 提供可靠的财务会计信息和各 项管理信息以供自己和其他方面使用 他们需要控制来尽量减少决策中的失误和工 作中的缺陷 当这种控制在组织内部实施时 就是通常意义上的内部控制 内部控 制是指组织为了提高经营效率和充分有效地获取和使用各种资源 达到既定的管理 目标 而在内部实施的各种制约和调节的组织 计划 方法和程序 它的实质是一 种管理控制 是有效执行组织策略的必要工具 内部控制的主体 就是内部控制设计 执行和考评的主体 是组织内部的管理者 职能部门和相关的工作人员 其客体是组织内部的经济 业务管理活动 为了控制 客体 即控制组织内部的一切生产经营活动 财务收支活动和各种行政业务管理活 动 就必须针对其具体环节 建立内部控制制度 制定一套相互联系 相互制约的 程序和方法 使之能按照规定预期目标有秩序 有效率地进行 内部控制以责任 牵制 程序 手续等各项制度为控制依据 建立健全合理的组织机构 明确各部门 5 42 和个人的职权范围及其责任界限 规定授权处理程序及相互联系 相互制约的办事 手续和方法 内部控制的主要目的是为了领导 组织 协调 监督企业内部的各项 经营管理活动 促使其认真贯彻执行管理部门制定的方针政策 准确 可靠地取得 各种经营管理信息 确保财产安全 完整 不断提高经营管理水平 如期实现经营 管理目标 2 1 2 内部控制发展阶段 内部控制 Internal Control 概念的演变大致可以划分为四个阶段 上世纪 40 年代前 40 年代末至 80 年代 80 年代至 90 年代 90 年代之后 上世纪 上世纪 4040 年代前年代前 在上世纪 40 年代前 人们习惯用内部牵制 Internal Check 这一概念 根据 柯氏会计辞典 内部牵制的主要特点是 以任何人或部门不能单独控制任 何一项或一部分业务权利的方式进行组织上的责任分工 每项业务通过正常发挥其 他个人或部门的功能进行交叉检查或交叉控制 b b 4040 年代末至年代末至 8080 年代年代 1949 年 美国会计师协会的审计程序委员会 Committee on Auditing Procedure of the American Institute of Accountants 在 内部控制 一种协调 制度要素及其对管理当局和独立注册会计师的重要性 的报告中 对内部控制首次 做出了权威性定义 内部控制包括组织机构的设计和企业内部采取的所有相互协 调的方法和措施 这些方法和措施都用于保护企业的财产 检查会计信息的准确性 提高经营效率 推动企业坚持执行既定的管理政策 1958 年 10 月该委员会发布的 审计程序公告第 29 号 对内部控制定义重新进行表述 将内部控制划分为内部会 计控制和内部管理控制 内部会计控制包括组织规划的所有方法和程序 这些控制包括授权与批准制度 从事财务记录和审核 从事经营或财产保管职务分离的控制 财产的实物控制和内 部审计 在这一阶段 内部控制开始有了内部会计控制和内部管理控制的划分 内 部管理控制由组织计划和所有为提高经营效率 保证管理部门所制定的各项政策得 到贯彻执行或与此自接有关的方法和程序构成 管理控制的方法和程序通常只与财 务记录发生间接的关系 包括统计分析 时动研究 经营报告 雇员培训计划和质 量控制等 其主要通过形成和推行一整套内部控制制度 方法和程序 来实施控制 C C 8080 年代至年代至 9090 年代年代 上世纪 80 年代以后 西方会计审计界研究的重点逐步从一般涵义向具体内容深 化 1988 年美国注册会计师协会发布 审计准则公告第 55 号 SAS55 从 1990 年 1 月起取代 1972 年发布的 审计准则公告第 1 号 该公告首次以 内部控制结 构 Internal Control Structure 代替 内部控制 指出企业的内部控制结构包 括为提供取得企业特定目标的合理保证而建立的各种政策和程序 内部控制结构具体包括三个要素 Elements 它们是控制环境 Control Environment 会计系统 Accounting System 控制程序 Control Procedures 所谓控制环境是指对建立 加强或削弱特定政策和程序效率而发生影响的各种因 素 会计系统规定各项经济业务的鉴定 分析 归类 登记和编报的方法 明确各 项资产和负债的经营管理责任 控制程序指管理当局所制订的用以保证达到一定目 标的方针和程序 上述内部控制结构的内容 一是正式将内部控制环境纳入内部控 制范畴 二是不再区分会计控制和管理控制 这是由于西方学术界逐步发现会计控 制和管理控制是不可分割 相互联系的 d d 9090 年代之后年代之后 进入 90 年代后 对于内部控制度研究进入了一个新的阶段 1992 年 美国 反对虚假财务报告委员会 附属的由美国会计学会 AAA 注册会计师协会 AICPA 国际内部审计人员协会 IIA 财务经理协会 FEI 和管理会计学会 IMA 等组织参 与的 发起组织委员会 Committee of Sponsoring Organization 简称 COSO 发布 报告 内部控制 整体框架 Internal Control Integrated Framework 即 COSO 报告 该报告在内部控制领域具有广泛的适用性 1996 年美国注册会计师协会发布的 审计准则公告第 78 号 全面接受 COSO 报告的内容 并从 1997 年 1 月起取代 1988 年发布的 审计准则公告第 55 号 S A S 55 新准则将内部控制度定义为 由一个企业的董事会 管理层和其他人员 7 42 实现的过程 旨在为下列目标提供合理保证 财务报告的可靠性 经营的效果和效 率 符合适用的法律和法规 该准则将内部控制划分为五种成分 Components 它 们分别是控制环境 Control Environment 风险评估 Risk Assessment 控制活 动 Control Activities 信息与沟通 Information and Communication 监控 Monitoring 上述五种成分实际上内容广泛 相互关联构成了内部控制整体框架 控制环境 是其它控制成分的基础 如果没有一个良好的控制环境 企业的内部控制就难以奏 效 而在规划控制活动时 必须对企业可能面临的风险有效 细致的分析 风险评 估和控制活动则必须借助信息与沟通 最后 内部控制的设计和执行必须受到有效 的监控 2 1 3 内部控制的功能及作用 1 内部控制的功能 一般所指的内部控制功能就是要建立某种反馈系统 首先应该按规定包括组织 绩效和外界环境在内的某种实际状况反映给组织 而后由管理人员对预期目标或标 准加以比较 结果的差异程度如果超出了所规定的程度 管理者就必须查明原因并 采取行动 以保证实际行为及实际发展不脱离原有目标的设计 管理者不应把注意 力集中在事过境迁 裨益不大的事后控制比较上面 而应注重事前和事中控制 围 绕计划目标 在事前和事中就对一切活动起到导引 纠正的作用 控制功能作用的 大小与功能的发挥密切相关 内部控制的具体功能如下 a 防护功能 b 调节功 能 c 反馈功能 d 参谋助手功能 2 内部控制的作用 内部控制的作用是指内部控制的固有功能 在实际工作中对企业的生产经营活 动及外部社会经济活动所产生的影响和效果 在社会化大生产中 内部控制作为企 业生产经营活动的自我调节和自我制约的内在机制 处于企业中枢神经系统的重要 位置 企业规模越大 其重要性越显著 可以说 内部控制的制度健全 严格实施 与否 是企业经营成败的关键 因此 正确的认识内部控制的作用 对于加强企业 经营管理 维护财产安全 提高工作效率和经济效益 具有十分重要的现实意义 具体讲 企业内部控制主要有以下几方面的作用 保证国家的方针 政策和法 规在企业内部的贯彻实施 保证会计信息的真实性和准确性 有效的防范 风险 维护财产和资源的安全完整 以促进企业的有效经营 综上所述 在新形势下加强和完善企业内部控制 充分发挥企业内部控制的作用 对增强企业对市场环境的适应能力和生存能力特别重要 2 2 宾馆内部控制的现状以及控制中的关键问题 2 2 1 宾馆内部控制的现状 曾有调查表明我国的企业尤其是国有企业 内部控制尚处于较低阶段 只是具 有某些基本的内部控制操作 而疏于内部控制制度建设 比较重视供产销环节的程 序控制 但易忽视内部控制结构的整体调整 较重视对事务的控制 却忽视对行为 者的控制 而一些股份制企业或合资企业 其内部控制水平虽具有一定的代表性 但在控制环境 会计责权控制和内部审计等方面还比较薄弱 有待改进 而这几个 方面在内部控制结构中均居重要地位 尽管调查不包括宾馆企业 但是相关问题同 样存在于宾馆企业的经营管理之中 面对激烈的市场竞争环境 目前许多宾馆企业 己经对内部控制在企业发展中的重要作用有所认识 并做出了相应的制度建设和实 施举措 但是在实际操作过程中却还有很多不足之处 如存在于认识上的缺陷 操 作中的短视 实施中的不规范 所以对大多数宾馆企业来讲 内部控制制度仍需要 进一步加以改进和完善 2 2 2 宾馆内部控制的几个关键问题 以下包括五点 1 成本费用和权力监控是常规的关键控制点宾馆内部控制的关键点 一般包括对 成本控制和对权力监控 1 成本控制 现代宾馆成本费用的高低与内部控制实施的效果关系紧密 成本 费用控制是宾馆内部控制的重要组成部分 成本费用是补偿经营耗费的最低底线 9 42 不但会制约宾馆产品价格的制订 还会直接影响宾馆的利润水平 成本控制要求宾馆依据一定的控制标准 在成本形成的全过程对各项经营管理 活动进行指导 监督 限制 及时发现偏差 并采取纠正措施 使各项具体耗费被 控制在原来规定的范围内 以利于实现成本控制目标 宾馆成本控制的目的是以最 小的牺牲获得最大的成果 即以较小的成本获得较大的销售额 宾馆需要控制的成本点很多 要求操作人员把关严格 操作细心 不要以为控 制事小而不为之 我国很多宾馆常会在筹建时期为讲求奢华的风格而大肆铺张浪费 不但占用大量资金 还会使日后的维修费用增大 由于宾馆行业劳动密集型的特点 宾馆对人力的需求量较大 一些宾馆往往不注重对人工费用的控制 因人设岗的情 况比比皆是 再者宾馆成本控制点多在细微之处 而很多宾馆不从小处着眼 忽视 对经营管理细枝末节的控制 其实宾馆管理最重要之处就表现在对细节的处理上 在这一点上 我们还需要向众多西方知名宾馆学习 宾馆的行业特点决定了其成本 的构成与计算方法不同于一般的工业企业 而且由于宾馆企业各部门业务各有特点 其成本构成又有区别 所以宾馆企业的成本控制一定要针对自身及管辖各部门的特 点进行 通过健全成本管理责任制 实行全面成本管理来实现对成本的控制 但值 得注意的是控制成本不能以牺牲服务质量 削减员工福利待遇以及压缩正常经营费 用为代价 这是宾馆经营之大忌 宾馆企业进行成本控制首要先制定目标成本或者标准成本 然后在成本形成过 程中加强控制 并注意其与事中记录和事后分析相结合 及时发现影响成本降低的 不利因素 以便及时采取有效措施达到预期目标 宾馆成本控制程序见图 2 1 制定成本 控制标准 修订成本 控制标准 员工培训 资源投入 成本形成 实际情况 比较实际成本与控制标准 分析偏差 制定纠正措施 实 现 目 标 成 本 2 12 1 宾馆成本控制程序图宾馆成本控制程序图 2 权力监控 不论是企业还是社会 凡是出现重大的舞弊和经济案件都是用 人不当 授权不适的结果 宾馆经营管理水平的提高需要各层管理人员及一线员工 的努力 相互配合 要使他们各负其责 工作协调有序 需要建立不同层次的授权 委托制度 是一种任务与责任相匹配的适当授权制度 是一种职务之间相互制衡 相互约束的权利分配 通过授权委托形成内部合理的监控系统 以便保证内部控制 制度的贯彻执行 宾馆内部控制权力监控的重点是对各部门 各层次管理者进行监 督 约束 协调 防止他们滥用职权 随意授权或者超越自身权力范围 同时 宾 馆对权力的监控也表现在一般员工身上 2 内部会计控制是宾馆内部控制体系的核心 内部控制制度是企业管理制度体系的重要内容 内部控制能否成为经营者的内在 需求 其实施是否有效 会计控制在其中起到了关键的作用 事实上 内部控制在 最初就是指会计控制 自从上个世纪 60 年代内部控制被分为内部会计控制与内部管 11 42 理控制两个部分后 内部会计控制就限于会计工作和会计信息直接相关的控制范围 内 即指通过会计工作和利用会计信息对企业经营活动所进行的指挥 调解 约束 和促进等活动 以使企业实现效益最大化的目标 3 对内部控制的监督不容忽视 内部控制制度的原意在于降低误失误或者防止违反法规的行为发生 但当出现 因为成本效益原则而使内部控制设计对非经常性业务的控制受限 或者因管理当局 滥授权而使内部控制受到危害 又或者因业务执行者相互串通舞弊而使内部控制失 效等等内部控制本身存在的固有局限性时 内部控制就不再能保证 预防或察觉企 业中存在的所有舞弊 所以对内部控制的执行进行有效监督就显得尤为重要 一般 企业如此 宾馆企业更要加强这方面的工作 毕竟宾馆企业业务环节多 经营管理 较其他企业更为细致复杂 除了很多可以以量化标准衡量的指标 如餐饮部门的酒 品成本 还有很多不易控制的非量化指标 4 风险控制是必须考虑的内容 风险是指某一行动结果的不确定性 风险包括经营风险 财务风险以及灾害风 险等多方面内容 经营风险是因为经营方面的原因给企业盈利带来的不确定性 宾 馆企业的经营风险可能由国家有关政策法规等宏观环境层面而引起 也可能由于宾 馆自身经营的微观层面引起 如由于业务项目的外包等活动带来的风险 或者由于 聘用的管理者能否认同企业原来的文化 以及利用快速发展的信息技术而带来的风 险 宾馆企业的财务风险指因企业自身投资和筹资等活动而带来的风险 面对诸多 的风险因素 宾馆企业必须建立有效的风险管理系统 制定风险防范措施 实施风 险权限管理 在规定的风险权限范围内对相关人员进行严格限制 建立风险控制责 任制 使当事人明确其在事前 事中和事后的不同风险控制责任 建立风险预警系 统 对潜在的风险进行预先示警 各部门要充分利用现有渠道对环境进行分析 及 时了解环境变化可能会带来的影响 以便及时采取有效措施 防患于未然 对风险 进行识别 分析和评估 建立风险报告制度 5 信息沟通是内部控制的生命线 信息沟通是企业员工观念和信息的传达 了解的过程 是整个内部控制系统的生 命线 信息沟通的目的是为了加强员工之间的团结以发挥整体合力 改进业务处理 的方法以提高组织的工作效率 了解各部门需要以减少不必要的浪费 避免发生意 外事件 从而有效完成企业的目标 信息沟通也为管理层 监督及各项活动并在必 要时采取纠正措施提供了保证 企业的内部控制是一个动态系统 需要根据环境因素制定控制措施 通过信息 反馈进行纠错 如此使制度得到不断的改进 信息沟通是内部控制环境的重要组成 部分 一个良好的信息系统能确保每个员工清楚并更好地履行被赋予的责任 有助 于内部控制效率和效果的提高 宾馆企业所建立的信息系统不仅是企业控制环境建 设的一个重要方面 也是内部控制的一项要素 还是内部控制过程的一个必要部分 通过信息沟通 宾馆各部门的每一个员工都能清楚地知道其所承担的特定职责 了 解宾馆内部控制制度的相关方面 这些方面如何生效 及其在内部控制制度中所担 负的责任及所负责的活动 员工需要知道向上级部门沟通重要信息的方法 并懂得 如何与外界做有效的沟通 13 42 3 理工宾馆内部控制现状分析 3 1 理工宾馆的简介 西安理工大学学术交流中心 理工宾馆 是一座按三星级标准设计和装修住宿 餐饮 商务 学术交流等功能为一体的精品商务宾馆 位于古城西安东二环西安理 工大学金花校区内 毗邻兴庆公园 交通便利 环境优雅 地理位置优越 特聘请 陕西新建国宾馆管理有限责任公司经营管理 宾馆设计风格简洁 高雅 独特 体现了高等学府深厚的文化底蕴和艺术品位 宾馆拥有豪华套房 商务套房 标准间和经济间等各种客房 98 间 宾馆设有餐厅及 装饰风格各异的大 中 小型包间共 11 个 可提供纯正的新派川菜及地方风味小吃 理工食街是宾馆精心打造的一条亮丽风景 可供 150 位宾客同时就餐 其方便 卫 生 营养 健康的中式快餐是住宿人员理想的选择 宾馆还设立了食品的成品及半 成品外卖窗口 可电话预订 随到随取 现代化的多功能厅能容纳 110 人 配备有 先进的多媒体投影 视频传播 无线上网 高保真音响及灯光设备 可以满足各种 学术交流 中小型会议 酒会 婚宴和演出等活动的要求 3 2 理工宾馆内部控制体系的现状分析 以下主要从理工宾馆内部控制设计的基础 货币资金的管理 采购业务 成本 费用内部管理 应收账款 收入业务的管理等各个内部控制的现状进行分析 对其 各环节的关键点进行分析评价 使宾馆的内部控制体系更加合理 完善 3 2 1 理工宾馆内部控制设计的基础 内部控制是对企业的整个经营管理活动进行监督与控制的过程 在保证企业经 营目标及整体战略目标的实现 内部控制应该是帮助而不是阻碍企业实现其目标 理工宾馆的内部控制设计基础包含设计内部控制应遵循的相关原则 设计步骤和内 部控制的基本内容 内部控制的内容是内部控制的主体和核心 宾馆应针对本单位 经济活动中最薄弱的环节加以规范 一一 内部控制设计的原则内部控制设计的原则 理工宾馆设计内部控制应遵循以下五条具体原则 1 有效性原则 内部控制必须对组织有利 而不是阻碍组织的运行 内部控制是帮 助管理者提高运作效率 加强管理 而不是烦琐的条条框框 内部控制活动不能流 于形式 为执行而执行 而忽略了其本质目标 内部控制应注重其有效性 2 适时性原则 内部控制必须了解各个组织内部独特的经营环境 内部会计控制应 随着外部环境的变化 单位业务职能的调整和管理要求的提高 不断修订和完善 3 全面性原则 内部会计控制应当涵盖单位内部涉及会计运作的各项经济业务及 相关岗位 并针对业务处理过程中的关键控制点 落实到决策 执行 监督 反馈 等各个环节 4 协调配合原则 是指在各项经营管理活动中 各部门或人员必须相互配合 各岗 位和环节都应协调同步 各项业务程序和办理手续需要紧密街接 从而避免扯皮和 脱节现象 减少矛盾和内耗 以保证经营管理活动的连续性和有效性 协调配合原 则 是对相互牵制原则的深化和补充 贯彻这一原则 尤其要求避免只管牵制错弊 不顾办事效率的机械做法 而必须做到既相互牵制又相互协调 从而在保证质量提 高效率的前提下完成经营任务 5 成本效益原则 贯彻成本效益原则 即要求企业力争以合理的控制成本达到最佳 的控制效果 因此 在实行内部控制花费的成本和由此而产生的经济效益之间要保 持适当的比例 也就是说 因实行内部控制所花费的代价不能超过由此而获得的效 益 否则应舍弃该控制 二 内部控制设计步骤 二 内部控制设计步骤 理工宾馆内部控制设计的步骤 主要是确定控制目标 风险评估 鉴别控制环 节 确定控制措施 整合控制流程 其步骤见图 3 1 15 42 确定控制目标评 估 风 险鉴别控制环节 确定控制措施评价内部控制整合控制流程 3 13 1 理工宾馆内部控制设计步骤图理工宾馆内部控制设计步骤图 1 确定控制目标 目标 既是管理经济活动的基本要求 又是实施内部控制的最终 目的 也是评价内部控制的最高标准 在实际上作中 管理人员和审计人员总是根 据控制目标 建立和评价内部控制系统 因此 设计内部控制 首先应该根据经济 活动的内容特点和管理要求提炼内部控制目标 然后据以选择具有相应功能的内部 控制要素 组成该控制系统 在每项基本控制目标下 还可细化为若干具体控制目 标 2 评估风险 识别业务活动中有可能阻碍组织达到目标的那些潜在的风险 评估其风险对企业 的重要性及发生的可能性 从而鉴别控制环节或控制点 3 鉴别控制环节 实现控制目标 主要是控制容易发生偏差的业务环节 这些都可能发生错弊 因 而需要控制的业务环节 通常称为控制环节或控制点 控制点按其发挥作用的程度 而论 可以分为关键控制点和一般控制点 那些在业务处理过程中发挥作用最大 影响范围最广 甚至决定全局成效的控制点 对于保证整个业务活动的控制目标具 有至关重要的影响 即为关键控制点 相比之下 那些只能发挥局部作用 影响特 定范围的控制点 则为一般控制点 需要说明的是 关键控制点和一般控制点在一 定条件下是可以相互转化的 某个控制点在此项业务活动中是关键控制点 在另外 一项活动中可能是一股控制点 反之亦然 4 确定控制措施 控制点的功能 是通过设置具体的控制技术和程序活动而实现的 这些为预防及 发现 错弊 在某控制点所运用的各种控制技术和控制活动等 通常被概括为控制 措施 实际上作中 必须根据控制目标和对象设置相应的控制技术和控制活动 5 评价内部控制 整合控制流程 控制流程 是依次贯穿于某项业务活动始终的基本控制步骤及相应环节 控制流 程 通常同业务流程相吻合 主要由控制点组成 企业对内部控制进行评价 当企 业的业务流程存在控制缺陷时 则需要根据控制目标及控制原则加以整合 三 理工宾馆内部会计控制制度的设计 三 理工宾馆内部会计控制制度的设计 针对理工宾馆的特点 在会计制度设计中要考虑本宾馆经营管理组织体系的设 置 并与此保持一致 理工宾馆业务量较繁锁 会计核算只能采用集中核算方式 从事会计工作的人员就有 7 人 而在管理部门设内审人员 由于会计人员较多 为了达到该宾馆会计控制的目的 在会计岗位设置和权责 划分上 应设置四个岗位 1 财务主管兼总账会计 其职责是在总经理的直接领导下 负责企业会计核算 会计管理工作的开展 在财 务会计工作处理方面不由管理部领导 并负责编制 审核会计凭证 登记总分类账 编制会计报表和成本核算工作 2 出纳岗位 其负责与货币资金收付有关的具体业务 如登记日记账 处理日常的货币资金 收支 申报 缴纳税金 备用金核算等 3 明细账会计岗位兼稽核 其负责各种明细账的登记工作 账目的定期核对工作 财产清查的安排与实施工 作等 由于岗位设置的要求 在职责划分上要注意不相容职责的分离 如出纳 总 账与稽核 出纳与总账 明细账的分离等 4 设立内审专员 直接对总经理负责 代表企业管理部门对公司的内部控制系统的建立健全程度 执行情况 各种经济责任制度的完善 落实和执行情况进行检查 分析和评价 针 对薄弱环节 提出改进和完善的建议与措施 以保证企业的各种内部控制措施得以 17 42 有效实施 其组织结构见图 3 2 总经理 行政部财务部房务部人事部 会计兼稽查出 纳客房部餐饮部 内部审计员 工程部 图图 3 23 2 理工宾馆组织结构图理工宾馆组织结构图 3 2 2 货币资金的管理 货币收支主要指拥有的现金 银行存款 有价证券和其他货币资金的收入和支 付 理工宾馆要对货币资金收支和保管业务建立严格的授权与批准程序 办理货币 资金业务的不相容岗位必须分离 相关机构和人员应相互制约 加强款项收付的稽 核 确保货币资金的安全 理工宾馆财务制度明确规定 现钞由专人保管 并按人 民银行规定的范围使用 合理核定库存现金限额 不能坐收坐支 不能以白条抵库 不能将私人现金存入公司保险柜 不能将业务收入现金在保险柜过夜 须当日送交 银行 印鉴由三人保管和使用 出纳员不能兼管收入 费用 债权 债务 登记账 薄工作 稽核工作及会计档案保管工作 总经理等领导人员及财务处负责人的直系 亲属及配偶不能担任出纳员 实行回避制 货币收支业务的控制主要在财务处 其 控制流程图 如图 3 3 原 始 凭 证 凭 证 审 核 证 审 核 填 制 凭 证 现金凭证审核出纳办理收付款 银 行 凭 证 审 核 送 收 银行 支票 签发 无印 章支 票 有关 人员 加盖 印章 交给收款方 款项入账 开收据进 下一程序 款项未能入 账 终止业务 通知有关 人员 3 33 3 理工宾馆货币收支流程图理工宾馆货币收支流程图 理工宾馆货币资金内部会计控制关键控制点 理工宾馆货币资金内部会计控制关键控制点 A 出纳人员不能兼任稽核 会计档案保管 收入 支出 费用 债权 债务 账簿的登记工作 负责本单位货币资金的收付 其他职员不能接触支付前的现金 B 每天现金收付工作结束后 出纳人员对库存现金进行盘点 并核对库存现金 数与现金日记账余额是否相符 对超出库存限额的现金应于当日解送银行 C 不得有账外现金和现金白条抵库 独立部门不得私设 小金库 D 银行支票与印章的保管人员应该分离 E 金库所在地应该由防范措施 和安全保障 金库钥匙应专人保管 F 银行支票 汇票等要由专人负责管理 存放地点应该设有防范措施 领用 时要有登记簿 领导批准 领用人签名 一 一 现金收入的控制现金收入的控制 1 理工宾馆的现金收入由餐饮和客房收入两部分组成 其如图 3 4 所示 餐饮和客房的现钞收入主要涉及每日顾客就餐和住宿的收入 在办理收款业务时 收银员要当面点清钱数 然后开据发票 收银员应将每日所收现金和单据交给出纳 员 出纳人员审核无误后 收支现金并加盖现金收讫等有关印章再由会计人员填制 19 42 会计凭证 各种收据应该连续的编号 每天将所有收据合计后登记现金日记账 有 关人员发现缺号收据时 应该直接向上级汇报 以便及时进行调查 减少损失 分 清责任 2 汇款收入业务 由于不开现金收据 容易发生截留挪用现舞弊行为 应该制定严 格的处理措施防范 收件单位的收发室 用复写纸填制汇款收入清单 一份送交会 计部门 一份连同汇款单交送出纳员办理取款 会计部应根据 清单 所列的内容 核查出纳员应收入的现金额 并与有关部门的现金收入原始凭证相对 无误后进行 账务处理 编制收款凭证 登记账簿 现金收入 客房收入餐 饮 收 入 入 住 收 入 外 卖 收 入 就 餐 收 入 预 订 客 房 收 入 3 43 4 理工宾馆现金收入图理工宾馆现金收入图 二 货币资金的支付业务控制 二 货币资金的支付业务控制 理工宾馆货币资金业务有以下支付程序 宾馆有关部门或个人用款时 提前 向审批人提交货币资金支付申请 注明款项的用途 金额 预算 支付方式等内容 审批人根据其所拥有的职责 权限和相关程序对申请进行审批 不符合规定的应 当拒绝批准 对于批准的申请还要经过复核 复核的内容主要有支付申请的批准 程序是否正确 手续及相关单证是否齐备 金额计算是否准确 支付方式是否妥当 办理支付 由财务人员接到审核无误的申请后按照会计核算办法进行账务处理 填制记账凭证 然后根据金额大小和批准权限送交有关负责人审阅 最后交由出纳 人员办理 三 现金控制程序 三 现金控制程序 理工宾馆的现金控制程序如下 A 客房部和餐饮部根据业务发生情况开具发票 转出纳收款 B 出纳收取现金后送银行或留存于现金库 C 出纳编制收款日报表转会计 如果将现金送银行 应附现金送款回单 D 各部门根据零星现金需要填制现金借款单 经批准后向出纳借现金 发生 业务后取得发票后向会计部门报销 E 会计部门审核各种涉及现金收支的原始凭证 具此编制记账薄 经复核 后转出纳 F 出纳根据经复核后的记账凭证收付现金 并及时将现金送存银行 取得回单后 转会计 出纳登记日记账 会计人员登记相关的明细账和总账 3 2 3 采购业务的控制 理工宾馆物资采购活动由供应科和财务科共同办理 从用料申请 批准到采购 付款严格按照财务制度执行 强化对申请 审批 采购 验收 付款等环节的控制 做到比质比价采购 采购决策透明 堵塞采购环节的漏洞 理工宾馆采购业务流程 见图 3 5 理工宾馆采购预付款流程图如图 3 6 餐饮及客房部供应科供应商 保管部门 会计部门 3 53 5 理工宾馆采购业务流程图理工宾馆采购业务流程图 21 42 理工宾馆的采购业务内部控制要点有 材料等物资计划请购 采购 验收和结 算工作必须有不同的人员担任 不得由一人包办 要实行钱 账 物分管 采购人 员除了因特殊情况特别授权外 只能在批准的采购预算所列货物名称 规格 数量 的范围内进行采购 不得擅自改变采购的内容 采购预算根据生产预算的材料消耗 定额结合库存制定 仓库部门和质检部门要严格按采购单所规定的品种 数量 质 量进行数量 重量 和重量的验收 主要餐饮及客房物品的采购价格要根据市场情况 结合物品的品质 进行 比价 以 价质结合 的 选价优书面论证 报部门领导 审批确定 采购发票价格 运输费 税收等必须凭证齐全 并与合同复核无误 才 可办理结算 支付货款 由于采购数量比较少 采购的材料等物资一般用现金支付 要严格控制储备定额 以保证每日需要 并以节约资金事业为原则 严防超储积压 采购计划审批联系供应商签订合同 记录账薄退货物资入库 应付账款财务核算付款入账单 发票 3 63 6 理工宾馆采购与付款流程图理工宾馆采购与付款流程图 3 2 4 成本费用的内部管理 以下主要对理工宾馆的客房和餐饮的成本费用的内部管理进行分析 并设计合理 的内部成本体系 其中关键点是对餐饮成本的控制 3 2 4 1 成本费用的控制 成本费用的控制是理工宾馆内部控制的体系设计的重点 其中要包括两部分 客房用品和餐饮费用的控制 客房用品的成本费用的控制比较容易 主要是对客房 用品的有力保管与维护 以减少其不必要的浪费 达到节约成本的目的 理工宾馆餐饮部的成本费用的控制就比较复杂 其主要指食品原料成本的控制 其原材料成本随营业收入的变化而变化 餐饮成本的控制从原材料采购开始 经过 验收 厨房的加工到出品 仓库的保管等过程都与其成本费用有密切的联系 理工 宾馆餐饮成本控制流程图 3 7 原材料采购材料验收入库领 料 厨房加工 厨房出品 退料入库 用 餐 3 73 7 理工宾馆餐饮成本控制流程图理工宾馆餐饮成本控制流程图 下面对理工宾馆的餐饮成本控制流程图进行分析 1 原料采购控制是餐饮成本的第一环节 也是控制工作质量要求最高的环节 主要内容是 明确采购责任 确保原料供应不断 集中采购 减少