业务联系实训资料.doc

实训二 业务联系实训目的掌握英文函电的基本内容和格式，能够写出询盘、发盘、还盘和接受函电。实训要求1、英文书信的组成部分；2、打信时常用的三种格式；3、练习询盘、发盘、还盘和接受函电的写作。实训指导一、商务信函（一）商务信函的组成英语撰写的国际贸易业务信函和其他商业信函，其基本部分一般包括以下七部分内容，称为商务信函的必要组成部分：1、 信头 Letterhead2、 日期 Date Line3、 信内地址 Inside Address4、 称呼 Salutation5、 正文 Letter Body6、 结尾敬语Complimentary Close7、 签名 Signature大多数业务信函有时还包含下列可选部分，即根据具体情况可以增减的部分。8、 参考编号 Reference Number 9、 经办人 Attention Line10、 事由 Subject 11、 附件 Enclose / Encl./Enc.12、 抄送 Copy Notation/C.C. 13、 附言 Postscipt/ P.S.例信Chaoyang Chemicals Company23 Renmin Road, Haidian, Beijing, 100015, P.R. ChinaTEL: +86-10-66668888 E-mail: Your Re: 02/cnl（参考编号)February 25, 2007British Bearings CompanyVictor House, 45 Peterson Street London, UKAttention: Export DepartmentDear Sir or Madam, Subject: Chinese Light Industrial ProductsWe thank you for your letter of Jan. 10 and shall be glad to enter into business relations with your firm.As you know it is our policy to trade with the people of all countries on the basis of equality and mutual benefit. We believe we shall be able, by joint efforts, to promote friendship as well as business.We are sending you one sample book and a pricelist covering part of our products. Please advise what articles you are interested in at present.Your early reply will be highly appreciated. Yours faithfully Chaoyang Chemicals CompanyZhangluokeExport Manager Encl.: sample book and Price listC.C.: our Branch OfficeP.S.:Ill call you early next week.（二）商务信函的格式与一般的信函相比，英语商务业务信件特别讲究格式和体例，具有鲜明的商业特色，在页面结构、体力格式、标点符号等等各个方面都有一定的套路和具体的表现形式。商务信函的格式是指在一份函件的页面上，构成信函的各个部分可以有不同的排列方式。从格式上讲，英语商务信函按打印样式通常分为较常见的三种：1 齐头式 Full Block Style 2 缩进式 Indented Style 3 变体式 Modified Block Style许多公司都有自己的版式风格（house style）,主要是指在页面设计、标点符号等方面特点鲜明，让人一看就知道是哪个公司的。1、齐头式( Full Block Style) 齐头式又称为“平头式”、“完全齐头式”。特点是信函的每一组成部分的每一行，包括日期、信内地址、称呼、正文、结尾敬语、签名等，都从左边顶格写起，各个部分之间留出一定的间距，各段之间空行。这种格式的优点是省时省事，可以提高打字速度，越来越多的应用于商务信函。缺点是一眼看去，页面上左边密密麻麻，右边可能是空空如也，显得不够均衡。2、缩进式 (Indented Style )我们这里说的缩进式，不同许多教科书上讲的传统型“缩头式”。传统型“缩头式”每一行均比上一行缩进一格，成倒直角梯形状。这种格式在现代商务书信中以较少采用。现在所说得缩进式特点是：对收信人尊称、附件列表等放在左边；寄信人的地址（指未印信头的信）、日期、签名都列在信的右边；信函的正文每段起行向右缩进一定间距；结尾敬语位于中间偏右处。这种格式优点是布局对称美观。3、变体式 (Modified Block Style)变体式又称为混合式或变体齐头式，是指对上面所谓“齐头式”的改良。变体式的特点在于日期、封内地址，结尾敬语、写信人签名等部分采用平头式，而信的正文的每段开始则缩进数格。变体齐头式使用方便，应用较为广泛。二、函电联系（一）询盘函写作要点 现今国际贸易采用多种方式交流信息、传递信函，包括传统的信件、电报、电传、传真和日益广泛应用的电子邮件。询盘(Inquire)是买方或者卖方为了 购买或销售货物而向对方提出交易条件的询问，询盘不是交易磋商的必需环节，对双方均无法律约束力。询盘函的内容可以是只询问价格，也可询问其他一项或几项交易条件，而多数是询问价格且主要是询问价格，所以询盘也称询价。书写询盘信函应注意以下问题： 1、 说明客户来源了解客户资料可以有很多渠道，如通过驻外使馆商务参赞处、商会、商务办事处、银行、其他公司等，或在企业名录、各种媒体广告和互联网上寻找，或在交易会和展览会上结识等等。说明资料来源可以有多种方式，如：（1） We have herd from China Council for the Promotion of Internation Trade that you are in the market for Electric Applicances.（2） We have obtained your name and address from the Internet.（3） Your name and address has been given to us by Smith Co. in Hongkong, who have informed us that you are one of the leading importers of Light Industrial Products in your country. 2、 介绍本公司，说明去函目的此时对本公司的介绍应简洁明了，概括说明公司的性质、业务范围、经营作风等，也可附上产品目录或价目表，同时表明希望与对方建立业务关系的目的。如：（1） We are one of the leading exporters of electric goods in this city and shall be pleased to establish business relations with your corporation. （2） As Chinese Cotton Piece Goods falls within the scope of our business activities, we shall be pleased to enter into direct business relations with you at an early date. 3、 激励性结尾结尾时，一般应写上希望对方回复信函或劝说对方立即采取行动的语句。如：（1） We look forward to receiving your enquiries soon.（2） We trust that you will send us your reply by return. （一）发盘函写作要点 发盘(Offer)以法律上称为“要约”，是买方或卖方向对方提出各项交易条件，并愿意按照这些条件达成交易、订立合同的一种肯定的表示，是交易磋商的 必需环节，具有法律约束力。出口商通常会在两种情况下拟写发盘：一是直接向客户发盘，二是在收到客户询盘后作出答复。由于场景不同，两者拟写的技巧也有所 区别。前者要多考虑发盘的完整性的吸引力；后者则要针对对方的要求有的放矢，才有收获。比如客户一般都会说自己订量很大，要求报较低价格，发盘时就可按数 量等级成阶梯状报价发盘，以满足客户不同需要。完整准确地拟写发盘可以避免争议，缩短交易磋商的时间，尽快达成协议。一般说来，一封规范的发盘函应包括如 下三方面的内容： 1、 准确阐明各项主要交易条件根据我国的贸易实践，一项交易条件完整的发盘应包括品名、品质、数量、包装、价格、交货和支付几项内容。例如：We take pleasure in making you a special offer as follows:Art. No. 8101 Printed ShirtingDesign No.7542301ASpecifications: 30x36s 72x69 35/36x42ydsQuantity: 18,000yardsPacking: in bales or in wooden cases, at sellers optionShipment: to be made in three equal monthly installments, beginning from Aug.2002.Payment: by confirmed, irrevocable L/C payable by draft at sight to be opened 30 days after the time of shipment. 2、声明此发盘的有效期及其他约束条件为了防止日后的争议或敦促对方早下订单，发盘中通常会明示发盘的有效期，或指出其有效的条件。如：（1） This offer is valid for 7 days.（2） For acceptance within two weeks.（3） . subject to your reply reaching here before March 28. 3、鼓励对方订货并保证供货满意发盘的目的是为了获得订单，所以发盘中通常会用一些鼓励、刺激对方下订单的语句来结尾。例如：(1) We hope you will agree that our prices are very competitive for these good quality clothes, and we look forward to receiving your initial order.（2） As we have been receiving a rush of orders now, we would advise you to place your order as soon as possible.（3） Any orders you place with us will be processed promptly.当然，在适当的情况下，也可对产品的优点做进一步的阐述的强调。若是在收到对方询盘后进行发盘，通常还需要在信的开头对对方的来函表示感谢，并针对询盘中提出的其他问题做具体回复。 （三）接受函写作要点 接受(Acceptance)在法律上称为“承诺”，是买方或者卖方同意对方在发盘中提出的各项交易条件，并愿意按照这些条件与对方达成交易、订立合同 的一种肯定的表示，具有法律约束力，是交易磋商的必需环节。在进出口交易磋商中，一方的发盘或还盘被另一方接受，合同即宣告成立。同时，为了便于履约和监 督，双方通常会签订一份合同（确认书）。表示接受的信函最主要的目的是要告诉对方合同或确认书已经寄出，希望对方会签，同时表达成交的高兴心情。例如：1. We are glad that through our mutual effort finally we have reached the agreement.2. We believe the first transaction will turn out to be profitable to both of us.3. We are sending you our Sales Contract No.23456 in duplicate. Please sign it and return one copy for our file. 另外，当支付方式是信用证时，出口方还应加上一些催促对方尽早开立信用证的语句，因为按照开证才能保证出口方按时交货。例如：1. It is understood that a letter of credit in our favor covering the above-mentioned goods will be established promptly.2.