采购工作中隐形成本的管理

采购师论文（国家职业资格一级）论文题目：采购工作中隐形成本的管理 姓 名： 阳小勇 身份证号： X 准考证号： 所在省市： 四川省成都市 所在单位：四川圣山莫林实业集团有限公司 采购工作中隐形成本的管理阳小勇四川圣山莫林实业集团有限公司摘要:随着市场经济的发展和国际化进程的加剧，市场竞争越趋激烈促使企业的成本意识一步步增强，纺织制衣行业尤其明显。制衣企业的采购工作越来越被管理者重视，采购成本的管控成为了制衣企业寻求降低成本增加效益的中心环节，采购工作中的种种隐形成本极易被忽视，本文从实际工作出发，重点探讨制衣企业采购工作中隐形成本的管理。正文：在传统的公司采购管理思维中，采购工作的本质就是拿钱买东西，评价采购工作的优劣就是看能否以最少的钱买到最好的商品。但是，随着国内市场经济的发展，市场竞争的日益激烈，纺织制衣行业近年更是面对越南、柬埔寨、印度、孟加拉等等东南亚国家的激烈竞争。制衣企业采购工作已经从单纯的商品买卖发展成为一种综合职能一种可以为企业节省成本、增加利润、获取服务的资源。采购工作从过往的局限国内逐步发展至面向全球，采购成本的管控在制衣企业内部已经由战术地位提高到战略地位，为了管控成本企业制定了层层级级的采购审批环节、严谨的采购流程，有的企业甚至对材料采购价格做了详实又硬性的规定。随着企业的发展，管理者发现企业的整个运营成本并没有因为层层级级的采购审批环节、严谨的采购流程而降低，于是乎企业设置了更多的采购审批环节，更为严苛的采购流程，管理者发现材料单价已经是竭尽可能找到的最低价了，但是运营成本并未降低，这实质上就是管理者只注意了采购工作中显性的成本，一味追求低价，却忽略了采购工作中隐形成本的管理所致。找出这些采购工作中的隐形成本，进行针对性的管理就是企业再次腾飞之时。那么什么是显性成本，什么是隐形成本呢？我们将在采购工作中发生的购买价款、相关税费、运输费、装卸费、保险费等等这些可计算的在采购过程中实际发生的货币支出称之为显性成本；隐形成本是指除显性成本之外，在采购工作中无法明确计算但又通过种种不同形式对企业运营成本造成影响，产生额外的货币支出。企业在经营管理中，常常要背负着很多负担，显性成本尤其是构成购买价款的要素价格通常最受管理者所关注，隐形成本往往容易被管理者所忽视或者关注度不够，但实际上隐形成本是采购成本中最重的一环。以下是采购工作中常见的三大隐形成本。 一、确价成本采购在不同公司有不同的方式，但这是影响企业经营的重要成本。管理者们常常过度关注于所需采购产品的价格，而难以看到除此之外的其他因素。管理者总是要求采购人员找寻价格更低的产品供应商，殊不知在不断寻找比较选择更低价格这一确价过程也是有成本的，这就是采购工作中一个最为常见的隐形成本。曾经有一家制衣企业每天的运行成本达到5万元，有次这家企业接了一张成衣订单，从接单到成衣交付只有60天的时间，大致上时间分配是材料生产30天，成衣生产30天；为了使制衣企业能够快速完成材料采购，成衣能按期交付，成衣买方为这家企业提供了建议使用材料供应商。为了寻找更低价、最低价的材料，该企业采购部门组织了3个批次的供方报价，管理者认为还没有找到最低价的供方，为了使价格最低，管理者要求采购部门组织所有供方进行了投标。最后经过10天的确价，结果是材料单价与买方建议材料供应商相比低了0.08元，材料采购费降低不足5万元。整个企业从接单到投入生产竟然就因为要找价格低廉的供应商以节约采购成本整整耽误了10天时间。从显性成本上来讲，该企业节省了钱，但隐形成本上呢？损失的10天时间，难道没有成本？这个大家都明白。如上，一味的追求降低采购的显性成本而忽略了同时并存的隐形成本，这种现象其实在很多企业里均存在，特别是当下纺织制衣行业中，为了找到更低价格，经常是山东、江苏、浙江、福建、广东各省供应商去询价，花去了大量时间，最后往往询价的结果差异不超过0.5元。当然，降低采购显性成本与本文并无冲突，在这里，我们要说的是企业的采购部门，尤其是企业管理者，要站在整体经营的角度综合权衡的各项指标，指导采购工作的展开，才能真正控制采购的成本支出。二、信用成本这是一个牵扯到远期回报的隐形成本，是采购工作中最容易被管理者忽视的隐形成本。诚信经营如同诚信做人，有些企业有采购工作中，习惯拖欠供应商货款，认为这样可以减轻企业流动资金压力。有些管理者，甚至认为在采购工作中，能将供应商货款拖欠的越久的采购员就越优秀。但是从长远来看，这会成为企业经营的严重隐形成本。首先，供应商一定会将时间成本算在其中报价中，这类企业无法采购到最低价格的原料或服务。其次，供应商在后续合作中会要求企业现金交易带款提货，当企业某一天遇到困难时，会四面楚歌的。再次，拖欠供应商货款会产生严重的法务风险，一旦受到供方起诉将得不偿失。无疑，企业为此要付出惨重的代价，而其实其并没有因此获得任何益处。对此唯一正确的做法即是按采购合同约定按期支付货款，并长期保持，这样可为企业赢得极佳的信用商誉，远期来说企业在供应商中建立了极佳的信用度，相应的在货款支付账期上、材料优先供应上会得到足够的回报。三、流程成本我们先来看一下一家制衣企业材料采购合同的审批流程。此家企业要求采购员制作出采购合同后，需要经历8个环节的审批采购合同才能生效，这8个环节是：部门领导、分管领导、法律顾问、生产厂长、生产经理、财务经理、总经理、总裁。这样的流程对于采购成本的控制到底有多大实际的效果我们不去探讨，我们只需要简单计算一下要走完这样一个流程需要多少时间，按一天一个环节需8天，按一天两个环节需要4天，按一天三个环节需要2.7天，按一天四个环节需要2天，实际上我在这家企业了解到的是采购合同一般需要7到10天才能审批下来。这种流程在企业中司空见惯。为了严格的控制采购成本，各个企业都设立严苛不一、或长或短的审批流程，其初衷是控制采购成本尽可能降低采购成本，殊不知流程也是一种成本，过长的流程就是采购工作中一种常见的隐形成本。如上例，因为走流程，企业的运作成本大大增加。流程，是企业运营的产业链，如同流水线一样，需要设立科学合理的流程，过细过繁琐的流程就失去流程设立的本意。也就失去对各项工作系统性的控制，还给企业增加了无法细算的隐形成本，而这种隐形成本极为隐晦，很难根本性改变，无形中成为裹住企业前进双脚的乱麻。综上所述，采购工作中的隐形成本重点体现在时间的浪费-如上第一点确价成本；其次体现在对信用的忽视-如上第二点信用成本；第三体现在不合理的流程设置-如上第三点流程成本，这些都是采购工作中常见的隐形成本表现方式。除此之外，采购工作中还牵涉到很多的隐形成本，以下两种也是采购工作中较为常见的隐形成本：A、会议成本：会议既是企业解决问题和发布指令的集体活动，也是一个高成本的经营活动。如果会议存在“会前无准备，会中无主题，会后无执行，与会无必要，时间无控制，发言无边际”的六无现象，那么会议每多开一分钟，即意味着与会人员总数的分钟数被计入了企业的隐形成本。B、人才流动成本:部分企业认为采购就是“照方抓药”，不重视采购人员的去留及梯队建设，采购部门成了“铁打的营盘”，采购人员成了“流水兵”。这实际上产生了一笔不下的隐形成本，企业不但要承担对这个员工的培训费等前期投入；还要承担新招聘该岗位员工的前期成本；更要承担新员工是否适合岗位的风险。可见，更好的管理采购工作中的隐形成本，使得采购成本的降低不仅仅是局限在显性的采购成本上，可以使整个企业的经营成本都得以降低，提高企业的竞争力，加速企业的发展。从以下五个方面加强管理可以降低采购工作中的隐形成本。一、综合性的收集采购信息，包括从网上收集信息，进行复合式的确价，而不是单一的看价格的高低。不管采购任何一种物料，在采购前要熟悉它的价格组成，了解供应商的原料源头价格，了解产品的地域差别，了解产品的常规生产周期，了解产品的新工艺生产周期等等；以此为基础与供应商进行核价或确定标的价才能做到事半功倍。当然完成这一工作必需加上时间限制，不可放任时间流逝而迟迟确认不了采购价格。 二、建立企业的采购信誉。对于采购货款的支付按采购合同对应条款严格执行，特别情形下延迟支付货款也必须与供应商协商，可以拖一次、两次，但决不能有第三次。失去诚信，别说控制成本，可能货都不会有人给你供。三、尽可能进行批量采购，批量愈大，所摊销的费用愈低。采购计划人员需把好此关。对于集团性企业，可将各子公司的材料需求服务需求放到集团层面进行统一采购，分别配送。那怕是1元钱一支的笔，各子公司分别采购和集团统一采购也会出现价格差异。四、采购流程审批进行分权运作，相互制约。缩减采购审批流程，实行三级审批制度，初审、复审、终审，避免大而全的审批流程。由供应部门负责初选供应商，质量与技术部门评价供应商的供货能力，对其资格进行认定，价格由财务部门负责监督与控制，付款由公司主要领导审批。五、明确将产品品质要求告之供应商，想方设法帮助供应商降低成本。比如：某种面料40元/KG的品质就能使用了，那么就没有必要买5