物业公司管理制度.doc

物业服务有限公司公司管理制度 目 录1 、公司简介2、人力资源管理制度3、 薪酬及福利制度4、员工考勤制度5、员工制服管理6、员工行为规范7、公司财务制度8、公司档案管理制度9、奖惩条例10、员工投诉物业服务有限公司简介 公司是于二00四年十一月注册成立的独立法人企业，注册资金五十万元人民币，具有三级资质的专业物业服务公司。主要从事物业管理、家政服务、家庭装潢、房地产经纪、房地产咨询等经营。公业主至上、服务第一”的服务理念；逐步加强了对技术人员和管理人员专业素质和业务水平的培训，建立健全岗位工作标准和各项服务操作规程，使物业管理服务更趋科学化、规范化。几年来，公司凭借着科学有效的管理、严谨务实的作风、服务至上的理念，得到了广大业主的良好赞誉。公司将继续本着“依法管理、热情服务、以人为本、业主至上”的服务宗旨,“安全、舒适、诚恳、创新”的服务质量标准，在上级主管部门的指导下与时俱进，不断创新。 物业服务有限公司 二00八年三月第1章 公司组织机构、人事管理制度一、目的 为规范公司的人力资源管理，确保员工队伍的素质，合理地培养人才、使用人才、储备人才，以适应公司经管管理业务发展的需要。二、适用范围适用于公司员工的聘用、考核、调整、解聘。 三、职责划分1、总经理负责公司人事的审批及员工考核结果的审查。2、行政人事部负责组织相关部门、管理处进行新招员工的面试、考核，并办理录用及离退职等手续。3、部门负责人负责部门内人员的合理使用和定期工作业绩评价(向员工公布考核结果)，对公司人事管理提出合理化建议。 四、招聘 （一）、招聘条件：应聘人员应政历清楚，身体健康，五官端正，无不良习惯，要符合应聘岗位的任职基本要求即职务说明书(聘用条件、岗位职责、岗位资格)的条件。1、 品行兼优、近五年内无重大违法违纪记录。2、 仪表端正、身体健康，无任何遗传或慢性疾病并经体检合格。3、从事简单、重复劳动工作人员的录用一般须具备：受过高中或高中以上文化教育，年龄在十八周岁以上。4、管理人员及从事专业性较强工作人员的录用一般须具备：受过大专或大专以上文化教育或初级以上职称，并有一定的同类工作经验。 （二）、招聘程序 1、由用人部门提出用人申请，填写； 2、行政人事部根据人员定编情况和所需人员情况安排招聘事宜； 3、应聘人员经面试、考试、体检合格后，办理入职手续，填写。总经理在上加签意见。 4、人事部下发员工报到通知书 5、人事部在发录用通知单时通知录用人员提供下列资料：1、交验身份证、学历证、职称证、健康证明原件，留复印件(设备维护员提供特殊工种操作证、物业管理员提供物业管理上岗证、退伍军人需提供队伍军人证)(上述材料离职时资料不得带走)。2、 与原单位解除劳动合同证明；3、 一寸近期彩色照片两张； 4、其他需要提供的资料 (三)、录用 1、员工入职以上班时间为准。 2、新员工入职以前由所在部门或管理处安排入职培训。 (四)、转正 员工转正由部门经理(管理处主任)填写报总经理审批。 （五）、辞职1、 员工辞职需要提前10天向所在部门提出申请，填写报部门经理(管理处主任)审批后报总经理批准。2、 员工辞职申请在没有获得批准前必须坚守岗位，服从管理，在办理好交接手续后方可离开岗位。(六)、辞退1、 员工严重违反公司规定或犯有严重错误的，公司将按及员工手册规定予以辞退。 2、被辞退人员应由部门经理(管理处主任)填写，报公司总经理审批后，该员工必须二日内办理离职手续。 (七)、离/退职手续1、员工办理离/退手续时，应归还公司的资料、文件、办公用品及所借公款等，同时需交所发工作服、工作牌、办公桌钥匙等有关证件和物品。由员工所在(管理处)负责人根据中内容加以确认。2、由办公室财务根据其部门经理(管理处主任)签发的离/退职完善手续表)及公司有关规定(服装折旧费、培训费等)核算工资，批准其到财务办理有关薪金结算手续。 (八)、调职手续1、公司人事部根据业务需要，经总经理批准后，可调动员工的职位或工作地点，被调动的员工不得借故推诿，被调员工接到调动通知后，应办妥移交手续，并按通知时间报到，未准时报道按自动离职处理。调离人员在新任者未到职前，其所遗职务由直属上级暂时代理。(九)、考核1、由公司行政人事部组织进行每季度一次的员工考核。每季度末最后二天部门填写本季度员工、报办公室汇总，总经理审查。作为奖金发放、日常考评的依据。2、管理处将根据公司实际工作需要，不定期地组织员工考评，全方位反映各岗位员工的实际工作能力、接受培训，专业资格和服务意识。五、相关表格 表一 职位申请表 表二 员工招聘审批表表三 员工转正审批表 表四 员工辞职申请表 表五 员工辞退申请单 表六 员工处罚通知书 表七 离/退职人员完善手续表 第2章 薪酬及福利制度薪酬一、薪酬组成： 根据公司现阶段实际情况，员工薪酬制度主要包括：基本工资，绩效工资，保险和福利，其他激励等。二、发薪日期： 公司每月5日支付上月工资；若发薪日遇节假日，则在最近的工作日支付。试用不满半月自动离职者不享受当月工资。三、薪酬方案原则： 公司以增强企业活力为中心，以劳动市场价格为依据，多种薪酬分配形式相结合，积极贯彻薪酬分配的贡献。向高级管理，高级技术，高级营销人才倾斜原则。体现劳动力市场化原则；与传统考核挂钩，收入能增能减的原则。实行岗位定编，竞争上岗，以岗定薪，岗变薪变。四、薪金设置：安管员试用期为一个月，第一月700元，第二月850(包括福利和保险)；根据各管理处的实际工作调整，薪金标准可相应调整，具体根据公司相应规定。保洁员试用期为一个月，第一月为500元，第二月为500元(包括福利和保险)；其他岗位由办公室统一安排和管理。薪金系列：1、 员工薪金标准以税前数值计算。2、 员工薪酬由公司办公室统一管理。福利(一)假期1、公假： 经公司领导批准参加社会活动，因公受伤经医院证明不能工作，假期由所在部门和相关部门核实，工资奖金照发。2、婚假： 公司员工本人结婚，给假期三天，符合晚婚年龄的，另给晚婚假二十天;婚假不超过期限的，工资奖金照发；超过期限的时间按事假处理。往返路费自理。3、丧假： 公司员工本人的祖父母、父母、配偶、子女及依靠员工本人供养的弟、妹、养父母等死亡办理丧事的，给丧假三天。路程假根据需要另给。凡未超过期限的，工资奖金照发；超过期限的时间按事假处理。丧假往返路费自理。4、产假和计划生育假： 员工必须遵守国家政府有关计划生育的规定，计划生育假及产假按国家规定执行。5、探亲假 公司员工夫妇分居两地或未婚员工和父母都不在一起且不能利用公休假日回家团聚的，连续工作满一年以上的员工可享受探亲假，上半年或下半年结婚，均在次年享受探亲假，往返路费自理。a) 探望配偶每年给予一方探亲假一次，假期为15天。b) 以上假期，路程假按实际需要另外核给，不超过期限的工资奖金照发，超过期限的时间按事假计算。6、年休假公司合同制员工年休假标准为：连续工龄休假天数不满五年六天满五年不满二十年十四天满二十年以上者二十天年休假原则由部门负责人根据工作需要和个人情况统一安排时间，当年享受。（二）、贺仪与奠仪(限转正后)1、员工办理结婚手续后，符合晚婚条件的，公司将致新婚贺仪人民币200元整。2、员工子女出生后，公司将致贺仪人民币100元整。3、员工在直系亲属(指配偶，子女，父母或配偶之父母)去世后，公司将奠仪人民币200元整。(三)、员工活动员工均有机会参与公司每年定期或不定期举行的各项活动，如春节联欢活动，公司周年庆祝活动，旅游活动等。(四)、员工培训为提高公司员工队伍的整体素质，拓展思路。加快公司物业管理进程，实现物业管理持证上岗，公司支持员工外出参加物管培训。为加强培训工作的领导，建立健全公司外派培训工作制度，充分发挥受训人员的作用。经研究现将外出培训工作及其档案管理作以下规定：1、外出培训需经公司领导研究同意，由组织安排。送陪人员离岗后其岗位工作由公司统一调整。自行联系参加的培训，由个人安排参加培训时间费用自理但不得影响工作。2、今后凡参加培训合格获得的结业证明或岗位等有关文凭，需交公司统一保管。3、公司鼓励员工为提高自身素质，积极参加各类培训，今后用其所长时，在薪金待遇上给予适当考虑。 第三章 员工考勤制度一、为规范公司考勤管理，建立正常的工作秩序，统一考勤，现制定公司考勤制度。二、本制度适用于公司各部门及各管理处。三、员工应遵守公司考勤制度，按时上、下班，不得迟到、早退、旷工及擅离岗位。 1、考勤时间 四、行政班：（5月1日至10月31日）上午8：0011：30；下午2：306：00（11月1日至4月30日）上午8：0011：30；下午2：306：00 轮动班： 12小班每班早上7：00晚上7：00；晚上7：00早上7：00 中午午餐时间给1个小时的换班吃饭时间五、实行员工签到制度，所有员工必须在规定的时间之前到公司所属部门或管理处签到，不准代签，如发现有人代签，按旷工一天论处。六、员工有事、有病必须办理请假手续，经批准后方可履假，事后请假、口头请假、电话请假、无假条的一律视为旷工（特殊情况除外）。七、员工请假或调休应按审批权限报批，二天以内部门经理（管理处主任）批准，二天以上需报总经理批准。八、员工因公外出办事，须经部门经理（管理处主任）批准后，方可外出。九、主任、部门经理助理、副经理、经理、公司总经理助理有事请假或外出需报公司总经理批准。十、公司管理人员迟到或早退一次，罚款2040元，旷工一天扣除当天工资并罚款100元；其他员工迟到或早退一次罚款1030元，旷工一天扣除当天工资并罚款50元。每月迟到或早退三次，按旷工一天计算，每月无辜旷工两天或年累计3天，予以辞退。十一、各部门、管理处指定专人负责考勤，办公室将不定期抽查考勤情况，发现弄虚作假，不如实考勤，将对当事人进行严肃处理，并追究部门经理的责任，每个部门当月人员处罚及奖励，必须由本人签字确认存入个人档案（否则当月工资不予以发放）。十二、各部门考勤员必须在每月1日之前，将经部门经理（管理处主任）签字后的考勤表统计上报公司总经理处，审核后发放上月工资。十三、本制度从公布之日起执行，解释权在公司办公室。 第四章 员工制服管理规定 为了保证公司及员工的社会形象，改善员工福利，使工作的配置和管理规范，根据便于操作、合理配置的原则，特制定本规定。一、 工作服的配置 员工一般按冬、夏装标准进行配置，按岗位考虑在秋季增加部分配置。安管员 1、夏装：短袖制服上衣一件，制服长裤一条； 2、秋装：上衣一件，制服长裤一条； 3、冬装：上衣一件； 4、帽子一顶5、领带、武装带各一条6、值班棉大衣：按岗位配置保洁员 1、夏装：衬衣两件，长裤一条； 2、秋冬装：马甲一件，夹克衫一件，长裤一条。二、工作服的补充 工作服按照使用年限进行补充。（西装三年，其它两年）夏装补充时间每年五月，冬装为每年八月。二、 工作服的设计、定制、采购款式由公司董事会议决定；经市场调查，本着及时、质优、廉价的原则，经过公司领导审批后，由办公室负责定制、采购。三、 工作服的申领 1、领用人填写领料单，经部门负责人审批后领取。 2、新入职员工在转正后，由办公室办理制服定制、领用手续。四、 工作服折旧费的收缴员工因各种原因离开公司未达到服装使用年限的，都必须缴交折旧费，其计算方式为： 1、管理人员西服、夏装及维修人员夏装部分：扣除服装剩余价值后，服装由员工带走。 剩余价值=原值（实际领用时间月数规定使用月数）原值 2、安管员、保洁员制服及维修人员冬装部分： 按入职时间计算折旧工作不足半年者，收取服装折旧费150元，满半年不满一年的收100元，满一年不满两年的收50元，满两年不扣折旧费用。第5章 财务管理制一、固定资产管理制度 固定资产是指使用期限较长、单位价值较高，在使用过程中保持原有实物形态的资产，是物业管理进行有偿服务所必需的物质条件。1、使用期限超过1年的房屋、机器、运输工具及其他与物业管理服务有关的设备、器具、工具等；单位价值在2000元以上，使用年限超过2年的设备均列为固定资产。2、财务部应建立固定资产总分类帐及明细帐，根据原始凭证及时入帐、转帐，正确核算固定资产的原值、折旧和净值；3、使用部门应掌握本部门固定资产的使用情况，妥善保管好各项固定资产设备，使各项固定资产设备处于完好使用状态。4、固定资产的申购，应由部门填写固定资产申请表，经财务部审核，报总经理审批，方可购买。5、固定资产的报废、报损应由部门填写报废、报损单，经财务部审核后，报总经理审批，方可核销。6、为保证固定资产帐、物的准确性，管理部门和使用部门要相互配合，定期盘点，做到帐与实物相符。二、货币资金管理制度1、严格按照国家有关现金管理制度的规定，非经银行同意，不得坐支业务收入现金，严格分清收支条线。2、做好库存现金的保管工作，对指定使用备用金的人员必须定期检查、核对，做好备用金管理，库存现金不得超过银行核定的限额。3、建立和健全现金帐目，做到日清日结，定期盘点库存现金，做好帐实相符。4、对超过现金收付限额以上的款项，必须通过银行结算。三、费用报销制度1、报销发票必须符合税务、财政部门的规定，未经税务或财政部门统一印制、监制的发票不予报销。原始凭证的所有内容必须填写清楚，大小金额须相符，不得涂改，并盖有出票单位的发票专用章或财务专用章。2、办理报销业务时，须将原始凭证整齐有序地贴在票据粘贴单上，经办人须在原始凭证背面签字并填写报销单，写明开支用途，由所在部门领导签字，财务部审核，总经理审批方可报销。3、出差费报销时，须填写出差旅费报销单，写明出差时间、出差事由、交通工具等，由所在部门领导签字，财务部审核，总经理审批方可报销。4、各类借款必须填写借款申请单，如实填写借款申请单的各项内容，借款用途应与报销支出内容相符；由所在部门领导签字，财务部审核，总经理审批。领取现金的须填写领（付）款凭证。5、各类款项的申请必须填写费用申请单，如实填写费用申请单的各项内容，款项用途应与报销支出内容相符；由所在部门领导签字，财务部审核，总经理审批。领取现金的须填写领（付）款凭证，属于异地结算和同城转账应在受款单位栏写明对方单位名称及帐号。6、汇款各类资金，支票收款单位必须与原始凭证上的专用章的对方单位名称相符。如对方单位提出要变更汇划单位和银行帐号，必须由对方单位法人代表出具书面凭证，方可办理。7、购置固定资产，由部门填写固定资产申请表，总经理审批同意后方可购买。经办人员负责办理购置固定资产的办理或登记手续，发票须经办人签字，总经理审批后报销。8、因公外出乘坐出租车，报销车费时应写明乘车时间、到达地点及事由。四、 票据管理制度 1、税务部门监制的发票及内部使用的收据由财务部向税务部门或定点商店购买并保管。2、各管理处领用的票据应指定专人负责保管。3、一般情况下，领用票据时必须缴旧领新。4、领用票据时，应在票据领用本上注明票据种类、领用日期、数量，并由领用人签收。5、用完的票据，必须及时上缴财务部，财务人员应在票据领用本上注明已回收。6、票据的存根联编号必须连号，不得缺号；作废的票据必须各联完整，不得缺联。7、票据的开具必须规范，不得开具与公司经营业务不符的发票或收据。8、各部门、管理处不得自行购买票据或自制票据。9、各类票据的收入款应及时上缴公司财务部。第六章 档案管理制度一、档案管理规定1、宏禹物业管理有限公司的档案资料由经理（管理处主任）负责监督保管，内务管理员（各管理处收费员）专职文件存档、注记工作。2、各部门有关物业的验收档案、图纸、业主及住户资料、管理制度、合约及附件、设施和设备档案及保养制度、财务报告、员工人事资料等档案要求集中存档，文件柜上锁，未经经理（管理处主任）许可，任何人不得动用。3、物业档案资料必须做到图有袋、文有夹，报告类文件编目录索引，档案类文件有存档清单和编号目录。4、公司档案目录及存档文件清单每季度清查一次。5、物业档案在历任管理处主任离职或调职时，应向接任者办理移交手续，经认可后方可离开。6、物业档案日常需经常使用部分应复印备份，原件存放在档案中不得随意使用。7、因工作需要借阅、复印专管部分档案资料的，需经管理处书面认可，如有违反的，作泄密处理。8、公司将定期巡查上述规定所提及的要求落实情况，对不符合要求的保管人将作适当处分。9、小区档案资料因保管不当而造成遗失、泄密的，对小区管理有重大影响及损害小区和公司利益的，公司将视情节追究当事人责任，并保留追究其法律责任的权利。二、管理处保密规定1、公司、物业内部资料，业主、住户单元和公司员工个人资料及其所载有的通讯地址、联系电话、购/租合约及金额、小区及公司内部情况、业主/住户个人情况等均属保密范围。2、业主/住户及员工资料统一存放在办公室文件柜内，由内务管理员专人管理。3、公司文件柜备用钥匙由经理（管理处主任）保管，内务管理员（收费员）休假时，由经理指定者方可代为执行以上事务。4、因工作所需而放置在办公室、监控室的业主/住户的联系电话、地址等，必须隐蔽放置，不得张贴于显眼处，不得外泄。5、公司制定的各类规章制度及工作指引，严禁任何形式的抄袭和复印，严禁外泄。6、公司发布的各类通知通告，应限定时效，过时收回。7、员工应具有维护他人隐私的法律意识，主动为公司和小区住户保守秘密，对任何人的不正当打探行为，应坚决拒绝并向公司报告。8、员工因执行保密规定不当，致使公司、业主/住户或公司其他员工利益受不良侵害的，公司将从重处罚，并由当事人个人承担导致的全部法律责任。三、小区档案资料1、小区验收档案：1）小区土建、设备安装竣工资料（图纸、设备资料）。2）小区各类设备的质检、消防、劳动局等部门验收合格文件。3）小区机电设备保养合约。4）小区公共区域设施设备验收记录。5）小区公共区域设施设备移交记录。6）单元验收及移交记录。2、小区二次装修档案：1）住户二次装修图纸及审批手续。2）二次装修期间管理处监督检查资料。3、住户资料：1）小区住户入伙资料。2）小区住户情况登记（包括姓名、房号、联系人、建筑面积、交接单、入伙时间等）。4、小区管理文本汇编：1）管理合同、业主公约、用户手册。2）小区各类管理规章制度及装修管理规定。3）小区各项管理分包合约。5、小区设备维修保养资料：1）各类设施设备专门的维修保养制度和应急措施。2）各类设施设备独立的维修档案及日常巡检维修记录。3）主要部位如配变电间、监控中心等应有工作日记、交接班记录、巡视记录和人员进出记录。4）住户维修报修单及维修后的回访记录。6、小区设施设备检测：1）电梯有劳动部门合格证书及年检报告。2）消防泵、管道等有定期试机及换水记录。3）小区避雷系统有定期检测报告。4）小区其他设施设备检测记录资料。7、日常文档：1）日常通知、文件的存档。2）各管理处财务资料（各项费用收缴情况、票据存根、账册等）。3）公司管理费财务报告。4）会议记录。5）值班记录。6）安保值班记录。7）其他管理记录。四、档案资料的管理要求1、采用多种形式的文档储存方式，如电脑磁盘、录象带、录音带、相片、图表等，并采用适当的保管、储存方法。2、尽可能地把其他形式的档案资料转化为电脑储存，便于查找和利用。3、电脑文件必须由专人按照规定设置子目录进行分类管理，并定期清除过期无效文件。4、原始文件按照文件的使用性质及重要性进行分类，并编制相应的文件目录，文件状况有所变动时，应及时调整目录的有关数据，以保证查阅者及时找到有效的文件。5、档案的鉴定必须由经理或其他指定人员负责，对档案是否有效、作废、复印份数、保存期限、保存数量等作出决定，其他未经授权者无权决定。6、档案按不同业务性质分块，以内容分类，逐一编号，登记造册，编辑目录，最好按不同业务部分分柜保存。7、档案保管有专人负责，以达到文件管理要求，必须做到档案标识清晰、分类明确，易查找；档案必须由具备资格人员经过登记后方可借出，文件借阅者需妥善保管所借文件，不得涂改、撕毁等，否则追究相关责任。档案归还必须经过检查，如有轻微破损应立即修补，损坏严重须追究借阅人员的责任。档案管理人员需按时检查档案借阅情况，以便及时收回在外文件，防止因管理疏忽所导致的文件流失和泄密。8、档案保管环境要求达到防火、防潮、防变质的要求，配置有效的灭火器材，潮湿天气需放置生石灰等物质，档案管理人员需及时进行检查和清理，保证文档保管条件符合公司文件管理的要求。 第六章 员工行为规范 1、员工应着工作服上岗，并保持制服整洁，无破损，在制定位置佩带工作证或名牌，做到衣冠标准、统一、整齐。 2 、员工不得留、染怪异发型，应勤剪头发、指甲，保持清洁。 3、员工不得在工作场所高声谈话、说粗言秽语。 4、不可在工作时与同事争吵，搬弄是非，引起他人不睦。 5、经常保持身体挺直，不要依偎墙壁或办公桌上。 6、讲究卫生、不随地吐痰，行走中遇见烟头纸不置之不理。 7、不可在公共地方抓耳挠腮、打喷嚏、大声呵欠、伸懒腰及结群闲聊。 8、不可在非指定范围内吸烟、吃零食（接待业主或开会时禁止吸烟）。 9、员工上班须准时，遇上迟到或缺勤应尽快通知直属上级。 10、员工可与客人作适当及有礼貌的交谈，但切忌谈及个人隐私及讥讽客人。 11、工作环境保持宁静，禁止在工作时间内阅读小说、杂志、报刊，或听随身听等。 12、不得将公司任何物品擅自带回家以作私用。 13、未经公司批准，员工不得向外界及传播媒介供给有关公司资料，遇有查询，应转交上级处理。 14、不得在公司以外兼与本行有关工作。第七章节 公司奖惩制度为达到和保持高度的工作效率和优良的服务，公司特制定如下奖惩条例，望全体员工遵守执行。一、 奖励制度 1、 嘉奖、晋升凡符合下列条件之一者，将酌情给予嘉奖、晋升：对改革公司管理，提高服务质量有重大贡献者;在服务工作中，创造优异成绩者。2、奖励凡符合下列条件之一者，予以表扬和给予酌情的奖励：工作积极热心认真负责，经公司考评工作表现突出的在工作中屡获业主和访客表扬的；发生事故苗头，及时采取措施，防止重大事故发生者；为保护国家财产和生命安全，能见义勇为者；提出合理化建议，并经实施有显著成绩者；严格控制开支，节约费用有显著成绩者；拾金不昧，及时送还给失主并受到失主表扬的。二、员工惩罚制度细则 一、凡是有下列过失之一者，将受到批评、警告及罚款等处分：（1） 仪容、仪表未能达到标准要求；当值班未穿整齐制服、未佩带工作牌；（2） 当值班时吃零食、听收音机、录音机或阅杂志、扎堆聊天；（3） 擅自离开工作岗位、脱岗；（4） 随地吐痰乱扔杂物，破坏环境卫生；（5） 一个月内有一次以上迟到、早退者；（6） 未经允许擅自外出； （7） 公司安排的培训迟到、早退或无故缺席；（8） 未按公司有关服务标准工作；（9） 管理人员未按公司要求签字审阅的；（10） 接到业主报修不愿出现场故意推诿的。二、凡有下列过失之一者，将视情节轻重予以降职、降薪、记过、劝退、或辞退等：（1） 擅自离开工作岗位或超出工作范围到其他地方闲荡，未经许可调班。（2） 未经项目负责人批准，擅自陪同亲友或其他人参观物业。（3） 未经住户允许，擅自进入住户房间；（4） 未经同意，员工在物业内擅自张贴布告、通知或擅自涂改、