供应商VSS系统网上对账操作.ppt

供应商VSS系统网上对账功能操作介绍,（2009年11月）,课程目录,第一部分文档目的第二部分网上对账流程介绍第三部分各操作模块介绍,第一部分文档目的,本文主要用于永辉集团财务部人员能够快速了解VSS网上对账的各个环节及流程，快速进行网上对账工作。,供应商VSS系统是零售商与供应商信息互通电子商务平台，目前供应商可通过本系统进行:公文接收查看邮件发送订单信息浏览打印验收单、退货单浏览销售、库存查询网上对账,课程目录,第一部分文档目的第二部分网上对账流程介绍第三部分各操作模块介绍,第二部分网上对账流程介绍,第二部分网上对账流程介绍,【操作步骤】第1步：供应商进入VSS系统对需要对账的单据进行确认，并可查看各业务单据的对账情况；第2步：零售商财务人员在FAS系统确认需要给对供应商对账的单据；第3步：确认完成后，零售商财务人员制作付款单据；第4步：供应商根据零售商财务对账情况，录入相应的发票信息；第5步：零售商财务人员根据供应商提供的正式发票核对确认系统中录入的发票信息；第6步：零售商财务人员对付款申请单进行审定；第7步：零售商财务人员对付款单进行确认，根据实际情况进行转账汇款。,扣项单查询-用于查看扣项明细及费用收取状态催款通知单-供应商-用于查看已到期但未缴交的扣项明细促销扣款单查询-用于查看促销扣款明细及收取状态供应商网上对帐-用于查看各业务单据的对账确认情况，并对未对账的业务单据进行供应商对账确认供应商付款单查询-用于查看付款单的状态，供应商可根据付款单开具发票发票录入-用于查看发票状态，并对未开具发票的付款单录入发票的相关要素发票接收单查询-用于查看供应商已提交的发票信息，并可对发票信息进行打印,第二部分网上对账流程介绍,蓝色字体表示的两个模块需要供应商操作黑色字体表示供应商只需要浏览查看即可,课程目录,第一部分文档目的第二部分网上对账流程介绍第三部分各操作模块介绍,第三部分各模块操作介绍,1.1扣项单查询【模块位置】VSS系统结算管理扣项单查询【模块功能】用于查看扣项明细及费用收取状态,【操作步骤】第1步：在处,下拉选择需查看的门店，如果不选择，则查询所有门店；第2步：在处，输入需查看的开始结束日期或收取日期，如果不输入日期则查询所有时间范围内的扣项；第3步：在处下接选择费用的收取状态，有待收取和已收取两种状态，如果不选则查询所有的扣项；第4步：点击按按钮，即可查看各扣项明细及收取状态。,单据状态：全部、待收取、已收取待收取：供应商未上缴的费用项目已收取：供应商已上缴的费用项目,1.2催款通知单-供应商【模块位置】VSS系统结算管理催款通知单-供应商【模块功能】用于查看已到期但未缴交的扣项明细,【操作步骤】第1步：在处,下拉选择需查看的门店，如果不选择，则查询所有门店；第2步：在处，输入开始日期；第3步：点击按钮，即可查看费用状态为待收取的扣项明细。,第三部分各模块操作介绍,结束日期默认为查询当天，指已到期，但是还未缴交的费用明细,1.3促销扣款单查询【模块位置】VSS系统结算管理促销扣款单查询【模块功能】用于查看促销扣款明细及收取状态,【操作步骤】第1步：根据需要在输入日期；第2步：在处下拉选择，有待收取和已收取两种，如不选择，则查询所有单据；,第3步：点击按钮，将显示符合查询条件的单据目录，含单号、单据发生日期、对帐日期、促销金额，及促销数据提取时间段等信息；如下图：,第三部分各模块操作介绍,第4步：单击选中单号，显示单据的明细信息，含销售商品名称、促销期间、原进价、新进价、销售数量等信息，如下图：,第5步：也可以点击按钮，以表格的形式显示。,第三部分各模块操作介绍,1.4供应商网上对帐【模块位置】VSS系统结算管理供应商网上对帐【模块功能】用于查看各业务单据的对账确认情况，并对未对账的业务单据进行供应商对账确认。,第三部分各模块操作介绍,为保证结算数据的一致性，VSS的结算业务单据数据来源于FAS。FAS在产生系统内结算业务单据数据时，传VSS。结算业务单据的账期根据供应商结算账期计算。（规则:根据结款日+帐期决定可以进行结算的业务单据）。负数金额单据（退货单/促销结算单）系统默认为选中状态，为必对单据，供应商不能予以限取消。供应商在进行单据确认时，会有信额额度的提示，提示你本次的只能对账的金额还剩多少。供应商对账界面展示的单据顺序规则为：制单日期（升序）+单据编号，当制单日期都为同一天时，取单据编号排序。,业务规则,第三部分各模块操作介绍,单据类型：指在供应商网上对账范围内的单据类型确认标志：指在对账范围内的单据的对账标志单据日期：指在单据类型范围内各单据的制单时间VSS对账日：指供应商每次在网上对账（即抽单确认）日期应付金额：收货单+联营结算单金额应扣金额：退货单+促销结算单金额对账金额：应付金额应扣金额,术语说明,供应商未对账：表示业务单据还未进行对账确认；供应商已确认：表示供应商对业务单据已进行对账确认财务已确认:表示供应商已对账确认提交的业务单据，财务人员核对后进行了再次确认付款单已抽取：表示财务已确认，并生成了付款单；,第三部分各模块操作介绍,确认标志说明,供应商未对帐，财务未对帐：VSS对账标志为供应商未确认；供应商已对账，财务未对账：VSS对账标志为供应商已确认，日期即供应商的对帐日期；供应商已对帐，而财务取消对帐：VSS对账标志为供应商未确认；供应商已经对过帐，而财务也对帐：VSS对账标志为财务已确认，日期即供应商对帐日期,第三部分各模块操作介绍,VSS系统数据与FAS系统数据同步规则,第三部分各模块操作介绍,VSS系统部分模块操作界面排序功能,VSS系统部分模块操作界面排序功能,例如供应商网上对账模块,大家在勾单过程中如果想对“单据号/业务发生日期/应付金额/应扣金额/对账金额/单据类型/门店名称”这些字段中的任意一个进行排序，只需用鼠标单击就可，如果箭头向上就表示按选中的字段升序排序，如果箭头向下就表按选中的字段降序排序。,VSS系统中其它模块也可参照操作，例如扣项单查询,【操作步骤】方法1：查看各业务单的对帐确认情况第1步：根据需要，选择发生门店或帐套或单据类型，也可在处直接录入业务单据号；第2步：点击按钮，即可查看单据的业务发生日期、对账金额、单据类型、发生门店、VSS对帐日期、对账标志等信息；（注意：对账标志为：供应商未对帐的单据，VSS对帐日期为空）。,具体操作,方法2：对未对账的业务单据进行对帐确认第1步：在处，选择“供应商未对账”；第2步：点击按钮，系统将显示符合帐期的所有未对账的单据；第3步：在需要对账的单据前打勾，也可直接点击，选中所有未对账的单据；选中的单据将以蓝色底显示（如下图）；,第4步：点击按钮。如果出现如下图所示的信控额度的提示：,第三部分各模块操作介绍,第三部分各模块操作介绍,第5步：点击确定后，如下图所示：,第6步：上图提示就表示供应商的本次的对账金额超过了11721.0元，必须取消这笔金额才能予以对账,超出金额=信控额度-（所有类型单据的未对账金额-本次对账金额）例上图中的数据：11721.0=50000-(98690.2-60411.2),查看下本次对账的单据，看下哪一张单据金额或几张单据的金额合计接近“超出值”，然后将这几张单据取消就好了。,处理办法,第6步：操作作成功后，业务单据的对账标志将更新为”供应商已确认”，同时系统将提示是否打印对账清单（如下图）,第三部分各模块操作介绍,第7步：点击后进入供应商对账单封面打印界面；第8步：点击确定，打印对账清单。,对单说明：如果供应商财务习惯是按照单据日期来进行对单，建议“单据类型”选择全部进行对单；如果供应商财务习惯是按照单据类型来进行对单，建议“单据类型”先选择负数单据（即退货单/促销结算单）进行对单，然再再对正数单据进行对单。大家也可根据自己平时的对账习惯，选择对应的条件时行勾单确认。对账信息打印：供应商在进行网上对账勾单时，可对单据进行分次确认，每次确认后不必要都将对账信息进行打印，可在对账日前一天将前期所有对账信息一次性打印，直接点击“确认打印（按账套）”如果存在负数单或退货单据未确认，系统不允许打印账套信息。,第三部分各模块操作介绍,建议意见,参与对账的实物单据的整理顺序：1、在永辉对账日当天或前一天，供应商财务人员进入供应商网上对账模块；2、查询条件：确认标志（供应商已确认），点击查询，如下图；,第三部分各模块操作介绍,建议意见,3、界面展示出本期参与对账的单据，如下图所示。请核对本期的对账金额与实物单据金额是否相符，并按此顺序进行整理实物单据。,4、核对完毕后，点击“确认打印（按账套）”，打印本期的对账信息；,第三部分各模块操作介绍,5、对系统有单据而实物无单据的（例如退货单类型）请另附纸张备注：单据编号、门店、单据类型、金额、不能对账的原因。6、最后将对账信息、实物单据与其它备注的信息一起交于零售商对账部。,1.5发票录入【模块位置】VSS系统结算管理发票录入【模块功能】用于查看发票状态，并对未开具发票的付款单录入发票的相关要素。,发票未编辑，请填写：表示对此份付款单从未进行发票的录入；编辑发票：表示对此份付款单开具的发票要素进行了录入，并对录入结果进行保存，但尚未提交给对帐员；发票提交：表示已将发票要求的录入结果提交给对帐员，不允许再对发票进行编辑财务接收：表示零售商对供应商录入的发票要素进行了确认；,第三部分各模块操作介绍,本模块展示的所需要录入发票的付款单据与供应商付款单查询模块中状态为“制单审核”单据一致。,发票录入主界面状态说明,第1步:供应商登录VSS系统发票录入界面，在主界面或者是明细界面查看“建议开票金额”,如下图所示；,第三部分各模块操作介绍,发票录入前期工作,第1步:供应商登录VSS系统发票录入界面，在主界面或者是明细界面查看“建议开票金额”,如下图所示；,第2步：根据“建议开票金额”，供应商进入自己的开票系统开具发票；第3步：供应商根据开票系统开具的发票在VSS系统发票录入界面录入相应的发票信息。第4步：具体的录入操作见P29页P34页。,附:实物发票样板,第三部分各模块操作介绍,发票号,开票日期,发票类型,税率,价额即增值税额,开票明细,开票明细,价税合计,开票明细,第三部分各模块操作介绍,一张付款单可录入多份发票；发票要素录入过程中，增值税额填写后，系统将根据税率自动计算价额和价税合计，如果存在因四舍五入的小数位不同的情况，可在价税合计处输入发票上的金额，系统将自动修改价额，,发票录入要素,【操作步骤】第1步：在处输入相关信息；第2步：点击按钮，查看各付款单的发票状态；第3步：针对发票状态为”发票未编辑，请填写”或“编辑发票”的付款单进行发票的录入；,第三部分各模块操作介绍,第4步：单击选中付款单，进入发票录入界面；如下图：,第5步：根据发票要素，依次在窗口中输入发票号、发票类型、发票日期、税率、增加值税额、价额（系统有建议开票金额）等信息；可参考PPT25页的实物发票上标注的信息,第三部分各模块操作介绍,供应商依据上图中红色圈部分的金额进行开票即可。,第6步：再次核对录入的要素是否正确，确认无误后点击，保存后系统将刷新窗口显示，之前录入的发票信息将显示在发票详情列表中（如下图）,第7步：检查发票明细，如有错误，可点击上图中，进行重新编辑，并在修改后点击或点击，直接删除之前已录入的发票信息，如下图所示：,第三部分各模块操作介绍,第8步：点击，系统提示如下图所示：,第9步：点击确定按钮，进入发票信息打印界面，点击进行发票信息的打印；第10步：打印后，将打印的发票信息与实物发票一并递交至零售商。,第三部分各模块操作介绍,批量导入发票的操作:第1步:打开Excel表格,在表格中按下面的格式输入信息:发票号:发票的唯一标识,即发票右上角的号码发票类型:发票类型号,即发票左上角的数字发票日期:发票上的开票日期税率:税额:第2步:将上面的信息复制粘贴到VSS系统的发票录入界面:,第三部分各模块操作介绍,第3步:点击”验证数据”按钮,将出现下面的界面:第4步:点击上图中的保存按钮后,再点击”按钮即可.,第三部分各模块操作介绍,切记:不管是手工录入发票,还是批量导入发票,发票录入保存完后,一定要点击”提交给对账员”,否则零售商财务人员无法看到你录入的发票信息,不能进行发票确认.只有税率非零的发票才可以使用“批量导入”方式，零税率发票只能通过手工方式逐一录入系统。另外，批量导入方式也不可以导入发票说明,1.6发票接收单查询【模块位置】VSS系统结算管理发票接收单查询【模块功能】用于查看供应商发票处理的相关信息，并可对发票信息进行打印,【操作步骤】第1步：根据需要，输入选择，或直接输入第2步：点击按钮；,第三部分各模块操作介绍,第3步：系统显示符合查询条件的单据目录，（如发票信息还未打印，可在此处点击进入发票信息打印界面）；,第三部分各模块操作介绍,发票接收单查询单据目录说明,制单日期存在，提交日期为空：表示已经对生成的付款单进行了发票录入，并且已经保存，但还未提交给对账员；制单日期/提交日期均存在：表示已经完成了发票录入的信息，并且已经提交给对账员,第三部分各模块操作介绍,第4步：单击选中单号，查看单据的明细信息，含发票号、发票类型、开票日期、税率、税额、价额等相关发票要素（如下图）；,建议供应商交发票信息打印，并与正式发票一同交于零售商财务，便于零售商财务发票确认。,