综合档案机构

职 娇、张成玲、冯庆民、易华辉、 关于调整海城市教育局综合档案室机构人员的通知本局各科室： 根据我局综合档案工作的实际情况，为切实加强我局档案规范化和制度化建设，提高档案的科学化管理水平，更有效地为教育服务，经研究决定，对原有档案工作领导小组成员、各科室档案人员及档案鉴定小组成员作出调整，调整后的机构人员名单详见附件一、二、三、四。 各职能部门要提高对档案工作的认识，在综合档案室的指导下，做好本单位的档案工作。 附件一：海城市教育局档案工作领导小组名单附件二：海城市教育局档案人员名单 附件三：海城市教育局档案综合管理网络图 附件四：海城市教育局档案鉴定小组名单海 城 市 教 育 局二00九年四月二十一日附件一：海城市教育局档案工作领导小组名单 组 长：傅 鸣（局长） 副组长：许彦申（副局长）组 员：王振东 (综合办公室主任)刘春彪（综合办公室副主任）张庆丰（综合办公室副主任) 吕 翠（综合办公室科员）王宝石（综合办公室科员）原庆伟（综合办公室科员） 附件二：海城市教育局档案人员名单姓 名政治面目年龄学历职务 所属部门分管档案吕 翠党员综合办公室(兼职档案员)文书齐 旭党员人事科（兼职档案员）文书及已故人员档案刘晓明党员基建财务科（兼职档案员）机关会计万玉闯党员基建财务科（兼职档案员）文书面上会计王 鑫党员基建财务科（兼职档案员）基建档案马显峰党员基础教育科（兼职档案员）文书赵 楠党员安全科（兼职档案员）文书冯纯强党员职教科（兼职档案员）文书刘 洋党员招生办（兼职档案员）文书王海宁党员督导室（兼职档案员）文书声像张 欢党员学前教育（兼职档案员）文书声像尚雪松党员审计法规科（兼职档案员）综合档案黄晓雪党员体卫艺科（兼职档案员）文书肖 浩党员综合办公室（专职档案员）综合档案 64附件三：海城市教育局档案综合管理网络图兼职档案员 吕 翠兼职档案员 齐 旭 王 鑫兼职档案员 万玉闯 刘晓明兼职档案员 马显峰兼职档案员 赵 楠兼职档案员 刘 洋兼职档案员 王海宁兼职档案员 张 欢兼职档案员 冯纯强兼职档案员 尚雪松档案工作领导小组组 长：傅 鸣（局 长）副组长：许彦申（副局长）综合档案室档案员：肖 浩办 公 室人 事 科基建财务科基础教育科职业教育科招 生 办督 导 室学 前 教 育职业教育科审计法规科附件四：海城市教育局档案鉴定小组名单 组 长：许彦申（副局长）副组长：王振东（综合办公室主任） 刘春彪（综合办公室副主任）张庆丰（综合办公室副主任）组 员：吕 翠（综合办公室办公室科员） 刘振杰（人事科副主任科员） 刘晓明（基建财务科科员） 万玉闯（基建财务科科员） 王 鑫（基建财务科科员） 马显峰（基础教育科科员） 冯纯强（职业教育科科员） 刘 洋（招生办科员） 王海宁（督导室科员） 尚雪松（审计法规科科员） 赵 楠（安全科科员）肖 浩（综合办公室） 海城市教育局机关档案综合管理实施办法第一章 总则第一条 根据中华人民共和国档案法和辽宁省机关档案工作业务建设规范实施细则等有关规定，为了进一步加强机关档案业务建设，提高档案科学管理水平，更好地为机关工作服务，特制定档案综合管理实施办法。第二条 机关档案工作，是本机关工作的重要组成部分，是提高机关工作效率和工作质量的必要条件，是维护机关工作历史真实面貌的重要工作，是教育事业建设和发展的重要依据。第三条 本机关在各项工作活动中形成的全部档案，包括党政工、团和业务部门的各种文字、图表、声像等不同门类和载体的文书档案、基建档案、会计档案、声像档案、已故人员档案、实物档案等，均由本机关档案部门综合管理。第四条 加强对档案工作的领导，把档案工作列入本机关的工作计划，实行统一领导、统一管理、统一制度，分科室立卷的办法。第二章 档案机构的设置和干部的配备第五条 为适应档案综合管理工作的需要，成立相应的档案工作机构。在教育信息中心内设立综合档案室，配备专职档案员1名，兼职档案员13名。第六条 机关档案综合管理工作，由机关主管综合办公室的领导分管。综合档案室的日常工作，由综合办公室主任领导。档案业务工作受市档案局监督、指导和检查。第七条 实行集中保管和分科室整理的管理办法。机关的文书档案、基建档案、会计档案、声像档案等分别由各科室整理、立卷，并定期向局机关综合档案室移交归档。第八条 建立机关档案工作网络。教育局各科室配备兼职档案员，负责对不同门类档案的整理、立卷工作。第三章 机关档案综合管理部门的任务第九章 贯彻执行国家的档案法规和省、市档案管理部门关于档案工作的有关规定和办法，制订本机关档案的管理办法和规章制度。第十章 负责对本机关各科室形成的各种门类档案的收集、整理、立卷、归档工作进行监督和指导。第十一条 集中统一管理本机关各种门类和载体的档案，积极提供利用，为机关各项工作服务。第十二条 负责对本系统和直属学校的档案工作进行监督、指导和检查。第十三条 按规定定期向市档案馆移交档案。第十四条 完成有关档案业务工作。第四章 档案的接收与范围第十五条 文书档案包括凡属机关工作活动中形成的处理完毕的有保存价值的文件材料。第十六条 基建档案包括房地产契据、证明、建筑方面的文字材料、图纸以及有关协议、合同等。第十七条 会计档案包括局机关帐、局会计帐、经费统计、市考试中心账，即报表、帐簿、凭证及其他。第十八条 声像档案包括各项重要活动、会议形成的照片、录音、录像等材料。第十九条 已故人员档案即干部死亡后，其档案由人事部门保存三年后向综合档案室移交归档。第五章 档案的管理和利用第二十条 本机关在工作活动中形成的各种门类和载体的档案为一个全宗。第二十一条 全宗内档案，应按照其门类和载体的不同，制定统一的分类方案。第二十二条 全宗内档案，按门类分类后，其中文书档案再按组织机构年度保管期限分类，其它门类档案按有关专门档案的管理规定进行分类。分类应保持前后一致，不得任意变动。第二十三条 档案资料专用库房的使用面积，应与档案综合管理的需要相适应，做到库房、阅览、办公三分开。第二十四条 档案装具一律采用铁箱铁柜。档案专用库房做好防火、防盗、防潮、防虫、防高温等“七防”措施。第二十五条 机关综合档案室人员定期对档案保管的状况进行检查，做好库房温、湿度记录，发现问题，及时向领导汇报，采取有效措施，确保档案的安全。第二十六条 档案管理部门，要积极主动开展档案利用工作。具体按档案的借阅利用制度（另附）执行。第六章 档案的鉴定、移交第二十七条 按照国家和省、市档案部门的有关规定，制订本机关各类档案的保管期限表，定期对档案进行鉴定。第二十八条 按档案保管期限表规定，对超过保管期限的档案，必需经鉴定小组鉴定，认定确无保存价值的，开列销毁清册，经档案领导小组批准后销毁，并指定两人以上监销。第二十九条 按规定定期向市档案馆移交进馆档案。第七章 档案的统计第三十条 建立机关档案统计制度，做好档案统计工作，按规定填写档案接收和移出登记本。及时填写档案管理台帐。第八章 本办法的批准、实施第三十一条 本办法的解释权属局机关档案工作领导小组。第三十二条 本实施办法自公布之日起执行。 海 城 市 教 育 局 二00九年四月海城市教育局文书档案立卷归档制度一、归档范围一）综合类1、上级机关颁发的文件材料（对本机关业务作指导并要贯彻执行的重要文件及普发性文件）。2、直属上级机关和有关机关召开的会议文件材料。3、直属上级机关转发本机关的文件。4、上级教育主管机关颁发的有关业务工作的决定、决议、指示、批复、通知等材料。5、上级教育主管机关召开的会议材料。6、上级教育主管机关领导视察、检查本地区本机关工作时的题词、讲话、记录等材料。7、本机关党组（党委）和行政办公会议的记录、讨论通过的文件。8、本机关召开的工作会议文件材料。请示、批复、通知、开幕词、闭幕词、报告、总结、领导讲话、日程安排、代表名单；会议简报、讨论文件、典型材料、经验介绍、参考材料等。9、本机关各科室召开的专业会议所形成的文件材料（通知、纪要、决议、决定、总结、领导讲话、报告）。10、本机关有关业务问题的请示与上级机关的批复文件，下级机关的请示与本机关的批复文件。11、本机关及各科室工作活动中形成的工作计划、规划、总结、报告及制发的批示、意见、通知、规定、办法、条例、方案、章程、制度等文件材料。12、本机关代上级机关起草并被采用的文件。13、本机关与其他机关的联合发文。14、本机关检查下级机关工作、调查研究形成的文件材料。15、本机关业务活动的收发文电。16、本机关的组织沿革、大事记、年鉴、史志等。17、答复人大、政协会议提案的处理意见。18、本机关编辑的期刊，包括教育简报、海城教研等。19、内容重要的群众来信、来访材料，领导的批示和处理结果。二）党、团、工会工作类20、本机关党委（支部）、团委（支部）、工会成立所形成的文件材料。包括请示、批复、领导班子成员名单。21、本机关的预备党员转正、党员党藉问题的审批文件。22、本机关党、团员、工会成员名册。23、党团先进集体、个人事迹材料、表彰决定、违法乱纪处分决定等材料。24、党团学习、宣传工作的文件材料。25、审干结论材料。三）组织人事工作类26、本机关组织机构的成立、合并、撤销、更改名称、启用印章、人员定编等文件材料。27、干部任免的文件材料（上级机关或本机关批准的）。28、本机关干部、职工名册及奖励处分决定材料。29、本机关干部、职工的录用、转正、定级调资的文件材料。30、本机关干部、职工的离退休、退职的文件材料。31、干部评定职称的审批文件（上级或本机关批准的）。32、干部、职工出国审批材料。33、劳动模范、先进工作者的文件材料。四）、外事工作类34、本机关外事活动中形成的文件材料（请示、批复、计划、总结、报告、会议记录等）。35、本机关出访活动中形成的文件材料（出访邀请书、出访计划、审批表、考察报告等材料）。36、出国培训、进修工作计划、报告、通知、审批文件。37、外商捐赠审批文件。38、教育对外交流活动材料。五）教研、教学工作类39、教研教改活动中形成的文件材料，包括教研教改活动计划、总结、教研成果、教学质量分析、教学评估等材料，教学实验活动、典型材料、经验交流材料。40、中小学校历表。41、教育教学情况的专题调查材料。42、考试试卷和试卷分析材料。43、自编补充材料、乡土教材、教学参考资料的定稿、铅印本。44、教育教学改革方案。45、学生管理的规章制度。46、教师培训、进修工作的计划、报告和通知。二、不归档的文件、材料范围1、上级机关普发的供参考、不需办理的文件材料。2、上级机关征求意见未定稿的文件。3、本机关的重份文件。4、无查考利用价值的事务性、临时性文件。5、未经会议讨论、未给领导审阅、签发的未生效文件、电报草稿。6、机关内部互相抄送的文件材料。7、用作参考的从各方面搜集的文件材料。8、询问一般性问题、一般性表态、提出一般性建议和意见的群众来信。9、参加非主管机关或同级机关召开的会议带回的不需要贯彻执行和无查考价值的文件材料。10、非隶属机关抄送的不需办理的文件材料。11、下级机关送来的不需抄报或不必备案的文件材料。12、上级机关任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料。三、归档时间本机关在工作活动中形成的具有保存价值的文书材料，处理完毕后由各科室进行分类、整理、立卷，翌年五月份前向本机关综合档案室移交。四、归档要求1、坚持集中统一管理原则，需要归档的各种文件材料，应收集齐全，任何部门和个人不得私自截留，应及时整理、立卷归档。2、各科室负责本部门主办的文件材料的立卷归档工作。3、两个部门合办的文件，由主办部门负责。4、本单位与外单位合办的文件，属本单位主办的，由本单位负责；外单位主办的，本单位以副本立卷；本单位代上级机关草拟的文件及定稿，由上级发文机关立卷，草稿和副本由本单位立卷。5、归档的文件材料，按机构年度保管期限分类整理立卷。6、归档文件材料的种类、份数、页数均应齐全。7、归档文件中，应将每份文件的底稿征文、正件和附件、转发件和原件、请示和批复、多种文字形成的同一文件分别整理在一起，不得分开，文电合一。8、不同年度的文件一般不应放在一起归档，但跨年度的请示批复放在复文年归档；跨年度的计划放在针对的第一年归档；跨年度的总结，放在针对的最后一年归档；跨年度的会议材料放在会议开幕年归档；协议、合同等文件等放在签字年度归档；纪检案件材料放在结案年度归档。9、归档文件材料应区别不同情况进行排列。密不可分的文件应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；转发文在前，被转发文在后；法规性文件的其他重要文件定稿在前，历次稿在后；纪检案件文件，结论性文件在前，依据性材料在后。10、归档文件材料以件为单位，依次编写页号。11、归档的文件材料，要去掉金属物，对破损的文件材料进行修补、叠齐，采用左侧“之字形”缝纫机固定方法装订。12、每年整理归档完毕后要编制档案目录。档案目录由立卷说明、归档文件目录两部分组成，档案目录一式两份，一份存综合档案室备查，一份移交市档案馆。13、归档结束后，如发现具有保存价值的文件，应交档案人员进行整理，在相应的年度，相应的保管期限后续归。14、凡不需归档的文件材料，经鉴定后，逐一登记在销毁清册上，经批准后方可销毁。二00四年四月 海城市教育局基建档案立卷归档制度 一、归档范围 （一）、依据性文件材料：可行性研究材料、设计任务书、协议书、合同、设计方案、总概算书、有关建设的报批文件、会议纪要。 （二）、基础性文件材料：选址报告，水文、气象、交通运输、供水供电、地质勘测报告，征用土地书，批准使用土地文件和地界图、地形图等。 （三）、初步设计阶段的材料：初步设计综合概算书、修正书、初步设计说明书等。 （四）、施工设计阶段的材料：总平面布置图、管网图、专业施工图、图纸会审纪要、设计说明书、计算书、概（预）算书、施工方案等。 （五）、施工、竣工交工验收的材料：施工协议（合同）、施工组织设计、开工报告、施工记录、隐蔽工程记录、原材料代用说明书、试验记录、重大技术措施、设计变更通知书、竣工报告、重大质量事故记录与分析处理结果、安装试车记录竣工图、工程质量鉴定、交工验收凭证单、决算书等。（六）、使用过程中出现问题的处理和改造、扩建等文件材料。（七）本机关的房地产契据、证明。 二、归档要求 （一）凡是归档的技术文件材料和图纸都必须收集齐全，系统管理，按工程项目分别组卷，案卷大小一律折叠成297210为准。 （二）归档单位必须填写移交清单一式两份，移交方和综合档案室共同查对清楚之后，在清单上签字，双方各保存一份备查。 （三）归档份数：一份。 （四）归档时间：工程竣工验收后即交竣工蓝图和全部文件材料。三个月内交完整、准确、系统的底图。基建档案可在计财基建科保管三年后向综合档案室移交。 三、档案的管理 （一）综合档案室负责管理基建和技改工程项目的竣工图，及各工程项目自始至终所形成的文件材料和全部底图。 （二）基建财务科根据本局机关档案综合管理分类编号方案进行整理分类、编号、登记入帐。 （三）定期进行档案清理核对工作，做到帐、物一致。 （四）工程竣工验收时，由基建管理部门通知综合档案室参加验收档案材料，竣工图和文件材料不齐全、不完整、不系统，综合档案室不予签章。 （五）基建管理部门和项目负责人，应做好自始至终的档案材料图纸的整理积累并编制总目录，按归档范围和归档要求归档。海城市教育局会计档案立卷归档制度 一、归档范围 （一）会计凭证：会计原始凭证、记帐凭证、汇总凭证等凭证材料。 （二）会计帐簿：日记帐（包括现金和银行存款记帐）、明细帐、总帐、固定资产帐卡、辅助帐等帐簿。 （三）会计报表：年度会计报表，月、季会计报表（包括文字分析）、主要财务指标等报表。 （四）、全市年度教育经费统计综合报表。（五）其他资料：工资计算表、收据存根、移交清册、销毁清册。 二、归档要求 （一）、归档的会计档案、务必齐全、完整、真实、准确。 （二）、归档的各类凭证的规格基本一致，折叠整齐、装订牢固。 （三）、装订时应注意调节成册的厚薄，以利保管和查阅，每册封面要书写工整、编号清楚、加盖经办人印章。 （四）、会计档案的移交： 每年形成的会计档案，在次年三月底以前，由会计人员进行整理，按规定保管期限，本单位档案管理规定的会计档案分类编号法进行编目、组卷、登记装盒或加盖。会计档案、财务档案在会计管理部门保存二年，期满后由专人列出移交清单一式两份，向综合档案室移交，经综合档案室有关人员检查验收后，交接双方在移交清单上签字，双方各留一份备查。 三、档案的管理 （一）、会计管理部门应指定负责做好平时收集积累、整理、保管工作。 （二）、按单位综合分类编号规定，按年度进行分类、编号、组卷、并登记上帐。 四、利用与统计 （一）、本单位工作人员查阅非主管会计档案，需经会计管理部门负责人和综合档案室负责人批准后方可查阅。 （二）、查阅档案人员只限在指定地点查看，严禁拆卷、撕页、涂改、勾划、损坏，对违犯者，视情节轻重，报告有关领导给予处理。 （三）、档案管理人员要对查阅档案的利用效果进行登记。 （四）、根据档案利用的需要，编制各种检索工具，汇编各种数据资料做好服务工作。 （五）、加强档案的统计工作，及时收集档案利用的效益，并按时统计上报和反映情况。 海城市教育局已故人员档案立卷归档制度 一、归档范围 凡属人事部门管理范围内的已故干部.职工人事档案。 二、归档要求 人事部门应将死亡干部、职工档案按时间顺序，填写清单，一式两份，交接双方经清点无误后，双方签字，各执一份备查。 三、归档时间 按上级有关规定，凡干部、职工去世三年后，应将其档案向综合档案室移交。 四、档案的管理 (一)按本单位机关档案综合管理分类编号方案和干部、职工去世年度以及保管期限进行分类编号、专柜保管。 (二)查阅档案时，应经人事部门批准，办理借阅手续后方可借阅，并只限于查阅批准内容，限在阅文室查阅，严禁拆卷、勾划、折叠，确保档案的完整、安全。 (三)对需摘抄的材料，应经人事部门和综合档案室负责人同意后并将摘抄的材料送人事部门负责人审核后，方能取走。海城市教育局声像档案立卷归档制度 一、归档范围 (一)上级单位和各级党政领导来我单位检查指导工作，单位负责同志重要活动形成的声像材料。 (二)本单位重要活动形成的声像材料。 (三)本单位召开的重要会议所形成的声像材料。 (四)本单位组织的重要活动，比赛、表演等形成的声像材料。 (五)荣获各种荣誉称号、奖状、奖旗、奖杯、牌匾、证书等声像材料。 (六)各个时期领导班子的照片。 二、归档要求 (一)声像档案必须详细记录摄录时间、地点、人物、摄录人。 (二)必须是原件。 (三)声像必须清晰、完整。 (四)材料归档移交人要填写移交清单（一式两分），交接双方核对清楚后，双方在清单上签名，各留一份备查。 (五)具有保存价值的声像材料，由摄录人在完成后及时整理（即随时形成，随时整理），将正片与底片对应夹好，移交档案室。 三、档案的管理 (一)声像档案由综合档案室集中统一管理，不准由承办单位和个人私存。 (二)声像档案管理的主要任务是协助摄录人整理、鉴定声像材料，保管、统计和提供利用。 (三)声像档案由综合档案室按本局机关档案综合管理分类编号方案，统一编号，按不同种类、载体进行组卷上帐、编目、排列存放。 (四)对荣誉（实物）档案实行登记目录和拍成照片管理，各部门保管的荣誉（实物）档案，要定期清点，保证实物完好无损，于次年第一季度前向综合档案室移交。 (五)移交人将要移交的声像、荣誉（实物）档案，填写清单一式两份，交接双方经核对后在清单上签名，各留一份备查。 (六)将底片编号、登记，内容包括：分类底片号，拍摄者，摄录地点，时间，底片数量，收编日期。海城市教育局机关档案综合管理分类编号方案为适应机关档案综合管理的需要，实现档案分类整理、排列、检查、编目的标准化和规范化，提高档案综合管理水平，充分发挥档案的作用，更好地为机关工作服务。根据辽宁省机关档案分类办法，结合我局工作实际，制定本方案。一、分类原则1、本机关档案分类原则是以本局工作活动中形成的全部档案为对象，依据本局的工作职能，结合档案内容和档案的载体形态特点，进行科学分类。2、分类后的档案，分别用英文字母顺序编大类代字。3、本方案适用本局全部档案分类、组卷和排架管理，有类设类，无类空类。二、类别设置1、我局档案原则上分六大类：文书档案（代号：A）；基建档案（代号：B）；会计档案（代号：D）；已故人员档案（代号：E）；声像档案（代号：F）；实物档案（代号：G）。2、文书档案的属类用科室代号，即分别用英文小写字母顺序号作代号。3、除文书以外的档案大类以下的属类用阿拉伯数字作代号。三、分类方法：A：文书档案，按“组织机构年度保管期限”排列，前后保持一致，不可任意改动。B：基建档案，按工程建筑项目（干部、职工住宅，土地使用证、红线图等；办公大楼）设置。D：会计档案，先分局机关帐（D1）、局帐（D2）、经费统计（D3），再按类别（1报表、2帐簿、3凭证、4其它）设置。E：已故人员档案，按接收先后顺序排列。F：声像档案，分四个大类：F1：照片档案（按内容设属类）F2：录音档案（按形成时间的先后顺序排列）F3: 录像档案（按形成时间的先后顺序排列）F4：光盘档案（按形成时间的先后顺序排列）G：实物档案，（按时间先后，编大流水号）四、编号方法：1、文书档案的编号：19982001年，文书档案结构模式为大类代字+属类号（科室代号）+保管期限代号+目录顺序号+案卷号。保管期限代号：永久1、长期2、短期3，永久、长期合编为12，按年度或若干年编一目录号。各科室代号分别为：科室代号科室代号办公室a督导室h人事科b幼教科i计财装备科c信访科j基础教育科d党 办k体卫艺科e教育工会l职业教育科f团 委m招生办g审计科n例如：文书卷内文件档号A b 1 2. 1/ 005/ 012卷内文件顺序号（第12份文件）案卷顺序号（第5卷）目录顺序号（第1本目录）保管期限代号（长期） 保管期限代号（永久）属类号（科室代号b为人事科）大类代字（文书档案） 随着社会的进步和科学技术的发展，特别是电子计算机等现代办公设备在档案管理中的普遍应用以及办公自动化进程的加快，传统的立卷方法越来越显示出它的局限性。为此，根据辽宁省文件材料归档方法改革方案，结合我局工作实际，特制定新的文书档案分类方案，即按“组织机构年度保管期限”进行分类，前后保持一致，不可任意改动。它能较好地保持全宗内文件在来源方面固有的联系，客观地反映立档单位的历史面貌，便于查找和利用。文件材料归档方法改革后,文书档案的编号，其结构模式为类别号（A）+属类号（科室代号）+年度+保管期代号+件号。保管期代号：永久1、长期2、短期3，按年度编排文件目录。各科室代号分别为：科 室代 号科 室代 号办公室a市招生办g人事科b督导室h计财装备科c幼教科i基础教育科d信访科j职业教育科f团委m2、基建档案的编号，其结构模式为大类代字+属类号+案卷顺序号。例如：B 1/ 003案卷顺序号（第3卷）属类号（干部、职工住宅）大类代字（基建档案）3、会计档案的编号，其结构模式为大类代字+分类号+属类号+目录顺序号+案卷顺序号。例如：D 1 3. 1/ 008案卷顺序号（第8卷）目录顺序号（第1本目录）属类号（会计凭证）分类号（局机关帐代号）大类代字（会计档案）4、已故人员档案的编号，其结构模式为大类代字+保管期限代号+目录顺序号+案卷顺序号。保管期限代号同文书档案。例如：E 2. 1/ 005案卷顺序号（第5卷）目录顺序号（第1本目录）保管期限代号（长期）大类代字（已故人员档案）5、声像档案的编号，其结构模式为大类代字+属类号+目录顺序号+案卷顺序号。例如：F 1 . 1/ 009案卷顺序号（第9卷）目录顺序号（第1本目录） 属类号（照片）大类代字（声像档案）6、实物档案的编号，其结构模式为大类代字+目录顺序号+案卷顺序号。例如：G .1/ 001案卷顺序号（第1卷）目录顺序号（第1本目录）大类代字（实物档案）Page: 27海城市教育局文书档案归档方法改革后的排列(保管期限表) 本单位的归档文件材料由全宗单位内各部门分别整理归档，先将同一年的归档文件材料按三个保管期分开，同一个保管期的文件材料按责任者排列。先排本单位有文号的，后排单位无文号的；接着排上级业务部门有文号的，再排上级业务部门无文号的；最后按来文单位的级别由上至下进行排列。具体排列方法见下表：机构名称代号件号条 款 内 容保管期限办公室a1-910-2122-2930-3536-4041-5152本单位有文号需要永久保管的归档文件，按文号排列。本单位没有文号需要永久保管的归档文件：教育局年度工作要点、总结、教育规划、教育情况汇报，教育局大事记、年鉴、史志、教育简报，教育局行政会议记录，教育局各项规章制度，全市教育工作会议材料，庆祝教师节活动需要永久保管的文件材料。本单位代上级机关起草并被采用的文件(以上级单位名义印发的属于本单位的文件)，本单位与其它单位重要的联合发文。教育局与上级主管单位及有关部门签订的目标管理责任书、与外单位签订的合同、协议等文件材料。本单位有关业务问题的请示与上级机关的批复，下级机关的请示与本机关的批复文件。上级教育主管机关颁发针对本机关业务的重要指示、批复。其它需要永久保存的文件。永久机构名称代号件号条 款 内 容保管期限办公室a1-1920-5960-7980-9899本单位有文号需长期保管的归档文件，按文号顺序排列。本单位没有文号需要长期保存的文件材料。如本单位答复市政协、市人大会议提案的处理意见，本单位阶段性工作计划、总结报告，本单位各科室年度工作计划、总结，本单位后勤行政管理、爱卫工作等材料。本单位召开的工作会议材料：讨论文件、典型材料、经验介绍、参考材料等，按时间排列。上级单位、党政机关颁发、转发的需要长期保存的文件材料，如属普发性的并要贯彻执行的，上级教育主管机关颁发的方针、政策法规性的文件。先排上级业务主管部门的文件。各县（市、区）教育局、市直学校报送的年度工作计划、总结、报表其它需要长期保存的文件。30年办公室a1-1920-3031-5657-6869本单位有文号的需要短期保管的归档文件，按文号排列。本单位没有文号需短期保管的归档文件，按时间排列。上级单位、市直机关颁发的需本单位执行的普发性文件，如：关于“三讲”教育、政务公开的意见、通知，关于消防、安全生产、治安、保密、卫生、绿化等工作的通知、通报，教科书、教学资料的征订、管理的有关规定等，先排上级业务主管部门，后按单位行政级别大小排列，市直各单位按战线排列。下属单位上报需短期保管的文件材料。其它需短期保存的文件材料。短期机构名称代号件号条 款 内 容保管期限人事科b1-3031-99100-138139本单位有文号需永久保存的归档文件，按文号排列，如：本系统党委下发的干部任免、机构设置等文件。本单位没有文号需永久保存的文件材料，如：本系统、本单位党员统计年报、党员花名册，本系统党委（支部）会议记录、纪要，局党总支年度工作计划、总结党内工作制度，党员民主测评结果，发展新党员等文件材料。本机关组织机构的成立、合并、撤销、更改名称、启用印章、人员编制等材料，本单位干部、职工花名册、劳资统计年报，本机关干部、职工奖励、处分决定，年度考核结果批复，本机关干部、职工录用、公务员过渡、中层领导职位竟争上岗等材料。上级机关及有关部门颁发和转发涉及到本单位人和事的文件材料，如：上级机关对本系统、本单位机构设置、人员编制、干部任免、支部换届选举、工作人员奖惩等（按来文单位级别由上至下排列）。其它需永久保存的文件材料。永久机构名称代号件号条 款 内 容保管期限人事科b1-2223-8889-100101-119120本单位有文号需长期保管的归档文件，按文号排列。本单位没有文号需长期保存的文件材料，如：本单位党员民主评议档案、民主生活、党员电教工作材料、党组织介绍信等。本系统、本单位干部、职工调动工作的行政、工资介绍信及存根，调资、职称评聘、教师资格认定、公务员过渡、毕业生就业、校长岗位培训、干部培训、继续教育等。人事科年度工作计划、总结、大事记、专题调研材料。教育工会工作计划、总结、调查报告，全市教育工会组织建设、基层教代会建设、教工之家开展活动情况等。计划生育目标管理、统计年报，干部、职工离职、辞职审批、离退休、享受独生子女待遇、抚恤金等有关规定，本局干部、职工工资变动情况统计表。上级单位、党政机关颁发和转发的属于本单位人和事的文件材料，如：本系统、本单位高级教师评定的结果公布。下属单位上报的汇报材料、统计报表，如各县（市、区）教师继续教育、新教师岗位培训等材料。其它需长期保存的文件材料。30年机构名称代号件号条 款 内 容保管期限人事科b1-1920-5657-8889-99本单位有文号的需短期保管的归档文件，按文号排列。本单位没有文号需短期保存的文件材料，按时间排列。如：年终一次性奖金的发放。上级单位颁发的需本单位执行的普发性文件，如：有关干部休假、调资、计划生育的规定、条例，毕业生就业、教师资格过渡、人才规划、老干工作等政策性文件，“先进工作者”、“优秀教师”、“特级教师”、“百千万工程”培养对象等评选推荐工作的通知等。下属单位上报需短期保存的文件材料。其它需短期保存的文件。短期基建财务科c1- 1516-3031-5455本单位有文号需永久保存的文件，按文号排列。本单位没有文号需永久保存的文件，如：本单位经费预、决算年报，本单位基建统计报表，干部、职工住房改革有关报表，市直教育系统财政年终决算报表。上级单位颁发的需永久保存的文件，按来文单位级别由上至下排列。其它需永久保存的文件。永久机构名称代号件号条 款 内 容保管期限基建财务科c1-1920-5556-7273-9192本单位有文号需长期保存的文件，按文号排列。本单位没有文号需长期保存的文件材料，如：基建财务科年度计划、总结、大事记，全市教育系统计财工作会议文件材料，本单位财务工作制度等。上级单位颁发的需永久保存的文件材料，如：关于下达教育经费的文件，关于学费、学杂费、教育附加费、收支两条线等问题的规定。下属单位上报的统计年报，市直学校经费预、决算报表。下级单位关于基建、财务问题的请示与本单位的批复。其它需长保存的文件。30年基建财务科c1-1213-2526-3839-5960本单位有文号的需短期保存的文件，按文号排列。本单位没有文号的需短期保存的文件材料，按时间排列。上级单位、市直机关颁发的需本单位执行的普发性文件，如：有关干部、职工差旅费报销，领导干部通讯费、交通费补贴等问题的规定。下属单位上报需短期保存的文件材料。其它需短期保存的文件。短期机构名称代号件号条 款 内 容保管期限教育科d1-1920-5960-7879本单位有文号需永久保管的文件，按文号排列。本单位没有文号需永久保管的文件材料，如：学年初报表（全市合计），全市普通高中、市直初中毕业生花名册，全市学生体育、卫生、健康情况统计报表。上级机关颁发的涉及到本单位业务工作的文件，按来文单位级别由上至下排列。其它需永久保存的文件。永久教育科d1-2930-7980-93本单位有文号需长期保存的文件，如：关于全市中小学招生计划，“普九”（两基）、法制教育、安全教育、爱国主义教育、团队活动、科普活动、艺术教育、幼儿教育、推普工作、体卫工作、学籍管理工作等文件（按文号排列）。本单位没有文号需长期保管的文件材料，如：教育科年度计划、总结、大事记，全市德育、推普、语言文字工作、普教、幼教、特殊教育、体卫工作计划、总结，召开全市性普教、幼教、体育卫生工作会议材料，地市以上运动会材料，等，按问题排列。上级单位颁发的需长期保存的文件，按来文单位级别由上至下排列。30年机构名称代号件号条 款 内 容保管期限教育科d94-120121下级单位上报的需长期保存的文件材料，如：关于学校搬迁、更改校名、扩大或缩小办学规模的请示、批复，中小学新生录取名册，各县（市、区）学年初教育综合报表，市直各学校学年初综合报表，全市普通高中、市直中小学新生花名册，学生学籍变动情况备案表，下属单位报送的总结报告、统计年报等。其它需长期保存的文件材料。30年教育科d1-1011-5657-8586-109110本单位有文号需短期保存的文件，如：关于全市中小学放假的通知，转发辽宁省全日制中、小学校历的通知，关于加强中小学校内学生用品管理的通知，关于开展体育卫生、健康、文艺活动的通知（按文号排列）。本单位没有文号需短期保存的文件材料，按时间排列。上级机关颁发的，在短期内具有指导、参考作用的文件，如：关于举办辽宁省中小学生航天航空科技知识专题活动、绘画书法作品比赛的通知，举办中小学教师音乐、美术优质课评比和优秀论文交流会的通知，关于开展辽宁省家庭教育工作、调整市妇女儿童工作委员会成员单位及人员的通知等等，按来文单位级别由上至下排列。下属单位报送的需短期保存的文件材料，如：各县（市、区）教育局上报的阶段性工作总结、报告、专项调研材料等，按时间排列。其它需短期保存的文件。短期机构名称代号件号条 款 内 容保管期限成教办f1-1920-3132-3940-6061本单位有文号的需永久保管的文件，按文号排列。本单位没有文号的需永久的保管的文件材料，按时间排列。上级机关颁发的需永久保管的文件，按来文机关级别由上至下排列。下级机关报送的需本机关审批的文件材料，如：海城市职中、成人中专、普通中专基本情况表，市职中、成中新生学籍备案表，市职中、成中、普