合同管理规定

XXXX（北京）投资基金管理有限公司合同管理规定第一章 总 则【制度宗旨】为维护合同的合法性，强调合同的严肃性，降低合同的风险性，进一步加强合同管理，维护XXXX（北京）投资基金管理有限公司（简称为“本公司”）作为合同当事人的权益，特制定本制度。【适用范围】本制度的适用范围为本公司及其附属机构（合称为“本公司”）。【适用对象】本制度所指的合同是指本公司与其他方之间设立、变更、终止民事权利与义务关系的文件。【制度目的】本制度旨在明确合同的拟定、签署、变更、解除以及合同评审、审批、管理、监督、问责等事项。第二章 细 则1. 评审前事项 【事前审查】合同经办部门应当本着审慎性原则事先审查合同对方当事 人的相关情况，包括但不限于主体资格、经营范围、履约能力、资信情况、对方联系人或洽谈人的身份、委托授权书（如有）等事项。 【合同文本】合同的文本应当采用本公司风控法务部（“风控部”）公示的合同范本；如无适用的合同范本或因特殊情形无法采用合同范本，则合同经办部门应当事前与风控部协商处理。2.【合同评审】本公司合同的前期谈判、拟订、评审、问责等事项应以本制度为原则，具体适用本合同附件一合同评审流程规则。3.【合同OA审批】本公司合同在提报董事长、总经理审阅后，应当按本合同附件一合同评审流程规则规定的时间节点内及时通过OA履行审批流程。4. 合同的签署 【审批流程】合同签署前，应严格履行本制度第十条规定的审批流程。 【签署细项】合同的签署，应采取书面形式，所有合同当事人均应加盖公章或合同章并由法定代表人或授权人签字；合同文本在两页以上的，需加盖骑缝章；合同附件应当单独签章或与正文合盖骑缝章；合同内容不得有涂改，如有涂改，需合同当事人共同签章确认。5. 合同的履行、变更与终止 【履行前提】合同生效后方能履行合同或接受对方当事人的履行，原则上在合同未生效的情形下不得履行合同或接受对方当事人的履行。 【部门台账】各业务/经办部门应当建立本部门的合同台账，并及时整理、更新、检查本部门合同的履行情况。 【风险预防】如各业务/经办部门发现合同出现违约情形或预见可能发生违约情形，该业务部门应当立即告知风控部，风控部应及时给予相应处理建议。 【合同变更】如需对已签订的合同进行变更、修订、补充等，均需按照本制度第十条的规定履行合同审批流程。 【合同终止】合同因合同当事人履行完毕权利、义务而终止。如出现其他情形导致公司需要终止或解除合同的，经办部门需事前联系风控部协商处理。6. 合同审批流程【合同分类】本公司常用合同分为：投资类、融资类、担保类、委托/居间类合同、管理类、特殊类六大类；合同的具体细化分类见附件二常用合同清单。【审批流程节点】合同审批流程涉及以下节点：经办人；经办部门负责人； 投资管理部负责人； 风控部负责人；财务部负责人； 总经理；董事长。 【审批节点与时间】 投资类、融资类、担保类合同的审批按照上述节点办理。各节点审批时间为：为合同评审定稿后2个工作日；、各为8个工作小时；为12个工作小时；为12个工作小时。 委托/居间类合同的审批按照上述节点办理。各节点审批时间为：为合同评审定稿后2个工作日；、各为8个工作小时；为12个工作小时。 管理类合同的审批按照上述节点办理。各节点审批时间为：为合同评审定稿后2个工作日；、各为8个工作小时；为12个工作小时。 特殊类合同的审批按照上述节点办理。各节点审批时间为：为合同评审定稿后2个工作日；为8个工作小时；为12个工作小时。 如待审批合同为附件二中未载明的合同，则比照附件二中最接近待审批合同性质的合同履行合同审批流程。【加急审批】如合同需在紧急时间内签署，则经办人需在事前获得总经理批复（通过电话/短信/邮件形式）后组织并督办各审批节点负责人加急审批，各审批节点负责人应当在总经理批复的时间内完成审批。【审批方式】审批流程应当通过发起OA相应流程的方式进行；如特殊或紧急情形下需通过合同审批单的方式，则经办人应当填写合同审批单（见附件三）并履行相应审批流程。【签章前提】合同未经审批或者审批流程不符合上述规定，一律不得签署或盖章，否则将追究签署人员、经办部门、加盖公章人员及其他相关人员的责任。第三章 附 则1.本制度附件为本制度的组成部分。2.本制度由本公司风控法务部起草、解释、修订。附件一合同评审流程规则 关于本公司XXXX（北京）投资基金管理有限公司（简称“本公司”）合同从初期谈判、拟订、评审、提报、审批签章、问责流程中涉及的各流程节点、相关责任部门、各责任部门权责以及合同责任的问责与承担等事宜，现作出规定如下：1. 合同评审流程简示图合同初期谈判拟订合同初稿判合同初稿评审会（经办部、风控部、财务部、投管部、募资中心、客服部、其他部门）查验问责依据文件，确定责任主体。形成合同评审稿提报董事长、总经理审阅合同评审稿 如审批前出现情势变化、则重新履行以上各评审环节。形成报审OA稿并履行审批流程 合同问责2. 合同评审流程、环节、权责与问责 合同初期谈判与初期文件的拟定 责任部门：合同经办部门（“经办部”）、风控法务部（“风控部”）。 主要任务：（1）开展合同初期谈判、反馈谈判内容；（2）拟订合同交易结构；（3）形成提交三会的文件。 具体职责：经办部：（1）确认对方当事人的主体资格、经营范围、履约能力、资信情况、授权情形等基本信息；（2）与交易对手方进行初期谈判并初步拟定合同交易结构；（3）提供其他提交三会的文件。风控部：（1）就合同主体、交易结构等提供书面意见（包括交易结构设定与可能性风险等）；（2）协助联系外部律所并召开讨论会（如需）；（3）结合外部律所建议，对提交三会文件的法律风险进行把控。问责依据：经办部以其提报三会的文件为依据。经办部门对文件信息、当事人主体的真实、准确性（包括形式与内容）与交易的可行性、合理性负责。风控部以其对交易结构及相关文件的反馈意见为依据。风控部对交易结构的可行性、合理性、风险性以及项目其他相关文件可能涉及的法律风险负责。本环节流程简示图：初期谈判（经办部） 形成初步文件（经办部） 风控反馈意见（风控部） 提报三会（经办部）本环节时间节点：经办部在三会召开前至少提前两个工作日将文件提交至风控部。风控部在八个工作小时内反馈 合同初稿的拟定责任部门：经办部、风控部、其他部门（如有）。主要任务：以公司合同范本为基础，结合交易谈判与内部意见，完成合同初稿的拟定。具体职责： 经办部：（1）在拟定合同初稿前，就涉及其他部门专业的条款征求其他部门的意见，如征求，则其他部门归为本环节的责任部门；（2）根据公司范本及其他相关部门的反馈意见拟订合同初稿，拟订时须在合同范本的基础上采取修订模式；（3）需结合项目的客观、真实情形撰写合同初稿；（4）需确保合同文字表述方面的准确、客观、逻辑性；（5）确保合同在涉及本部门业务方面的专业性；（6）确保其他部门反馈的专业意见（如有）体现在合同初稿中；（7）将汇总各部门意见后的合同初稿发送至相关部门，为合同评审会作准备；（8）将将汇总各部门意见后的合同初稿发送至风控部并提交合同评审会召开申请。 风控部：（1）需对经办部提供的合同初稿进行审阅与复核；（2）有效防范合同初稿的法律风险；（3）需确保本部门出具修订意见表述上的准确性、逻辑性、可行性；（4）需与经办部就修订意见进行沟通，使经办部了解修订意图与风险所在。 其他相关部门：（1）如经办部征求，则应当就合同初稿提供专业书面意见；（2）确保本部门出具修订意见表述上的准确性、可行性、逻辑性；（3）需就所出具专业意见与经办部进行沟通，使经办部能够了解专业意见的含义。问责依据： 经办部与风控部以最终提交至合同评审会的合同初稿为依据。其他相关部门以其对经办部出具的书面专业意见为依据。本环节流程简示图：先行征求意见（经办部） 形成合同初稿（经办部） 风控反馈意见（风控部） 形成初稿定稿发送相关部门（经办部） 本环节时间节点：经办部在拟订初稿时向各专业部门征求意见，各专业部门需在十二个工作小时内反馈。经办部将结合各专业部门意见的初稿发送至风控部，风控部需在十二个工作小时内反馈。经办部将提报合同评审会的合同初稿向各专业部门确认（如需），各专业部门需在八个工作小时内确认。 合同初稿评审会的召集责任部门：风控部（行政部给予必要的支持，如会议设备等）。 主要任务：合同初稿评审会的召集。 具体职责： 风控部：（1）在收到经办部合同评审会召开申请后，经征求经办部与相关部门的意见后，确定评审会的召开时间与地点；（2）向参会部门发送合同评审会通知；（3）督促各部门做好评审前的工作。问责依据：风控部以其向各部门发送的相关函件为依据。收到会议通知的各部门以其向风控部的回复为依据。本环节流程简示图：协调确定时间（风控部） 会议准备、发送通知、召集（风控部） 本环节时间节点：风控部确定评审会时间后，拟参会部门在四个工作小时内回复。如未回复，则视为同意准时参会。本环节重要提示：各部门应当调整时间，如无特殊事宜，应优先安排参与合同评审会。 合同初稿评审会的召开责任部门：参会各部门（至少包括经办部、风控部、投资管理部（“投管部”）、财务部、募资中心、客服部、其他部门（如有）。 主要任务：对合同初稿进行评审，各部门提出建议并对建议负责。 具体职责：经办部：（1）对合同初稿进行整体介绍；（2）听取各部门意见及修订意见；（3）对各部门意见进行反馈并确定是否具有可行性。风控部：（1）负责对合同主体、授权、结构等是否存在权利瑕疵提出建议；（2）负责对我方在合同中的法律风险，包括但不限于合同效力风险（合同全部或部分是否导致无效等），对方违约风险，标的物或抵押物权利瑕疵风险等提出建议；（3）如我方存在第（2）款所述风险，提出风险防范的应对方法与策略；（4）负责核对合同的重大文字性错误、遗漏或其他等；（5）提出其他法律或风险控制方面的建议；（6）会后整理评审会会议纪要，发送会议纪要与合同评审稿。投管部：（1）对合同涉及股东会、董事会、资金调用、收益支付、监督管理权等涉及投后管理相关条款的合理、可行性提出建议；（2）对合同中涉及投后管理的条款的错误、遗漏或其他等提出修改或增删的建议。财务部：（1）对合同涉及成本收益的核算、测算、转账划拨、支付方式与日期等与资金、财务相关条款的合理、可行性提出建议；（2）对合同中涉及资金、财务的条款的错误、遗漏或其他等提出修改或增删的建议。募资中心：（1）对合同涉及投资者的收益、计取与归还收益的日期、金额方式等与投资者相关条款的合理、可行性提出建议；（2）对合同中涉及募资相关银行的相关条款的合理、可行性提出建议；（3）对关于投资者收益及/或募资相关银行的相关条款的错误、遗漏或其他等提出修改或增删的建议。客服部：（1）对合同涉及投资者收益的计取与归还，投资者信息的采集等可能对投资者权益造成影响的相关条款的合理、可行性提出建议；（2）对合同中涉及对投资者权益造成影响的相关条款的错误、遗漏或其他等提出修改或增删的建议。其他部门（如有）：（1）对合同涉及本部门专业相关条款的合理、可行性提出建议；（2）对合同中涉及本部门专业的相关条款的错误、遗漏或其他等提出修改或增删的建议。问责依据：各部门以在评审会上的发言与经确认的会议纪要与合同评审稿为依据。各专业部门需针对合同初稿提出全面、可行的专业意见，无重大遗漏或错误；经办部需对评审意见进行反馈，确保评审意见的可落实性。本环节重要提示：评审会采取录音形式；（2）各部门参会人员在评审会上的发言代表本部门并对此负责；（3）如各部门未提出建议，则视为同意经办部提交的初稿；如经办部对各部门意见未进行反馈，则视为同意各部门意见；（4）募资中心仅参与涉及投资者与募资银行协议的评审；（5）客服部仅参与涉及投资者协议的评审。本环节流程简示图：交易与初稿介绍（经办部） 初稿评审会（各部门） 反馈评审意见（经办部） 形成合同评审稿责任部门：经办部、风控部、评审会参会部门。主要任务：汇总评审会意见，在此基础上形成合同评审稿。具体职责：经办部：（1）根据评审会意见拟订合同评审稿，真实、完整、准确地反应各部门意见；（2）将汇总意见后合同评审稿发送风控部予以确认；（3）保证向风控部提交合同评审稿的准确性、逻辑性、前后一致性等。风控部：（1）对经办部提交合同评审稿予以修订（法律风险方面）并确认；（2）发送合同评审会会议纪要与确认后的合同评审稿。各专业部门：复核风控部发送的会议纪要与合同评审稿，确认是否与本部门在评审会的发言相一致或者是否需要补充。问责依据：经办部以向风控部发送的合同评审稿为依据。对向风控部发送的合同评审稿的准确性、逻辑性、一致性负责，并确定此稿已全面体现各专业部门在评审会的评审意见。风控部以向各参会部门发送的会议纪要与合同评审稿为依据。保证会议纪要体现各部门在评审会上的评审意见，保证会议纪要的准确性、逻辑性、一致性；保证合同评审稿修订部分的准确性、逻辑性、一致性。各专业部门对向经办部出具的专业意见为依据。各部门需确保合同评审稿涉及本专业条款表述的准确、全面、逻辑、可行性。本环节流程简示图：拟订合同评审稿初稿并发送至风控部（经办部） 风控部发送会议纪要与合同评审稿（经办部） 合同评审稿复核（评审参会部门） 本环节时间节点 经办部在评审会后八个工作小时内整理汇总评审会意见并向风控部发送合同评审稿初稿。风控部在收到经办部初稿后十二个工作小时内向合同评审会参会部门发送会议纪要与合同评审稿。各参会部门在八个工作小时内反馈合同评审稿。 合同评审稿的提报责任部门：经办部、风控部。主要任务：将合同评审稿提报总经理与董事长（“领导”）审阅，根据领导提出的意见修订合同评审稿并确定合同报审OA稿。具体职责：经办部：（1）根据合同评审稿及项目具体情况向领导汇报合同评审稿及相关信息；（2）根据领导提出的意见修订合同评审稿并确定合同报审OA稿，保证合同报审OA稿真实、完整、准确地反应领导意见；（3）保证合同报审OA稿的准确性、逻辑性、前后一致性等。风控部：（1）协调将合同评审稿提报领导审阅的时间与方式；（2）配合经办部向领导汇报合同评审稿及相关信息；（3）根据领导提出的意见配合经办部修订合同评审稿并确定合同报审OA稿；（4）协助经办部，共同保证合同报审OA稿的准确性、逻辑性、前后一致性等。问责依据：经办部对最终形成的合同报审OA稿负责，保证此稿的准确性、逻辑性、前后一致性。风控部对最终形成的合同报审OA稿的法律、结构性、违约风险等风险负责。 合同提报OA审批责任部门：经办部、风控部、其他审批人。主要任务：将经领导审阅后并进行相应修订的合同及时提报OA，履行OA审批流程，完成合同的签字或盖章。具体职责：经办部：（1）通过OA发起流程将合同报审OA稿交付各审批人审批；（2）在确保合同所有所需节点均同意后，将合同交付印章管理部门盖章；各节点如有补充审批意见，应当将合同加入补充审批意见后再交付签章。审批人：审批合同，出具审批意见。问责依据：经办部对其发起OA的合同负责。各审批人对其审批意见负责。本环节流程简示图：OA发起审批（经办部） 审批（各审批人） 盖章、交付（经办部）本环节时间节点 经办部在合同评审稿经提报领导审阅后的2个工作日（适用内部项目）或3-5个工作日（适用外部项目）发起OA审批。如有特殊情形，需及时与风控部联系说明。如经办部有特殊情形未能及时发起OA审批，风控部需及时将该特殊情形向领导报备。各审批人需严格按照合同管理规定的时限审批合同，过期如未审批，则视为同意并对审批延误负责。 特殊情形的处理任何合同在审批盖章前，如果发生情势变化（如交易对手变更合作方案，领导提出重要意见等）或其他原因造成需要对合同进行重大调整或修改时，必须按上述各环节重新履行合同评审流程。 合同责任的问责问责部门：人事行政部（“人事部”）；协助部门：风控部。主要任务：确定责任主体、搜集责任证明证据、核实并确定责任的具体内容、落实问责措施。问责前提：（1）合同被发现存在错误、对公司已造成或可能造成不良影响（名誉损害或实质损失）、风险或损失的情形；（2）合同评审过程中出现逾期完成责任节点的情形；（3）承担责任的主体明确且有证据证明。问责措施：（本款项下的“累计”指一个项目周期内累计计算）。关于一般性文字/数据错误（“一般性错误”）：（1）如公司内部自查或由外部律所发现存在一般性错误，公司可就每处错误扣除责任人当月2分绩效分数；累计五处以上除累计扣除绩效分数外可并处司内警告处分；（2）如合同在流入外部之后（律所除外）被发现存在一般性错误，公司可就每处错误扣除责任人当月3分绩效分数；累计三处以上除累计扣除绩效分数外可并处司内警告处分。关于重大文字错误：（1）如公司内部自查或由外部律所发现存在重大文字错误，公司可就每处错误扣除责任人当月3分绩效分数；累计三处以上除累计扣除绩效分数外可并处司内警告处分；（2）如合同在流入外部之后（律所除外）被发现存在重大文字错误，公司可就每处错误扣除责任人当月5分绩效分数；累计三处以上除累计扣除绩效分数外可并处司内警告处分；（3）如合同存在重大文字错误导致公司实际受到重大影响或损失的，除本款前述第（1）、(2)条约定的处罚措施外，公司还有权与责任人解除劳动关系并要求责任人承担赔偿损失的责任。关于重大数据错误：（1）如公司内部自查或由外部律所发现存在重大数据错误，公司可就每处错误扣除责任人当月5分绩效分数；累计三处以上除累计扣除绩效分数外可并处司内警告处分；（2）如合同生效后发现存在重大数据错误，公司可视情形对责任人实施从扣除当月5分以上绩效分数至解除劳动关系等程度不同的处罚；（3）如合同生效后发现存在极其重大的数据错误，如投资成本及/或收益的测算错误等，除本款前述第（1）、(2)条约定的处罚措施外，公司还有权与责任人解除劳动关系并要求责任人承担赔偿损失的责任。关于法律或其他风险：（1）如合同生效后发现存在风险但该风险未实际发生，公司可视风险严重情形对风控部及/或其他责任人实施从扣除当月5分以上绩效分数至解除劳动关系等程度不同的处罚；（2）如合同生效后发现存在风险且该风险已实际发生，公司还有权与责任人解除劳动关系并要求责任人承担赔偿损失的责任。关于逾期完成责任节点：如责任人未在本规则约定的时间节点内完成责任，包括但不限于经办部未及时提报三会文件、各专业部门未及时反馈意见、经办人未及时提报OA、各审批人未及时审批OA等情形，公司可视责任人延误对项目的质量、进度以及合同审批的效率造成的影响实施从扣除当月2分以上绩效分数至扣除绩效分数（视情形）且并处司内警告处分的处罚。本环节流程简示图：发现错误（各部门） 发起问责流程（人事部） 查验问责依据（人事部、风控部） 确定责任主体（人事部、风控部） 确定问责及措施（总经理） 落实问责措施（人事部） 本环节特别说明如风控部涉及被问责，则本环节相关工作应予回避，风控部在本环节应承担的工作由人事行政部报总经理决定后由其他相关部门承担。3. 补充说明 如本规则未特别规定，则所有部门对合同或文件等予以反馈与确认的时间为八个工作小时。 各部门如有合同相关事宜需与外部律所或单位进行沟通，需会同风控部与外部单位进行对接，外部单位的回复意见由该部门与风控部共同负责。 问责依据须为通过公司OA、邮箱发送/回复的文件或者经本人签字的文 件，本规则另有规定除外。 各部门均只对合同做出的修订意见承担责任，但该部门须保证其修订意见不影响全文的逻辑性、一致性与准确性。（如，增加或减少合同条款后，需保证全文的合同序号不受影响；又如，变更某表述后，需保证合同全文需相应