办公室信件报刊分发流程

办公室信件报刊分发流程 报刊、邮件、信件管理规定 一、 发特快要求： 1、 经办人填写特快专递外发登记表 2、 每天下午3点以前，将当日外发邮件清点，累计打电话要邮 局过来收取。 二、 外来邮件管理 1、 外来邮件一律经服务台人员签收分发。 2、 不论公私邮件随到随清，及时分发，不得丢失损坏，搁置延 误。 三、 报刊收发 1、 收到报刊后要及时发放，不得耽搁延误。 2、 领取时要对照分发清单清点核实签名，发现差错，应当提出 增补退换要求，并进行登记。 邮件 报刊 杂志收发工作流程 一、邮件，报刊，杂志，快件，信函由保安室前台工作人员负责签收，联系，发放。 二、邮政送来的报刊 杂志 信函，直接通知会服人员领取不论公司及个人邮件随到随清，及时分发，不得丢失，损坏，如没有及时领取的，转天继续联系收件人领取。 三、前台没有信件登记表，所有邮件，信函，快递一律经前台签收分发，可本人签字式代领人签字，确认后方可领取。 四、总经理订阅的报刊私人信件，快递直接通知会服领取，派送。 五、公司各部门需外发邮件。快递提前送到保安室前台，登记，填写，单据，由前台人员联系邮政和快递公司寄发 六、前台在签收挂号信。包裹及邮单后，应立即通知收件人。收件人应及时到邮局取款。取件。过期罚款，责任自负 七、对邮局送来非公司的邮件，经核实确认后，应及时送还，不能私自扣留 邮件报刊分发人员岗位职责及操作流程 一、岗位职责 1.分发人员要爱岗敬业，严格按操作流程进行操作执行，服从上级管理人员的现场调配安排。 2.严格与师生进行交接手续，确保自身的合法操作及的法律职责不受侵害。 3.对工作要仔细、认真，不要有懈怠的心里。认真做好邮件刊物的登记、签收工作。 4.增强自己的业务技能水平，从而更好的为师生进行服务。 二、操作流程 1.普通邮件处理操作流程 收到普通平常信函时，首先与送递人员进行当面交接（验视信函是否完好）对送来的信函进行预览，如发现不是本单位内的邮件或是破损的函件及时退还给送递人员。 当面交接完毕后，进行内部分拣处理，将收到的信函进行分类（以各业主的最大单位名称进行分类），投掷相应的格口内等待统一处理，待相关师生来取时，再进行交接。 2.挂号，快递邮件处理操作流程 收到挂号、快递邮件时，首先与送递人员进行当面交接（验视邮件，包裹是否完好）对送来的信函、快递物品进行预览，如发现不是本单位内的邮件，物品或包装破损的及时退还给送递人员。 当面交接完毕后，进行内部分拣处理，将收到的信函、快递物品 进行分类（以各业主的最大单位名称进行分类），然后将信函、物品进行分类登记在专用簿上，投掷相应的格口内等待统一处理，待相关师生来取时，再进行交接。 3.报纸处理操作流程 收到报纸时，首先与送递人员进行当面交接（验视报纸是否完好）对送来报纸的品种、份数进行核对，如有不符、缺少或破损的及时与送递人员进行沟通解决并及时与相关业主进行沟通。 当面交接完毕后，进行内部分拣处理，将收到的报纸进行分类（以各业主的最大单位名称进行分类），投掷相应的格口内等待统一处理，待相关师生来取时，再进行交接。 4.刊物处理操作流程 收到刊物时，首先与送递人员进行当面交接（验视报纸是否完好）对送来的刊物进行核对，如发现不是本单位内的刊物、破损的及时退还给送递人员。 当面交接完毕后，进行内部分拣处理，将收到的刊物进行分类（以各业主的最大单位名称进行分类），投掷相应的格口内等待统一处理，待相关师生来取时，再进行交接。 5.退件、物品处理操作流程 收到师生退的普通信函应及时存放指定的地方待处理；如收到师生退回的挂号、快递物品时，应先在退件专簿上进行登记与业主交接签收后方存放到指定地方待处理。 等送递人员来送邮件时，将普通信函退还交由送递人员进行退件 处理；如果是挂号邮件、快递物品则要与送递人员进行签字交接后方退其进行