永辉无纸化供应商培训.ppt

无纸化供应商培训,财务共享中心2015.07.22,供应商新平台推广,01,02,03,04,目录,无纸化概述,无纸化上线背景,无纸化业务改变细节,无纸化上线准备工作,05,供应商无纸化操作说明,06,注意事项与问题解答,01,无纸化上线背景,我们的现状,通过供应商对账和结算流程的优化，实现对账无纸化，减少纸质单据传递环节，减少供应商邮递和人工成本；通过新平台的电子签章功能加强供应商对于账单数据的认可效力，提高账单数据确认过程的效率，避免账单数据不一致导致的后续纠纷；通过对现有付款账期流程的梳理，规范付款条款约定与执行，增加供应商付款环节的透明度，提高供应商服务满意度；通过建立共享客服中心，向供应商开放统一、高效的共享服务窗口；同时规范客服中心标准流程及操作规范，缩短服务响应时间，提升服务水平；。,无纸化实现目标,02,无纸化概述,对账无纸化,票核自动化,付款自动化,什么是无纸化,你以为无纸化只是对账无纸化吗？其实，无纸化是,一、无纸化简化结算流程,透明的信息查询：对账、发票、付款状态时时查询；透明的规则设置：系统自动化，无人工干预，统一规则；,无纸化特点,优势,支持,支持,发票管理系统,电子签章,VSS系统,无纸化实现方式,使用电子签章优势,高速扫描仪,使用发票管理系统优势,03,无纸化业务改变细节,在VSS上勾单确认后，需将所有的纸质单据寄送到共享中心进行财务确认；,对账日登陆VSS上勾单确认后，只需等2-3个小时，由系统自动做财务确认，无需寄纸质单据；,对账加速，不需要邮寄纸质单据至共享等待财务人工确认，整个周期缩短到半天以内减少纸质原单的寄送，降低丢单率，同时节省每年的快递费用以及人工送单的费用,纸质单据邮寄改变点,无纸化上线后，供应商在对账时如果所对的单据既有8月份以前的单据也有8月份以后的单据，针对8月份以前的单据仍然要寄纸质单据至共享中心对账，8月份以后的单据无需邮寄。否则会影响到供应商的无纸化对账，所以供应商8月份之前的单据必须处理清楚。,供应商只有对对账信息单盖完公章并寄至共享后，才完成对账确认,供应商只需要使用电子签章在VSS进行签章即可完成对账确认，无需邮寄对账信息单,对账确认改变点,供应商根据对账信息单开完票后，需要手工录入到VSS的开票单界面。,系统会通过发票抽取软件直接将发票信息抽取到发票管理系统中，不需供应商根据对账信息单开票时，只需在发票备注栏填写对账信息单号，无需手工输入,发票录入,无需手工录入发票信息,发票匹配由财务人工进行：效率低；出错率高；供应商等待时间长；,发票匹配由供应商在系统中完成：在供应商端就能确保供应商开具的发票与对账信息单要求的信息一致；若因特殊原因不一致，可申请强制匹配；打印匹配通知单，表明匹配成功，只需邮寄匹配通知单和发票即可；,有纸化供应商,无纸化供应商,发票匹配改变点,追踪快递情况,追踪单据邮寄和费用情况,发票票核和单据状态特点,按与供应商签订的合同账期，以票核过账日期作为账期的起算点，系统自动生成付款单，减少付款单等待时间,无纸化,有纸化,票核完成后，由财务人员凭对账信息单手工生成付款单，速度慢，供应等待时间长。,付款单业务改变点,上线前，供应商需要拿着开服务发票申请单到当地财务处申请开服务发票,无纸化后，供应商只需要在发票管理系统上进行在线申请开服务发票即可，无需再到当地财务处申请。,无纸化,有纸化,注：该系统模块还未开发完成，后期开发完成后，会另行通知供应商。,QQ：800049564,电话打到共享具体岗位,沟通方式改变点,注：有些,04,无纸化结算准备工作,供应商无纸化结算的准备工作,操作步骤：（一）、下载信息采集表；供应商登陆VSS系统消息管理公文接收，下载信息采集表EXCEL文件，如果下载不到，可通过关注QQ号800049564，找永辉QQ客服人员索要信息采集表；（二）、填写信息采集表：因需要在系统中维护供应商信息，所有与永辉合作的供应商必须按照信息采集表的要求，将供应商信息补充完整，填写要求如下：（1）同一个公司有不同供应商编码的，需按供应商编码分别填列；（2）纳税人名称和纳税人识别号为必填项，且必须准确填写，以免影响发票匹配和付款时间；（三）：发送信息采集表至共享中心：供应商将准确且完整的信息采集表通过邮件的形式发送至永辉财务共享中心客服邮箱：800049564或直接邮寄至财务共享中心，邮寄地址：福建省福州市金山桔园四路33号永辉超市总部二楼共享中心应付组（收）电话：,准备工作一：发送新的信息采集表至共享中心,填写信息采集表，发送至共享中心,准备工作二：具备VSS系统权限、发票管理系统权限、安装抽取软件、制作电子签章,一、VSS系统登录登陆界面：,登陆帐户：供应商编码；登陆密码：初始密码为888888，如果后期有更改，以更改后密码为登陆密码；注：还未开通VSS系统的供应商可以向采购申请开通,二、发票管理系统登陆：登陆界面：,登陆帐户：供应商编码；登陆密码：初始密码为888888，供应商使用初始密码登陆后，为了帐户安全，应及时修改登陆密码；注：还未开通发票管理系统的供应商可以向永辉财务共享中心客服部申请。,三、安装发票抽取软件：软件下载地址：登陆发票管理系统下载专区点击下载安装方法：（一）在解压开的的文件夹中双击，进入以下页面：,登录用户名：001密码：123,供应商登陆抽取软件系统后，应首先做好系统维护,维护供应商注册信息：登陆抽取软件系统维护注册信息注册验证,输入供应商税号，发送密码（密码可以自己设置，以后发票抽取和上传都是这个密码），然后点击“确定”，若出现如下对话框，则表明注册信息成功。,维护供应商注册信息：登陆抽取软件系统维护网络设置,网络设置说明：服务器网址：服务器网址，后期会给供应商是否为百旺开票系统：如果供应商使用的开票系统为百旺金赋的系统，则打，如果不是为百旺金赋的系统，则不勾选；开票系统安装目录：即供应商税控系统的安装位置。设置好后，点击保存即可。,四、申请制作电子签章,注：供应商走线下申请方式，现场提交纸质资料。如果供应商没有办法在培训现场提交签章资料，可将资料邮寄到福建福州财务共享中心。邮寄地址：福建省福州市金山桔园四路33号永辉超市总部二楼共享中心电话供应商需提交以下材料:（1）工商营业执照（副本）复印件一份；（2）国税税务登记证复印件一份；（3）经办人身份证复印件一份；（4）数字证书申请表（一式三份）包含公章印模收集页一份；（5）所有纸质资料加盖单位公章；（6）在提交办理前，把”VSS电子签章数字证书公章印模采集附页“发送到kfzz,电子签章制作的重要性：无纸化上线后，若不做电子签章，无纸化对账无法进行下去；电子签章制作的及时性：由于电子签章制章需要时间，因此为配合上线时间，供应商应及时按规定提交材料，以免错过对账确认时间；,准备工作三：确定供应商的对账日,什么是对账日：供应商只能在对账日才能进行对账确认操作，在非对账日只能查看单据，不能进行对账操作，对账日不受节假日、休息日影响。对账日确定原则：,例如：供应商编码为201188，只与安徽大区合作，则其对账日为安徽地区的对账日：即每月的5-6日、20-21日,（2）如果供应商和多个大区有合作，则供应商可以选择某一个大区的对账日作为供应商对账日，一旦选择后，后期就不能更改；,例如：供应商编码为201189，与北京大区、重庆大区、河南大区都有合作，则该供应商可以选择北京大区、重庆大区、河南大区中的某一个大区的对账日作为供应商编码201189的对账日，后期该供应商只能在该对账日进行各大区的对账。,对账日确定表：供应商需要填写对账日确定表，系统以对账日确定表确定的对账日进行维护，对账日确认表可以在VSS下载，填写完成后，需在7月25日前发送800049564邮箱。,（1）如果供应商只和一个大区合作，则对账日以这个大区为准；,05,供应商无纸化操作说明,供应商无纸化操作流程说明,VSS系统操作步骤：一、供应商网上对账1、供应商登录供应商服务系统：输入供应商号、密码及验证码点击；,供应商无纸化操作说明对账,2、在对账日内，进入【结算管理】【供应商网上对账】：,“选择账套”并在“确认标志”处，选择“供应商未对账”，点击“查询”，可查看供应商在该账套下的所有未确认的对账单据以及跨账套的通道费；(如下图),供应商无纸化操作说明对账,根据纸质对账单据，在需要对账的单据前打勾，而扣项单以及退货单是系统默认统一打勾。“对账确认”后会提示总计金额。如果纸质单据与系统所有单据一致，也可直接点击“全选”，选中所有未对账的单据；选中的单据将以蓝色底显示（如下图）；点击“对账确认”后，出现如下对话框：,核对无误后，点击：“确定”,供应商无纸化操作说明对账,系统如果出现“确认操作成功”的提示，表明此次勾选的单据已完成“供应商确认”的动作，点击“确定”即可。,供应商无纸化操作说明对账,系统会提示是否打印对账信息单，供应商可以选择，也可以不选择。,若选择“确定”，则出现此次对账汇总单，如下图,供应商无纸化操作说明对账,如果系统出现以下对话框，不影响此次对账，供应商可以直接点击“确定”。,注：出现这个对话框，表明供应商还有未对账金额为负数的单据，这种情况下会因为信控问题而影响供应商此次对账的付款。,供应商无纸化操作说明对账,以上操作后，供应商确认动作已经完成，供应商可以通过【结算管理】【供应商网上对账】查看对账结果。供应商“选择账套”并在“确认标志”处，选择“供应商已确认”，点击“查询”，可查看供应商已对账的数据；(如下图),注：当单据状态变成“供应商已确认”后，永辉的财务系统会自动将供应商在VSS勾选的单据与财务系统的单据再次进行一一核对，核对无误后，单据状态变成“财务已确认”，生成DR开头对账信息单。从供应商已确认到财务确认只需要半天的时间，所以供应商做完供应商确认后，半天后再去查看单据是否已经财务确认。,供应商无纸化操作说明对账,当系统完成财务确认后，供应商就可以根据生成的对账信息单进行电子签章，操作步骤如下：登陆VSS系统结算管理对账单据查询选择对账的公司、确认标志选择“财务已确认”，并输入对账单号，点击“查询”，后跳出已财务确认的单据：,供应商无纸化操作说明对账,供应商点击“打印对账信息单”，出现对账信息单界面，确认无误后，点击“进行签章”。,供应商无纸化操作说明对账,注：进行电子签章前，必须插入电子签章的KEY。,点击“进行签章”后，系统会跳出网页对话框，要求输入电子签章密码，输入密码后，点击“确定”,供应商无纸化操作说明对账,签章后，供应商需要进行签章确认，才算完成签章动作。供应商点击左上角的“签章确认”，跳出是否确认签章的提示框，若确认，点击“确定”,出现“确认操作成功”对话框，表明本次电子签章动作已经完成，供应商也完成了最终对账确认,供应商无纸化操作说明对账,签章完成后，供应商已完成了最终的对账确认，不能再进行更改签章或其他取消操作，只能进行对账信息单下载，再次点击“打印对账信息单”，出现是否下载的提示框，供应商选择“确定”就可以下载签章后的对账信息单进行保存。,供应商无纸化操作说明对账,无纸化上线后，供应商在对账时如果所对的单据既有8月1日以前的单据也有8月1日以后的单据，针对8月1日以前的单据仍然要寄纸质单据至共享中心对账，8月1日以后的单据无需邮寄。否则会影响到供应商的无纸化对账，所以供应商8月1日之前的单据必须处理清楚。,对账异常情况处理：,供应商在非对账日进行对账,供应商在对账日内可进行对账勾单操作以及“对账确认”，非对账日期内，只能查看对账数据，不能进行与对账相关的其他操作，系统会提示如下图1：,供应商无纸化操作说明对账,供应商存在未结清的非账扣费用,供应商存在未结清的非账扣费用，仅当供应商的所有非账扣费用已经结清，方可进行新一轮对账；如果供应商非账扣费用未结清，当其登录VSS系统时，无法操作“勾单”并无法点击“对账确认”。,供应商无纸化操作说明对账,未对账金额为负数（扣项单、退货单）不影响对账，但影响付款,供应商无纸化操作说明对账,供应商被冻结情况下，也无法进行对账操作，会出现如下对话框。,注：供应商被冻结，可咨询采购冻结原因，并做相应的处理。,供应商无纸化操作说明对账,此次对账结果为负数的情况下，是无法进行对账的，只有对账结果为正数的情况下，供应商确认才能完成。因此供应商应当首选选择正数比较大的账套进行对账。,对账结果为负数时，不能对账,供应商无纸化操作说明对账,电子签章完成后，说明对账环节已经结束，接下来供应商应当根据对账信息单进行开票，以以下对账信息单为例：,供应商无纸化操作说明票核,注：供应商应当根据对账信息单开具发票，例如供应根据该对账信息单开17%和13%的发票，其中发票上17%税率的发票价税合计金额要与对账信息单上要求开具17%税率的金额一致，发票上13%税率的发票价税合计金额要与对账信息单上要求开具13%税率的金额一致。,供应商在金税系统上根据对账信息单进行开票时，一定要将“对账信息单单号”填写在发票“备注栏”上，这个非常重要，会影响到后期票核操作，只有在发票的备注栏上备注了对账信息单号，发票管理系统才能根据对账信息单号进行自动匹配。,供应商无纸化操作说明票核,注：如果供应商的发票对应多张对账信息单，应将对账信息单号分行填列，即在备注栏上一行对应一个对账信息单号。,供应商在金税系统上开完票后，进入发票抽取软件，进行发票抽取：,开票日期：选择发票上的开票日期，如供应商在7月16日才根据对账信息单开发票，则日期应选择“2015年7月16日”到“2015年7月16日”；购方公司：此次开票开给永辉的哪家公司，购方公司就选哪家；发票类型：选择“全部”数据筛选完毕后，点击“发票抽取”后，会出现供应商在7月16日开给该家永辉超市的所有发票信息，然后点击保存数据，保存成功后，进入发票数据上传。,供应商无纸化操作说明票核,发票抽取完后，供应商可以上传已抽取的发票数据到发票管理系统，具体操作步骤如下：,进入“数据上传”，选择查询条件后，点击“数据查询”，勾选要上传至发票管理系统的发票，再点击“数据上传”,例如：如供应商根据该张对账信息单开了两张发票：01523588、01523599，则供应商只需要勾选这两张发票，点击“数据上传”。数据上传成功后，供应商只需要在发票管理系统中查看，发票和对账信息单是否匹配成功，如果匹配成功，可以直接打印匹配通知单。,供应商无纸化操作说明票核,供应商登陆发票管理系统，填写“用户名”和“登陆密码”登陆系统。,供应商首次登陆系统，应该先将自己的信息维护完整：,供应商无纸化操作说明票核,供应商登陆发票管理系统，可以查看对账信息单和发票的匹配状态。进入“对账单查询”，输入“对账单号”和筛选条件后，点击“查询”，可以查看该对账信息单的匹配状态。如果匹配状态是“一匹成功”，说明此次供应商开的发票和对账信息单要求开的发票一致，供应商可以进入“待打印匹配通知单”模块，进行打印匹配通知单。,供应商无纸化操作说明票核,一匹成功后，供应商进入“待打印匹配通知单”模块，输入匹配日期，或开票单号或对账信息单号，点击查询，选择此次匹配的对账信息单，点击“打印”。,一匹成功后，待办事项会提醒供应商打印匹配通知单，供应商可以直接通过“待办事项”中的“待打印匹配通知单”模块进去匹配通知单打印界面。,供应商无纸化操作说明票核,将匹配通知单打印出来，并将匹配通知单和发票一起邮寄到财务共享中心进行第二次匹配，可以在发票管理系统上的“我的发票”实时查看发票的动态。,供应商无纸化操作说明票核,注：供应商将匹配通知单和发票寄到共享中心后，只需时时关注发票匹配状态，如果共享二匹成功，说明供应商的发票没有问题，可以等待付款单生成。,一匹失败的情况场景及解决方法（一）、全额开票的供应商、放弃开具红票的供应商（需提供放弃证明）、因财务系统税率未及时更新而导致匹配失败的供应商，这时需要供应商在【匹配失败处理】中点击【申请强制匹配】，由共享财务端进行审核，审核通过供应商自行打印匹配通知单。,供应商无纸化操作说明票核,注意：正常情况下，供应商不允许使用“申请强制匹配”功能，供应商若需要使用此功能，必须要先与共享中心客服组联系后，并征得客服同意后，才可以使用“申请强制匹配”功能，否则申请强制匹配功能将被闲置，无人处理。,（二）、发票的金额、税率、抬头信息开具错误，在【匹配失败处理】中的【操作】栏点击【申请作废】，由财务端进行审批后供应商再重新开票进行匹配，如图：,供应商无纸化操作说明票核,（三）、因为对账信息单没有盖电子章导致无法正常的进入一匹成功的状态下，供应商需进入VSS系统进行电子签章的操作后；可以在【匹配失败处理】点击【确认匹配】，如图一、图二：,图一,供应商无纸化操作说明票核,匹配通知单和发票寄到共享中心后，共享中心通过高速扫描仪扫描供应商的发票，进行系统自动票核，供应商仍然可以通过发票管理系统查询到发票处理状态。如果发票管理系统上的发票状态为“二匹成功”，且VSS系统上发票状态为“财务确认”，则表明发票票核已经成功，供应商只需要等待付款单生成。,发票管理系统,VSS系统,供应商无纸化操作说明票核,无纸化上线后，付款单生成规则：（1）无纸化供应商的付款单由系统自动生成；（2）付款单生成条件：供应商已对账、已票核，且按照账期生成；账期计算方法：以票核过账日期为账期的起算点，例如，供应商的付款账期为：票到15天，供应商的发票1日寄到共享，共享在2日进行票核，票核日期为2日，则在满足付款条件、信控的前提下，供应商的付款单生成和审核日期为17日；（