财务管理手册模板.doc

财务管理手册模板财务管理手册模板 1 57 编编制制说说明明 编制目的编制目的 标准化是连锁企业大规模快速扩张的基础 标准的工具包含流程 规范 表单 而其重点表现 方式就是规范化手册 为此 重庆市一号易百货有限公司总结 10 多年来服务各类型连锁企业的经 验 推出了涵盖连锁企业运营各个方面的手册工具 以便各连锁企业能够据此快速领悟 创造 实 践适合企业自身的手册工具 推动自身连锁平台的快速发展 连锁总部财务管理手册模板 是重庆市一号易百货有限公司在 10 年专业积累和企业实践的 基础上总结而成 旨在为连锁企业编制 总部财务管理手册 提供范例和方法 使用说明使用说明 1 本手册模板包括财务系统规划 财务管理业务流程 操作规范与工作标准及工具表单等方 面 其中涉及很多的工作程序及规范标准 是工作执行的基础标准指导 是连锁成功的操 作经验 2 请企业根据自身的经营特色和个性需要进行相应的调整 补充 版权声明版权声明 本手册仅供购买或获赠 连锁企业全员培训解决方案 的企业内部使用 其版权归重庆市一号 易百货有限公司所有 未经本公司书面许可 任何单位及个人不得以任何理由 通过网络 媒体以 及其他任何方式向第三方传播或公开发布 如侵犯本公司版权等知识产权 本公司将依法追究其法 律责任 版权所有版权所有 侵权必究侵权必究 2 57 目目 录录 编制说明编制说明 1 1财务系统规划财务系统规划 4 1 1公司战略与财务管理规划 4 2财务作业流程财务作业流程 5 2 1年度财务预决算流程 5 2 2资金计划与管理流程 6 2 3加盟结算流程 7 2 4供应商结算流程 9 2 5财务报销流程 10 2 6门店财务管理流程 11 2 7财务审计流程 12 3财务管理规范财务管理规范 13 3 1年度财务预算及执行规范 13 3 2资金计划与管理规范 14 3 3供应商结算规范 16 3 4预付账款采购管理规定 17 3 5加盟商结算规范 19 3 6成本费用管理规范 19 3 7财务报销规范 21 3 8财务内部审计规范 24 3 9财务内控制度规范 26 3 10财务分析及报告规范 30 4财务管理制度财务管理制度 43 4 1财务内控制度 43 4 2门店财务检查制度 44 5工具表工具表 45 5 1预算申请单 45 5 2预算控制表 45 5 3预算统计表 46 5 4费用追加申请单 47 5 5现金 银行存款收支日报表 47 5 6现金日记账 48 5 7备用金明细表 49 5 8盘存单 49 5 9存货月报表 50 5 10采购业务请款单 51 3 57 5 11门店请款单 52 5 12请款单 52 5 13收款确认单 52 5 14费用报销单 53 5 15使用发票记录 54 5 16支票 转账 现金 使用销号登记簿 55 5 17门店财务检查表 56 4 57 1 1财务系统规划财务系统规划 为加强总部管理 总部将战略 财务计划进行集权管理 建立财务控制型管控模式 通 过预算控制 资金控制 业绩管理及审计等方式对各区域市场进行强控制 未来财务系统内 将逐步建立战略财务管控体系 在企业发展初期 财务管理系统可实行统一领导 统一管理 统一核算的财务管理体制 总部的财务管理工作 在总经办 公司财务中心总监的领导下 由财务中心负责人组织实施 跨区域且规模扩大时 可建立区域性的分部 负责对本区域内的店铺进行核算 再由总 部对分部进行核算 各区域分部的财务管理工作 依据总部财务控制体系 在总部 公司财 务中心的领导下 由区域财务部门负责人组织实施 公司财务中心统一核算的主要内容是 对采购货款进行支付结算 对销售货款进行结算 进行连锁企业的资金筹集与调配等等 1 11 1公司战略与财务管理规划公司战略与财务管理规划 战略阶段划分战略阶段划分时间时间门店数门店数财务管理重点工作财务管理重点工作 创业阶段 建立会计核算及门店财务管理规范 完善 采购管理 资金计划与费用控制 实施信 息系统 完善财务信息化 成长阶段 建立基于战略的财务管理系统 资金及税 务筹划加强连锁网络的财务监控 业绩与 成本管理 成熟阶段 进行财务规范 并完成股权结构进一步优 化完善战略财务管控体系 继续壮大 完成上市准备 并进行资本运作及上市筹 备 5 57 2 2财务作业流程财务作业流程 2 12 1年度财务预决算流程年度财务预决算流程 页页 码码 签签发发日日期期 密密 级级 签签发发人人 归归口口部部门门 版版本本号号 流流程程分分级级 概概 要要 公司名称 流程名称 年度财务预决算流程 公司各部门财务中心总经办 结束 汇总上年度预算执行情况 开始 审核 审批 上年度预算执行情况 根据公司战略发展目标 制定下年度预算计划 下年度预算执行规划 预算分解 确定各部门预算 确定各季度滚动预算 执行 财务决算 编制报表 是 否 是 否 6 57 2 22 2资金计划与管理流程资金计划与管理流程 页页 码码 签签发发日日期期 密密 级级 签签发发人人 归归口口部部门门 版版本本号号 流流程程分分级级 概概 要要 公司名称 流程名称 资金计划与管理流程 总经办财务中心公司各部门 汇总各部门月度收支预算 部门资金计划 执行资金计划 部门月度收支预算 监控资金计划执行 审核 结束 开始 审批 审核审批 编制资金计划与管理报告 审批 是否 是 是 否否 是 是 否 否 公司整体资金计划 7 57 2 32 3加盟结算流程加盟结算流程 2 3 12 3 1加盟商投资结算流程加盟商投资结算流程 页页 码码 签签发发日日期期 密密 级级 签签发发人人 归归口口部部门门 版版本本号号 流流程程分分级级 概概 要要 公司名称 流程名称 加盟商投资结算流程 总经办财务中心拓展中心供应商 制作结算表 整理各项投资及 支出费用 需运 营中心 商品中 心配合 结束 开始 按 投资预算 表 打款 审批 审核 门店装修施工 制作 投资预算表 需要其他中心配合 财务结算 是 是 否 否 8 57 2 3 22 3 2加盟商月度经营结算加盟商月度经营结算 页页 码码 签签发发日日期期 密密 级级 签签发发人人 归归口口部部门门 版版本本号号 流流程程分分级级 概概 要要 公司名称 流程名称 加盟商月度经营结算流程 总经办财务中心加盟商 开始 汇总各加盟门店营业数据 门店营业统计表 结束 审批 结算通知书 编制结算计划 加盟商财务结算执行 财务存档 是 是 是 确认 否 审批 是 否 否 收款核对 否 9 57 2 42 4供应商结算流程供应商结算流程 页页 码码 签签发发日日期期 密密 级级 签签发发人人 归归口口部部门门 版版本本号号 流流程程分分级级 概概 要要 公司名称 流程名称 供应商结算流程 总经办财务中心申请采购部门供应商 财务付款 提供有效票据 结束 开始 付款申请 审批 审核 财务核算 是 结算通知 根据各项采购业 务 审核付款条件 10 57 2 52 5财务报销流程财务报销流程 页页 码码 签签发发日日期期 密密 级级 签签发发人人 归归口口部部门门 版版本本号号 流流程程分分级级 概概 要要 公司名称 流程名称 财务报销流程 总经办财务中心当事人部门报销当事人 提出财务借款 填写 请款单 审核 财务预支款项 结束 财务核算 开始 审核 审批 财务报销凭证 财务报销核算 是 是 否否 审核是否 是 审批 是 否 否 11 57 2 62 6门店财务管理流程门店财务管理流程 页页 码码 签签发发日日期期 密密 级级 签签发发人人 归归口口部部门门 版版本本号号 流流程程分分级级 概概 要要 公司名称 流程名称 门店财务管理流程 财务中心门店 否 填写 财务日报表 编制门店经营报表 转入门店月度经营结算流程 结束 抽查 核对 现金汇入公司指定账号 索要汇款凭证 每日营业结账汇总 开始 填写现金日记账 是 12 57 2 72 7财务审计流程财务审计流程 页页 码码 签签发发日日期期 密密 级级 签签发发人人 归归口口部部门门 版版本本号号 流流程程分分级级 概概 要要 公司名称 流程名称 财务审计流程 总经办财务中心公司各部门 开始 联合财务中心 制定年度 审计计划草案 本年度财务审计计划 结束 确定审计日程 下达审计 通知书 与审计部门确定审计安排 审计实施 起草审计报告 沟通确认 提交审计报告和决定事项 审批并给出 整改要求 执行整改要求并提出 整改方案 财务存档 否 是 否 是 整改执行总经办存档 13 57 3 3财务管理规范财务管理规范 3 13 1年度财务预算及执行规范年度财务预算及执行规范 3 1 13 1 1目的与适用范围目的与适用范围 为明确公司年度预算及季度滚动预算编制的管理要求与操作规范 规范预算编制作业程 序 制定本规范 此规范适用于公司年度预算编制过程及季度滚动预算调整 3 1 23 1 2预算编制原则预算编制原则 1 预算应体现真实性 准确性 预见性原则 2 本预算为滚动预算 即不仅要求编制年度计划 计划期内 下一季度 的详细预算 包 括每月的预算情况 同时要求编制计划期后连续三个季度的预算 以实现长期规划 和有效监控的目的 3 1 33 1 3预算编制流程预算编制流程 1 每季度最后一个月的 15 日前 由总经办领导财务中心 行政部及其他中心制定预算 大纲 主要包括预算期内市场重点 各项费用控制要求 各职能发展计划等内容 并于 15 日下达 2 各部门根据预算大纲 制定详细的管理 运作及发展所涉费用与支出预算 并报财 务 中心汇总 3 财务中心根据各部门预算 编制公司整体费用支出预算 要求体现各部门在各时段 如 每月内的不同费用支出情况 并与总经办 行政部及其他中心研讨 直至达 成一致意见 4 总部财务中心根据各部门和各项目预算 编制模拟合并现金流量表 投资预算表 利 润表和资产负债表 5 总经办召集召开由财务中心主持 并与总经办 行政部及其他中心负责人参加的预 算专题会议 讨论总部整体财务预算 并确定最终方案 6 总部财务中心根据预算方案制定总部资金调拨使用计划和投资预算表 7 总部财务中心下达总部整体预算 并指导各部门和各区域调整预算 14 57 3 1 43 1 4新开店项目投资预算新开店项目投资预算 1 新开店项目投资预算主要涉及新项目资金投入和回收的数量 时间等方面的预算 2 预算编制程序 1 在新开店项目可行性论证时期 结合选址和收益测算 由运营中心 品牌中心配 合拓展中心制作预算 财务中心审核 并交总经办审批 2 根据总经办调整意见 拓展中心和财务中心人员修改预算 再次交总经办审批 直 至达成一致意见 3 投资项目预算报总部财务中心汇总 3 1 53 1 5预算的执行与监督预算的执行与监督 1 各部门经营活动与各项工作的开展应符合预算要求 预算的执行状况将作为业绩考 评的指标之一 2 预算的执行情况将由财务中心定期进行分析 并提供书面报告 指出预算执行中的 问题和解决对策 并预见可能出现的预算外资金需求 3 总经办负责监督预算执行状况 定期开展检查 及时纠正各类问题和偏差 4 预算的修改由各部门在每季度初提出修改申请 经财务中心 总经办两级审批通过 后 下达执行 3 23 2资金计划与管理规范资金计划与管理规范 3 2 13 2 1目的目的 为了加强对总部资金的监督和管理 加速资金周转 提高资金使用利润率 保证资金安 全 特制定本规定 3 2 23 2 2职责职责 1 总部财务中心对资金进行集中统一管理 它包括银行存款 信贷资金 外借资金 各门 店上交的资金 总部周转金 吸收投资资金等来源内容 2 总部资金的使用内容主要是构建连锁网络 对连锁企业内部各分部 各区域公司 进行 调剂 以及其自身的资金运作等 3 总部资金使用包括日常开支 对外资金运营等内容 其审批由财务中心 总经办负责 3 2 33 2 3资金计划制定与审批资金计划制定与审批 1 各部门 各区域根据实际资金收支情况和职能部门业务计划汇总 填制资金计划表 主 15 57 要依据全年的计划预算及本公司相关业务情况进行合理平衡 每月 25 日前必须将下月 月度资金计划报总部财务中心 2 总部财务中心在预测资金计划的基础上 审核 调整资金计划 并在每月 27 日前签署 审批意见 3 每月 27 日财务中心召集公司各中心部门召开月度资金计划审批会议 会议提出计划的 修改调整意见 4 财务中心在会后修改调整资金计划 于每月 28 日完成并提交审批 5 公司总经办审批同意后 各中心部门按计划执行 财务中心进行计划备案并监督执行 若总经办未同意 则财务中心需进行修改调整 6 财务中心负责资金计划的执行监督 并与每月 5 日前将上月的 月度资金计划与管理报 告 送交总经办 3 2 43 2 4库存现金管理库存现金管理 1 公司现金的使用范围应符合国家 现金管理办法 的规定 严格控制现金结算 超出结 算起点的付款应通过银行结算 特殊情况下需用现金结算时 必须取得对方的收款收据 公司不得为任何单位和个人套取现金 2 公司必须核定库存现金限额 限额以 2 万元为准 凡超过库存限额的现金应及时送存银 行 企业现金的存入及取出应派车辆接送 切实做好安全保卫措施 3 除零星现金收入可以补充库存外 收入的现金应当天送存银行 在银行停止收款后收进 的现金 应存入财务的保险柜 于第二天上班后及时送存银行 4 出纳在办理现金收付时 必须检查收付款凭证是否按规定的审批权限及程序经过审批 不得受理未按规定审批的收付款业务 不得受理不完整 不真实 不合法的内外部凭证 并视情况报告财务中心负责人 5 出纳在办理现金收付时 应坚持 当面点清 的原则 每笔现金收付后 须加盖 现金 收讫 或 现金付讫 戳记 6 现金日记账 应使用订本式账簿 即使在实行会计电算化的情况下 出纳仍要设置现 金收付登记簿 逐笔登记 7 出纳员必须做到 日清月结 日记账与库存现金应于每日终了后核对 如出现长短款 应报告财务负责人 查明原因后及时处理 8 不准用白条抵充现金 不准因私借支现金 不准保存账外现金 不得公款私存 9 公司财务中心负责人每月至少对出纳库存现金检查核对一次 验证账实是否相符 情况 异常时 应进行突发性检查 10 出纳员不得兼管任何购 销业务和实物收发 不登记除银行存款 现金日记账以外的任 何其他账簿 不兼管财务稽核 16 57 11 现金支付范围 1 支付给员工的工资 奖金 津贴及劳保福利等开支 2 个人劳务报酬 3 报销 或借支 的差旅费 业务费 修理费等 4 结算起点以下的零星支出 5 公司总经办批准的其他符合现金支付范围的支出 3 2 53 2 5 银行存款管理银行存款管理 1 银行户头必须按国家规定开立和使用 仅供企业收支结算使用 不得出借银行户头给外 单位或个人使用 不得为外单位或个人代收代支 转账套现 2 出纳员在每月终了后 5 个工作日内 应根据银行对账单仔细核对和清理银行日记账 查明未达账项及其原因 编制 银行存款余额调节表 及其说明 交总经办稽查人员审 查核对并签字认可后报财务中心负责人审批 银行存款余额调节表 及其说明应每年 装订成册归档 3 各公司财务中心应定期对各开户行的户头进行清理 核对 对不再使用的账户应及时办 理销户手续 4 公司要严格规定银行存款支付审批权限 出纳人员应严格把关 履行审批程序 做到单 据齐全 审批手续完备 合乎规章 各级审批人员出差 休假等不在公司期间 应对审 批权限进行书面授权 5 财务人员应通晓各类银行结算方法 并根据情况选择对公司较为有利的方法进行结算 3 33 3供应商结算规范供应商结算规范 3 3 13 3 1目的和适用范围目的和适用范围 为了规范公司的货款结算工作 加强总部对供应商结算工作的统一管理 为结算人员顺 利开展工作提供依据 特制定本规定 本规定适用连锁企业总部财务中心 采购部 3 3 23 3 2货款结算流程货款结算流程 1 关于对账时间和付款时间的规定 1 根据公司资金的统筹计划进行付款 2 先款后货 现款现货 计划外临时付款可根据实际情况安排支付 2 结算操作流程 参见 采购手册 中采购流程 17 57 3 3 33 3 3供应商货款结算规范供应商货款结算规范 1 结算服务规范 1 热情服务 细心指导 对来公司结算的供应商代表应态度热情 对供应商要细心指导 杜绝生 冷 硬 蛮的态度 2 一视同仁 按规办事 严格遵守公司的结算操作规则 配合供应商代表的结算工作 不可因人而异 给予 不同的态度对待 3 准确及时 廉洁公正 在工作中耐心细致 按工作流程及时准确的进行结算核对 合理安排 按期支付供 应商货款 不得无故拖欠或延期支付供应商货款 不得吃 拿 卡 要 不得接受任何 形式的回扣 4 全面维护公司利益 每个工作人员应将公司利益放在第一位 全力维护公司利益 对公司高度负责 发 现有与公司规章制度相背离的问题 应及时向上一级领导报告 2 结算准则 1 公司购进货物款项的结算 由财务中心结算部统一管理 集中结算 公司所有货款的结 算由财务中心专门办理 其他部门不再与供应商办理结算事宜 2 商品供应商进行货款结算必须与公司签有合同 才能办理货款结算事宜 供应商合同期 满未签订新合同的 可按旧合同约定事项延期执行 如无约定的 则停止付款 3 若按无合同付款 则必须向总经办报批 4 按合同约定账期结算时 结款时必须审查货款的账期 严格按照合同规定的账期进行结 算 禁止提前支付货款 5 严格实行按计划付款制度 超计划拒付 或者按计划外付款 需向总经办审批 6 严格按照公司授权权限落实审批手续 审批手续不全的拒绝付款 3 43 4预付账款采购管理规定预付账款采购管理规定 3 4 13 4 1目的及适用范围目的及适用范围 预付账款 预付账款是公司按照购货合同或者劳务合同规定 预先支付给供货方或者劳 务 方的账款 在会计核算上一律通过 应付账款 借方进行核算 为加强预付账款的使用并得到及时 准确的反映 减少供货商对公司资金的占压 使公 司资金得到合理运用 特制定本规定 此规定适用于连锁企业总部财务部 采购部 各分部 18 57 财务及采购部门 3 4 23 4 2作业内容作业内容 1 预付账款采购的使用范围 1 采购合同中明确约定以 先款后货 方式结算的 2 合同中规定超额度进货须先款后货的 3 除以上两种情况外 一律不得以预付账款支付货款 2 预付账款进货入库期限的规定 以预付账款购进的商品 按合同约定在规定时限内收到货物并办理入库 3 预付账款采购的管理规定 1 严禁一次付款 分次进货 公司采购人员对市场需求与销售要尽可能做出准确的 判断 力求做到按需采购 使以预付账款购进的货物尽可能一次验收入库 2 预付账款的支付必须严格按照授权权限进行审批 不得违反 3 采购人员在进行新的预付账款申请时 必须保证前期预付账款已无余额或有余额的必 须在本次货款支付中予以协调处理 抵扣本次货款或购进其他商品 对以预付账款结 算的供应商 在当季内必须严格遵守 上款不清 下款不付 的规定 如遇特殊情况 向总经办申请 19 57 3 53 5加盟商结算规范加盟商结算规范 3 5 13 5 1目的目的 为了规范公司与加盟商结算工作 加强总部对加盟商结算工作的统一管理 为结算人员 顺利开展工作提供依据 特制定本规定 3 5 23 5 2加盟商结算流程加盟商结算流程 1 加盟商投资结算流程 1 在公司与加盟商签订加盟合同后 拓展中心联合其他中心制作 投资预算表 加盟商 按照投资预算打款 2 待门店全部装修完毕 拓展中心汇总各项投资和费用支出 交财务中心 3 财务中心编制 结算单 并和加盟商确认 4 依据结算单 和加盟商进行投资结算 2 加盟商月度经营结算结算操作流程 1 加盟商对账时间统一为 每月 15 20 号之间 2 财务中心汇总各门店上个月的收支情况 包括营业收入 成本费用明细 员工工资等 3 财务中心将各加盟商收支情况报总经办确认 4 财务中心按照总经办的审批结果和加盟商结算 3 加盟商退出结算流程 1 拓展中心针对需要终止合作的加盟商出具 终止合作通知书 并抄送相关部门 2 各相关部门进行结算费用登记 报拓展中心汇总 交财务中心审核 报总经办审批 3 财务中心按照总经办的审批结果和加盟商进行加盟商退出结算流程 4 结算规范 加盟商结算规范 参见供应商结算服务规范 3 63 6成本费用管理规范成本费用管理规范 3 6 13 6 1目的及适用范围目的及适用范围 为了加强对费用的监督和管理 节约运营成本 提高资金使用利润率 特制定本规定 此规定适用于公司财务中心和各职能部门 20 57 3 6 23 6 2费用规范费用规范 1 总部实行统一领导下的分级成本管理 总部负责领导 组织和协调总部的成本管理工作 如成立区域分部 总部总经办对各区域分部的成本工作负有指导 培训和监督责任 各 区域分部对本部的成本工作负责 2 费用管理坚持权责发生制原则 属于当期的费用无论款项支付与否都应记入当期 应由 当期和以后各期负担的费用哪怕在当期支付也不应全部记入当期 而应采取适当的方式 在受益期内摊销 例如广告费 教育培训费 装修费 租赁费 摊销期限一般不超过 三年 3 对费用实行预算控制和限额标准控制相结合的办法进行管理 各中心部门增加费用预算 必须向公司总部提交专题报告 经批准后方可增加 预算管理主要从总量上控制费用 但对工资 广告费等按单项控制 对交际应酬费 通讯费 差旅费等实行限额标准控制 超限额的需报公司总部相关部门审批 4 根据经营管理的需要 公司应对费用按重要性和明晰性原则进行分类归集 分析 以提 供必要的决策参考依据 5 费用预算的范围 公司的费用预算指公司总部统一筹划的专项费用如广告费用等 经营 管理过程中经常发生的经营费用 管理费用 财务费用以及一定限额下的固定资产购置 各中心部门的预算不包括总部统一筹划的专项费用如广告费用等 3 6 33 6 3费用预算的编制和分解费用预算的编制和分解 1 财务中心对费用预算的编制和分解要参照上年实际发生的费用额和预算年度的总体经营 预算方案 本着 先进稳妥 留有余地 上下结合 的原则编制切实可行的费用预算方 案 然后横向分解到公司各部门 各部门负责将全年费用预算分解到全年的 12 个月 2 费用预算的执行 费用预算在总经办领导下实行财务中心统一管理 分级分口控制 指 标分解到各部门 支出使用情况纳入考核 与部门业绩挂钩 1 公司领导成员按其分工 分别负责所管理的部门的预算费用 根据经营和管理的需 要 在一定时期内财务经理直接控制管理部分费用 2 财务中心负责将费用指标进行分解 下达到各个部门 凡下达到部门控制的费用 由控制部门根据实际情况安排计划 采取措施进行控制 其他没有下达到部门控制 的费用由财务中心统一控制 3 各中心在使用费用预算时必须填写 采购业务请款单 经审批后 由财务中心统 一保管和汇总请款单 3 费用开支的预算控制 费用预算指标一经下达 任何部门未经总经办批准 不得增加预算费用指标 特殊情况 21 57 下根据以下程序办理 1 各部门发生费用开支若属预算外项目 或者预算内有此项目 但是预算余额已不足 以支付此笔开支的 由总经办在进行调剂使用预算指标 2 对于无法调剂的费用开支 使用部门提出书面申请 由部门负责人签署意见 交给 财务中心审核并提出意见 由公司总经办审批后给予追加预算 3 预算内的各项费用支出均由各中心部门 财务中心审核后 报总经办审批 4 费用开支的检查分析 财务中心每个月底对各部门的费用开支预算的执行情况要进行整 理 检查 汇总分析 同时检查预算指标编制分解是否得当准确 从中总结经验教训 完善以后的预算工作 5 节俭费用开支的鼓励政策 公司各个部门应积极主动的控制费用 通过强化管理 提高 效率来履行节约之道 财务中心按月将各部门费用超支 借支的数额提供给人力资源部 作为部门评优的重要考核指标之一 3 73 7财务报销规范财务报销规范 3 7 13 7 1总则总则 1 本公司账户只能用于公司的经营活动 不得对外出借账户 不得签发空白支票 所有报 销收据必须为正式发票 2 各部门不得自设账户 收支统一由公司管理 各部门或个人取得业务收入 必须如实入 账 同时任何部门和个人不得从应收款直接列支费用或冲抵开支 3 各部门在费用开支方面须遵循精打细算 履行节约的原则 财务中心须根据本规定 把 关守口 控制不合理开支 杜绝白条抵库 弄虚作假 有章不循 4 不得利用职权和动用公款为自己个人谋利 凡与公司无关的个人开支费用 不得假借名 义报销 3 7 23 7 2借款管理借款管理 1 采购 出差得到部门批准后 当事人可到财务中心办理借款 借款金额要求与实际用款 额相近 2 对于金额小于 1000 元的小额开支 在得到各中心负责人开支批准后 先行垫款 事后 报账 以简化手续 提高效率 3 公司不提供个人使用目的的借款 借款的使用必须与借款目的一致 不得挪作他用或假 借公事理由借款私用 4 借款人须及时办理报账手续 以便公司及时 准确地核算成本 在上一笔借款报销之前 财务不予借款 22 57 5 超过 1 万元 含 1 万元 的现金借款 必须提前一天办理借款手续 否则 财务不予借 款 6 财务人员应做好借款的管理和催还 防止资金损失 7 所有借款须由经手人本人及相关上级领导签字方能到财务借款 3 7 33 7 3报销管理报销管理 1 严格执行国家财务制度 报销单据必须是合法的 真实的 有效的 填写支出凭证应如 实填写支出内容 数量 金额 不能笼统填上办公用品等 填写内容应与所附发票内容 一致 单据背后应注明票据的产生缘由 2 所有发票须由经手人本人 部门经理 财务中心审核 总经办签字方能到财务报销 3 超过一万元 含一万元 的报销单 如需从财务领取现金 财务可根据当前现金储备情 况自行决定当天或者第二个工作日支付报销款 若报销人员急需领取报销费用 请务必 至少提前一个工作日办理 4 报销时间 费用发生后 7 天内必须办理报销手续 费用报销实行一月一清制度 本月费 用必须在次月 5 号之前报销 超过时间票据不得报销 其中差旅费需在出差结束 7 天日 内办理报销手续 逾期不得报销 审核通过的单据直接交财务处理并办理领款手续 未 通过的单据驳回相关经手人重新填写 3 7 43 7 4出差报销标准细则出差报销标准细则 1 报销费用分类 交通费 住宿费 伙食补助费 招待费 汽车费用 2 交通费报销标准 1 总经理出差可乘坐火车软席 飞机公务舱 因工作需要 随行人员可享受同等待遇 否 则按其行政级别处理 部门正 副经理出差可乘坐火车卧铺 飞机经济舱 因工作需 要 随行人员可享受同等待遇 在出差行程确定的情况下 尽可能购买打折机票 其 他人员出差一般情况下不得乘坐飞机 如需乘坐飞机 应提前三天按程序申请 并需 车 船 大巴等交通费费住宿费伙食补助费 级别 航空铁路轮船其它 一 二类 地区 三 四类 地区 乡镇省内省外 总经理实费实费实费实费实费实费实费实费实费 部门主管 经理一般硬卧3 等实费 200150100 10 元 餐20 元 餐 普通职员一般硬卧3 等实费 15012080 10 元 餐10 元 餐 23 57 获得总经办的批准 出差路途较远 飞行时间在两小时以上 以及出差任务紧急 经 总经办批准的 可以乘坐飞机经济舱 在行程能够保证的情况下 必须购买打折机票 2 乘坐火车 从晚八时至次日七时 在车上过夜 6 小时以上的 或连续乘车时间超过 12 小时的 可以购买硬席卧铺票 3 员工出差原则上不得乘坐出租车 但下列情况除外 出差目的地偏远 没有公共交通工具 携有巨款或重要文件需确保安全 陪同重要客人外出 执行特殊业务或夜间办事不方便 主管 经理级员工出差遇上述情形乘坐出租车 可予以报销 主管级以下员工乘坐出 租车 需事先经部门经理同意后方可凭据报销 遇紧急事项需及时处理的 可事后告 知主管 3 住宿费报销标准 1 住宿标准一般指每天每间房 若为同性二人同时出差 应住一个房间并且可按同行人 员的最高级别者的住宿标准报销 原则上 住宿以经济型签约酒店为主 副总经理 含 以上人员出差 可单独住宿 2 员工出差由接待单位免费接待的 不予报销住宿费 如单人出差 并且住在亲友家的 可按标准给予 50 的补贴 本人提供相关说明 3 住宿费用报销时所附发票应符合财务中心门的规定 4 伙食补助类报销标准 1 公司员工出差在省内 30 元 天 早 中 晚餐各 10 元 出差至外省 50 元 天 早餐 10 元 中 晚餐各 20 元 在本市出差不能回公司用餐每顿 10 元 中 晚餐 2 出差餐费补贴按实际出差天数及时间报销 午餐 12 00 前后 晚餐 6 00 前后 出差者 应按实际出差的天数填报餐费补贴 3 员工出差参加会议 并由举办单位安排免费食宿的 工作午餐或招待餐或宾馆提供早餐 等 应主动减去相应的餐费补贴 4 餐费补贴应注明 出差地点 日期 人员名单 列出清单并限额报销 5 招待费报销标准 1 招待费用是指与政府机构 工商 税务 质检 消协 新闻媒体等部门的交际应酬费 24 57 招商加盟工作中发生的业务费 形式包括 餐费 烟酒 礼品等补贴款 非广告性质的赞助 费 2 招待费要在年初核定的预算内使用 超出预算指标的 报经批准后使用 3 加盟商接待人均在 80 元以内 实报实销 4 招待费使用流程 招待部门申请 总经办审批 接待部门 人 接待 6 汽车费用 1 公司汽车费用包括汽油费 过路费 停车费 年检费 修理费等 2 私车公用时汽油费按公里数来补贴油耗 报销时注明 起止地点和公里数 计算公式 报销油耗 公里数 0 6 元 3 私车公用时过路 停车费按实际发生数 凭合法票据实报实销 7 拓展部门费用特殊说明 1 区域主管 拓展部员工食宿报销凭单据报销 2 食宿报销标准 100 元 天 区域不限 包含住宿和吃饭等费用 3 住宿费需提供当日住宿发票 若当日出差 但是没有产生住宿 则补贴 20 元 人 天 4 车费按发票报销 若特殊情况需要打的 则需经部门经理同意后方可报销 3 7 53 7 5关于报销票据的规定关于报销票据的规定 1 各种报销发票 必须为国家统一发票 经营性收款收据一律不能报销入账 2 发票上抬头必须和报销单位一致 否则不能报销 3 各种开支必须符合国家财税法规 报销时经办人员应尽可能注明用途 4 对各种报销单据 财务中心必须进行审核 对不符合报销规定的单据 财务应要求更换 无法更换的 财务可拒绝报销 5 报销单据一般不得涂改 如有改动 外来发票应由对方单位加盖公章 自制凭证应由经 手人签章 否则不得报销 6 各类费用报销需按相关规定附说明性表单或单据 3 83 8财务内部审计规范财务内部审计规范 3 8 13 8 1总则总则 1 财务审计的目的是促进企业改善经营管理 有效利用资源 提高经济效益 2 内部审计是实施内部监督 依法检查会计账目及相关资产 监督企业财务收支真实性 合法性 效益性的活动 25 57 3 公司实施内部审计制度 以促使各中心部门加强内部管理 遵守国家财经法纪和公司内 部有关规章制度 改善经营管理 提高经济效益 4 财务审计程序按 公司审计基本制度 执行 3 8 23 8 2审计对象和范围审计对象和范围 公司各中心部门的经济责任人均为被审对象 被审对象应按审计工作要求 提供凭证 账簿 报表及有关资料或复印件 并如实介绍相关情况 1 财务收支审计 1 对公司的月 季 年度会计报告中有关财务收支状况的真实性 正确性 合规性 合法 性进行审计监督 2 审计公司营业收入 营业成本 税金 利润计算是否正确以及应缴利税和解缴情况 3 审查公司公开披露的经济业务 会计资料和财务指标是否真实相符 4 各类资产是否真实存在 并为公司所实际拥有或控制 5 资产的增减变动是否经过正当授权及审批 并真实反映 6 资产的计价是否准确 计价方法是否合规 核算是否正确 记录是否完整 7 各项准备的计提 摊销是否合规 计算是否正确 8 折旧政策的采用是否符合规定 折旧的计提是否正确 2 内部控制审计 1 审查会计机构设置和会计人员的任职资格 职责分工是否符合会计法规和财政主管部门 的要求 2 审计会计账簿的相关内容 包括账簿设置是否完整 全面 账簿反映的内容是否真实 完整 记录是否及时 清晰 准确 是否采用正确的核算方法 账簿反映的经济事项是 否与记账凭证相符 3 审计收入 成本费用等损益类项目的相关内容 1 各项收入 成本及费用支出记录的完整性 计算的正确性及是否在会计报表上正确反映 2 各项成本 费用支出的真实性 合法性 3 成本与收入是否配比 4 各项成本费用分摊的正确性及其记录的完整性 5 有关法律 法规及规章制度所规定的其他内容 3 8 33 8 3财务内部审计报告财务内部审计报告 审计工作结束后 审计工作组应该编制 财务审计报告 对审计工作做总结 对发现 26 57 的问题要提出改进建议 并报总经办审批 审批通过后 各中心按照整改要求提出整改方案 并执行 所有审计的资料需要存档 3 93 9财务内控制度规范财务内控制度规范 3 9 13 9 1会计基础工作规范会计基础工作规范 1 目的目的 为了加强会计基础工作 建立规范的会计工作秩序 提高会计工作水平 根据 会计法 的有关规定 制定本规范 2 财务人员的管理财务人员的管理 1 主管 财务经理人员应当具备下列基本条件 坚持原则 廉洁奉公 具有会计专业技术资格 主管 财务经理的财务工作时间不少于三年 熟悉国家财经法律 法规 规章和 方针 政策 掌握商业连锁财务管理的有关知识 有较强的管理能力 沟通协调能力 2 公司应当根据实际会计业务需要设置会计工作岗位 会计工作岗位可以一人一岗 一人 多岗或者一岗多人 但出纳人员不得兼管稽核 会计档案保管和收入 费用 应收款项 的凭证填制工作 3 会计人员的工作岗位应当有计划地进行轮换 4 财务中心应当合理安排会计人员的培训 保证会计人员每年有一定的时间用于学习和参 加培训 5 会计人员应当保守本公司的商业秘密 除法律规定和本公司领导人同意外 不能私自向 外界提供或者泄露公司的会计信息 6 会计人员工作调动或离职 必须将本人所经管的会计工作全部移交给接替人员 没有办 清交接手续的 不得调动或离职 7 会计人员办理交接手续 必须编制移交清册 列明应当移交的各项内容 整理应该移交 的各项资料 对未了事项写出书面材料 8 接替人员应当认真接管移交工作 并继续办理移交的未了事项 接替人员应当继续使用 移交的会计账目 不得自行另立新账 以保持会计记录的连续性 9 一般会计人员交接由主管人员负责监交 财务主管交接由分管经理负责监交 财务副经 理交接有财务经理负责监交 财务经理交接由财务部派人会同监交 10 出纳人员交接必须根据会计账簿有关记录进行点交 库存现金 有价证券必须同会计账 簿记录保持一致 不一致时移交人员必须限期清查 银行存款账户余额要与银行对账单 核对一致 不一致时移交人员必须限期清查 27 57 11 交接完毕后 交接双方和监交人员要在移交清册上签名 移交清册上注明 公司名称 交接日期 交接双方和监交人员的职务 姓名 移交清册页数以及需要说明的问题和意 见等 移交清册应当填制一式三份 交接双方各执一份 12 应当按照 会计法 和国家统一会计制度的规定建立会计账册 对发生的各项经济业务进 行会计核算 及时提供合法 真实 准确 完整的会计信息 13 会计年度以农历年计算 以大年初一和大年三十对应的阳历日期为准 会计核算以人民 币为记账单位 14 不得伪造 变造会计凭证和会计账簿 不得设置账外账 不得向公司总部报送虚假会计 报表的会计凭证 会计账簿 会计报表和其他会计资料应当建立档案 设专人妥善保管 15 在会计核算时必须取得或填制原始凭证 要加强对原始凭证的审核 确保原始凭证的真 实 正确 要根据审核无误的原始凭证填制记账凭证 16 记账凭证可以分为收款凭证 付款凭证 转账凭证 17 结账和更正错误的记账凭证可以不附原始凭证外 其他记账凭证必须附有原始凭证 18 记账凭证可以根据每张原始凭证或若干张同类原始凭证汇总填制 但不得将不同内容和 类别的原始凭证汇总填制在一张凭证上 19 现金 银行存款科目在填制记账凭证时必须根据每一张现金 银行存款原始单据填制收 款 付款凭证 20 记账凭证的摘要应用简明扼要 正确运用会计科目 记账凭证同所附原始凭证的内容相 符 金额一致 并注明附件张数 21 应设专人加强对记账凭证的审核 以保证会计核算的质量 做到真实可靠 内容完整 记账凭证当月发生错误应当重新填制 22 已结账如发现记账凭证错误 应先用负数填写一张与原内容相同的记账凭证 在摘要栏 内注明 注销某月某日某号凭证 同时再重新填制一张正确的记账凭证 注明订正某 月某日某号凭证 如果科目没有错误 只是金额错误 可以将正确的金额与错误数字 之间的差额 另编一张调整的记账凭证 调增用正数 调减用负数 23 记账凭证应当连同所附的原始凭证 按照编号顺序 折叠整齐 按月装订成册 并加具 封面 注明单位名称 年度 月份和起讫日期 凭证种类 起讫号码 由装订人在装订 线封签处盖章 24 次年 3 月底前必须将前年的会计账薄打印 账薄包括总账 明细账 现金 银行日记账 打印的账薄必须连继编号 经审核无误后装订成册 并由财务中心负责人签字或盖章 打印的记账凭证的内容 金额应同明细账的记录一致 25 应当按照规定每月定期结账 结账前必须将本月发生的各项经济业务全部填制好记账凭 证 审核记账 28 57 26 对外财务报表应按会计制度规定的格式和要求编制 内部使用的财务报表按财务部的规 定 各类财务报表按规定日期上报 27 上报的各类报表必须做到数字真实 计算准确 内容完整 说明清楚 财务经理对上报 的各类报表负责 28 财务应依据法律 法规和制度对全公司的各项经济活动进行会计监督 29 应当对会计凭证进行审核 监督 对实物 款项进行监督 严格执行财产清查制度 对 手续不齐全的财务收支 应当退回 要求更正补充 30 对违反法律 法规 会计制度的财务收支不予以制止和纠正的 又不向财务中心提出书 面意见的 应当承担责任 3 9 23 9 2票据和结算凭证的填写规范票据和结算凭证的填写规范 银行 单位和个人填写的各种票据和结算凭证是办理支付结算和现金收付的重要依据 直接关系到支付结算的准确 及时和安全 票据和结算凭证是银行 单位和个人凭以记载账 务的会计凭证 是记载经济业务和明确经济责任的一种书面证明 因此 填写票据和结算凭 证 必须做到标准化 规范化 要要素齐全 数字正确 字迹清晰 不错漏 不潦草 防止 涂改 1 中文大写金额数字应用正楷或行书填写 如壹 贰 叁 肆 伍 陆 柒 捌 玖 拾 佰 仟 万 亿 元 角 分 零 整 正 等字样 不得用一 二 两 三 四 五 六 七 八 九 十 念 毛 另 或 0 填写 不得自造简化字 2 中文大写金额数字到 元 为止的 在 元 之后 应写 整 或 正 字 在 角 之后可以不写 整 或 正 字 大写金额数字有 分 的 分 后面不得写 整 或 正 字 3 中文大写金额数字前应标明 人民币 字样 大写金额数字应紧接 人民币 字样填写 不得留有空白 大写金额数字前未印 人民币 字样的 应加填 人民币 三字 在票 据和结算凭证大写金额栏内不得预印固定的 仟 佰 拾 万 仟 佰 拾 元 角 分 字样 4 阿拉伯小写金额数字中有 0 时 中文大写应按照汉语语言规律 金额数字构成和防 止涂改的要求进行书写 举例如下 阿拉伯数字中间有 O 时 中文大写金额要写 零 字 如 1 409 50 应写 成人民币壹仟肆佰零玖元伍角 阿拉伯数字中间连续有几个 0 时 中文大写金额中间可以只写一个 零 字 如 6 007 14 应写成人民币陆仟零柒元壹角肆分 阿拉伯金额数字万位或元位是 0 或者数字中间连续有几个 0 万位 元位也 是 0 但千位 角位不是 0 时 中文大写金额中可以只写一个零字 也可以 29 57 不写 零 字 如 1 680 32 应写成人民币壹仟陆佰捌拾元零叁角贰分 或者 写成人民币壹仟陆佰捌拾元叁角贰分 又如 107 000 53 应写成人民币壹拾万 柒仟元零伍角叁分 或者写成人民币壹拾万零柒仟元伍角叁分 阿拉伯金额数字角位是 0 而分位不是 0 时 中文大写金额 元 后面应写 零 字 如 16 409 02 应写成人民币壹万陆仟肆佰零玖元零贰分 又如 325 04 应写成人民币叁佰贰拾伍元零肆分 5 阿拉伯小写金额数字前面 均应填写入民币符号 或草写 阿拉伯小写金额数 字要认真填写 不得连写分辨不清 6 票据的出票日期必须使用中文大写 为防止变造票据的出禀日期 在填写月 日时 月 为壹 贰和壹拾的 日为壹至玖和壹拾 贰拾和叁抬的 应在其前加 零 日为抬壹 至拾玖的 应在其前加 壹 如 1 月 15 日 应写成零壹月壹拾伍日 再如 10 月 20 日 应写成零壹拾月零贰拾日 7 票据出票日期使用小写填写的 银行不予受理 大写日期未按要求规范填写的 银行可 予受理 但由此造成损失的 由出票入自行承担 3 9 33 9 3销售报表统计上报销售报表统计上报规范规范 1 目的目的 为加强门店销售款的财务监控力度 统一销售上报口径 保证销售额数据的准确一致性 现对销售款的上报作 制定本规范 2 销售日报表规范销售日报表规范 销售日报表作为公司对内的报表主要的作用是反映每个门店每天销售与解款情况 1 负责汇总的人员必须在次日 10 30 之前将日报表以邮件的形式发送并确保报表的及时 性 2 各门店的店长必须认真编制日报表 保证报表的准确性 最终汇总人员应对报表进行监 督 确保报表数据的准确性 3 倘若发现报表数据有误或未及时上传报表 则对相关人员进行处罚 4 各区域销售日报表每日汇总后统一上报财务中心 5 收银在银行结账时点收取的所有现金都必须汇入公司制定账号 包括当日销售现金 上 日结账时点后隔夜款 3 9 43 9 4发票管理发票管理 公司下属的各个门店 必须建立健全发票管理制度 消费者在各个门店可以依据相关规 定取得普通发票 1 普通发票的购买和领用普通发票的购买和领用 30 57 1 普通发票由公司总部或授权区域分部 在当地税务机关买回发票后 由财务部按顺序 进行编号 在 普通发票领用登记簿 上 逐包登记起止号码 2 普通发票在财务中心由专人负责保管 单独设立存放地点 3 下属门店领用发票时 由领用人在登记簿上签字 由门店店长负责保管 2 普通发票的使用普通发票的使用 1 发票必须按号使用 开具发票必须按照规定的时限 顺序 逐联 全联一次性如实开 具 发票中的单价和销售价必须是含税价格 不可将价税分别填开 发票上必须加盖 本各区域的发票专用章 2 开错的发票不得撕毁 丢弃 应加盖作废章 将原有各联连同存根一起贴在发票上 一并保存 3 禁止转借 转让 倒卖 代开发票 不得撕毁 涂改 伪造发票 禁止在发票上弄虚 作假 不得擅自出售 拆本使用及销毁发票 不得自行扩大发票使用范围 4 若发票丢失 必须在当日向财务部报告 财务部在 3 个工作日内向税务机关报告 3 普通发票的存根保管普通发票的存根保管 1 使用完的发票存根定期送交财务部 以旧换新妥善保管 以便查阅 已