某某协同办公(OA)系统上线规范制度(含推广方案)_v1.0

. . XXX 协同办公(OA)系统上线规范制度 XXX 集团企业发展中心 信息化部 修改历史记录: 序号日期版本变更说明修改人注释 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. . . 目录 第一篇：OA 系统概述 .1 (一)XXX 对于 OA 系统的需求及建设目标.1 (二)泛微平台简述.1 (三)泛微技术平台优势.2 第二篇：OA 系统建设规划 .1 (一)系统建设原则.1 (二)系统实施.3 (三)基础应用.4 (四)深化应用.4 (五)集成应用.4 第三篇：OA 系统功能清单 .4 一、标准主模块功能清单.4 (一)工作流程管理模块功能清单 .4 (二)知识管理模块功能清单.8 (三)信息门户模块功能清单 .11 二、扩展主模块功能清单.13 (一)组织人事管理模块功能清单.13 (二)客户管理模块功能清单 .14 三、辅助模块功能清单.15 (一)日程管理模块功能清单 .15 . . (二)协作沟通管理模块功能清单.16 (三)会议管理模块功能清单 .16 (四)车辆管理模块功能清单 .17 第四篇：OA 系统建设体系及工作要求.17 第五篇：OA 系统试运行工作及要求.18 第六篇：OA 系统正式上线工作及要求.18 第七篇：OA 系统运行指标.19 第八篇：OA 系统使用规范.19 一、引言.19 二、整体规范要求.20 三、系统使用规范.20 (一)知识文档管理模块使用规范.20 (二)工作流程模块使用规范 .22 (三)信息门户模块使用规范 .23 (四)组织人事管理模块使用规范.23 (五)客户管理模块使用规范 .23 (六)日程管理模块使用规范 .24 (七)协助沟通管理模块使用规范.24 (八)会议管理模块使用规范.24 (九)车辆管理模块使用规范 .25 四、对于如何熟悉系统的建议 .25 . . 第九篇：OA 系统管理规定.25 一、目的.25 二、OA 系统登陆地址.25 三、适用范围.25 四、安全规定.25 五、系统使用规定.26 (一)新用户录入系统.26 (二)用户初次登陆系统 .26 (三)“我的流程”相关使用.26 (四)“我的知识”相关使用规定.27 (五)“我的人事”相关使用规定.27 (六)“我的会议”使用规定.28 六、附则.28 第十篇：XXX 集团知识地图使用及管理办法.28 一、企业知识地图的概念 .28 二、企业知识地图的作用.28 三、企业知识地图的功能 .29 四、XXX 企业知识地图 .30 (一)企业知识地图的创建 .30 (二)企业知识地图的使用 .30 (三)企业知识地图的管理办法 .30 . . 第十一篇：XXX 集团知识讨论组 .31 一、引言.31 二、XXX 集团知识讨论组的组建.31 三、XXX 集团知识讨论组讨论方式方法.31 四、XXX 集团知识讨论组管理办法 .32 第十二篇：XXX 协同办公（OA）系统奖惩暂行制度 .32 第一节总则 .32 第二节奖励 .32 第三节惩罚 .33 第四节申诉 .34 . . 第一篇：OA 系统概述 (一)XXX 对于 OA 系统的需求及建设目标 XXX 集团于 2010 年 7 月启动信息化建设议题，企业发展中心于 2010 年底按照集团的信息化系统建设 规划指示，启动了集团 OA 系统的需求调查及招投标工作，并于 2011 年 2 月底与泛微合作展开系统实施工 作。系统实现目标为 XXX 集团两级用户和应用系统的协同，提高办公效率；按照“全集团一套系统、一个 平台、多维度应用、多级门户”的总体建设思路，构建一个基于互联网的、电子一体化的、覆盖 XXX 集团 信息产业的、统一的现代化办公协同平台和企业信息门户，满足 XXX 集团跨时间、跨区域、跨部门的集团 化协同办公要求；根据不同的业务，建立分类的企业知识库，形成企业的知识地图，将人员、流程和业务知 识紧密集成在一起，促进信息的有效利用和科技创新。 系统提供对各个业务环节进行整合的方案，建设一个可以面向整个业务过程来进行管理的协作平台。 从应用的层面看，OA 系统平台以部门之间、跨部门以及企业内部与外部的工作流程带动知识信息流、 物流、资金流等在企业内外的无障碍流动，并完成相关数据库的更新。对于系统本身，任何一个模块都可以 看作是系统应用层面上的核心，其他所有的模块都围绕本平台工作，共同完成本平台所要求的相关应用。 从管理的层面上看，OA 系统平台的设计应基于资源协同，实现“以点带面”和“协同运作” ，任何一 个因素的变化都在系统中的相关点反应出来，并通过本平台提供给企业各部门、以及企业的外部资源，从而 使业务过程达到高效、协作的目的。用户只需在统一的平台和界面中便可获得所有的信息及完成必要的操作， 而不必在不同的平台、数据库和应用系统之间切换。 XXXOA 系统的建设使用，专注于办公事务处理，着重于工作流流程审批，具体帮助 XXX 解决如下问 题： 1.梳理集团办公流程，规范优化流程，进而固化流程，提高日常工作效率。 . . 2.日常文件、表格、单据等的审批从线下纸质流转转换为线上电子文档流转，实现集团办公无纸化，提高 资料流转的准确性，并更好的将原始数据进行统一存储、管理。OA 系统信息沟通还可跨越不同机构、 不同地域，实现畅通的信息往来，提高流程审批速度。 3.集团、部门等规章制度、工作知识归集，实现集团知识共享和规范管理。通过确认和有效利用已有的和 获取的知识，并通过对各种知识的连续性管理，提高企业的创新能力和创造价值能力，以满足企业持续 发展的需要。 4.日程、计划、资源调度等快速安排协调，实现高效率团队协作。 5.综合的数据统计及分析，挖掘信息的价值，为决策层提供有价值的数据。 (二)泛微平台简述 泛微的 e-cology 产品是一个整体的平台，遵循 J2EE 标准，系统运行稳定，支持大集团，大用户量，并 可实现复杂的组织架构企业的应用。在平台上提取了企业七大基本管理要素，通过协同矩阵模型和齿轮 联动模型完全实现了真正意义上的协同，完全体现为如下三方面的基本设计思想： 信息网状思想：将各种分散的、不规则存在的信息整合成一张“信息网” ； 业务关联思想：对各种业务环节进行整合并实现在统一平台上的统筹管理； 随需而应思想：企业的各种资源，可以被迅速找到并集合到一起，并实现它们之间通畅的沟通和协作。 泛微产品功能方面非常强大，七大主模块之间相互协同，完全信息关联，高度协作。实用高效的知识解 决方案，为企业从零开始构架一个完整的知识管理。其中“知识权限体系”和知识地图的应用更为企业 带来知识管理带来便捷与活力。 强大的工作流引擎系统串联所有系统模块，将数据进行传输。完全自定义企业的各类流程，从字段最小 元素开始就可以自定义，个性化的表单定义随心所遇。流程支持多路由，子流程、流程自启动等强大功 . . 能，并能对每个流程支持自定义报表。 泛微的产品完全基于 WEB 开发，客户端可以维护服务端。完全支持大集团化大用户量的集中管理， 并可以实现集团分权管理、解决你分散的维护成本和数据安全问题，并能大量的节约你的服务器硬件投 入成本。 (三)泛微技术平台优势 泛微采用的是 Java 技术，遵循 J2EE 标准。J2EE 为应用 Java 技术开发服务器端应用提供一个平台独立 的、可移植的、多用户的、安全的和基于标准的企业级平台，从而简化企业应用的开发、管理和部署。 使用 J2EE 技术开发的企业级应用可以部署各种 J2EE 应用服务器上。 优点主要表现如下： 1.高可用性和可移植性：跨平台、数据库应用，便于管理，节省投资；可在 windows、Linux、solaris、AIX 等操作平台上应用；数据库平台支持 SQLserver/Oracle 等关系 型数据库多种 web 服务器和应用服务器选择。 2.可扩展性：统一部署企业 IT 系统，高效，快捷；多数管理系统采用 J2EE 标准开发或者兼容 JAVA 技术应用； 3.安全可靠性 4.高性能：硬件配置的可适应性强； 5.分布式部署应用：可以实现系统的集群和分布式的应用，对大型应用有较大的优势。 6.技术成熟：技术开源，管理应用成熟度较高。对于大型集团企业来说，选择一个战略性的平台来实 现数据的无缝集成，加速企业应用的部署。从 J2EE 优势和特点来看，J2EE 是企业的首选。 . . 第二篇：OA 系统建设规划 OA 系统建设整体规划图 (一)系统建设原则 1. 设计原则 根据对 XXX 集团办公自动化系统项目的需求分析，在设计整个系统之前，结合泛微公司的电子信 息产业企业信息化经验，对于系统的设计原则，我们归纳总结为安全性、成熟性、标准化、易用性、开 放性、可维护性与高性能、先进性等八大类型要求，并以此作为本系统设计原则。 2. 安全性原则 安全保密是企业信息化建设的关键。办公自动化系统涉及到 XXX 集团重要或机密信息，因此安全 性需要放在首位进行考虑。系统要有完善、周密的安全体系和信息安全支撑平台紧密配合，从物理、传 . . 输、网络、应用，采用多层次的安全保障措施。本次项目从分析到设计，安全性的原则贯穿始终。系统 的安全性主要应该考虑： 系统具备严格的等级访问及授权机制；对于认定的关键及敏感数据，只有经过授权的合法用户才 能使用访问及修改，并具有完备的日志及审核功能。系统应该有一套完整的安全机制，保证系统能够抵 抗内部和外部的黑客性质的攻击。 完整的身份认证与授权，对关键用户、领导的身份确认进行数字签名，并支持对敏感数据的加密 传输。 确保数据的安全性。系统中存在大量的数据，要确保用户不能够直接存取关键数据，而只能通过 相关的功能模块对数据进行操作，建立完备的数据备份与灾难恢复机制及策略。 在泛微公司提供的办公自动化系统解决方案中，提供了标准的 CA 认证接口，在以往的多个项目中 成功的实现了与多个第三方 CA 提供商的集成。 办公自动化系统将提供有效的、严格的分级管理模式，把系统管理员和各级单位的应用管理员的 权限分开，按照各自的职责范围划定管理权限，除了系统管理员以外，分别设置网站管理员、公文管理 员、档案管理员以及其它功能模块的专门管理人员，在保证各施其责的基础上，保证数据的安全性。 3. 成熟性原则 作为一套庞大而复杂的应用系统开发项目，如何降低项目开发实施风险，避免出现项目失败是在 项目分析阶段所必须关注的重要环节。而办公自动化系统产品、系统平台和使用技术是否成熟，往往会 直接影响到项目的结果。实践证明，过分强调采用先进的平台和技术，是系统不稳定的重要因素。因此， 应该选用经过市场考验和用户实际应用验证，在系统稳定性、运行效率和可维护性上都达到了国际先进 水平的成熟操作系统平台和应用系统平台。本次项目采用的技术路线、操作系统平台、数据库系统、应 . . 用服务器等都遵循了这一原则。 4. 标准化原则 在系统平台、技术等选型时，应符合国际标准、工业标准、行业标准，特别是国家、行业发布的 标准和规范。使系统的通信环境、软件环境相互间依赖减至最小，使其各自发挥自身优势。另一方面也 要强调各种系统之间的通信和信息交换，以信息资源共享为有效的基本出发点。 5. 易用性原则 企业信息化是为了帮助企业提高管理水平，因此在办公自动化系统的操作上，需要尽量的直观， 简洁，操作步骤不能太复杂，广大用户可以通过主流的 Internet 浏览器访问办公自动化系统，操作与 上网类似。 在本解决方案中，根据泛微公司多年的经验，我们将吸取以往用户所提出的意见，秉承”把复杂 的事情简单化、简单的事情规范化”的设计原则，从用户的实际工作出发设计整个系统。办公自动化系 统要彻底改变传统软件单调、繁琐的计算机操作方式，功能要清晰、简洁、友好、易用和一致，注重整 体风格布局，精心设计界面中诸如按钮位置、数据表现方式等细节，使操作者能够方便地操作和比较容 易地理解界面所表达的信息和内容，便于用户快速掌握系统的使用。各功能模块本身要最大限度地简化 操作，用户应无需长时间的训练和磨合，在相当短的周期内就可以熟悉操作，迅速为广大工作人员接受 和乐于使用。 同时，系统将改变以往办公自动化系统单一按照功能进行组织的设计模式，采取”事务联动”的 设计模式，把一个事务中的多个任务有机的组织在一起，用统一的界面反应给用户，以符合用户的日常 事务处理习惯。 6. 开放性原则 . . 系统开放程度直接影响到系统的生命周期。系统真正符合三层浏览器/服务器（B/S）体系结构， 随着应用水平的提高、规模的扩大和需求的增加，无须对系统的体系结构做较大的改变就可以对系统的 功能实现扩展。 为保证系统稳定性，我们将采用优秀的框架结构设计本系统，以泛微公司的成熟的的管理平台作 为主框架，基于“平台应用”的架构，采用“构件模式”来安装各种办公自动化系统功能模块，所有 模块的用户都由应用支撑平台来管理，个别模块的添加删除不影响其它模块的运行。这与电脑的“主板 功能卡”原理类似。 7. 可维护性原则 对于 XXX 集团综合办公自动化系统这样一个涉及范围广、用户数量大的系统，对其可维护性具有 很高要求。因此，系统在设计时就充分考虑到了系统的部署与配置、业务管理、性能管理等多方面的要 求，提供灵活易用的流程设计、配置管理、实时监控和详细的日志、审计功能。对于管理和维护人员具 有可管理和易于维护的特点，能够实现各部门、各厂的分级管理，力求以最少的人力资源和技术要求， 就能够很好零代码地维护和管理，并能正常运行。 8. 高效性原则 办公自动化系统建设的基本意义是提高工作效率，因此系统自身的性能与效率必须非常高与稳定。 泛微公司应用支撑平台系统的强大适应能力和简便实现能力使高效性得以体现。首先，泛微公司应 用支撑平台系统利用了强大的工作流引擎 eFlow 机制，并将其处理放在安全可靠的服务器上，系统可 以充分利用服务器的先进特性使得系统能够高效运作；第二，泛微公司应用支撑平台系统利用了先进可 靠的三层次开发模式，所有的信息都由中间层来处理，而且信息的处理也都在服务器上；第三，系统具 有强大的自定义功能，包括多个自定义的工具和功能，这使得系统的使用、实施和推广具有高效性。 . . 9. 先进性原则 当前的信息技术日新月异，如果只着眼于当前需求而忽视系统技术和体系的前瞻性，系统将不能满 足 XXX 集团日益增长的需求，导致系统的生命周期缩短，从而增加 XXX 集团在信息化建设上的投 资。 本方案采用业界公认先进的和标准的软件技术，符合信息技术发展的趋势，保证系统在可预见的阶 段内有相当强大的生命力。我们将在以下两个方面满足先进性要求： 技术先进性 技术先进性是保证整个系统生命周期的重要环节。在本方案中，我们将使用诸如 J2EE、XML 等比 较成熟而又有发展前途的先进技术，保证整套系统在一段时间内的整体技术领先。 结构先进性 结构先进性是保证系统生命周期的基础。根据我们以往的项目经验，一般一套庞大的系统不可能 在短时间内就能开发完善，它往往必须经过一段“使用修改”的循环过程才能够比较好的满足用户的 需要，这个循环过程就需要灵活、利于扩展的系统结构与科学合理的数据结构。结构不合理正是导致出 现所谓”信息孤岛”现象的关键。为了避免这种现象的产生，我们在设计这套系统时，将充分理解需求， 并在此基础上对需求进行整合分析，再利用先进的数据建模的方法对系统进行规范设计，保证整个系统 的有机完整。 (二)系统实施 1.实施范围：目前规划的实施对象包括集团总部、安徽 XXX、江阴 XXX。 2.实施目的：OA 系统实施目标是使 XXX 集团在统一的信息平台协同办公，通过 OA 系统的实 施，期望实现 XXX 集团分子公司与集团总部，集团总部各中心内部及相互间不受地域及时间 . . 限制高效协同办公。 3.实施规划：调研梳理流程-制定方案-实施-关键用户培训-测试-全体用户培训-试运 行-正式上线-系统维护 流程分期上线 1)第一期，OA 试运行阶段，25 条上线流程选自各中心，目的是让员工使用熟悉系统，收 集问题及建议，从而更好地建设维护系统。 2)第二期，OA 正式上线，将梳理细分的流程贯穿起来以打通整个工作流的方式上线，使一 个整体的工作全部在 OA 上体现。以工作流的方式上线又按照各中心分阶段实施。 3)第三期，OA 系统复制，将成功的实施方案移植到子公司，从而实现整个集团在统一信息 平台协同办公。 (三)基础应用 保障 OA 快速上线，组织建立新的工作习惯和模式。实现 OA 系统重点应用流程审批。 将部门的细节要求优先级排后，将业务方面的要求优先级也排后，保障最大范围的最小应用。保障 流程的顺畅执行，公文信息的及时流转，让所有员工感受到电脑协同方式相较于传统协同方式的优 势，让员工认同 OA 系统。 (四)深化应用 按照各部门的管理规定、理念及侧重点进行深化的推广应用。通过 OA 把部门管理的难点、 重点通过深度实施解决，明确责任岗位进行检查和推进。成熟的流程应用转化为固定的模板，甚至 上升为管理制度。同时沉淀积累企业知识（如业务处理经验，系统工具使用技巧捷径，创新理念等） ，分享并传承。 . . (五)集成应用 XXXOA 系统是信息化系统规划建设的第一个系统。信息化系统的规划建设是以支持服务 XXX 集团发展为目标，与 XXX 集团发展战略目标同步。目前 XXX 的 PLM、ERP 系统也在规划中，之 后还会有 CRM、SCM 等系统规划建设。这必然要求以后各应用系统之间相互集成，实现信息化 系统的最优应用和管理。 第三篇：OA 系统建设体系及工作要求 XXXOA 系统建设按集团规划，五大中心、标准化室、安徽 XXX、江阴 XXX、北京办事处、河南办事 处各立门户。系统还设置了个人门户，用户基于工作需求及个人习惯可进行个性化设置。 OA 系统建设，首先是硬件平台即服务器的搭建，然后是安装 OA 系统至数据库，接下来实施系统功能， 主要是搭建各部门流程以及知识目录，最后是用户的应用及反馈。 对于流程的搭建，需要各部门关键用户的配合，梳理流程，完善流程节点及细节信息的控制，并对流程 进行各种测试，对问题进行反馈。信息化部要基于用户反馈信息进行流程设置的更改，优化及维护。 对于知识目录的维护，首先是需要各部门配合去上传积累企业知识，然后根据已有的知识构建知识地图。 各部门需要有主要负责人，去及时上传知识，更新并维护知识。 OA 系统它是一个工具，每个用户都有基于权限的使用范围及配置的功能清单。OA 系统的建设运行就 是使每个用户协作起来，共同完成某个工作流程，并且有序地管理相关信息。 第四篇：OA 系统试运行工作及要求 1.截至 5 月 15 日，确保初期上线 25 条工作流程顺畅运行，正确率 100%。 2.各部门关键用户组织部门成员上传相关知识文档至对应知识目录，要求 6 月 1 日正式上线时，已有 . . 的知识文档上传率为 100%。 3.试运行阶段原有线下纸质审批流程与线上审批流程并行，具体认可参考各部门原则规定。 4.要求各部门积极使用系统办公，及时对遇到的问题进行反馈，信息化部在问题反应后 24 小时内应 解决问题，如不能解决问题，需向问题反馈者及信息化部经理解释原因。 5.除了 25 条已运行流程，接下来信息化部以打通工作流的方式陆续上线营销中心、生产中心流程， 流程总数运行达到 50 条。 6.对于业务相关流程无法在 OA 上实现的，或者需要大力二次开发才能实现的，考虑先不上 OA，留 至 ERP 系统处理，OA 上面仅做过程管控。 7.要求领导及员工于 6 月 1 日正式上线前 100%参与用户培训。 8.要求员工按照培训练习指导进行系统操作练习，6 月 1 日上线前完成率 100%。 9.要求各用户在 6 月 1 日正式上线前维护个人联系信息，完成率为 100%。 10. 需要使用外网办公（如企业领导及销售人员）者，请于 6 月 1 日正式上线前与信息化部沟通测试 个人电脑使用设置。 第五篇：OA 系统正式上线工作及要求 1.对于已上线的流程，要求使用率为 100%，全体员工必须应用系统进行办公，线下纸质审批不可归 档。 2.新建流程时须认真考虑，不得随意撤销及收回流程。 3.流程命名及知识文档命名须规范，具体参考集团及各部门规定。 . . 4.如有出差不能远程办公者，流程审批必须设置代理。 5.信息化部收集所有系统相关问题，并于问题反应后 24 小时内解答，如不能及时解答，需向信息化 部经理及问题反馈者解释原因。 6.要求各部门关键用户配合完成剩余流程上线运行工作，包括流程搭建、测试及反馈。 7.要求每个部门设立 OA 系统负责人，建议由关键用户担任，关键用户的部分业务工作建议转移至 部门其他员工分担。 第六篇：OA 系统运行指标 通过实施初期对集团各中心各部门调研，与实施小组的各关键用户交流讨论，一共梳理了 154 条流程， 其中经过再讨论和流程优化，29 条流程合并至已有相关流程，则最后梳理的流程总数为 125 条。 XXX 集团 OA 系统按实施计划于 2011 年 5 月 4 日如期进入试运行阶段。通过实施小组讨论决定，试 运行阶段选择 25 条流程上线。25 条流程选自 5 大中心的简单常用流程，目的是通过试运行，达到调动用 户积极性，使大多数用户能实际操作应用系统，去感受新的工作方式，发现问题并及时解决问题。 OA 系统着重于工作流程的审批，XXX 集团的目标是以后在 OA 系统上实现的所有流程都通过 OA 系统 进行信息的流转及审批，可以明确员工责任，追溯历史记录。试运行上线的 25 条流程是分散的来自各中心， 占梳理流程总数 20%，这些流程只能解决部门的部分审批工作，接下来在 6 月 1 号正式上线前，计划按照 工作流来逐个梳理流程，阶段性上线，达到整个工作流工作审批全程贯通，使员工能用 OA 系统完成日常 所有审批工作。 XXX 集团 OA 系统配置如下表，目前的配置足够满足 500-1000 个用户同时顺畅使用系统： 应用服务器 . . 内存：4G CPU：主频 2.13，2 个 4 核硬件配置 硬盘：4x300G 操作系统Linux: RHEL6_x86_64，通过防火墙接入 Internet。 数据库服务器 内存：4G CPU：主频 2.13，2 个 4 核硬件配置 硬盘：4x300G 操作系统 Linux: RHEL5.4_x86_64 数据库 Oracle10g 第七篇：OA 系统使用规范 一、引言 XXX 协同办公系统是 XXX 各部门内部及部门间协同工作的平台，系统本身只是一种工具，对于工 具每个用