XXX集团协同管理平台建设方案.doc

声明 声明 此文件仅供贵司内部参考 请勿外传 未经书面许可 任何单位和个人均不得以任何方式透露给第三方公司或个人 应用方案之 XXXXXX 集团集团 协同管理平台建设简介协同管理平台建设简介 内部参考 请勿外传 2 目目 录录 第一部分 协同管理需求分析 3 一 XXXX 集团公司的需求分析 3 二 系统建设目标 4 三 XXXX 集团公司组织设计 6 第三部分 协同管理平台系统系统整体框架 7 一 XXXX 集团公司协同管理平台系统总体框架 7 二 XXXX 集团分阶段项目实施方案 7 第四部分 以工作流为核心的协同的办公环境 9 一 实施目标 9 二 应用效果 10 第五部分 以目标绩效为核心的协同管理平台 11 一 实施目标 11 二 目标绩效方案简介 11 二 应用效果 13 第六部分 建立完善的企业门户系统 EIP 14 一 实施目标 14 二 数据中心方案简介 14 三 应用效果 15 内部参考 请勿外传 3 第一部分第一部分 协同管理需求分析协同管理需求分析 一 一 XXXX 集团公司的需求分析集团公司的需求分析 根据与 XXXX 集团公司相关负责人的探讨 初步确定 XXXX 集团公司在协同管理平台系统方面的主要需求有 1 工作流程管理工作流程管理 如何减少各种办公用品的损耗以及工作效率的提高 那就必须考虑实现日常办公的电子化 例如员工之间的 交流可以使用邮件 留言 流程 公司允许的话也可以实现即时通讯 事务性处理如 请假 出差 报告 报销等各种审批工作完全可以用电子流程代替 2 人力资源管理方面人力资源管理方面 企业很大的一部分成本主要是人力成本 因此 在考虑建立信息系统的同时 必须兼顾到人力资源的管理 特别是需要加强绩效考虑的制度 XXXX 集团公司有很大一部分的客户代表 而客户代表的流动 招聘是比较 频繁的 为此 人事资源部门的工作一直都比较烦杂 管理成本一直以来都是比较高的 新员工的培训成本 也是比较高 因此 建立一套完善的人力资源功能是非常有必要的 3 培训管理培训管理 由于医药公司设计到大量的培训管理 包括人员的内部培训 产品知识和企业文化及员工升迁培训等 和外部培 训 市场营销等相关知识培训等 所以对人员培训进行统一管理和资格审核是医药公司人力资源管理方面重要 环节 所以 XXXX 集团希望建立统一的培训管理系统和人力资源来进行统一管理 4 目标绩效管理目标绩效管理 如何做到合理的规划企业目标 有效执行企业的战略决策 充分调动公司整体及员工的创造性和积极性 及 时解决集团管理中的问题和提升企业整体执行力是集团管理层首要考虑的问题 目标和计划管理实现企业战 略目标的规划和分解 并落实到部门和个人 达成对集团整体业务的监控 实现企业绩效管理 5 企业信息门户 企业信息门户 EIP 管理方面 管理方面 利用信息门户一方面将驻外分支机构以及出差或移动用户也纳入到总部这样一个整体当中 实现一体化化的 管理 一方面将结合外部网站 实现互动的信息管理与发布 真正发挥发布网站的作用 另外就是通过信息 门户整合内部资源为决策信息化打下必要的基础 同时加强与外部网站的结合 通过互联网直接与公司有一 个紧密的联系 真正实现以客户为中心的管理理念 6 知识文档管理知识文档管理 知识管理必须纳入到企业管理内容中 尤其是 XXXX 集团公司的服务过程中会大量的文档与数据 应该将这些 数据及文档进行有效的整理与管理 为其他部分的工作提供帮助 被员工和伙伴充分的利用与创新 7 项目管理 建议 项目管理 建议 作为 XXXX 集团公司公司 全国各地的项目比较多 以往的管理模式中很难有效的管理整个项目的过程 对项 目成员的工作任务和说明没有一个完全的清晰化 同时项目中的知识以及财务成本分析很难有效的获取 所 以对项目实施管理也将是知识管理中比较重要的一部分 8 财务管理方面财务管理方面 XXXX 集团公司很大一部分管理内容是费用管理 对费用的申请 批复 执行 控制 查询分析等 构成了 XXXX 集团公司内部日常管理核心内容 实现集中信息化管理将大大节省一些不必要的开支和杜绝贪污浪费 内部参考 请勿外传 4 各部门个项目的每一笔开支 都会受到监控 稽查人员可以足不出户就能随时检查部门以及项目的财务状况 下级部门及单位请款可以通过网上审批功能 上级单位部门领导可以随时随地在网上审批 大大提高了效率 集中财务应有 集中费用管理 报帐中心 集中项目费用管理 集中工资管理 集中资产管理等 9 客户管理客户管理 将与公司运营发生关系的外部资源 合作伙伴 供应商 客户等 统一纳入系统进行管理 使内外部资源可 以有效的整合在一起 提升工作效率 完善企业宏观层面控制 同时对客户的跟踪过程服务有完善的管理记 录 对客户上面的财务数据能有总体和细微的分析 10 决策信息化决策信息化 通过对内部信息的总结与整理 以报表的形式展现给相关管理层 让决策层从宏观上把握公司的情况 实现 对公司的管理流程 公司的发展做正确的判断 当然 决策信息化是一种工具 这种工具依赖于企业现有的 系统与数据 如果企业缺少底层的系统活则数据的贫乏 很难做到决策信息化 因此 决策信息化是有一个 过程 从简单到复杂 从片面到全面 随着信息化的推进 越来越发挥重要的作用 二 二 系统建设目标系统建设目标 在协同商务建设方面主要为 XXXX 集团公司实现以下目标 1 实现实现 零距离 分权化零距离 分权化 管理管理 使得 XXXX 集团公司领导能够对整个公司运营进行有效掌控 既有宏观面的把握和实时了解 又有层层追溯的深入功能 提供完备的零距离垂直化管理模式 同时有效的将高层管理层的精力节约至战略性发展问题 建立职责明晰的岗位部门建制 将日常工作权力分化给协同工作的下属中层管理人员 2 工作流管理 实现无纸化办公流程 工作流管理 实现无纸化办公流程 办公流程自动流转 节省时间 提高效率 减少人为失误 方 便地查询流程执行情况 以及流程的责任人 相关文档等信息 根据执行状态 自动进行下一步操 作及决定工作的执行者 实现无纸化办公 企业中的所有文档进行集中的电子化管理 包括档案 财务文档 工程文件 技术文档 报告 合同等 实现办公流程规范化 包括公文流转 报告的审批流程 人事管理流程 预算流程 采购流 程 年 月 度计划报批流程等 通过办公自动化系统实现自动运转 内部文件流转自动化 可根据文档 如合同 的不同状态自动进行下步操作 并决定谁是相 关责任人 实现工作的执行透明化 任务执行状态查询方便 实现管理者与员工之间的互动 实现组织 内部的协同工作 个人工作的有效组织 便于管理层有效组织部门计划 会议全过程管理 会议建立 召集 议程管理 会议结束等 实现预算和费用之间的实时监控和管理 3 有效地组织和管理有效地组织和管理 XXXX 集团公司的员工 以及他们的工作 集团公司的员工 以及他们的工作 在系统中为每个员工建立信息档案 需要时可快速地了解相关员工的信息 您可以确切地知道您的每一个员工的特点 专长 工作业绩 等 深入了解到每个员工所进行的工作 所完成的工作以及完成情况 根据需要在系统中为相关员 内部参考 请勿外传 5 工分配和去除权限和工作职责 增强组织的柔性 根据业务需要以及员工的工作安排情况 将他们 组织到不同的项目中 总之 实现管理层与员工 员工之间的互动 建立 XXXX 集团公司的组织架 构 方便管理层对整个公司的掌控并提供一定的决策支持 定岗 定编 建立完善的符合现代化企业运作的电子组织形式 使公司运作顺畅 建立员工卡片 员工资料集中管理 查询方便 建立人力资源库 实现从提请用人到新员工入职的全过程管理 任务的下达 执行自动化 提高工作效率 劳资 培训 党务等的管理流程化 规范化 科学的业绩考核方案 完善灵活的人力资源状况报表 4 通过建立通过建立 XXXX 集团公司的知识文档库 实现知识文档管理 集团公司的知识文档库 实现知识文档管理 有关的所有信息 包括合同 项目方 案书 工程进度和计划表 质量情况表 研究报告 档案 政策方针 法律法规 公文 工作计划 发票 合同 会议通知 新闻等由信息系统集中管理 需要时可快速查询相关信息 再不会发生信 息丢失的现象 实时地了解到公司内外所发生的任何事情 员工的知识 经验记录在系统中 避免 公司的知识流失 方便地追踪相关文档的状态 责任人等信息 提高管理效率 将现有电子邮件系 统整合到系统当中 将公司的所有文档进行结构化 的存储 并提供各种途径的查询功能 建立公司级的知识库 并且将管理权限细化到不同类别的知识文档 分门户 分权限 个性化管理机构内部所有文档 建立公司内部信息发布体系 使得新闻 人事任免 重大规章制度调整等做到及时有效的传 达给公司所有相关员工 5 利用协同管理平台系统后台支撑前台网站利用协同管理平台系统后台支撑前台网站 打通内外 实现一体化管理 初期目标为新闻发布管理 人力资源库及招聘管理 6 有效地组织和管理有效地组织和管理 XXXX 集团公司的资产 设备 产品和服务 集团公司的资产 设备 产品和服务 方便地查询资产 设备的使用情况 和当前状态 例如车辆管理 实现科学的出入库管理 使资产管理落实到具体人头 资产集中电子 化管理 明确责任人 部门 使用状态 做到透明化管理 资产落实到人 成为系统有机的部分 能够对资产及资产处理进行跟踪 全生命周期管理 重要资产 如车辆 的管理规范化 能实时查看使用状态 使用和审批流程高效 规范 会议室等公共设备的计划与协调 7 对进行项目管理 各模块全方位整合与项目相关的信息 对进行项目管理 各模块全方位整合与项目相关的信息 以项目管理 e Project 模块为核心模块 与其他模块的整合全方位地管理所有与项目相关的资源 所有信息得以及时记录和统一管理 避免 项目进度由于项目经理的变更而受到影响 对项目各环节的工作流程进行综合管理和控制 协调各部门在项目中的工作 人力 财力 物力 文件等资源与项目集成 为整个项目建立提供详细的数据 记录 文档 建立明晰 独立 全面的项目数据库 实现各部门之间的高效沟通 请求及公文流转的电子化 内部参考 请勿外传 6 实时监控项目执行状态 8 建立完善的绩效考核体系建立完善的绩效考核体系 根据企业战略规划先确定目标 然后执行计划 评估结果并将结果反馈给目标的动态循环设计思想 帮助企业完成目标的制定 发布 执行和评估 通过此体系企业可掌握其发展战略的关键要素 将 原本分离的部门事务和员工事务整合在一起 实现对企业战略执行情况的有效监控 9 建立企业信息门户实现建立企业信息门户实现 XXXX 集团公司与伙伴 客户之间的互动 集团公司与伙伴 客户之间的互动 通过不同门户的管理 与各外部 机构实时交换信息 外部机构可以在信息门户中查看最新的资料 并与企业内部人员即时沟通 通过不同门户 针对不同服务对象将信息进行分门户个性化管理 对普通员工来说 可以及 时为他们提供与工作相关的信息 为其日常办公提供一个高效协同的工作平台 对部门主管 来说 可以提供部门的相关信息 并可实时收集客户的意见和建议 及时反馈 10 实现对组织和事务从财务角度上的宏观分析到微观细节的了解 实现对组织和事务从财务角度上的宏观分析到微观细节的了解 实现财务与组织和事务的关联 企 业可以分析基于组织 业务处理链中的财务绩效 授权个体可以使用数据 对财务进行预算 报表 合并 绩效分析 成本跟踪和控制 三 三 XXXXXXXX 集团公司组织设计集团公司组织设计 略 内部参考 请勿外传 7 第三部分第三部分 协同管理平台系统系统整体框架协同管理平台系统系统整体框架 一 一 XXXXXXXX 集团公司协同管理平台系统总体框架集团公司协同管理平台系统总体框架 XXXX 集团公司协同管理平台系统总体框架图如下 二 二 XXXXXXXX 集团集团分阶段项目实施方案分阶段项目实施方案 根据对 XXXX 集团的需求分析和对公司的实地调研结果 对 XXXX 集团协同管理平台 进行三步实施方案 一 一 实现集团办公管理实现集团办公管理 第一阶段主要实现 第一阶段主要实现 集团办公管理 流程管理 人力资源管理 知识管理和客户关系管理 同时实现基本的 OA 办公管理功 能 实施目标 实施目标 让企业员工迅速掌握协同办公的思想并且迅速提升企业的综合事物处理能力 理清公司管理流程 建立 起人力资源管理体系和知识管理体系为后期的项目实施做好基础 二 实现培训管理和绩效考核管理实现培训管理和绩效考核管理 第二阶段实现 第二阶段实现 建立起完善的员工培训考核体系和目标绩效体系 实施目标 实施目标 建立起完善的培训管理体系 培训计划 培训考核体系 培训管理流程等 和员工职业生涯规划相结合 内部参考 请勿外传 8 为公司人才提升提供完善的信息支持 通过目标绩效体系将公司战略规划和员工计划相结合完成公司 通过对企业战略规划的有效拆分将员工工作目标和企业战略相结合 完成管理层对企业战略执行情况的 有效监控 三 三 实现集团实现集团 EIP 门户体系建设门户体系建设 第三阶段实现 第三阶段实现 建立企业信息门户 完成信息全面集成需求 实施目标 实施目标 建立企业内外网一体化完成企业信息的统一发布和统一处理 建立企业客户门户 完成企业客户和公司内部的客户服务人员进行直接的沟通 信息直接流转 一对一 的服务方式的直接体现 和现有其它系统集成 完成信息的统一收集和展示 管理层可以及时的把握和监控企业运营状况 并为 企业决策提供完善的信息支持 内部参考 请勿外传 9 第四部分第四部分 以工作流为核心的协同的办公环境 以工作流为核心的协同的办公环境 一 一 实施目标实施目标 1 集团管理集团管理 主要实现以下部分功能主要实现以下部分功能 1 集团系统用户权限管理 完成系统权限的分级管理和集团人员多岗位处理 2 集团知识管理 完成集团知识库建设 3 集团流程管理 通过自定义流程功能实现管理流程的搭建 4 集团费用预算 报销管理 完成系统预算与报销费用的比对功能并实现报表统计功能 2 人力资源管理人力资源管理 1 建立完善的组织结构体系 2 完成人事管理的档案管理 合同管理 人事变迁管理等 3 员工时间表管理 工作安排和在线工作查看和工作委派 4 产生人力资源相关报表 5 为后期实施培训管理和目标绩效管理打下良好基础 3 工作流程管理 流程规范化和高效化 工作流程管理 流程规范化和高效化 1 实现企业运作的规范化 透明化和高效化 2 根据企业的组织结构和业务变化 可以灵活的定制工作流程 以支持企业发展和业务流程调整 3 实现对外部分支机构的信息共享以及协同的工作 4 提升对财务费用报销流程的运作效率和管理能力 4 知识管理 完成知识的积累 共享和创新 知识管理 完成知识的积累 共享和创新 1 建立企业的知识库 完善企业的知识管理制度 建立业务知识中心 2 建立知识地图 专家知识地图 行业知识地图 产品知识地图等 3 对相关文件的权限控制 4 建立培训体系知识库并进行权限共享 5 建立公司公告新闻 包括内部公告 内部新闻 体系和公司电子刊物 6 完善的知识搜索体系和报表管理功能 5 客户关系管理客户关系管理 1 客户资料管理 通过客户资料卡片 归集客户的完整信息 2 客户管理和支持 实现全程客户管理 支持销售人员提升销售业绩 3 建立客户服务中心 和知识管理及人力资源模块结合完成客户服务中心的建设 4 完善的客户查询和报表功能 5 为后期客户门户做好实施基础 内部参考 请勿外传 10 6 基础基础 OA 办公管理办公管理 1 实现企业内部电子 邮件 通讯系统 邮件 短消息及即时交流工具 2 集团会议管理 3 员工通讯录 名片夹管理 4 总结与计划管理 5 BBS 投票调查等 二 二 方案简介方案简介 1 OA 模块简介 2 协同理念 通过齿轮联动模型和协同矩阵模型的设计思想 将各种信息和应用紧密集成在一起 并实现彼此之间的融会 贯通和统一管理 1 协同矩阵模型协同矩阵模型 内部参考 请勿外传 11 协同矩阵模型提供了企业信息网状管理的解决方案 在系统中 如果用户找到一个信息点 与这个信息点相 关联的所有信息都被找到 例如 找到一位公司内部的销售人员 那么与这个销售人员有关的 个人的财务 信息 工资 福利 成本 费用 他管理的客户 他撰写的文档资料 他管理的下属 他参与的项目 他 使用公司资产 他现在的工作安排等所有有关的信息像一张网 可以通过员工个人资料这个信息节点被迅速 的提取出来 2 齿轮联动模型齿轮联动模型 齿轮联动模型是泛微自主设计和开发的软件技术模型 主要功能是为提升系统各个功能模块的绞合作用 当 启动某一个模块的时候 其他的关联模块便可以随之启动 并一起协同工作 产生强大的齿轮联动效用 大 大加强单一模块的功能 达成协同的功效 齿轮联动模型提供对各个业务环节进行整合的方案 使得企业可以通过统一的协同平台面向整个业务过程来 进行管理 三 三 应用效果应用效果 第一阶段的事实历时两个多月时间 XXXX 集团于 2005 10 1 日正式启用 实现了人员之间 部门之间 上下级之间的高效沟通 因而业务得以平滑顺利的进行 大大提升了效率 人力资源的实施实现了对人力资源资料的数据化管理和人员从入职到离职的全过程管理 从而可以便捷 的完成人力资源报表的统计和查询 流程管理的整体应用大大提升了工作效率节省了处理时间 以费用报销为例 以前办事处费用报销从申 请到最终批准需要半个月时间以上 通过流程处理基本在一个星期内完成报销 文档的电子化和结构化的存储 基于企业规则而定的工作流程 对每个资源的信息和状况的跟踪 可即 时进行的调控及处理 强大的统计报告 信息存取和应用操作的权限设定等 这些都为集团实现集中式和规 范化的管理 以及可实时进行的控制和调整提供了良好的应用平台功能 第一阶段的启用创建了 XXXX 集团高效协同的工作环境 良好的完成了协同基础工作的搭建 为以后的 项目实施打下了良好的基础 内部参考 请勿外传 12 第五部分第五部分 以目标绩效为核心的协同管理平台 以目标绩效为核心的协同管理平台 一 实施目标一 实施目标 1 目标绩效管理目标绩效管理 主要实现 主要实现 合理的规划企业目标 有效执行企业的战略决策 充分调动公司整体及员工的创造性和积极性 及时解 决集团管理中的问题 1 建立完善的目标管理体系 根据企业整体战略目标确定关键绩效指标 KPI 再由公司级 KPI 分解到部门级 KPI 岗位级 KPI 使 KPI 形成一个因果关系网络 共同支持战略目标的实现 目标被分解为可执行的计划 以 日 周 月 年的时间跨度来进行区分 并通过执行过程进行修订 修正后的目标通过版本来控 制 2 完善的绩效考核体系 目标绩效体系可自动分配目标比重和分值 根据目标情况 权重分布并由人员修正 最终生成周报 月报 季报和年报 以作为绩效考核的依据 同时可确立确立各部门及岗位的 360 度平衡积分卡考 核系统 灵活定义考核指标库 实现上级对下级 员工对自身 平级之间和下级对上级的 360 度的 考核评估 3 协助体系 通过协助区域可以完成销售 行政 项目 技术 客服等相关的日程和目标 同时根据进度区分为 进行中事务和已完成事务 4 产生目标绩效管理相关报表 2 培训管理体系 通过培训提升员工核心竞争力和企业综合竞争力 培训管理体系 通过培训提升员工核心竞争力和企业综合竞争力 1 建立完善的培训计划管理 2 建立完善的培训考核体系 3 产生相关培训报表 二 目标绩效方案简介二 目标绩效方案简介 功能框架及模块功能框架及模块 内部参考 请勿外传 13 1 目标设定目标设定 目标设定即是根据公司战略制订总体目标并进行按自上而下的逐层分解 最终成为可执行的细化工作任 务 可以设定四级层次的目标 即公司目标 分部目标 部门目标和人员目标 每级目标再按照年度 季 度 月度和周来划分 根据上一级别的目标设定下一级别的目标 层层分解直到最小级别的目标设定 目标的分解可以进行横向的分解 以时间划分 和纵向的分解 以组织划分 目标说明可以与相关的文档 项目等信息进行链接 可对目标进行编辑 发布 修正 冻结 如人员离职 等操作 对每级目标都可进行编辑 发布 审核 共享等定义 目标设定后自动与相应的报告 公司 分部 部门和人员报告以及年度 季度 月度和周报告 进行 挂钩 可设定目标与其他模块 如个人计划 协作区 项目管理等进行链接并进行数据和流程的共享 2 目标发布目标发布 目标制订后可根据预先定义的共享自动进行发布并让共享范围内的人员查看 目标制定后会自动触发审批流程 审批通过后为发布状态 目标分解成个人任务并进行发布后 可以在个人计划中自动展现 可按公司组织架构快速查看对应层级的目标内容 3 绩效计划绩效计划 绩效计划为企业各个层级提供具体的行动计划 为最终目标的达成做阶段性的分解 计划的制定以目标 为依据 计划是与目标相互关联的 同时可以直接由目标转化而来 层次上可设定人 部门 分部的计划 时间轴上可设定月 季度 年的计划 制定过程中可以直接调用 工作计划模板 制定完成后通过流程来实现计划的审批 审批通过后正式发布 同时 个人计划可以直接导入到上级部门的计划中 同一级别的计划可以合并成上一级别的计划 层层 汇总直到形成最高级别的绩效计划 4 绩效报告绩效报告 内部参考 请勿外传 14 绩效报告是对绩效计划完成情况的描述 是考核评分的依据 报告可以自动汇总成为目标考核的一部分 报告的提交均通过流程来完成 并带有相应的审批权限来控制 通过流程可以实现目标的设定 计划及报告提交的提醒功能 5 考核评分考核评分 考核评分是对计划执行和目标实现的评估 实施步骤 考核标准的建立 考核指标和考核方案的设定 考核流程的审批 考核标准的建立 通过等级划分将考核成绩进行区分 如优 良 中 差等 可以设定为五分制或百 分制 考核指标库的建立很重要是整个绩效考核的基础和核心 可以对指标进行分类 如财务 客户 内部 交流 学习成长等等 考核方案是对考核对象的具体考核指标说明 包括目标考核 自定义考核和述职报告 考核对象可以 是分部 部门 岗位 人 可以设定考核结果的查