企业合同管理常见问题及对策

企业合同管理中的常见问题及对策战斗飞行2012-11-22 103366005333626资料来源：经济师 2012年第2期摘要：企业的经济交流主要通过合同形式进行，因此企业要重视合同管理。企业合同管理是企业对以自身为当事人的合同依法执行一系列功能活动(如签订、变更、转让、终止实施和审查监督、控制)的总称，是企业的一种自我管理行为，是企业生产管理的重要组成部分，包括企业生产和经营活动的所有方面。这是一项综合性工作，能否有效地管理合同，现代企业经营成败是一个重要因素。关键词：合同管理，风险防范，对策合同是两个以上当事人为实现一定经济利益而达成的协议，是商品经济的产物，是商品交换的法律表现。现代企业的经济交流主要通过合同形式进行。在市场经济条件下，企业实现一定的经济目的，签订合同明确与其他当事人的相互权利和义务关系，是企业经营活动中不可避免的行为。合同发生在合同管理的全阶段，在这个阶段，企业往往比较重视。一旦签订合同，建设任务到手，合同权利义务就决定了，部分企业往往忘记合同履行过程是履行权利义务的过程。只是视为生产过程的一部分。因此，企业的合同管理问题大部分发生在中期和后期实施阶段。但这并不是说合同管理的前期没有问题。上一阶段出现的问题大部分是因为急于签订合同，不能充分考虑相关问题。合同管理是防止企业法律风险的基本工作。笔者主要从合同管理的以下几个方面论述了合同在现代企业中的管理和应用。一是现代企业合同管理的风险；第二，企业应该如何应对。一、现代企业合同管理的风险(a)合同签订阶段的一般风险包括：风险1:合同法的概念薄弱，风险意识差。企业签订合同时，对对方信用的调查不足，没有审查对方法人营业执照或自然人身份证、法人许可委任状等相关资格资料。另外，有些企业不建立有效的合同管理制度，丢失合同原件，或者只保留部分复印件，损坏自己的合法权益，就不能主张自己的权利。对销售人员的权限未确认也是冲突的原因之一。有些企业没有明确的销售人员审批制度，有些企业超出合法权限范围，在外部签订合同，有些企业在未经授权的外部签订合同。因为在法律上，证据承认规则及民事责任归属确认有更明确的规定，这是对这些未经授权人员的合同造成的结果。倾向于对企业不利的处理。风险：合同主体不充分。合同当事人主体的合格是合同有效成立的前提之一。根据我国的合同法、民法通则等法规和司法解释，法人的分公司必须有法人的委任状才能享受对外合同资格，法人职能部门无权签订对外合同。实际上，某些企业的供应商地点、办事处、销售等职能部门或分支机构经常代表法人签订外部合同。更何况，部分企业的销售人员直接代表法人签订外部合同的情况下，因没有委任状权限和身份证，发生纠纷责任，很难明确这一点。风险3:合同文本不严格。不严格的是不准确的，容易产生歧义和误会，合同履行困难或争议。依法签订的有效合同应反映双方的真谛，这种表达应以正确、明确的文字为载体。风险4:合同条款不够全面，不完整。一些企业不同意合同条件太简单或只有少数意见达成协议，合同主体双方的权利、义务和违反合同的责任等条款。或者，如果合同条款约定的含义不明确或不具体，则可能会发生法律风险。例如：按需供应承诺理论上只能成立主体和对象，但如果标准不明确，则容易产生纠纷，无法履行合同。合同法解决争议、违约者违约责任等条款就像未充分考虑合同违约、合同签订时企业本身的风险一样，通过积极避免合同条款的签订，可以推测出风险。合同法还规定，协商、调整、仲裁、起诉4种合同纠纷解决方法，签订合同时应尽量明确地采用这种方法，对企业更有利。实际上，如果发生了纠纷，再考虑一下，一切都太迟了。(b)合同遵守阶段的风险包括：风险1:合同内容必须变更，不能变更。在合同履行过程中，合同内容变更和合同主体变更等合同变更是正常的事情。问题在于，负责履行合同的不少经营者缺乏这种及时变更意识，结果合同履行出现了问题，没有能够提高企业风险，有效保障合同目的的履行或更好的履行合同。风险2:在合同履行过程中，经常出现一些必要的文件、报告、会议记录等相关资料，这是合同动态管理的需要，也是承诺的一种手段，也是企业自我保护的措施，但是被很多企业忽视了。结果是合同履行或结算不顺利，产生了风险。风险3:不超过时效，要及时调查的合同条件。超越公诉时效等于放弃权利主张，而权利人放弃诉讼权利。建设行业发现，拖欠工程款的情况严重，部分拖欠没有诉诸法律，但起诉时，公诉时效已过了2年以上，无法挽回损失。风险4:企业作为合同当事人应行使的权利不被行使。合同法赋予合同当事人多种抗辩权，同时履行抗辩权、不安抗辩权、此后履行抗辩权等。但是，大部分公司在合同协议时间不支付一定金额的话，承包商可以行使反防卫权，提前停止，但如果不行使，由于害怕对单方面违反条约负责，客观上导致资金筹措工程，承包商的欠款增加，解决问题变得更加困难。风险5:证据(资料)的法律效力必须重视，但没有充分重视。不是所有的书面证据都具有法律效力，有效的证据与原件或事实相关，盖章或签名，有明确内容，过期或没有法律效力的书面证据只是一张废纸。二、企业应对上述风险应采取的措施战略1:合同的签订应由企业的专门机构企业法律部门管理。企业通过合同缔结的民事关系是受法律保护的民法关系，因此签订合同是民事司法行为。这表明，合同本身的特点不同于企业内部的生产、人事、财务等管理工作，决定合同本身，跨越企业自身的界限，以法律规制和调整为基础的社会关系，涉及很多法律专业性，因此，由企业法律部门管理可以有效地降低合同风险，更好地维护企业的合法权益。战略2:采用适合企业本身的合同管理模式。企业的经营规模与企业的组织机构不同，合同选择管理方式也不同。大中型以上的部分企业，各部门分工不同，工作不同，合同管理方式应采用企业法务部门的统一归省管理和各部门、各部门的分户管理方式。企业法律部门是企业合同的综合管理部门，对企业合同的签订和执行起到监督、检查和指导的作用。具体经营合同是等级、分划管理、各部门(主要是供应、销售、研究开发等)和各部门等合同二级管理单位，本部门、本机关的合同签订和履行，提交给企业法律部门，定期报告合同履行情况，法律顾问部门随时检查和监督。这样，企业和所属部门、各部门将合同的管理落实到机关、人事、制度三个方面，形成完善的合同管理体系，有效地防止合同风险。战略3:根据企业的实际情况开发合同管理系统和流程。为了规范、科学化、法制化合同管理，首先要完善制度人力，制定切实可行的合同管理制度，合同审批过程在监督合同管理、审批工作的同时，通过层间审查，将合同风险降到最低。合同管理系统的主要内容包括合同的返还管理系统、合同信用调查、签名、批准、签署、审查、保存、法律授权委托方法、合同文件管理、合同印章管理、合同履行登记、合同争议处理方法等。企业建立了一系列规范、科学的合同管理系统，有效地实施了各种制度，管理水平明确，责任权限明确，程序规范具体，可以有效地控制合同的签订、履行、评价、争议处理。战略4:合同管理的具体措施。企业的合同管理要从头到尾全面管理整个过程。合同管理根据合同的签订、履行、终止排序分为预防合同前、四重控制、反应后三个阶段，以预防合同前、四重控制、反应后处理为主的合同管理方式。1.合同管理的主动预防。(1)签订合同之前，要好好了解对方的基本情况。包含：您必须具有相对单位的法人资格、是否具有经营权、是否遵守和信用、相对承包商是否为法定代理人、除法定代理人外具有法人授权书的法人及其代理人责任。要考虑我方的经济利益，也要考虑对方的条件和实际能力，防止上当受骗，防止签订无效经济合同，确保签署的合同有效且有利。(2)签订合同时，对合同双方的权利、义务和违约责任等的规定要明确、具体，文字表达要明确、准确。合同内容要注意的主要争论点是要注意明确部长级部分、合同当事人的全名、合同时间、合同地点。正文部分要在商品名称中注明等级、商标名称、制造商、型号、规格、等级、颜色、是否是商品套装等。技术质量要求必须明确具体。数量必须明确测量单位、测量方法、正负尾差、合理的公称差和自然损耗率。运输方法和配送费必须具体明确。商品的期限、地点和接受方法必须明确。价格金额必须实行当前国家价格或国家指导价格、市场调整价格。违约责任中，法定违约金按规定明确，如果法律没有规定或规定，则应具体说明议定违约金的金额、比例和计算方法。结论部要注意，双方都要使用公认的印章合同印章、财务长或业务长等不合格印章。注明合同的有效期。除了签订经济合同，合同履行地在企业所在地外，为了合同时的合同争议，企业方面应管辖所在地、县民法典，在发生纠纷企业的情况下，努力避免很多现实的麻烦。(3)合同的批准应严格按照合同签署的批准权限和程序执行，由专门的法律管理部门或专人负责合同管理。复查合同时，要注意以下事项：合同的合法性。当事人是否有签订和履行合同的权利和行动能力，合同内容是否符合国内法、政策和公司规定；当事人的意思是否真实，是否一致，权利，义务是否相同。合同的严格性。包括：合同应具备的条款是否完整；当事人的权利、义务和违约责任是否具体明确；文字表达正确吗？合同签署的基础文件是否完备，严格避免签订事后合同。合同的可行性。包括：当事人双方特别是是是当事人是否具备履行合同的能力和条件；预期的经济利益和可能的风险；合同异常履行时可能受到的经济损失。合同内容等各方必须严格按照审批权限和流程进行上报审批，才能有效防止合同纠纷的发生，保护企业的合法权益。合同管理的控制。合同管理的控制是跟踪和管理合同履行过程。签订合同的主要目的是通过确保合同的及时有效执行，防止违约行为，因此企业法律管理部门对合同的履行进行跟踪监督是非常必要的。通过监督，及时了解企业各种合同履行情况，发现影响及时履行的原因，随时向各部门反馈，排除干扰，防止违约。对合同管理的控制是让合同行使自己的权利，履行义务，同时严格按照合同履行义务。如果在合同履行过程中发生合同变更等情况，应及时评估、记录、签署合同变更的协商过程和协商结果等方法。因此，合同的四重管理工作非常重要，为了确保合同的有效实施，法律管理部门必须与财务部门、供应、销售等相关部门紧密合作，实施有效的管理，才能实现。合同管理的后期处理。合同关系是一种法律关系，违约是必须承担法律后果的一种违法行为，如支付违约金、损害赔偿或强制履行。合同事后救济主要是合同履行的问题。也就是说，合同当事人中的一方发生违约后，应采取应对措施，如果违约发生，法务管理部门应区别情况，及时确定证据，积极准备应对战略，通过协商、仲裁或诉讼等解决，将对企业的损失降至最低。事后应对是预防和在公司中控制无效的情况下为减少企业经济损失维护企业合法权益的最后手段之一，但也是合同管理的最后保障。合同管理是企业经营中的重要工作，不再是简单的提案、承诺、合同等，而是全过程、全方位、科学的管理。要在合同前进行周密的预防，合同履行中采