OA办公自动化网络软件用户手册

办公自动化OA软件用户手册OA网络软件二四年三月一、 概述办公自动化系统是在局域网的基础上建立单位办公专用网，用于连接单位各部门，以实现单位系统的全局办公联网，提高办公效率和生产管理能力。建设办公自动化系统的目标是提高办公效率、简化办公流程，进一步提高工作质量和效率，建立办事高效、运转协调、行为规范的办公体制，加强上级对下级各部门办的联系、监督和指导。办公自动化应用是一项涉及面广、技术和资金密集的系统工程，为确保系统发挥整体效益，必须统一规范，遵照统一的规范和标准协同工作。要特别重视系统建设的实用和实效，以便资金和资源发挥更大的效益，同时还要考虑到不同机构的职能特色，赋予明确的分工严格的权限，并保证不同流程中至关重要的安全性及必要的保密性等。OA办公自动化软件是基于Web的综合办公自动化软件，他具有灵活性、稳定性、高度安全性和可扩充性，以工作流技术为中心，为党政机关和大中型企业提供了规范、完整的日常事务自动化处理和无纸化办公。1.1设计标准基于系统的最终目标，本软件的设计遵循如下设计标准： 安全可靠性原则：本软件将承担实时性、安全性较高的电子办公信息处理与传输业务，要求硬件平台与软件平台具备高度的安全可靠性，在系统的设计上，采用技术手段与管理手段结合的解决方案； 规范性原则：遵循各级政府机关的办公规范，统一的国家规范公文格式及严格的事务流程； 先进性原则：本软件采用的技术，将在相当的时间内保障技术的发展能力，具有良好便捷的升级能力，选用的硬件设备及操作系统、数据库产品、应用软件均具有先进性及成熟的技术与产品； 开放性原则：本软件的发展将是连续的，系统将提供开放的接口设计，保障系统的平滑连续性扩展； 统一规划分步实施：明确项目的总体目标和阶段性目标，分步实现，并保证系统的统一性； 扩展性：本次设计提供系统扩展性确保未来系统扩展及二次开发，以适应办公流程的变化与进展。二、 OA办公自动化系统的特色OA办公自动化系统的设计目标是通过网络互联，完成单位团体内部日常事务，实现无纸化办公，从而提高办事效率、简化办事步骤、加快办公速度。OA办公系统是基于B/S（浏览器/服务器）模式，系统软件和数据集中存放于服务器中，软件的安装与升级在服务器上进行，不影响用户的使用，用户只通过浏览器就能完成所有管理功能。所有的工作基于浏览器，安装、使用、培训、维护、升级十分简单。OA办公系统的设计基础是设计人员对政府机关、企业办公流程的深刻理解，它综合考虑了政府机关和大中企业在人事管理、资源管理乃至文档的自动流转，文档流动过程的监查系统，电子批注，安全体系等各方面工作需求与规则，并能结合客户实际情况，配置强大灵活的办公体系。（一）全方位事务处理功能涵盖了人事、考勤、办公流程、档案管理与公文流转、资源分配、会议、信息交流等各方面，能胜任单位日常的大多数事务，并具体到成员个人化的日常办公需求如个人通讯录、电子信箱等。（二）提高团队效率可确保随时随地处理重要事务，自动提交、发放与管理各类文档。对重要环节会以文字、声音等多媒体手段自动提醒。相关领导可对工作进程了然于胸，随时监控员工的工作进度。随时随地与团队成员交流，迅速查找文档资料，共享公用资料和日程安排。（三）节约开支本办公系统无需在客户端安装复杂的客户端程序，低维护成本，所有模块都支持WWW操作，用户使用浏览器即可在桌面环境下办公，符合当前的瘦客户机的趋势，简单易用，节约培训费用。一网互联，减少昂贵的会议、电话和邮政、交通等开支。（四）具体的权限分配多层的安全控制机制确保用户只能使用赋予了授权的资源。可以对不同权限的用户、工作请求，智能地定义办公流程和商务流程，提供了任务具体到个体的机制，用户可以看到属于自己职责范围内的待处理事务。（五）严密的安全体系本办公自动化软件不仅提供了严密的权限分级管理体系，不同操作者只能对自己权限范围内的工作进行操作，并且对重要的操作步骤进行了记录跟踪。同时在安全上针对服务器对客户端的身份认证而设计，采用了内置 MD5 哈希(HASH)算法和随机数生成器的硬件认证设备来确定用户的身份，该设备内含安全文件系统，并预置密钥和数据证书。（六）方便严格的电子公文处理形成各单位内部机构、各单位间和到各地区一体化的计算机网络公文处理体系,使用户在录入公文时无需排版，可实现公文处理的无纸化和标准化。（七）WWW风格界面系统在设计过程中，充分考虑了中国用户的计算机应用水平和中国人的办公习惯，采用了WWW风格的界面设计，整个系统界面友好、美观，使用方便。大大降低了对使用者计算机知识的要求，界面简单，易学易用，特别适合于政府机关和大型企业内的信息系统建设。（八）可定制的工作流程软件提供的工作流系统采用了组件化设计和通用工作流的思想，用户可以根据本单位的组织机构和实际的运行模式，定义工作流系统运行的流转规则和各种审批的流程，还可以根据实际情况定义文件格式，使得整个系统完全适合用户的实际情况。（九） 适用对象适用于有明确分工以及规范体制的单位团体，以及对基于文档的以工作流为中心的办公自动化处理有迫切需求的单位。如政府部门、企业、厂矿、金融证券机构等三、体系结构3.1 体系结构OA办公自动化软件以Web服务器为核心，集成文件服务器、数据库服务器、Mail服务器，采用三层结构模式。支撑系统网络。系统具有以下特点： 系统健壮。与客户端无关的数据服务器机制，即客户端故障不影响数据的运行，系统数据安全可靠，同时，能够满足大规模并发访问的需求。 结构灵活，易于维护和扩展。 移动支持。支持远程业务处理，可随时随地处理事务。 安全可靠。先进的身份认证技术使用户信息更为安全。3.2 技术架构OA的技术架构的一大特点，是以其简洁的技术架构实现了有效的系统资源管理。整个系统采用完整的结构化设计。系统构成的基本元素如下图所示：如图所示，所有基本元素被系统平台统一集成起来。其中：1、信息、文档信息和文档是以完全开放的方式，在系统用户之间共享的内容。信息和文档的重要属性是它属于哪个目录。2、目录、目录树目录是用来组织信息和文档的容器，目录树是表现目录结构的导航工具。在系统中，用户根据自己不同的用户组对相关目录有不同的使用权限。3、用户用户是分配给使用者的一个唯一标识，它的作用在于有效的通过角色授权的办法规范系统的使用权限。用户的重要属性是他属于哪个部门，以及他的角色是什么。4、角色系统规定角色共分为三种：系统超级管理员、部门管理员和普通用户。每一种角色都对应不同的权限级别。上图所表示的意义是：a、普通用户有发布、修改信息和文档的权限，可以完全管理个人服务中的信息；b、部门管理员除具有普通用户的权限外，只可以管理除个人服务外的属于自己所在部门的信息和文档；c、系统管理员除具有部门管理员的权限外（系统管理员不受部门的限制，可以完全管理除个人服务外的所有部门的信息、文档），可以使用“管理工具”进行系统平台级别的管理工作。5、 部门部门是单位行政机构情况的体现，是建立和维护用户、目录的基础。3.3 运行环境和系统要求OA网络办公自动化系统服务器是基于Windows 2000 Server服务器平台运行，需要关系数据库的支持，目前支持MS SQL Server数据库。建议使用PII500以上CPU、256M内存以上计算机做为服务器。在客户端，支持目前流行的Windows 95/98/2000/XP系列平台，浏览器需要使用MS Internet Explorer 5.0（中文）以上版本，建议使用P586、32M内存以上计算机。网络环境：以太局域网或Intranet及Internet环境。四、功能设置4.1 模块总览个人办公室档案资料库公共服务其他设置帮助注销工作计划档案资料类别管理资源管理计算器用户账号设置帮助主题安全退出系统通告管理档案资料管理办公用品管理留言板用户权限设置帮助类别管理公文管理档案资料录入工作论坛常用网址系统管理帮助内容管理人力资源档案资料在线寻呼公共网址通讯助理档案资料查询多媒体会议手机地址电子邮件投票系统邮编考勤管理视频会议万年历文件共享企业名录4.2 功能简介一般通用系统设置如下功能，可以根据各公司的具体实际情况对功能模块度身定制，进行增删和调整：序 号功 能功 能 描 述1组织机构的管理用户可以根据企业的实际情况，结合需求建立自上而下的树状组织结构，并可以实现部门间的相互转换。2用户的管理灵活定义人员属性，编辑人员信息，建立完善的用户档案，可方便处理人员调动部门的情况，人员的相关权限具有同步变更性，满足机构重组的需要。3权限的管理完善严密的授权机制，针对不同的分类，为不同的用户赋予相应的权限。4工作计划管理工作计划管理包括个人工作计划管理和员工工作计划管理，每个员工都可预设自己的工作计划或授权查看其他员工的工作计划，被赋予权限的操作者可以为其它员工制订工作计划。工作计划以明确的日程表显示，可随时查询不同日期的待办事务和已完成事务。5通告管理通告管理用于发布、查看和管理一些需要周知性的信息，系统定时查看有无新通告，并即时将新的通告发送给用户，它包括发布通告、管理通告、浏览通告三个功能。6公文管理公文管理包括公文管理、发送公文、已发公文和已收公文四个功能，7人力资源管理人力资源管理包括查询、管理员工的基本档案、职位变动情况、奖惩情况、考核情况和工资档案等功能，普通员工只能查看自己的个人档案和工资档案，只有管理员才能对员工的基本档案、职位变动等信息进行增加、删除和修改。8通讯助理通讯助理包括个人通讯录管理、内部员工通讯录管理、外部通讯录管理三个功能。个人通讯录只对个人开放，其他用户无权查看，其他通讯录面向所有员工。9资源管理包括资源占用情况和资源预约使用两个功能，用于分配公用资源并查看其占用情况。10信息查询功能对各类文档资料提供多种查询方式并支持模糊查询，便于在海量的资料中迅速查找到所需内容。11办公用品管理办公用品管理、领用、审核、发放、资料等模块。12考勤管理设置、考勤、统计等模块，并自动生成统计表单。13电子邮件用于内部员工之间相互发送电子邮件，有新邮件自动通知用户，包括收新邮件、发送邮件、收件箱管理、发件箱管理和废件箱管理等功能。14档案资料管理设置、录入、管理、查询等模块，可对国家各级法律法规及各类规章制度、合同等进行分类管理和方便的查询。15网络会议室提供两个会议室，一个只对特定人员开放进入，其他员工无权进入；另一个是集体会议室。16视听会议基于NetMeeting的网络多媒体视听会议。17即时通讯采用技术成熟的网络即时通讯工具“OA”即时显示在线用户，并进行实时交流。18手机短信与通讯录整合，即时向手机发送文字消息，并具备各种统计查询功能。19论坛提供集中讨论问题的场所，用来在单位内部收集各种意见。如意见箱、民意调查等，或用来做问题咨询、疑难解答等。20企业名录数据完备的企业名录资料库，已预置大量价值不菲的企业名录资料，并可自由进行后续添加等管理。21邮编查询内置详尽的国内及世界邮政编码资料库，供随时便捷查询。22公文流转自成体系的电子公文流转管理系统， 23帮助系统内置完整的系统功能操作说明，在使用时遇到任何问题，都可以随时获得详细的帮助信息。五、 OA网络办公自动化软件的安装5.1 系统环境q 服务器端：操作系统：Windows NT 4.0 Server或Windows2000 Server或Windows 2000 Advance Server服务器系统。网络平台：IIS 5.0。数据平台：SQL Server 2000。q 客户端：Ms Windows 95/98/Me/2000/XP系列中文操作系统。OA提供的配套客户端或IE5.0版本以上浏览器。q 网络环境企业局域网、党政办公专用网或Internet或Intranet。六、 软件操作说明（基础模块）6.1 系统登陆在使用OA之前，需要登陆系统，以不同身份登陆的用户根据权限的不同可使用相应的功能即处理与其职务相关的不同事务。说明：本操作说明是详细描述OA软件的所有功能。在实际应用中，不同权限的用户能够看到和使用的功能由于权限设置的不同，将显示其中不同部分的功能。 6.1.1 打开系统在IE浏览器输入用户单位的OA服务器名或IP地址（如http:/主机名、http:/XXX.XXX.XXX等）。出现系统登陆界面，如图6.1所示。图6.1 OA登陆界面6.1.2 身份验证本软件提供了传统的“用户名密码”认证方式和更加安全的电子密钥硬件身份认证方式。q 传统方式：输入用户名和密码后，单击【登陆】按钮进入系统。q 硬件认证：将自己的Desk Key电子密钥插入计算机的USB插口，将自动完成身份验证并登陆系统。6.1.3 系统界面进入后的系统首页默认显示了常用的【个人办公室】界面，并在“今日最新信息”区域显示了当前用户的待处理事务提醒，如新邮件、新通知等。首页界面，如图6.2所示。界面上方显示当前用户状态，其下的主工具栏为系统大功能模块选择按钮，包括【个人办公室】、【档案资料库】、【公共服务】、【公文流转】、【设置】、【帮助】、【注销】七项。单击不同按钮可进入不同的功能模块，并在界面左侧显示相应模块的细分功能。 图6.2 首页界面 6.2 个人办公室软件登陆后默认界面为个人办公室，也可通过单击主工具条上的【个人办公室】按钮进入该模块。个人办公室提供了机构成员日常最常用的事务处理，包括【工作计划】、【通告管理】、【公文管理】、【人力资源】、【通讯助理】、【电子邮件】、【考勤管理】七个子功能。 图6.3 个人办公室工具栏6.2.1 工作计划工作计划以日程表的形式有效地管理下属部门、员工和自己的工作任务，并通过项目的形式把任务有机的组合起来。方便领导随时把握项目进度，监控任务的进展情况。上级领导可对下属部门或员工安排工作日程，并随时查看任务完成情况。员工可即时接收任务安排，并自动反馈任务完成情况。q 增加自己的工作计划用户可以把自己工作计划添加到日程表中，便于系统自动提醒和随时查阅，操作步骤如下：1、登录系统。2、单击【个人办公室】按钮，然后在窗口左边的功能列表中单击【工作计划管理】按钮。图6.4 工作计划菜单3、单击【本人工作计划】按钮，显示本人工作日程表。图6.5 本人工作计划表4、在下拉菜单选定要设置工作计划的年月，单击【查询】按钮转换到该月份，单击日期号码连接，在弹出的窗口中单击【增加】按钮，如图6.7所示。图6.7 单击【增加】按钮5、填写工作计划标题和内容，单击【增加这项工作】按钮即完成这项计划的添加。此任务将出现在个人计划日程表的相应日期中。图 6.8 填写计划标题和内容q 修改或删除个人工作计划1、登录软件。2、单击【个人办公室】。3、单击左侧工具栏的【工作计划】。4、单击其下的【个人工作计划】，右侧将出现日程表。5、在日程表中选择要编辑的工作计划所在日期，单击要编辑的工作计划的日期号数连接，弹出一新窗口。5、在新窗口中单击【编辑】按钮，进入编辑状态，开始编辑。6、在编辑状态单击【删除】按钮可删除该条计划。q 查看个人工作计划1、单击【个人办公室】。2、单击左侧工具栏的【工作计划】。3、单击其下的【个人工作计划】，右侧将出现日程表。4、在日程表上方的下拉列表中选择要查看的年份和月份，单击【查询】按钮，则切换到该月份的日程表。5、单击相应日期查看具体内容。q 查看其他员工工作计划 当管理员赋予了权限后，操作者才能查看到其他员工的工作任务。1、登录软件。2、单击【个人办公室】，然后在窗口左边的功能列表中单击【工作计划】按钮。3、单击【员工工作任务】按钮。4、选定要查看的员工的部门、姓名及要查看工作任务的日期，单击【查询】按钮后即转换到当前选择的日程表，单击日期号码连接，就会在弹出的窗口中显示该员工的工作任务和完成情况。q 安排和修改下级的工作任务 当管理员赋予了操作者的查看员工工作任务的权限后，操作者才能安排下级的工作任务。1、登录。2、单击【个人办公室】。3、单击左侧工具栏的【工作计划】。4、单击其下的【员工工作任务】，右侧将出现日程表。5、在日程表中选择要安排工作计划的员工所在部门和姓名，选择需要安排的年份和月份，单击“查询”按钮，切换到所需要的日程表，单击要编辑的工作计划的日期号数连接，弹出一新窗口。6、在新窗口中单击【新增】按钮，进入增加任务窗口，输入任务标题和任务内容后，单击“增加这项工作”按钮则增加一个新的工作计划。7、如果该日期已有工作任务，可在新窗口中单击【编辑】按钮，进入编辑状态，对已有的任务进行编辑。8、在编辑状态单击【删除】按钮可删除该条计划。 完成后，该员工将可以看到你安排给他的工作和任务，你还可以查看到该工作任务的完成情况。 6.2.2 通告管理通告管理用于发布和接收单位内部全局周知性的通告，并可对以发布的通告信息进行管理。包括【发布通告】、【管理通告】、【浏览通告】三个细分功能。单击【个人办公室】模块下的【通告管理】按钮，将出现上述三个功能按钮，如图6.3所示。图6.9 通告管理q 发布通告 当管理员赋予了发布通告的权限后，操作者才能发布通告信息。发布通告信息后，所有用户都会在软件窗口弹出所发布的通告，只有当他点击了【我已经看了此通告】按钮后，才不会弹出此信息。发布通告的步骤如下：1、登录系统。2、进入【个人办公室】后单击【通告管理】，选择【发布通告】按钮，窗口右侧出现信息输入框，如图6.10所示。图6.10 发布通告窗口3、填写通告标题与信息，单击【发布】按钮完成。同时，所有登陆的用户将接收到新通告提示窗口。q 管理通告当管理员赋予了管理通告的权限后，操作者可以察看和删除以前的通告信息，操作步骤如下：1、登录软件。2、进入【个人办公室】后，选择【通告管理】，单击【管理通告】，窗口右侧将出现历史通告列表。3、单击列表上方的【全部】按钮将按顺序列出所有历史通告目录；也可选定日期范围后，单击【查询】按钮列出该日期内的所有通告。4、如果通告目录列表的长度超过一页，可单击【上一页】或【下一页】进行翻页，也可在【到（某）页】文本框中直接输入页码后回车进行页面跳转。5、勾选需要删除的通告标题左侧复选框后，单击【删除】按钮，则删除该条公告信息。q 浏览通告用户可以随时查看以前发布的历史通告信息，操作步骤如下：1、登录。2、进入【个人办公室】后，选择【通告管理】，单击【浏览通告】，窗口右侧将出现历史通告列表。3、单击列表上方的【全部】按钮将按顺序列出所有历史通告目录；也可选定日期范围后，单击【查询】按钮列出该日期内的所有通告。4、如果通告目录列表的长度超过一页，可单击【上一页】或【下一页】进行翻页，也可在“到（某）页”框中直接输入页码后回车进行页面跳转。5、单击相关的通告标题浏览详细内容。6.2.3 公文管理【个人办公室】中的公文管理提供了文档、文件在单位内部部门、员工间的传递和回复、管理、查阅等功能。q 如何发送公文1、登录后进入【个人办公室】，单击【公文管理】，出现公文管理菜单，如图6.11所示。图6.11 公文管理菜单2、单击【发送公文】，窗口右侧将出现公文内容表单，在下拉列表中选择接收者的部门和姓名后，单击【添加】按钮，可添加接收者，一次可同时发送给多个接收者，如图6.12所示。图6.12填写公文内容3、填写公文标题。4、选择公文类型。5、填写公文内容。6、如该份公文需要附加图片、文稿等附件文件，请单击【附件】栏右侧的【浏览】按钮，在弹出窗口中选定需要上传的文件，然后单击【打开】确定，如图6.13所示。图6.13 选择附件7、单击【发送】按钮完成发送。当公文发送后，接收者会及时弹出新到的公文信息，只有他回复确认已收到后才不会再弹出此信息。在对方回复后，发送者也会及时收到对方的回复信息。q 回复或转发公文1、 登录后进入【个人办公室】，单击【公文管理】。2、 单击【已收公文】，窗口右侧将出现已收公文列表。选择适当的查看时期后单击【查询】按钮，可列出该日期的公文。3、 单击需要转发的公文标题，打开公文查看窗口。4、 填写适当回复内容后单击【回复】按钮，则将回复此公文的发送者。5、 如果需要将当前公文转发给其他人员，则在下拉菜单中选择收件者的部门和姓名后，单击【增加】按钮，添加收件人。填写转发意见后，单击【转发】按钮，将当前公文转发给其他员工。q 查看以前发送的公文1、登录后进入【个人办公室】，单击【公文管理】。 2、单击【已发公文】，窗口右侧将出现已收公文列表。选择适当的查看时期后单击【查询】按钮，可列出该日期发送的公文。3、单击公文标题可查看该公文内容。q 查看以前收到的公文1、登录后进入【个人办公室】，单击【公文管理】。2、单击【已收公文】，窗口右侧将出现已收公文列表。选择适当的查看时期后单击【查询】按钮，可列出该日期的公文。3、 单击公文标题可查看该公文内容。q 管理公文类型当系统管理员赋予了管理公文权限后，操作者才能设置公文类型。1、登录后单击【个人办公室】，单击【公文管理】。2、单击其下的【公文管理】按钮，窗口右侧显示公文列表。3、单击【公文类型管理】，将显示现有的公文类型名称。4、单击相应类型左侧的【删除】按钮，可删除该公文类型。5、如果需要修改现有的类型名称，在文本框中直接修改后，单击右侧【修改】按钮即可。6、如果需要增加新的公文类型，在下方文本框内输入类型名称后，单击【增加】按钮完成。q 删除以前的公文当系统管理员赋予了管理公文权限后，操作者才能删除以前的公文。1、登录后单击【个人办公室】，单击【公文管理】。2、单击其下的【公文管理】按钮，窗口右侧显示现有公文列表。3、勾选要删除的公文后，单击【删除】。6.2.4 人力资源人力资源提供了详细的员工信息管理，包括细分到个人员工基本档案、职务变动信息、奖惩情况、考核情况、工资档案的管理和查询。菜单如图6.14所示。图6.14 人力资源菜单q 查看和管理自己的个人基本资料 员工可查询自己的基本档案，只有当管理员赋予了“编辑本人档案”权限后，才能够对自己的基本资料进行修改编辑。1、登录后单击【个人办公室】，然后单击左侧【人力资源】。2、单击【个人基本档案】，窗口右侧将显示自己的个人基本资料。3、如果操作者具有“编辑本人档案”权限，则可在本人基本档案表格上方单击【编辑】按钮，对自己的档案进行管理。q 查询和管理员工基本档案 只有当管理员赋予了输入人力资源的权限后，操作者才能输入、编辑、删除公司人员资料。1、登录后单击【个人办公室】，然后单击左侧【人力资源】。2、单击【员工基本档案】。3、在窗口右侧选择员工所在部门和员工姓名后，单击【查询】按钮，就会显示所选择员工的基本档案资料6.2.5 通讯助理通讯助理类似于现实中的“电话簿”，同时与手机短信紧密结合，可方便地管理、查看海量的员工和客户等有关人员的联系方式、地址信息等，并可在【手机短信】功能中直接调用通讯录中的手机号码信息，直接向相关人员发送手机短信。菜单如图6.15所示图 6.15 通讯助理菜单q 个人通讯录的管理与查看1、进入【个人办公室】后，选择【通讯助理】，单击“个人通讯录”，窗口右侧出现个人通讯录列表。2、管理通讯录类别：单击【管理通讯录类别】，窗口中会显示现有的类别列表。单击类别名称旁的【删除】按钮则删除该类别，同时将删除该类别中的所有资料。在现有类别中输入新的名称并单击【修改】按钮，可修改该类别名称。在窗口下方的【增加】文本框中输入需要新增多类别名后，单击【增加】按钮，则增加一个新的类别。3、管理类别下的通讯录内容：在通讯录列表上方选择相应类别后，单击【查看】按钮转换到选中的类别。单击【增加】按钮可增加新的通讯信息。单击该类别下的通讯录列表中的姓名，就会显示此人的详细信息。单击【编辑】按钮可对该条信息进行修改，修改后单击【修改】按钮完成编辑。单击【删除】按钮则删除该信息。4、查看通讯录：在通讯录列表上方选择相应类别后，单击【查看】按钮转换到选中的类别。单击该类别下的通讯录列表中的姓名，就会显示此人的详细信息。q 内部通讯录的管理与查看 【内部通讯录】的操作与【个人通讯录】的操作类似，但普通用户只能查看内容，只有当管理员赋予了相关权限后才能对内部通讯录进行编辑、删除等操作。1、进入【个人办公室】后，选择【通讯助理】，单击【内部通讯录】，窗口右侧出现个人通讯录列表。2、管理通讯录类别：单击【管理通讯录类别】，窗口中会显示现有的类别列表。单击类别名称旁的【删除】按钮则删除该类别，同时将删除该类别中的所有资料。在现有类别中输入新的名称并单击【修改】按钮，可修改该类别名称。在窗口下方的【增加】文本框中输入需要新增多类别名后，单击【增加】按钮，则增加一个新的类别。3、管理类别下的通讯录内容：在通讯录列表上方选择相应类别后，单击【查看】按钮转换到选中的类别。单击【增加】按钮可增加新的通讯信息。单击该类别下的通讯录列表中的姓名，就会显示此人的详细信息。单击【编辑】按钮可对该条信息进行修改，修改后单击【修改】按钮完成编辑。单击【删除】按钮则删除该信息。4、查看通讯录：在通讯录列表上方选择相应类别后，单击【查看】按钮转换到选中的类别。单击该类别下的通讯录列表中的姓名，就会显示此人的详细信息。q 发送手机短信本软件提供了手机短信发送功能，可用于单位内部或对外的手机文字短信息发送，并支持群发功能，即每次可同时将一条消息发送给多个接收者。注：此功能需要用户本地移动通讯部门提供相应接口。1、单击【个人办公室】，单击【通讯助理】。2、单击【手机短信】，窗口右侧将出现手机短信发送窗口。3、输入接受方的手机号码和短信内容后，单击【发送】按钮，就可向已开通移动短信的手机发送文字短信。6.2.6 电子邮件本系统提供的内部电子邮件系统是基于数据库建立的发送和接收内部电子邮件的信息管理系统，该功能便于单位内部机构、人员交换信息。同时也是各种工作流程的进程信息通知工具，在一些工作流程中，将会自动发送邮件通知上层处理者进展情况；或自动通知下层处理者，发送提醒、催办等信息。菜单如图6.16所示图6.16 电子邮件菜单q 发送电子邮件1、登录。2、进入【个人办公室】后，选择【电子邮件】，单击【发邮件】，窗口右侧将出现邮件内容输入框。3、单击【收件人】右侧的【增加】按钮，将出现工作人员列表。4、单击勾选需要收信的人员名称左侧的复选框后，单击【确定】按钮确定收信人后自动返回输入状态，选中的收信人名称将出现在【收件人】框中。注：一次可同时选择多个收件人。5、输入邮件标题及内容，单击【发送】完成。q 查看和管理新邮件1、在【个人办公室】中单击【电子邮件】，展开邮件工具栏。2、单击【新邮件】按钮后，右侧将显示未阅读的新邮件列表。3、单击邮件主题可查看邮件内容。查看邮件内容时，在下方“回复”栏目中选择收信人和标题、回复内容后，单击“回复”，可即时发送一封回复信件。4、勾选邮件左侧的【选择】复选框后，单击【放进废件箱】按钮，则可将该邮件删除并移动到“废件箱”备份，以便以后查询或恢复。5、勾选邮件左侧的【选择】复选框后，单击【永久删除】按钮，则可将该邮件完全删除，并无法恢复。q 查看和管理“收件箱”1、在【个人办公室】中单击【电子邮件】，展开邮件工具栏。2、单击【收件箱】按钮后，右侧将显示所有邮件列表，包括新邮件和历史邮件。3、单击邮件主题可查看邮件内容。查看邮件内容时，在下方“回复”栏目中选择收信人和标题、回复内容后，单击“回复”，可即时发送一封回复信件。4、勾选邮件左侧的【选择】复选框后，单击【放进废件箱】按钮，则可将该邮件删除并移动到“废件箱”备份，以便以后查询或恢复。5、勾选邮件左侧的【选择】复选框后，单击【永久删除】按钮，则可将该邮件完全删除，并无法恢复。q 查看和管理“发件箱”1、在【个人办公室】中单击【电子邮件】，展开邮件工具栏。2、单击【发件箱】按钮后，右侧将显示所有自己已发送的历史邮件列表。3、单击邮件主题可查看邮件内容。4、勾选邮件左侧的【选择】复选框后，单击【永久删除】按钮，可将该邮件完全删除，并无法恢复。q 查看和管理“废件箱”1、在【个人办公室】中单击【电子邮件】，展开邮件工具栏。2、单击【废件箱】按钮后，右侧将显示以前删除到“废件箱”的所有邮件列表。3、单击邮件主题可查看邮件内容。 查看邮件内容时，在下方“回复”栏目中选择收信人和标题、回复内容后，单击“回复”，可即时发送一封回复信件。4、勾选邮件左侧的【选择】复选框后，单击【恢复收件箱】按钮，则可将该邮件删除并移动回“收件箱”，以便以后查询和管理。5、勾选邮件左侧的【选择】复选框后，单击【永久删除】按钮，则可将该邮件完全删除，并无法恢复。6.2.7 考勤管理图6.17考勤管理菜单q 考勤考勤步骤如下：1、登陆系统后，单击【个人办公室】，单击【考勤管理】。2、单击【开始考勤】打开考勤窗口，单击【手工考勤】，显示手工考勤表格，如图6.19所示。图6.19 手工考勤3、填写表单后确定完成。q 设置考勤时间 系统可自主设置上下班时间和考勤时间段，只有系统管理员赋予了【考勤管理权限】中的【可设置上下班时间】的权限后，操作者才能对考勤时间进行设置。操作步骤如下：1、登录后，进入【个人办公室】中的【考勤管理】。2、单击【设置考勤时间】，窗口右侧会显示设置表单，如图6.20所示。图6.20考勤时间设置3、在下拉菜单中选择上下班时间与考勤“上班延迟”、“下班提前”时间，即考勤时间段。4、可通过勾选下方复选框设置上下班是否考勤。5、设置完成后单击【确定】按钮完成操作。q 查看考勤统计 本系统提供了详尽的考勤统计查询功能，可查询当日、每日、或任意月份的考勤记录。只有当系统管理员赋予了“可查看单位所有员工考勤资料”权限后，操作者才能查看员工的考勤统计资料。操作步骤如下：1、登陆系统后进入【个人办公室】，单击【考勤管理】。2、【考勤管理】中有3种统计资料查询方式：【今日考勤统计】、【日考勤统计】和【月考勤统计】。 单击【今日考勤统计】后，窗口右侧显示当天的考勤记录，在下拉菜单中选择部门名称后，单击【查看】按钮可查看不同部门的当天考勤记录，单击【打印】按钮可打印当前表单。 单击【日考勤统计】后，在右侧窗口选择需要查看的日期以及部门名称，然后单击【查看】按钮，可查看以前某天的考勤记录，单击【打印】按钮可打印当前表单。 单击【月考勤统计】后，在右侧窗口选择需要查看的日期以及部门名称，然后单击【查看】按钮，可查看以前某月的考勤记录，单击【打印】按钮可打印当前表单。 6.3 档案资料库档案资料库提供了单位常用的各种政策法规等文档内容管理和查看，方便的查询功能可使用户迅速在海量的文档中找到需要的内容，从而提高工作效率。菜单如图6.21所示。图6.21 档案资料库菜单6.4 公共服务公共服务模块提供单位团体的公用资源管理、分配和公用资料查询、会议等功能。6.4.1 资源管理资源管理用于统一管理和分配各种公用的办公设施及单位固定资产，如会议室、汽车、电脑、复印机等。用户可根据需要增添、修改和管理资源。对每一种资源，本软件提供了资源预约、审批、安排、使用情况查询功能，并可直观地了解到资源的占用情况。资源管理菜单，如图6.22所示图6.22 资源管理菜单q 如何进行预约？1、登录后单击【公共服务】，然后单击【资源管理】，显示资源占有状况，如图6.23所示。图6.23资源管理界面2、单击【资源预约】，右侧将出现预约申请表，选择需要预约的资源和预约时间后，填写使用说明，最后单击【预约】按钮，发送预约请求等待审核，。q 增加/删除或编辑资源 只有当系统管理员赋予了“资源管理权限”中的“可增加/删除资源”权限后，操作者才能对资源的种类进行增删。1、登陆后进入【公共服务】，单击【资源管理】。2、单击【资源占用情况】，窗口右侧将出现所有的情况资源列表。3、单击【增加】按钮，显示“增加新的资源”表单。4、填写资源名称、维护（添加）者名称和资源说明后，单击【增加】按钮，就增加了一条新的资源供用户预约使用。5、编辑资源：在“资源占用情况”列表中单击需要修改的资源名称，显示“编辑资源”表单。修改内容后单击【修改】按钮确定。 单击【删除】按钮则删除该项资源。q 审核资源预约信息 只有当系统管理员赋予“审核资源预约”权限后，操作者才能审核资源预约信息。过期的预约信息会自动删除。审核预约信息的步骤：1、登陆后进入【公共服务】，单击【资料管理】。2、单击【资源占用情况】，窗口右侧将显示资源预约情况。未审核的预约项目右侧会标记【未审核】。3、单击未审核资源的预约时间段（蓝色文字），显示该项资源预约详细信息。4、在详细信息表格下方的【审核意见】中选择是否同意预约，并可填写审核意见说明。5、单击【提交审核意见】完成，系统将自动向预约者发送审核结果，同时纳入统计。 6、管理者也可单击【资源预约详细信息】表格下方的【删除】按钮，直接删除该条预约信息。6.4.2 办公用品管理在【公共服务】中提供了【办公用品管理】功能，可实现对日常办公用品的录入、申领、审核、发放、管理等功能。根据不同的权限设置，不同用户的操作范围也不同。菜单如图6.24所示。图6.24办公用品管理菜单q 如何申请领取办公用品当员工需要领取办公用品时，可按以下步骤操作：1、登录办公系统后单击【公共服务】，然后单击右侧工具栏的【办公用品管理】。2、单击【领取办公用品】，窗口右侧将出现办公用品领用表。3、在下拉列表中选择需要的办公用品名称，并填写领取数量。4、单击【提交】按钮发送领用表，等待审核发放。 单击【重填】则重新填写领用表。q 审核领用表 只有当管理员赋予了“办公用品权限”中的“可审核领用表”权限后，操作者才能对办公用品领用表进行审核。当有新的领用表送达后，如果领用表中有需要审核后才能发放的办公用品，系统将提示审核人员“新的办公用品领用表请您审核”。审核操作步骤如下：1、单击【公共服务】后，单击右侧工具栏的【审核领用表】，窗口右侧将显示等待审核的办公用品领用表。2、在需审核的办公用品名称右侧“审核意见”栏选择【同意领取】或【不同意领取】，如有补充说明可在“审核意见说明”栏填写。3、单击【提交】按钮完成审核。 注：办公用品可由管理员设置需要审核和不需审核两种，不需审核的办公用品领用表可跳过审核步骤，直接发放。q 发放办公用品只有当管理员赋予了“办公用品权限”中的“管理办公用品”权限后，操作者才能对办公用品进行发放并填写发放表。当有新的办公用品领用表送达时，系统将提示办公用品管理者“请填写办公用品发放表”。操作步骤如下：1、单击【公共服务】后，单击右侧工具栏的【发放办公用品】，窗口右侧将显示办公用品发放表。2、在需审核的办公用品名称右侧“实际领取数量”栏填写该办公用品的实际发放数量。3、单击【提交】按钮提交发放表。4、单击【通知对方】按钮，将发送一条通知信息给用品领取者。5、单击【删除领用表】，则删除该领用申请。注：办公用品有需要审核和不需审核两种，不需审核的办公用品领用表可跳过审核步骤，直接发放。6.4.3 工作论坛图6.25 工作论坛系统提供了工作论坛，其操作简单，内容显示简洁清晰，可供员工可以在此发表自己的某些意见、观感、交流某些技术、经验等，亦可以作为领导与员工交流的渠道，亦可在此回答员工提出的问题或发布某些消息，论坛界面如图6.25所示。工作论坛的使用说明如下：q 浏览文章内容进入论坛后，直接单击文章标题就可打开详细内容进行浏览。q 发表新文章1、进入论坛后，单击击【我要发言】，在出现的新页面中填上自己的姓名和密码，（请记住自己第一次发言时的姓名和密码，将作为以后长期使用的用户名和密码。如果没有Email，可以不用填写）。发表的帖子主题不能为空。用户可以选择小图标作为发表帖子时的表情。在同容文本框中写入你想要讨论的详细内容，然后单击【发送】按钮完成新帖子的发表。2、在发送后的窗口中列出了你所发表的帖子的主题和内容。单击【刷新浏览】即可回到论坛主界面。3、如果在论坛停留的时间过长而没有操作论坛，可点击【刷新浏览】来查看新发表的帖子。4、 本论坛每个页面显示10条主题帖子，如果超过10条，则自动分页，可以点击【首页】、【前页】、【后页】、【尾页】来跳转到不同的页面，也可以在【转到】文本框中填上想要转到的页面的数字，然后单击【Go】按钮即可转到相应页面。q 回复帖子：点击浏览相应的主题后可以对它进行回复。在弹出的新页面中需要填上姓名和密码。你可以自己填上主题或不填，在内容文本框中输入回复的内容，然后单击【发送】完成。q 帖子查询：单击论坛主页面下方的【帖子查询】,在出现的新页面中，可以选择按主题或发言人来搜索帖子。在主题中可以填入要查询的帖子主题包含的关键字，单击【查询】即可显示出所有满足你输入的关键字的主题帖子，如果根据“发言人”搜索，在“发言人”文本框中输入你要搜索的人的姓名，单击【搜索】即可显示出该人发表的所有的帖子。q 信息修改：如果想修改用户自己的个人基本信息，单击【信息修改】后，填入姓名和密码确定后就可以修改个人的基本信息。q 论坛管理：只有管理员才能管理论坛。单击【论坛管理】，在弹出的新窗口中输入管理员姓名和密码即可进行论坛管理。管理员可以删除文章。6.4.4在线即时寻呼【在线寻呼】是与办公系统集成的网络即时通讯工具，当用户登陆办公系统后，该工具会自动弹出，上面会列出当前在线的所有用户名单，并且可以利用它和在线的用户进行文字交流、发送手机短信等，方便用户在网络工作中进行交流。界面如图6.26所示。图6.26 在线寻呼界面q 使用说明1、打开在线寻呼：当用户登陆办公系统后在线寻呼会自动弹出。当在线寻呼关闭后，可单击【公共服务】下的【在线寻呼】再次打开。2、关闭：不需要使用在线寻呼功能时，单击该工具窗口右上方的【X】图标，即可关闭。3、更改头像：单击工具窗口下方的【换头像】按钮，可在弹出的窗口中选择喜欢的头像，确定后选中的头像就会替换自己名称左侧原有的头像。4、对话：在【在线员工】栏下显示出所有在线人员的名单，单击交流对象的名称后则会弹出信息发送窗口，输入交谈内容后，单击【发送】按钮即可发送信息。接收方将自动弹出信息窗口，显示收到的信息。 注：单击【对话模式】按钮可切换到对话模式窗口进行交流，该窗口采用对话信息逐行显示方式，更便于进行长时间的交谈。5、手机短信：单击后打开手机短信发送窗口，输入接受方的手机号码和短信内容后，单击【发送】按钮，就可向已开通移动短信的手机发送文字短信 6.4.5 Netmeeting网络会议本软件挂接了MS Netmeeting软件实现多媒体网络会议，利用Ms Netmeeting与本软件的紧密结合，可方便地实现文字会议、多媒体会议、电子白版、远程演示等功能。q NetMeeting网络会议1、单击【NetMeeting】按钮，弹出Net窗口，窗口左侧显示了当前所有登陆了系统的人员名单，如图6.27所示。图6.27 NetMeeting2、单击邀请对象名称左侧的【呼叫】按钮，系统将自动呼叫对方，并在提示框中单击【确定】等待回应，如图6.28所示。图6.28 等待呼叫回应3、对方回应后，即同时启动NetMeeting并同时加入会议。可实现文字交流、视频、音频会议、电子白版和文件共享等功能。6.4.6 邮政区号查询邮政区号查询提供了全国各地的邮政编码、区号数据库，可直接按省、自治区为单位查询或在【关键字】文本框中直接输入地名后，单击【搜索】按钮，进行查询。界面如图6.29所示。图6.29 邮政区号查询6.4.7 企业名录企业名录提供用户单位对全国各地相关企业、业务单位等的地址、联系方式、经营内容等资料的管理和查询，软件安装时已预置大量企业单位名录数据，并可有用户管理员随时进行后续的增删、修改等管理。用户可方便迅速地查找需要的企业资料。6.5 设置系统设置模块是本系统的重要组成部分，系统管理原通过他可以设置每个用户的权限、文档流转的程序、模块