谈办公室保密工作的重要性

谈办公室保密工作的重要性 一、抓落实，关键是抓好保密工作四个主要环节 经过多年的努力，尤其是保密法颁布以来，各级领导对保密工作都十分重视，保密工作逐步向法制化、规范化、制度化方向发展，中央、省、市对保密工作都有许多明确的要求，各种规章制度也逐步出台和完善。在这种条件下，作为分管保密工作的部门负责人，重点应该是抓落实，把保密工作落到实处，使保密法和中央、省、市的要求得到真正的贯彻执行，抓落实主要体现在以下四个方面： 首先，是抓组织落实，保密工作涉及面广。单靠一、两个保密干部是无法搞好的，必须建立完善的保密工作管理体制及组织机构，形成保密工作队伍和网络，这是做好保密工作的基本条件和组织保证。我办多年来十分重视保密工作的组织建设，建立了保密工作小组，该小组由办领导、秘书处处长、保密干部、有关处室领导组成，明确了职责和分工，办领导第一把手亲自挂帅，直接主管保密工作，配备了专兼职保密干部。同时还通过建立和健全处室内勤制度，把保密工作管理延伸到各处室，赋予内勤人员保密管理职能，形成保密工作的管理网络和有效的管理机制，并在工作实践中注意不断地完善这一管理机制。作为分管保密工作的部门负责人，主要的责任是关心、支持、放手保密干部开展工作，定期检查了解保密工作情况，尤其要充分发挥保密组织的作用，定期研究分析保密工作情况，把上级和办领导的要求，落实到各部门和全体干部、职工，这样就能防止出现保密组织形同虚设的现象，只有组织管理落实，才能保证保密工作落到实处。 其次，是抓思想落实。这主要是指把保密思想教育落到实处，切实提高干部职工对保密工作的认识，消除存在的各种模糊观念。近年来，我办通过学习宣传保密法，很多同志对保密工作有了新的认识，但不可否认，仍有相当多的同志存在“天下太平、资讯发达、无密可保”，“情况复杂、科技先进、有密难保”，“保密是领导的事情，与己无关”等思想，这是做好保密工作的思想障碍。此外，我办年青干部、职工较多，保密的经验不足，保密的观念较淡薄，保密知识比较缺乏，针对这种情况，我办采取了各种措施和形式开展保密教育，尤其注重教育的实效和质量。我们主要采取如下措施开展保密教育：一是新录用的人员上岗培训，保密教育是必修课；二是及时传达学习上级关于加强保密工作的文件精神，增强保密意识；三是经常运用典型事例开展保密教育，邀请老领导、老同志谈保密工作的历史经验，从现实事例中得到启示；四是把保密教育渗透到外事业务工作中，在敏感时期和承担重要外事任务时，强调保密工作；五是定期组织保密专项教育，组织干部职工观看保密教育片，进行保密知识测验；六是经常利用中层干部的学习会，全办干部、职工大会宣传保密工作，进行保密教育。 作为分管保密工作的负责人，要带头认真学习宣传保密法和各项规章、条例，有计划有针对性地开展保密教育，把思想教育落到实处，防止宣传教育走过场。只有切切实实地增强广大干部职工的保密意识，才能保证保密工作取得成效。 第三，是抓制度落实。保密法律、法规和规章，是我们开展保密工作不可缺少的依据和保障，作为分管保密工作的部门负责人，要重视抓好制度建设，这包括两方面，一方面是依据保密法规和规章，根据本单位的实际，组织制定和修订保密工作制度，使保密制度不断完善；另一方面，是抓制度的执行。第二方面很重要，不能认为有了制度就可以高枕无忧，如果不能很好执行，就会成为一纸空文。近年来，我办根据新时期保密工作的新情况和我办的实际，先后制定和修订了多项保密工作的规章制度。例如复印机、传真机使用的保密规定、密级文件资料收发运转管理有关规定、保密要害部门岗位责任制涉外人员保密守则、计算机使用及上网保密规定、市外办领导干部保密责任制、使用通讯工具的保密规定、市外办保密工作制度、市外办干部职工保密要求、市外办综合档案保密制度等。在实际工作中，经常检查制度的执行情况，利用各种机会宣传已经制定的各项保密制度，发现问题及时提出整改措施。 第四，是抓技术防范落实。自1996年以来，在办领导的支持下，我们积极地推进保密技术防范硬件建设，每年在财政预算中安排一定的经费，用于添置、更新保密工作需要的设备。根据我办保密工作的实际需要，采取缺什么补什么的原则。先后购置了密码文件柜、碎纸机、微机视频信息保护机、密码传真机等保密设备，这些设备主要配备在办领导办公室、 _、打字室、电脑室等保密要害部位。 我集团公司是根据广州市人民政府决定，在原广州市第一商业局撤销建制后分组出来，是广州市目前规模最大，在广州商贸企业中率先作为广东省第一批重点发展的大型商业企业集团。保密工作无论是原一商局，还是现在的广百集团公司，一直是由党政 _主管，办公室承担具体的日常工作，并没有专职保密员和兼职保密干部。作为一个承担保密管理日常具体工作的主管部门负责人，如何适应改革开放和市场经济发展的新形势，尤其是在机构、人员有较大变动的情况下，确保保密工作更好为经济建设和改革转制工作服务，将保密工作落到实处，我的主要工作和体会是： 一、发挥承上启下作用，争取领导重视支持的同时，通过各职能部门严格把好保密工作第一关。 办公室是一个综合管理部门，在承担保密管理工作中，既要对本单位领导和上级保密主管部门负责，又要承担对属下企业和各职能部室保密工作负具体的管理和指导之责，承上启下很多工作具体要落到办公室主任身上。围绕这个职能，我主要做好几项工作：一是积极主动、及时向主管领导汇报保密工作的同时，注重从抓好保密的基础管理、日常工作管理、保密队伍建设和保密制度建立健全，以及在保密工作更好地为经济发展和改革服务上真正抓出成效，用实际工作和成效取得领导对这项工作的重视和支持。二是注重加强与机关各职能部室的协调沟通，把保密工作首先落实在各职能环节上，如在密级公文和资料的印发，会议材料的管理，电子计算机、复印机、传真机等现代办公设备的使用，及对外宣传报道等方面，首先由各职能部门负责人严格把好保密工作第一关，并注意在日常工作的跟进和检查。三是加强对属下企业保密工作检查督促的指导，做好日常工作部署跟进的同时，定期或不定期有重点地及时抓好新组建，或在改革转制中机构 _较大的企业保密档案工作的全面检查和具体工作指导，保证保密工作的相应跟上。由于取得各级领导的重视，在集团公司转制，相当一批企业进行重组，企业解困工作十分繁重，管理人员面临不断精简的情况下，各级保密组织及时得到建立健全，保密工作队伍相应比较稳定，保密设施在力所能及的条件下不断有所改善，保密工作在集团公司领导和属下各单位的重视支持下得到较好的落实。如集团公司召开重要会议或研究重大事项、领导反复强调要做好保密工作；机关转制人员大幅精简时，保密工作人员没有削弱，而且相对稳定；在前两年集团公司机关搬迁新办公楼，公司研究安排各部室办公位置时， _首先考虑和确定保密档案室的位置，优先保证所需的面积，并多次督促施工人员要按保密要求做好保密档案室的。 二、发挥办公室综合部门的职能作用，将保密工作贯穿在经济和改革等各项工作的开展中。 办公室是一个为领导决策和实施决策服务的综合办事机构，拓展经营，推进企业的改组转制等很多工作，办公室主任都有参与事前研究和事中跟进。为使保密工作能贯穿其中，并落到实处，我们注意发挥好办公室自身的职能作用，除了每年有专题的保密工作总结安排，各大节日抓好保密宣传和工作检查外，在集团公司进行年度工作和安排中，不忘强调保密工作；在草拟和审改发出的公文和材料资料中，不忘跟进保密工作；在参与研究和跟进企业改革转制推进的过程，不忘落实保密工作，并尽可能将工作做在前，跟得紧。如集团公司转制后，属下的广州工业品贸易中心等多个站司相继停业清理，准备实施破产、关闭或合并重组，我们除在参与研究过程中注意做好各环节保密工作外，注重在机构变动，人员分流前及时督促企业落实好文件资料的清理清退、归档和交接，并在整个推进过程中，明确要求和跟进落实有部门和留守人员负责文件资料和企业档案的管理。由于工作做在前，跟进紧，这几年虽然有较多的机构大变动，人员亦在不断的调整分流，保密工作仍然得到有序落实。 浅谈办公室工作的特殊性与重要性 办公室，一个普通的部门，同时也是一个特殊的部门，它担负着承上启下的任务，是领导与基层间沟通的桥梁，是各个部门间协调的纽带。实践表明，领导的意见是否能得到有力的贯彻实施，单位的后勤保障是否足够、职工的文化工作是否开展得有声有 色如此种种，都取决于办公室工作的好坏，因此办公室主任这个岗位的责任尤为重大。 办公室工作的特殊性和重要性主要体现在其岗位的地位、职责和要求上。 一、 地位的特殊与重要 办公室是连接领导和其它科室的桥梁，保持目标任务正常运转的中枢、搞好协调的纽带。对办公室主任来说，其业务能力的强弱，办事程度的高低、指挥安排如何，都将直接影响单位各科室间的协调统一。 二、职责的特殊与重要 身为办公室主任，首先需要明确的就是自己的岗位职责。办公室主任的岗位职责主要包括以下方面： 1、熟悉党的方针政策，当好领导的参谋和助手； 2、收集各科室工作任务，为领导活动及时提出建议； 3、协调单位公共关系； 4、主持办公室工作、为各岗位分工、并制定工作职责和标准，并督促本室人员完成本室职责范围内的工作任务； 5、来文、来电、函件批处工作审核，以单位名义起草文、电、函； 6、起草单位半年、年度工作计划、和讲话； 7、监督单位印章使用； 8、组织单位职工大会、年度评比和表彰会议； 9、单位来宾接待、安排等工作； 10、接受上级交办的其它工作任务，提出分解落实建议； 11、单位档案管理工作； 12、协调、密切各科室工作关系； 13、办 _和筹备工作会议； 14、编制单位发展规划、年度计划和办公用品供应计划； 以上的几点，可以归为参谋、承办、管理、协调四大职能，其中，第1、2、3三点属于参谋职能。办公室主任的参谋职能大多的围绕领导决策进行的。主要表现在：第一，在决策形成过程中，在帮助领导全面了解单位情况、确定工作方向和重点，范围及程度上发挥参谋作用。第二，在决策实施过程中，在帮助领导及时了解工作进展情况、审时度势、强化控制上发挥参谋作用。第三，在决策实施过程结束后，在帮助领导正确总结经验、进行新的决策活动上发挥参谋作用。 第4、5、6、7、8、9、10点属于承办职能。办公室主任的承办职能大致三个方面。一是上级部门的。主要是指上级领导部门交付的事项，如工作调研、信息反馈、等，需要认真对待，按期完成。二是领导的。对于领导班子的决策、办公室主任要带领工作人员不折不扣地去落实。在工作中负有领导、组织、指挥和管理的责任，是第一责任 人。三是单位各科室的，单位职工需办理有关事项或对站内的意见建议，按程度应先和办公室取得联系，这就需要办公室主任根据实际情况去处理。总之，办公室主任对所负责的事项要高度负责，认真督办。一丝不苟，一办到底，落到实处。 第11点属于管理职能。管理职能主要是针对办公室的内部而言，集中体现在以下三个方面。一是文书管理。尽管站内文件并不太多，但围绕着公文的处理与保管而需要进行的撰稿、校对、印制、收发登记、立卷、归档等一切是必不可少的。办公室主任负责对文书工作统一领导，统一组织安排，负责督促、检查，把好质量关，防止滥抄乱送和形式主义。二是事务管理。办公室作为事务性办事机构，办公室主任作为这个机构的负责人，应该说是事无巨细，都要认真操办。如会议安排、领导用车、对外接待、办公用具以及为职工提供生活服务的有关事项。使办公室真正成为站工作的枢纽。 第12、13、14点属于协调职能。办公室主任履行协调职能，主要是抓好纵向协调、横向协调和内部 协调、所谓纵向协调，即指致力于上下级之间关系流融洽，上令下行，下情上晓，上下紧密配合，步调一致的协调工作。所谓横向协调，即指致力于任务分派、任务督办及融洽和谐各科室的协调工作。 四个职能部门不光是停留在口头上、理论中，更要实践到工作中去。具体如下： 当好参谋，既要能谋，又要善谋，努力做到参