入职培训—行政管理制度篇PPT幻灯片.ppt

行政管理制度篇,新员工入职培训之,第一章,行为规范,第一章,行为规范,语言规范,形象规范,行为举止,出入领导办公室,行为规范,一、形象规范（一）、头发1、员工应保持头发整齐、清洁，不得将头发染成过分鲜艳颜色。2、男员工头发长不过耳。（二）、指甲1、应注意修剪，员工指甲不能太长。2、女性员工不得涂彩色指甲油。（三）、胡须应注意修剪，不得留长须。（四）、着装1、员工日常上班时间须配戴工牌，服饰可自选，但要遵循以下原则合理搭配。2、不得穿吊带衫、超短裙（裤）等过分暴露或休闲的服饰。3、员工上班时间不得穿拖鞋。,二、语言规范（一）、员工在公司内应尽量不要讲方言，接待外来客人时应讲普通话。（二）、员工语言表达应文明礼貌，不允许讲脏话、粗话。（三）、员工不得在办公场所大声说笑、嬉闹、争吵。（四）、员工在上班时遇见同事，要说“您好”或“您早”。（五）、公司员工之间称呼：下级称呼上司以职务相称。同级之间，一般以“姓氏+工种”称呼（如：何工、李老师），年长者称呼年幼者可以“小李、小张”相称。（六）、对公司以外的人称呼：以职务称呼领导，以先生、小姐称呼一般人员。（七）、得到他人帮助时，应当说“谢谢”。表示歉意时要说“对不起”或“抱歉”。（八）、电话用语要求：接电话时，要说“您好，恒泰地产”。结束通话时，要说“再见,三、举止规范一、迎送1、对公司的客人或客户，要表示欢迎，事前联系的应在约定的时间内会见。2、有客人或客户来访，要起身热情迎接，同时要面带微笑地说“您好，请问您有什么事需要我帮助”。3、来客多的情况下，按先后顺序或轻重缓急接待。4、在客人或客户离开时，要起身热情相送，同时要面带微笑地说“您有什么事需要我帮助，请随时与我联系”。四、出入领导办公室1、进入领导办公室，要先轻轻敲门三声，听到应答再进。2、进入领导办公室后，如对方在讲话或通电话，要稍等静候，不要中途插话，如有急事要打断说话，也应看准机会。,第二章,保密管理,保密范围,保密范围和密级划分第一、公司秘密是指关系公司权利和利益，依照特定程序确定，在一定时间内只限一定范围内人员知悉的事项。第二、秘密事项（一）、公司重大决策中的秘密事项。（二）、公司尚未付诸实施的有关经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策等方面的重要决策。（三）、公司内部掌握的合同、协议、意见书、可行性报告、主要会议内容及有关决议。（四）、公司财务预决算报告、内审报告、各类财务报表及相关会计资料、统计报表。（五）、公司所掌握的尚未进入市场或尚未公开的各类信息。(六)、公司人事档案、年度考评、尚未公开的人事任免以及督查、审计案件中举报人、证词等敏感材料。(七)、保密的工程图纸、技术资料、招投标书、工程预决算等文件材料。(八)、其他经公司确定应保密的事项。(九)、涉及以上一至八款内容的电脑软件。,密级划分：公司所有保密事项分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。一、绝密：公司经营发展中，直接影响公司权益的重要决策文件资料为绝密级。二、机密：公司的规划、市场调研报告、财务报表、统计资料、重要会议记录、内审报告、公司经营情况为机密级。三、秘密：公司人事档案、年度考评、督查材料、工程图纸、尚未进入市场或尚未公开的各类信息为秘密级。属于公司秘密的文件、资料，确定有保密期限的保密期届满，自行解密。,密级划分,一、公司内部保密文件的产生，由草拟人员负责确定所属密级，在文件右上角处加注保密等级，由专职人员打印、核对后，呈送部门负责人审阅、签批、密级随即生效。公司内发行的有保密要求的文件，应限定传阅范围，任何人不得向范围以外的人传播和泄露。二、起草、打印、复印保密材料过程中应有专人负责，涉密人员须严守秘密。对发出的草稿、讨论稿、草图或底图等，要限期收回保存或销毁，不得扩大接触范围。三、有保密要求的文件材料在打印和保存到计算机时应设置打开和修改密码。有保密要求的不得设置网上共享，因工作需要设置共享或需通过电子邮件等形式传递时，除设置打开和修改密码外，应及时传递及时撤销共享。四、档案管理员必须用专柜存放保密文件，不同密级的文件不能混在一起保管，不允许将保密柜钥匙交予他人保管，不得私自记录密码，不得将保密文件私自带出或借阅他人。五、各部门的保密材料由专人专柜保管，没有指定人员时由其部门负责人管理，不得将保密材料随意堆放在桌上或其他醒目位置。非职责范围人员不得翻阅保密材料。,保密措施,七、在对外交往与合作中，需要提供公司秘密事项的，应事先经总裁或各公司总经理批准。八、具有属于公司保密内容的会议和其他活动，主办部门应采取下列措施：1、选择具备保密条件的会议场所；2、根据工作需要，限定参加会议人员的范围，对参加涉及密级事项会议的人员予以指定；3、依照保密规定使用会议设备和管理会议文件；4、确定会议内容是否传达及传达范围。九、公司员工发现公司秘密已泄露或有可能泄露时，及时报告办公室等相关部门并立即采取补救措施。,保密措施,保密纪律,不在不利于保密的地方放置密件；,不得在公共场合谈论公司秘密；,不得擅自携带密件外出,不该问的事不要问；,不该说的话不要说；,未经允许看的文件不要看；,不得利用公用电话、邮局办理秘密事项；,发现泄密及时报告，采取措施，避免或减轻损害。,第三章,计算机管理,计算机管理,安全管理,使用,第一条网络系统中的全部数据资源、信息，如无特别指定均为秘密级，任何个人未经许可不得复制、转移、泄露。第二条任何单位和个人不得从事以下危害计算机信息网络安全的活动：一、未经允许进入计算机信息网络或者使用计算机信息网络资源。二、未经允许对计算机信息网络功能进行删除、修改或者增加。三、未经允许对计算机信息网络中存储、处理或者传输的数据和应用程序进行删除、修改或者增加。四、恶意制作、传播计算机病毒等破坏性程序。五、采用黑客网络检测及扫描软件等手段恶意攻击网络。六、其他危害计算机信息网络安全的。,安全管理,计算机配备,第一条总公司由总公司行政管理部负责统一配备，各项目公司/子公司计算机设备由项目公司/子公司行政管理部（办公室）负责统一配备，以调剂为主。第二条计算机配备程序一、凡因工作需要配备计算机的，必须先填写计算机配备申请表，部门负责人、分管副总裁签署意见，由信息中心计算机管理员提出配置意见，经总裁批准调剂或购置。二、第十一条员工在岗位发生变化时，原则上不得移动计算机设备，如因工作需要，使用人必须书面报告行政管理部（办公室），经批准后方可移动计算机设备（异地之间不得移动计算机设备）。,计算机的使用,第一、为保证文件、资料、有关数据的安全，所有电脑均设置开机密码。第二、确需购置软件资料的总公司各部门、各项目公司/子公司负责人书面征求总公司信息中心计算机管理员意见，按审批程序经批准后采购，尽量保持软件资料的统一，便于计算机信息系统的交流与共享。所有软件资料必须在总公司信息中心计算机管理员处存档，包括原程序及执行程序的软件备份、使用说明书及软件文档，信息中心计算机管理员必须将所有软件的密码备案。第三、电脑使用人下班后应关闭电脑、电源。第四、电脑使用人未经批准不得带公司以外人员参观、演示、查阅电脑信息。第五、计算机的使用必须是为工作服务，任何人不得利用集团计算机为个人服务，以及上网查阅、下载与工作无关的信息，严禁利用集团计算机传播、编制、下载、复制、操作各种游戏、电影及听音乐、聊天等。第六、电脑使用人员调动或离职前，计算机管理员必须对其负责的软件及设备进行验收，使用人必须移交全部技术资料和文档资料，由使用人部门负责人或指定专人负责验收。计算机管理员删除有关的口令，人事部门要有计算机管理员的签字，方可办理调动或离职手续。,计算机设备的维护及维修,第一条计算机使用人应按规范化要求操作，保持计算机的散热、防尘、防潮、防磁等及使用环境的清洁卫生，确保设备的安全。第二条计算机设备发生故障时，使用人应及时报告计算机管理员，严禁擅自拆卸设备或私自检修软件。第三条计算机设备故障处理及维修程序一、计算机设备发生故障时，使用人应填写计算机设备故障报告单，报信息中心计算机管理员。二、信息中心计算机管理员根据计算机设备故障报告单，对故障进行现场检查、分析，找出原因，界定责任，提出维修意见（包括更换配件的名称、费用）。三、故障责任界定后，信息中心计算机管理员必须将计算机设备故障报告单按固定资产管理办法规定程序报批后方可进行设备维修。四、设备维修完毕后，由使用人签字确认。,第四章,财务管理,公务招待用餐管理办法,差旅费报销管理办法,公务手机话费管理办法,公务招待用餐管理办法,本办法适用于总公司及各项目公司/子公司所有公务招待活动。所有公务招待活动必须由行政管理部统一安排。若自行安排的一律视同自行消费。,招待用餐申报程序,第一条总裁助理（含）以上人员招待用餐安排程序总公司及各项目公司/子公司行政管理部（办公室）在接到总裁助理（含）以上人员招待用餐指令后，行政专员要根据接待规格联系就餐酒店，并将酒店安排的结果及时报告公司领导，通知相关陪同人员，落实招待用烟酒，做好服务工作。第二条招待用餐申报程序因工作需要，确需公务招待用餐时，由就餐申请人事先提出申请并填写就餐申请表（附件），经部门负责人和公司分管领导签字，送行政管理部负责人审核，由行政专员按照核定标准安排到指定的酒店就餐。如事前来不及办理就餐审批手续，部门负责人或总公司及各项目公司/子公司领导应以电话方式提出就餐需求，由行政专员安排到指定的酒店就餐，事后必须补办就餐手续。第三条特殊情况招待用餐程序总公司各部门、各项目公司/子公司如因工作需要，需在异地或由客人指定的酒店招待用餐时，部门负责人或总公司及各项目公司/子公司分管领导须提前告知行政管理部核定标准后，方可进行。,第一条招待用餐的陪同以“归口接待”为原则，陪同人员超过2人的须经部门或单位负责人同意。第二条大型活动或专题会议接待用餐标准按照经审批的预算计划执行。第三条招待用餐标准指招待客人时，在酒店开支的整个费用的人均水平。副总裁及其授权的招待，招待标准最高不得超过300元/人，特殊情况实报实销。董事长、总裁及其授权的招待，遵照其授意的招待规格执行。根据接待的规格，行政管理部安排相应的工作人员做好接待工作。第四条经上级领导授权的业务招待（在就餐申请单上注明），由上级领导签字认可，可享受该领导招待标准，但需按上级领导招待用餐履行申报和报销程序。,招待用餐标准,招待用餐费用批报,招待用餐费用报销程序一、总公司各部门、各项目公司/子公司招待用餐费用报销程序：经办人接到酒店费用结算单时，附上就餐申请单，由行政管理部行政专员审核、负责人确认后，报有资金审批权的领导批准报销，财务在报销时，依据就餐申请人的就餐标准进行核报。二、特殊情况招待用餐报销程序：异地或由客人指定的酒店招待用餐的，由经办人在行政专员核定标准内进行报销。,差旅费报销管理办法,差旅费的预借一、员工出差前，应填写出差批准单，注明出差目的地、途经线路、乘坐交通工具、预计天数、估算费用金额等内容。出差批准单经直接领导审核，隔级领导批准。二、员工预借差旅费时须持经批准的出差批准单、借款申请单到财务管理部借款。财务管理部根据出差批准单估算的金额审核借款费用，并将其作为差旅费核报依据。差旅费标准一、出差补助费实行按天数定额包干的办法。具体算法是：以交通票据记载时间为准，出发时间在中午12点之前的，当天算一天，出发时间在中午12点之后的，当天算半天。返回到达时间在中午12点之前的，当天算半天，返回到达时间在中午12点之后的，当天算一天。如果交通票据上无时间记载，当事人应在报销单据上说明时间。出差途中补助按出差目的地标准计发。差旅费报销标准见附件。二、住宿费按实际住宿天数计算，凭正规发票在报销标准内据实报销。副总裁以上人员可一人住一间，副总裁以下人员因人数、性别原因出现单数时可按双倍标准报销住宿费。特殊情况住宿费超出标准的，须事前征得有批准权的领导批准，并在报销时提供书面说明，否则不予报销。三、由领导带队出差总人数在5人及以下的，住宿费可按带队领导标准为上限，6人以上的按各自住宿费标准执行。因工作需要，陪同外单位人员出差的，住宿费按公司出差人的标准靠档。四、自带车辆出差的，一般不准报销市内交通费，特殊情况须事前征得有批准权的领导批准，并在报销时提供书面说明，方可报销。五、出差到本人家庭所在地，不再报销补助和住宿费，出差途中费用及补助按规定报销。,第一、同次出差的人员应同时报销（包括驾驶员出差补助），所有同行人员均应在报销单上签名。分次返回或其他客观原因不能及时报销的，可分次报销。差旅费报销时同行人员应在报销单上证明确认。第二、出差自带车辆的，车辆相关费用一律由驾驶员报销，费用票据由车辆使用人签字确认。特殊情况不能获得签字的，由派车人签字确认。第三、对财务隶属关系不同的同次差旅费用报销,要求所属公司财务人员签署意见后由费用承担单位财务人员审核报销。第四、出差人员应如实填写差旅费报销表，并保证差旅费报销表记载事项与报销单据的相关记录相符。如有相关票据与实际款项支付不符的情况，应书面说明。第五、出差过程中发生车辆维修或因业务需要购买物品的，须事前征得有批准权的领导批准，并在报销时提供经批准的书面说明，否则不予报销。第六、每张出租车发票必须由经手人在发票背面注明事由、出发地、目的地和日期并签名，否则不予报销。第七、出差过程中因工作需要包车的须事前征得有批准权的领导批准，并在包车费报销时提供书面说明，否则不予报销。第八、出差过程中因工作需要而发生的邮电费、晒图费、打字和复印费、彩卷及冲印费等相关费用，应说明发生的原因，否则不予报销。第九、出差过程中该员工本应乘座火车，但因车票紧张等特殊原因需购软卧车票或飞机票的，须事前征得有批准权的领导批准，并在报销时提供书面说明，否则不予报销。第十、出差返回后应在五个工作日内报销，特殊情况不能及时报销的需说明原因，预借差旅费在报销时应全部结清。若超过规定时间未报销的，出差借款将从其工资中扣除。,差旅费报销,公务手机话费管理办法,话费标准的核定,一、根据工作需要确定手机话费报销岗位、核定报销标准。每年度末由行政管理部根据本年度手机话费报销情况，调整下一年度手机话费报销岗位和标准，报总裁批准后执行。二、员工公务手机话费的报销，按核定标准由财务管理部审核，实际通话费超过核定标准的，按核定标准报销。三、员工上班不满一个月或调整岗位的公务话费报销，在核定标准以内的话费，以实际发生额除以当月天数乘以实际在岗的天数为所在岗位应当报销的话费金额。实际通话费超过核定标准的，以核定标准除以当月天数乘以实际在岗的天数为所在岗位应当报销的话费金额。四、试用期员工或新岗位申请话费报销标准的程序（一）试用期员工享受所试用岗位话费报销标准。（二）新设立岗位因工作需要使用手机申请话费报销，本人提出书面申请，由部门负责人、分管副总裁、常务副总裁签署意见并明确核报话费标准，报总裁批准执行。五、员工公务手机话费报销程序：参考费用报销程序。六、因工作原因，员工公务手机话费连续三个月超过核定标准50元以上的，本人可提出书面申请并附最近连续三个月的话费明细清单，将其中的公务通话详细标明，由部门负责人、分管副总裁、常务副总裁签署意见，报总裁批准后予以调整,公务手机使用要求一、使用手机时表述应力求简明扼要。二、享受话费报销的员工必须24小时（含假期）开机。三、接听电话应尽量于第一时间接通，不得拒接电话。,第五章,用餐及宿舍管理,就餐,第一条就餐时间在下班后至一小时内，有特殊要求的应提前通知食堂。第二条员工就餐应自觉地排队打饭、买菜，用餐完毕后将餐具送交食堂。反对浪费，注意公共卫生，就餐人员不得乱倒饭菜、乱仍果皮杂物。,宿舍管理,入住条件,一、因工作需要，总公司及各项目公司/子公司派往异地工作的员工。二、经批准给予解决住宿的外地员工。,一、住房。部门经理及以上管理人员每人一间，其他员工每两人一间。住宿应按顺序安排，在保证每套宿舍住满的前提下，方可另行安排其他宿舍。二、设施配备。宿舍内配备床、桌、椅、空调（电扇）、及床上用品等基本生活设施。三、共用设施配备。每套房配备热水器、电视机、洗衣机各一台，中高层居所客厅配备沙发一套，其他员工居所客厅配备桌椅。,住房标准及设施配备,一、审批程序。总公司要求住宿的员工提出书面申请，经部门负责人、分管副总裁审核后报总裁批准。各项目公司/子公司经办公室负责人审核后报项目公司/子公司负责人批准。二、手续办理。住宿员工持批准的报告到管理部门办理入住手续，填写入住登记表、领用物品，并缴纳宿舍设施及水电费押金，押金数额各公司自定。三、派往异地工作的员工直接到管理部门办理入住手续。,入住手续办理,费用支付,第一条水、电、有线电视收视费、煤气费等费用由居住人承担。第二条由居住人承担的费用必须自行按时缴纳，任何人不得以任何理由拖欠应缴纳的费用。拖欠应缴纳的水、电等费用超过两个月以上的，管理员直接从居住人（同一套住宿人员均摊）工资中扣除，并每人罚款50元；欠费超过三个月（含三个月）以上的，除在工资中扣除费用及罚款外，管理部门有权责令居住人搬出宿舍；给公司造成经济损失的由居住人赔偿。,一、宿舍内所有共用设备、设施以完好状态交付使用，住宿人员要爱惜公物，若人为损坏找不到责任人的由居住人共同负责修理或赔偿，个人领用设施设备人为损坏的由个人负责修理或赔偿。二、住宿员工要求购置、维修、更换宿舍设施，需填写集体宿舍资产购置、维修申请表，经管理员核查、行政管理部（办公室）负责人签署意见后，报分管副总裁、总裁逐级批准后办理。三、下列条款住宿员工必须遵守，违反条款中有关规定的，视情节给予当事人批评教育、罚款20100元或责令搬出宿舍，影响恶劣的按人事管理制度员工奖惩规定予以处理。（一）住宿人员应遵纪守法，遵守所在社区的物业管理规定，不得在宿舍内赌博、斗殴、酗酒等，不得违反社会治安规定。宿舍内若发生违法违纪行为，由居住人承担全部责任。（二）未经批准住宿人员不得随意改变室内结构，不得将自己的房间或其他设施转借他人使用；不得随意拉接电线，不得使用大功率电器。（三）安全第一，预防为主，时刻注意防火、防盗，室内不得使用或存放危险及违禁物品，以确保安全。（四）保持室内清洁、整齐，门前及楼道保持干净。（五）不得在宿舍内赌博、酗酒，从事室内活动不得妨碍或影响他人正常休息或学习。（六）住宿人员不得经常外宿，在外住宿连续超过十天以上，或一个月内累计超过十天的（不包括出差和回家探亲）,取消其住宿资格。（七）未办理退房手续不得擅自搬出宿舍。,住宿管理,一、