IBM公司的采购成本是如何降低的.ppt

案例研究：全球信息技术巨头IBM过去使用“本土方法”进行采购：员工填写表格，领导批准，放入采购收集箱，采购部门定期提取表格。企业的管理层会惊讶地发现，这是一个巨大的漏洞。复杂的过程、不确定的过程、质量和速度是无法衡量和改进的。非企业的前线采购环节已经完全失去控制，甚至不知道如何降低成本。首先，分析1元钱的成本。IBM面临的问题是如何降低运营成本。哪部分成本可以降低？所以公司降低了每1元钱的成本，看看它是如何构成的。这项任务已经由IBM的全球组织进行了调查和分析。在采购、人力资源、广告和宣传等各种业务费用中，采购成本得到了强调。管理层不得不反思IBM是如何购买它的。当时，IBM在不同地区和不同业务部门的分支机构大多自行采购。采购主体分散，重复采购现象普遍。以生产资料为例。键盘、鼠标、显示器甚至包装材料都是相似的，但采购过程是独立的，有不同的权限、链接和合同形式。然而，自我管理采购的问题显然是：缺乏与外界的统一形象。由于地区限制，采购人员可能找不到最佳供应商。但也失去了大规模购买的价格优势。在深入挖掘采购中存在的问题后，IBM公司立即以电子采购为目标开始了改革行动。从IBM总结的经验来看，组织结构、流程和数据这三个要素是改革成功的基础。电子采购正是从这三个方面开始的。这种变化首先发生在组织结构上。IBM设立了“全球采购部”，其内部结构按国家和地区划分，并设立了首席采购官(CPO)的职位。组织结构的建立意味着权力的确认。“全球采购部”集中全球生产和非生产购买力，负责全球采购流程的制定，统一订单的输出，并负责统一订单版本。(标准化)经过“全球采购部”专家的仔细研究，IBM的总采购材料根据不同的属性进行了分类。生产性材料分为17类，非生产性材料分为12类。每个类别设立一个专家组，他们精通这类产品的情况，了解每种材料的最新产品、价格波动、相应的供应商信用和服务。在具体操作中，“全球采购部”统一全球需求，形成大订单，寻找最佳供应商，谈判，降价并形成统一的合同条款。购买后只需要根据合同“遵循规则”，这种集中购买的实质是“专家做专业的事情”。(3)工程师、律师和首席财务官的审批过程似乎是一个简单的采购过程，准备工作极其复杂。IBM的采购转型不在于订单媒介从纸质到电子的转变，也不在于人工传输到网络。关键在于采购流程的排序。在制定过程中遇到的第一个问题是如何对采购的物料进行分类，以形成一个完整清晰的查询目录。因此，通过调查和反馈，IBM收集了来自世界各地的所有采购材料，共计10，000种。采购工程师们坐在一起很长时间了。听起来很荒谬：这个类别中的螺丝叫什么名字？有多少种，平头，一个字符和十字形？依靠专家们的智慧、经验和耐心，形成了一个“17类生产性和12类非生产性”的详细目录。这一步工作的目标是让来自不同地区、不同习惯和使用不同语言的员工能够方便快捷地找到所需的“螺丝钉”。在工程师们讨论之后，律师们也会“见面”，如何统一合同？统一的全球流程？从法律的角度来看，如何设计一个更加可靠和合法的流程，如何制定一个合同来最大限度地保护IBM的利益，同时也对供应商公平？不同国家的法律和税收制度也应该有足够的空间来适应本土化。之后，全球首席财务官必须制定商业计划。如何划分采购审批权限，如何将财务流程与采购流程联系起来？(资金流和业务流对接)4。目前，IBM的电子采购主要由四大系统组成，即采购订单应用系统、订单中心系统、订单传输系统(与供应商在线沟通)和价格查询系统(OFQ)，以及一个相对完善的“中央采购系统”。在IBM电子采购转型之初，60%的员工对现有的采购流程不满意，因为平均有40页的订单合同。由于效率低下，1/3的IBM员工忙于“独立采购”，绕过了所谓的标准采购流程。推广的困难在于地区和部门之间的协调。如果新的订单标准与旧的系统冲突怎么办？这个问题陷入了僵局。因此，每个地区的财务总监、系统总监和采购总监再次坐在一起，制定一份清单。每个地区使用的“地球”系统是什么？与新系统相比，数据的输入和输出是什么？一个接一个，数据被处理形成一个统一的标准。五、四分之一成本削减超过2亿美元时，“中央采购”系统带着风进入IBM公司，运行平稳，效果立竿见影。例如，在2000年第三季度，国际商用机器公司通过互联网购买了价值277亿美元的商品和服务，使成本降低了2.466亿美元。大约有20，000家IBM供应商通过互联网满足IBM的电子采购需求。基于电子采购，IBM降低了采购的复杂性，采购订单的处理时间减少到1天，合同的平均长度减少到6页，内部员工的满意度提高了45%，而“独立采购”也减少到2%。与此同时，供应商最大的感受之一是与IBM做生意更容易。统一的流程和标准文件意味着更公平的竞争：集中采购更便于作为合作伙伴发展战略业务关系，这对于生产性采购尤为重要。简化业务流程计划实施后，5年内节省了90多亿美元，其中40多亿美元受益于采购流程计划的重新设计。现在，IBM的全球采购集中在中央系统，