ISO体系文件编写VIP

1,深圳市天合兴五金塑胶有限公司文件编写与管理培训教材,讲师：伍洪,2,课堂要求,请将手机打到震动档；需要接听电话请到外面；请不要迟到和早退；积极参与讨论和提问。,3,课程目录,一、体系文件的重要性二、体系文件的架构三、文件的结构四、编写文件五忌六、文件的生效七、文件的管理八、指导书的基本构成,4,体系文件在ISO9000、ISO14000体系建立和运行的过程中扮演着相当重要的角色：2015版的文件管理要求改变点2015在原来2008版上对文件管理进行重大的调整，2008版按文件管理的逻辑定义意思是一定要开成纸质“文件管理”，但2015版后改成“形成文件信息”表示文件不一定非纸质。所以标准凡是出现要求形成文件信息，表示此要求得做对应的文件工作的依据建立体系文件最重要的作用即是所有的工作有所依循,保持一致和稳定的工作方式,以避免不同的人在操作相同的工作时出现不一致的工作方式和标准,或者由于口头交待沟通工作的方式和方法欠明确和清楚.,体系文件的重要性,5,提升管理技术水平的基础当所有的工作要求都文件化后,公司即可在此基础上通过日常工作不断地完善管理和技术的要求要件可以多格式并存并豕同步纳入管理防止经验的流失书面化的运行体系亦可避免由于人员的流失而导致经验的流失,从而造成运作上的困难.,体系文件的重要性(续一),6,改善人际关系用于工作的依据全部在书面上有明确的指令,在执行上大大减少了口头式的命令和沟通,同时降低了同事之间磨擦的机会.增加员工的责任心和荣誉感执行工作人员透过文件知道自己的工作权责和内容,明确了自己的工作范围从而提升了工作的责任心和荣誉感.评估一个公司是否标准化运行的基本要求，就是“说”“写”“做”保持一致，写你所做；做你所写，说你所写。,体系文件的重要性(续二),7,体系文件的架构,我司质量、环境等管理体系的四个层次,即:一阶文件:质量手册二阶文件:程序文件三阶文件:工作指导四阶文件:表单和表格,8,体系文件的架构(续一),文件架构的说明手册对于一个国家来说,宪法是他的根本大法,任何法律的制订都必要依宪法的要求来拟制,而对于一家公司制造业说,手册即是公司在管理制度上的根本大法,它会叙述公司在体系运行上的大纲要求,简言之,手册即是要求我们应该要做哪些工作.,9,体系文件的架构(续二),程序书程序即是明确工作进行规定的途径,亦就是说,针对手册要求要做的工作和要求程序需详细描述此工作如何来做.文件化的程序通常包括活动的目的和范围;做什么事情和由谁来做;何时何地和由谁来做；应使用什么材料、设备和文件，如何对活动进行控制和记录等。，ISO基准定义有六大必有的程序文件：文件管理、记录管理、内审管理、不合格品管理、纠正管理、预防管理,10,体系文件的架构(续三),工作指导书工作指导书是工作的明确指示，它需详细叙述某一具体的工作如何来执行和操作，很多公司亦称为工作指引或作业标准。表单格式化的记录清晰明了，易于保管，所以在编撰文件时，就应适当的设计用以做记录的表格，值得注意的是大量的或设计复杂的表格会令工作复杂化，降低效率，所以设计表格应力求共用，在表达明白的前提下，精简填写的项目和内容。,11,文件的结构,一份文件的结构往往视乎文件内容的需要，一份文件一般完整的结构有：1.目的2.适应范围3.参与文件4.定义5.职责6.工作程序（作业规范）相关记录流程（附件）,12,文件的结构(续一),现将文件结构应叙述的内容做一详细叙述:1.目的应叙述编制此文件的作用和目的,即“做这件事是为了什么”?2.适应范围规定此文件应用的场合和时机,范围的界定直接决定文件的功能范围,所以编写时应注意它的涵盖性.例有的公司是有手动和自动的两种同名机器,而如果文件的内容只针对手动的机器却将文件的范围写成“适用于公司所有的机器的使用”即是明显的错误.,13,文件的结构(续二),3.参考文件与本文件内容相关联的指导性的上级和平级支持的过程及下级做详细注释的文件，包括法律法规标准等4.定义亦即名词解释,针对文件中用到的专业术语,英文缩写的做明确说明,会令文件内容更清楚明白.5职责即在文件运行中相关单位及人员所担负的权责,一般只定义到部门.,14,文件的结构(续三),6.作业程序（作业规范）即工作执行的方法、过程和要求,一般将作业内容的编写分为两部分.（1）具体的流程从开始到结束过程有哪些？(2)作业内容:在编写文件内容时,一定需注意5WIH(WHO,WHEN,WHERE,WHAT,WHY,HOW)结合,即由谁(WHO)在何时(WHEN),在何地(WHERE),做何事(WHAT)为什么做(WHY),怎样(HOW),缺少任何一个W或H,都有可能使文件的内容不易理解.,15,文件的结构(续四),7相关记录一般用以对应文件内容中所提及的记录所使用的表单,公司所有的表单都应从此而来,最好将表单的编号附在名称后,但是也不可以附版本.8流程和附件编制文件的过程中，适当地制作一些流程图，会更容易理解文件内容和加深印象，流程图的制做不限形式，最主要的是能做到清楚明了即可。,16,文件的结构(续五),我司流程图经常将用的符号,表示单一的常规步骤,表示检验、审核所产生的结果会有几种可能的步骤,表示流向，可以转变回头,17,文件的结构(续六),例一：收货流程,供应商,检验,本公司仓库,核对送货单与实物,收货,18,编写体系文件的五忌,忌简单草率，未将所有的工作要求都纳入体系。忌过于弹性化，失去可操作性。忌理想主义化，导致无法实施。忌部门主义化，导致其他部门无法配合。忌咬文嚼字，理解困难。,19,文件的生效,本部门内部使用的文件：文件做成后交由本部门直接上司审核和批准即可生效，但审核的各级领导要严格要求对文件的格式、描述内容和方法、语法、词组用字甚至标点符合等纳入审核的范围。（例如SIP）跨部门协调作业的文件：文件做成后交由本部门直接上司审核和批准后，还要组织相关联的单位负责人召开评审会，评估文件内容对其它部门的影响和对内容的认可度，如程序文件。二级文件以上（含）关系到公司整体建设的还得由管代以上批准。,20,文件的生效,我司各级文件、核准生效权限,以后所有的各级文件生效严格执行以上审核机制，,21,文件的管理,构成文件的四个重要因素：文件版本、文件编号、文件受控、文件追溯，要求见我司程序文件管理文件管理程序中的定义,22,作业指导书的构成的基本内容,作业指导书的基本构成：1.基本信息（