OA办公系统方案书

标 联系电话：xxx 联系人:xxx目录一、产品简介2二、系统架构3三、系统价值3四、功能特色41.人力资源管理平台41.1人事管理系统41.2考勤管理系统41.3薪资管理系统51.4绩效考核系统52.签核流程管理平台52.1单据签核管理平台52.2公文流转63.知识管理平台63.1资料下载64.有效沟通平台64.1上下级交流区64.2主题交流区64.3站内短消息75 信息发布管理平台75.1即时新闻75.2信息发送75.3公告栏76目标管理平台76.1 目标管理76.2 项目管理77.行政办公管理平台87.1资产管理87.2会议申请与安排87.3车辆申请与安排88.常用工具88.1工作日历88.2在线瞬拍88.3视频监控88.4 问卷调查88.5 公式计算器88.6 天气预报9五、系统安全性91.数据安全92.加密保护93.账户密码安全9六、项目实施9七、培训计划10八、各模块报价方案10附录：10XXX品牌产品介绍10一、产品简介XXX品牌的OA办公管理系统，旨在帮助中小企业建立一个统一、整合的办公管理平台，规范员工的日常工作习惯、提高执行力，让每位员工在平台中各行其是，都可以成为管理者。OA办公系统主要包括：人力资源管理平台、签核流程管理平台、知识管理平台、有效沟通平台、行政办公管理平台、信息发布管理平台、工作流表单引擎、目标管理平台和常用工具，从各个方面完善中小企业的办公管理、提高企业的办公效率。二、系统架构三、系统价值1、 完整的办公管理模组，包括人事管理平台、签核流程管理平台、知识管理平台、信息发布管理平台、目标管理平台、行政办公管理平台、常用工具和工作流表单工具引擎，满足企业办公管理的各种需求；2、 工作流表单工具引擎可以根据企业管理流程而量身定制一套管理方案，满足公司管理的个性化需求；3、 设计灵活的权限管理方式，对企业各类信息实行分级保密，根据每位员工职位与角色不同在现实工作中各尽其责，可以在系统中得到完美体现；4、 OA系统的整合性，实现多平台的挂接，满足用户复杂业务自动化处理的需要；5、 完善的提醒机制，未读信息的提醒、待办工作的提醒以及个人办公桌面的自定义等人性化的功能设计，及时提醒处理重要和紧急的事务；6、 系统采用B/S架构，支持分账号多用户使用，有效解决企业跨地域，多分支机构的管理问题；7、 系统采用SaaS模式，模块化产品，正确满足企业需求，降低企业管理经费。四、功能特色1.人力资源管理平台1.1人事管理系统 可以根据企业实际情况设定公司的部门组织架构，部门组，方便企业分部门，分层级统筹管理； 详细记录员工的信息，包括基本信息、保险记录、教育履历、工作履历、家庭成员、在职培训、紧急联系人、奖惩记录、异动记录等，并且信息分级可见，有效保护员工隐私； 根据企业性质不同设定符合自身情况的职级、职务、职称、编制、合同类型、保险、生日问候语，并设置初始密码、合同到期提醒、工龄到期提醒、保险到期提醒、报表设定、员工可改内容设定、工龄计算方式设定、自定义栏位和招聘设定，栏位内容根据需要自行设置，方便灵活； 支持将已有人事资料信息(Excel文档)导入到CISS人事系统中，亦可将本系统的数据导出Excel文档，方便系统中人事资料数据初始化； 系统可记录各种人事异动，包括：部门异动、职级异动、职务异动、编制异动、停薪留职、返职、离职、合同异动等，并且相关设置可与单据签核系统挂接。系统每天会根据异动记录中的生效日期自动生效当日异动； 系统能够自动计算在职员工工龄，确保公司按照劳动法给予员工相应的带薪假及相应的薪资； 在员工生日当天可通过系统向员工发送祝福短信，体现公司人性化管理； 系统提供招聘功能，人事部门可以根据公司内部用人需要自行设定招聘岗位，筛选应聘者简历，完成面试录取工作，并可实现应聘人员的电子档案资料库； 多种资源分析图,详细分析了各种数据,由人事资料表可以设置人事资料、生日汇总、合同异动三大类报表，分别提供人事整体数据信息、员工生日汇总、合同异动情况汇总信息，根据需要设置不同栏位报表，供不同权限的员工浏览。 1.2考勤管理系统 根据企业情况可以自己安排工作日、作息时间、班次、假别、加班、签核步骤、签核提醒方式等，满足不同企业的各种考勤管理需求； 支持与考勤机挂接，自动导入员工在考勤机打卡的出/入厂记录数据，对于没有考勤机的企业可以使用网上打卡功能，保证出勤记录真实、有效； 支持将非考勤机的考勤数据制成Excel表导入到考勤系统中，亦可将本系统的数据导出为EXCEL文档 实现灵活排班功能，支持多班次、跨天班次、弹性班次等复杂工作时间的排班需求； 对于请假申请单灵活的多签核流设置，实现不同请假申请单应用不同签核流，同一请假申请单不同时数应用不同签核流； 支持加班时数上限（我国劳动法规定员工每月加班时数上限不能超过36小时），避免企业因疏忽而触犯劳动法； 当某员工的考勤发生异常时，系统会即时提醒员工，如: 出/入厂异常、加班异常等，针对考勤异常及时作出处理； 可即时查询考勤记录、出/入厂时间记录以及班次记录； 提供详细、准确、全面、实时的报表，含出/入厂异常报表、迟到报表、早退报表、旷工报表、请假报表、预报加班报表、实际加班报表、预报值班报表、实际值班报表、出差报表、外派报表、超时工作报表、每日出勤状况表、异常综合报表、考勤综合报表，考勤专员对公司考勤情况及时作出把握，也为薪资系统提供考勤数据。1.3薪资管理系统 记录每个员工的基本工资、保险基数、公积金基数等基本工资信息，可通过工资变更单实现工资调整，使员工的数据变更有据可查，便于各企业单位了解员工的各个基本工资信息状况； 系统支持多帐套管理，每个帐套可建立多个工资项目，还可根据公司自身需要为工资项目创建复杂的计算公式。针对多地办公企业，还可以实现异地财务人员分别管理当地员工工资，满足企业不同人群应用不同薪资发放规则的需求； 系统同时可对企业的计时、计件工资进行管理，方便相关人员维护此类数据； 与考勤系统和绩效考核系统挂接，可以将计算工资所需要的考勤数据以及绩效分数带入到工资表，参与到工资计算； 工资核算时，系统能够用Excel表或引用其他月份工资的形式，对指定的工资项进行批量导入，方便财务人员工作，保障数据的准确性； 生成工资表时，系统会根据工资帐套设置自动算出员工的实发工资，并支持数据的引入和打印等功能，便于财会人员的操作； 工资表建立=工资表审核=工资发布=工资发放，严格遵循企业薪资发放步骤，保证薪资发放过程准确无误； 财务人员可以建立相关报表以便查看和汇总员工的工资情况。1.4绩效考核系统 支持KPI分解、非KPI分解、不可分解三种考核方式，并且可以设置考核表架构组合使用，可根据企业的实际情况，支持不同部门、不同工种的员工使用不同的考核标准及考评得分公式算法； 分别自定义考核人和被考核人，符合企业现实绩效考核需求； 自定义考核者所打的考核分数占总得分的比率，实现考核分数的比例合理； 支持逐级考核和同步考核两种考核方式，根据考核方式不同控制打分顺序，根据需要实现打分公平合理化； 自动生成绩效考核结果表，并且可以查看详细模式，被考核人对考核整个过程心知肚明； 灵活表头设计，支持将考核栏目进行分组管理； 与目标管理系统自动挂接，可以把目标管理系统中的任务设定为该绩效考核系统的考核指标； 每个人除了可以查看自己的考核结果外，根据权限的不同，还可查询自己权限范围内的其他人员的考核结果。 2.签核流程管理平台2.1单据签核管理平台 实现企业单据申请和审批的电子化流程，系统提供一般企业常用的单据，包括物品申购单、借款单、费用支付表、出差申请单、差旅费申报表、印章申请单、离职申请单、长事假申请、复职申请单、解聘申请、人事异动单、请假申请单等； 如果以上系统提供的单据还不能满足，本系统还支持DIY单据，可根据企业自身现有的管理单据架构，设置自定义单据，并且可自定义单据的内容、签核流程和样式，并且可以设置各栏位浏览、填写权限，使得整个签核过程权责分明； 支持网页、手机WAP、手机短信多种签核方式，解决异地办公和主管经常出差、不能及时签核的问题，保证签核流顺畅运行； 当签核人出差在外、请假不能在公司履行职务时，可设定由其它人代理签核工作，以免耽误签核进程； 可对已有单据进行筛选、存档及打印，针对打印文档可以请单据相关人员签字，对签过字的纸面文档作为公司具有法律效力文档保存； 根据使用者的不同，设定不同的单据申请权限、代填写权限及可监控全部单据权限； 管理者可监控系统中的所有单据，单据的申请、签核操作结果可及时通知相关人员，信息及时反馈。 2.2公文流转 对公文的拟稿、催办、流转、传阅、公告、归档进行电子化管统，方便灵活的定义公文流程，使之满足企业个性化需求； 支持公开公文和私密公文，对于保密级别较高的公文，即使是模组管理者也不能看到； 支持文本正文、Word正文，电子签章、手写签名功能，可以直接编辑成正式公文格式，满足各种撰写和审批需求； 提供发文号功能，方便机关单位对公文的管理，发布后的公文只能浏览不可修改，公文更具法律效力； 完善的提醒机制和跨网特性，短信、邮件的提醒方式让公文审批流转过程更顺畅； 支持公文分类管理，不同部门可应用不同类别的公文，并且不同类型的公文支持特有的签核流程； 对每次修改的公文保存留档，并提供方便的版本比对工具。3.知识管理平台3.1资料下载 对企业的资料文档、学习材料等电子文档进行统一管理，并可为不同类型的文档进行分类； 针对不同类型的文档进行权限分配，根据企业实际情况，正确分配文档的管理和浏览权限； 上传的资料可以对平台内部员工开放，也可以对网站会员、访客开放； 未浏览过的资料，系统有new标识提醒； 可与公文流转模组挂接，对其相关文档直接归档。4.有效沟通平台4.1上下级交流区 实现主管与下属、管理员与会员之间一对一交流，具有很强的私密性，直接完成任务下达以及问题的反馈，只有交流区的参与者和管理员可以查看到交流信息； xxx品牌交流。实现一对一在线交流、短信交流、E-mail信息互通，并且与Skype挂接，交流方便及时； 可以通过信息群发、信息定时发、批量发送、手机群发向交流区中的参与者发送信息。4.2主题交流区 专业的交流工具，实现多人同时在线交流、实现信息交流的准确性，交流信息存储在平台中，出现问题有据可查，支持短信交流、E-mail交流； 支持电子白板、文件共享、PPT同步浏览、协同工作、问题与解答、截屏、同步发送、快速留言、快捷键设定，并且与Skype挂接，实现异地召开网络会议； 交流区中可上传任意文档，参与人可随时浏览、下载，实现文件在交流区的共享； 设定主题交流区默认参与者，可作为企业稽核人员参与所有的交流区； PPT同步浏览，支持PPT文档的在线播放，具有翻页、锁定、同步等功能。 4.3站内短消息 员工可以用站内信的方式给企业员工或会员发送消息，内容保密； 一次可向多人发送短信息，还可携带附件； 短消息内容可以手机短信的方式同步发送到接收者手机上，方便异地接收。 5 信息发布管理平台5.1即时新闻 为公司新闻提供统一管理的平台； 可以将企业发生的相关事件信息即时记录，提供企业相关人员浏览查看。5.2信息发送 信息发送模组可以对员工、会员、通讯录中的人员用手机短信和E-mail的方式发送信息，发送模式包括即时发送、定时发送、批量发送，使信息传送无障碍。5.3公告栏 取代传统“小黑板”公告模式，将企业的相关公告及时的发布给企业员工； 对公告的人员浏览情况进行管理，可以查看到公告信息已阅读人员； 对具体公告进行置顶操作，将重要公告放置在显眼位置； 支持公告内同向员工邮箱同步发送，确保信息及时通知到员工。6目标管理平台6.1 目标管理 制定公司目标任务，可以按年、季、月将企业目标进行层层分解； 完整的目标设定和审批流程； 将设定好的目标分解为任务，并且任务可责任到人； 真对目标的内容可以对工时等做相关汇总，汇总格式可自行设定，直接计算出需要的汇总数据； 员工填写日报，各级主管都可以浏览日报，并进行日报置评，让企业管理扁平化； 设定相关稽核机制，包括对未填写日报的员工、未进行置评的主管的稽核，督促员工及时汇报相关工作。6.2 项目管理 根据企业承担项目进行立项，支持完整的立项申请和审批流程； 员工填写日报，各级主管都可以浏览日报，并进行日报置评； 针对内容格式对项目工时等进行相关汇总，汇总条件可自行设定； 系统支持用单据签核系统进行项目费用审批，并将审批通过的单据费用自动汇总到项目管理中； 设定相关稽核机制，包括对未填写日报的员工、为进行置评的主管的稽核，方便主管做稽查，促进员工每天按时填写日报； 针对项目会议，即时进行相关记录； 将项目管理与工作日历进行挂接，对项目参与者的待办事项及时提醒。7.行政办公管理平台7.1资产管理 管理企业固定资产，并且可以根据企业的固定资产性质，自定义相关栏位； 根据企业情况，可自定义设置不同的查询和浏览格式，方便使用者查询操作； 通过权限设置，分配各查询格式下的相关权限。7.2会议申请与安排 对企业的会议室进行统一录入，包括会议室规格，设备、负责人等； 完整的会议申请与审批流程，统筹管理企业会议室，使得公司会议室可以有序使用，避免部门之间因为协调好而带来不必要的使用冲突。7.3车辆申请与安排 可对企业用车进行统一管理，包括自用和外借，并对费用进行统计； 完整的借车、回车流程，合理管控公司车辆。8.常用工具 8.1工作日历 对日常工作、例行任务作出计划与安排，到时对计划的工作作出相应提醒； 与项目管理、目标管理做挂接，提供项目日报填写入口，浏览日常事务的同时方便日报的填写； 以日历形式展现工作安排，工作计划一目了然，以防因日常琐碎事务而遗忘未来要做的重要事务。 8.2在线瞬拍 在线抓取瞬拍图片，并且将图片在服务器做保存，可以查看过去现场情况记录； 通过与会员管理模组的挂接，实现会员可以时时查看相关的瞬拍图片。8.3视频监控 支持与监控设备挂接； 即时查看各个监控点情况。8.4 问卷调查 自定义问答形式类别，以及问答内容，对关注的问题做调查，及时统计大众针对某个问题的看法。8.5 公式计算器 根据实际情况定义变量栏位，通过自定义的公式计算出相应的结果。8.6 天气预报 自定义在平台上显示某些地区的天气预报，并且可以设置将关注地区天气放到顶部。五、系统安全性1.数据安全 系统使用RedHat Linux 系统，无病毒困扰，安全可靠。Linux系统是专业做服务器的操作系统，没有病毒困扰，并且系统相当稳定，不会因为系统原因自动关机； 系统采用完善的备份机制。数据库使用MySQL 数据库同步复制技术，快速切换故障点。采用本地机房、异地机房多种冗余备份手段，保障数据安全； 采用专业防火墙，具有状态检测，应用层过滤，入侵检测等功能； 与国内一流机房（北京世纪互联）合作，保障线路质量。2.加密保护 采用MD5技术对登陆账号密码进行加密，防止密码被盗用； 可采用HTTPS网路安全协议，确保数据在互联网传输过程中的安全、可靠，保证数据不被非法窃取。3.账户密码安全 提供多种系统级安全设置：设置强制用户初次登陆时修改密码、设置错误登陆次数限制、设置登陆时获取用户机器Mac地址、设置用户登陆受IP地址限制、设置用户登陆受时间段限制、设置不允许同一账号重复登陆； 系