商管作业流程.ppt

商管作业流程,流程目录,收货流程退货流程换货流程,收货流程,一、收货先决条件二、相关部门工作职责三、收货前、中、后作业四、商管日常作业通则,收货流程,一、先决条件情况1：收货区域设置双闸门控制的收货笼，且闸门必须部分为镂空，以便厂商于收货笼外可清楚观测收货区域，并设立复检区及收货暂存区。建议:如果闸门为非镂空,建议在闸门外侧标示“闸门关闭收货中,闸门打开厂商可卸货.情况2：用地线规划收货区域.注：地线及区域名称应由店养护科于地面作明显标示.二、相关部门工作职责1、咨询部1.1必须设定：杂货、百货等处验收数量不得大于订单数量（生鲜处、散货、及部分日配以永续订单方式下订商品除外）。1.2有效订单期间系统设定：实际交货日期不得超过订单上交货日期之后七日。注：1.1物流商品、TC合单商品验收数量可大于订单数量。1.2物流订单、TC合单订单、全国订单不受七日限制。,收货流程,2、商管科2.1科主管全权负责收货科内商品的进出流程，营运部门不得左右其决定。2.1.1全权负责商品百分之百明细验收。2.1.2生鲜品质的查验，由生鲜营运主管（组长级以上）主控。建议：为保证商品品质生鲜品质查验人员应为主管及其职代，不可指定很多人员。2.2全权负责电脑系统内验收数量的维护。2.3科主管负责联络营运主管，以便确认是否接受有效订单但未按计划表时间的到货。2.4科主管必须负责核对厂商送货单是否与验收单相符合。注：核对完毕后敬请于整本验收单之封面签名，且需在交营运核对前完成核对动作，参见教材第16页4.1.4和4.1.5，请点击2.5必须依据捷龙销售最小单位准确清点数量。,收货流程,2、商管科2.6必须以手持终端机扫描单品条码，并将实际收退货数量正确键入电脑。注：在商管保证收货正确的前题下，以不闲置手持终端机为标准。2.7必须知会营运部门任何异常到货（不明条码、错误容量、错误包装入数等等）。注：使用的收货异常登记表，大部分店都有使用，现未使用店别也需于新流程执行日开始使用，格式自定，最好以科为单位登记，便于反应给营运和商品部。3、防损科3.1必须在与商管科主管确认后，回绝无文件或文件不全的到货。注：厂商送货应附之文件明细在3.1.1讲解。阅读，请点击3.2控管到货车流并予以登录。3.3必须抽查到货（参看防损科程序）。注：3.4在厂商离开时必须检查车辆内部（货车在离开收货区时必须开启门）。3.5退换货、物品携入/出、商品报废另由其他防损科人员办理。注：执行有困难，但请先执行。目的是看收货的防损科人员就只负责控管收货。,收货流程,4、输入小组必须每天追踪订单的到货情况，必要时通知营运催促厂商及时送货。三、收货前、中、后作业1、收货时间表1.1好的进货流程需要良好的收货时间表。1.2依各店时间订定收货时间表。1.3必须告知所有厂商我们的收货时间表。1.4收货时间表必须悬挂在收货区入口处。1.5逾时收货必须事先取得店长同意。2、收货前，商管必须2.1确定卸货区两侧卷门操作正常，且为关闭状态。2.2确定卸货区及周遭区域净空，同时空纸箱及垃圾都在其标示区域内。2.3确定有足够库存的栈板及周转箱。,收货流程,2、收货前，商管必须2.4检查电脑系统及手持终端机是否就绪，可开始进行收货作业。2.5确定所有手持终端机已全数充电供全日使用。2.6检查磅秤是否准确。注：检查磅秤需做登记，平时检查方法商管主管自定，电脑科应定时安排检查。2.7确定安全警卫已在定点。2.8任何人若无商管科主管同意禁止进入收货区及收货办公室。3、收货时3.1货车抵达时，防损人员必须3.1.1检查厂商或司机是否有收货文件传真订单及盖有厂商（或托运公司）印章的送货单。（非每月二次发送对账单、以发票请款之厂商，则需提交请款单）返回教材第6页，请点击注：经与财务确认现总部没有需提交请款单给分店再转交财务的厂商。每月二次发送对账单是指公司每月电脑自动传真二次对账单给厂商，厂商确认后请款。3.1.2检查传真订单是否为有效订单（实际交货日期不得超过订单上交货日期之后七日）。,收货流程,3、收货时3.1货车抵达时，防损人员必须3.1.3控管车流并在车辆管制登记表上登录：厂商名称、货运名称、相关部门、车牌号码、司机姓名、抵达离开时间、备注。注：货运名称是指托运公司名称,如果由厂商自已送货则无需记录货远名称.3.1.4要求厂商或司机携带收货文件（传真订单及送货单），前往收货区。3.1.5若有例外情况，防损人员通知商管科主管，商管科主管则通知营运部门处长级以上主管决定是否接受到货。注：商管人员需看到验收单上营运部门处长级以上主管的签名同意后方可收货，所缺之文件厂商需补回，商管和营运都需追踪。3.1.6指派收货笼给厂商，同一收货笼不得同时验收两家及以上厂商商品。3.2商管必须3.2.1商管人员调出验收单之前，需查看厂商或司机的传真订单及送货单。,收货流程,3.2收货时，商管必须3.2.2根据所投订单号码调出验收单。3.2.3生鲜、散货、日配除外的所有部门，假使送货单上数量大于订单数量，商管助理应告知收货人员回拒任何超送的数量。3.2.4生鲜、散货、日配，只能按公司认可的上限超收重量（不得超过订货数量的20%），否则需经处主管签核。3.2.5操作卸货区的闸门时，必须遵循下列规则：两道闸门不可同时开启卸货时：开启外侧卷门，内侧卷门为关闭状态。卸货后：关闭外侧卷门后再开启内侧卷门，收货人员进入收货笼；若全店上月盘点损耗（不含生鲜处）超过营业额3，则厂商或司机卸货后，需退出收货笼，不得与收货人员会同初检。建议：当闸门坏了可如此操作，商管可制作”收货中不可卸货“（存于安全处、厂商卸货后挂于闸门外侧）和”已收货可拉入“（也存于商管处，收货后也挂于闸门内侧），待货拉入后由拉货人或防损科人员收回两牌归于保存处。3.2.6在卸货当中，厂商或司机必须依单品整齐堆放以供查验。3.2.7商管应通知营运复检人员准备验货复检。,收货流程,3.3商品初检时，商管必须3.3.1如到货有下列任一情况，不得验收：未盖厂商（或托运公司）印章的送货单、手持终端机无法辨识的条形码、商品上无条形码。3.3.2如果验收单上很清楚的列出搭赠品，收货科人员必须按该次到货品项之搭赠比例先清点搭赠品。3.3.3生鲜处、散货：电话联络营运科主管，小心品质数量并以磅秤称重。记得扣除容器重量。3.3.4收货人员在清点数量后，必须扫描单品条形码（如果无法刷入条形码，应于电脑查询再次确认）。如条形码是厂商黏贴上去的，必须确认手持终端机显示的商品说明与实际商品无误。若商品说明与商品本身不相符合，应予以拒收。注：以防止厂商以次充好、以小充大或以未建档商品充当建档商品逃避新品上架费用。3.3.5如厂商包装内含多个捷龙销售单位，应拆箱检测商品条形码、品名、数量。,收货流程,3.3商品初检时，商管必须3.3.6专业性、高单价或易丢失的重要性商品（如CD碟、卡带、服饰、保养品、高级笔类、生鲜商品等），需由营运人员与收货人员同时检测点收。注：总部先依举例执行.保养品是指化妆品中的护肤品（化妆品分为护肤品和彩妆）3.3.7生鲜收货若无生鲜科主管签名同意，不得因品质问题拒收货物。3.3.8生鲜品质是生鲜科主管的永久职责。3.3.9收货人员必须将实收数量正确、规范地填写在验收单上之初检实收栏位并签名。3.3.10收货人员必须确保验收品项及实收数量的正确性，并将已经初检商品移放于复检区（若因商管面积过小，未设复检区，则将商品留放于收货笼内，等待复检）。,收货流程,3.3商品初检时，商管必须3.3.11拒收瑕疵品，将损坏品数量注明在送货单上。3.3.12如作废验收单，须于该单上注明“作废”字样及作废原因，同时确认验收单号码已由电脑印出，否则应填上单号，将单据归入作废验收单档中。注：作废单据只是暂存于作废验收单档中，于4.1.3有说明作废单据需依流水号与正常验收单装订一起。3.3.13逾时收货须经店长核准，由商管指派收货人员或由店值班会同营运人员、防损科人员以订单传真件验收商品并签名，次日由商管根据夜间收货订单列印验收单，填写验收数量并签名。注：逾时收货须填写延迟收货申请单在1.5已有讲解，我们再回顾一下说明点。查看，请点击3.4商品复检时，营运部门必须3.4.1营运部门各处需指派复检人员，每天固定至商管负责监督商品初检及执行复检工作。建议：各处指派复检人员（生鲜科主管需参予收货故无须另外指派复检人员）建议由各科轮流派人，且各处应于每月月底排定下月复检人员明单并复印一份给商管科和防损科。,收货流程,3.4商品复检时，营运部门必须3.4.2营运复检人员必须核对商品条形码、品名及清点数量，并核对验收单上初检数量，无误则将复检数量填写在验收单上之复检实收栏并签名。3.4.3若复检数量与初检数量有差异时，须当场会同收货人员及厂商或司机进行点数，将会点确认数量填写在验收单上之复检实收栏位，并于验收单或送货单错误数量上划“”，在其旁边填写正确数量后，三方于更正处签名。注：所有错误数量都要划“”并在旁边填写正确数量、三方于更正处签名，请看3.5.1。3.5商管必须3.5.1确认所有收货文件（送货单、验收单）上数量无误后，加盖收货章。3.5.2收货人员、营运复检人员及厂商或司机在验收单上签名。3.5.3将送货单、验收单厂商联交给厂商或司机。提醒：与旧流程不同厂商联需于复检完成后方可将“验收单”交给厂商或司机。3.5.4将验收单与送货单装订一起。,收货流程,3.5商管必须3.5.4将验收单与送货单装订一起。3.5.5将商品拉入收货暂存区，容易丢失或高单价商品需立即由营运人员移至仓库妥善保管。3.6防损科必须3.6.1在厂商离开时，检查车辆内部是否有任何捷龙的资产或本公司商品在里面。4、收货后4.1商管必须：4.1.1在电脑上输入实际收货数量。4.1.2列印每日进退货明细表，将其与验收单、送货单装订一起。4.1.3商管晚班人员需列印进退货清单，将因打印跳号或作废而造成缺单情况及不连续流水号原因标注于上，作废单据需依流水号与正常验收单装订一起。,收货流程,4、收货后4.1商管必须4.1.4商管科主管必须核对确认所有收货文件。返回教材第5页4.1.5所有文件隔天早上一起交给营运部门。注：商管科主管需在交营运核对前完成核对动作4.1.6将营运部门每日复核完毕之收货文件送交财务。4.2营运部门必须4.2.1处主管每天在收到文件时，立即在进退货清单上签收。注：可有两种操作方法1：打印两份进退货清单，一份与验收单一起装订存档，一份用于商管与营运部门的签收存于商管科；方法2：打印一份进退货清单，先用于签收后与验收单一起装订存档。4.2.2核对所有收货文件。4.2.3核对完毕后在每日进退货明细表上签名，于当日（即收货完成后第二天）交回商管。注：由处主管签收，收货文件的核对和每日进退货明细表上的签名仍由各科主管于收货第二天完成。,收货流程,4.3收货后，财务人员必须4.3.1收到商管每日进退货明细表等收货文件后复核。4.3.2如文件有任何不符之处，财务人员必须立即调查。四、商管日常作业通则1、每日1.1在收货作业当中1.1.1保持垃圾处理区、纸箱弃置区、及整个收货区的清洁。1.1.2密切注意合约商是否按时收集纸箱。1.1.3商管科主管必须随时抽查收货作业。1.2关闭商管科时1.2.1将所有手持终端机放入充电槽。1.2.2确保所有的拖板车都已在空拖板车区归定位。1.2.3系统已关闭，商管科办公室已上锁。1.2.4确保卸货区及周遭区域净空。1.2.5所有铁卷门都已放下。1.2.6确保所有应充电的电动器材都已插上电源。,收货流程,2、每周2.1列印并控管科别进退货验收单检查表。注：科别进退货验收单检查表。观看列印科别进退货验收单检查表之界面，请点击2.2将报表交给财务部门。对出现在报表上的不连续验收单应标注原因。3、卫生管理规则、保存期限、及地方法规3.1卫生管理规则应依地方法规制定。3.2商管全权负责保证验收商品符合公司的最低保质期限60%。3.3确保所有商品包装符合地方法规。,收货流程,4、其他4.1收货人员在验收下列货品时必须在其他相关表单上签名验收，如：物品携入/出明细表：展示商品、试吃品、专柜商品请购单：费用及资产补损耗验收单：补损耗商品；赠品验收单：赠品。4.2如为展示商品或试吃品，商管科必须在商品上加贴相应标签。注：现各店最常见的现象是清洁用品之化妆品的“试用品”无标示，此部分商品单价高，故需加强检查并对促销人员加强教育“试用品”需经过收货区使用物品携入/出明细表由商管人员加贴标签后方可拿至卖场使用。,商管退货作业流程,一、退货先决条件二、厂商抵达前相关工作事项三、厂商抵达后相关工作事项四、厂商离开后相关工作事项五、厂商未抵达相关工作事项,退货流程,一、先决条件1、在仓库内，靠近收货科的地方，设立退货暂存区。建议：若店不采用先将商品退给商管的流程，则各科应设立各自的退货暂存区，以杜绝退货当天还需到处找商品之现象。2、任何退货商品均须要有退货单。二、厂商抵达之前1、营运部门必须：1.1准备需退货之商品（如：即将清场、季末商品或商品部通知限期退回商品），并装箱。1.2填写手填退货单。1.3整单退货金额在2000以下，由科主管核准；20005000元，由处主管准；5000元以上，由店长核准。提醒：核准权限降低啦！商管人员必须控管以分单填写来降低核准权限之违规行为（可参考同一厂商同一天的退货单张数来判断，报告科主管处理）。1.4将核准后之手填退货单送交店输入小组。1.5若商管有退货暂存区，营运可将退货商品连同手填退货单先退给商管。,退货流程,1.5若商管有退货暂存区，营运可将退货商品连同手填退货单先退给商管。注：商管人员和营运人员都需于手填退货单上签名确认（故正式退货单上只有商管、防损、厂商三方签名），数量如有修改，敬请双方签名确认。1.5.1营运、商管依手填退货单查验商品与数量后，须对其进行封箱，并在封口处签名确认。1.5.2商管将封箱退货商品保存在退货暂存区，并负保管责任。厂商前来退货时，无须再知会营运部门人员。2、店输入小组必须2.1检查手填退货单需经相应主管核准。2.2依核准之手填退货单将退货申请资料输入电脑。2.3由电脑自动核对厂商货款余额，如余额足够，则将退货流水号写手填退货单上，并将手填退货单传真给厂商，通知其前来办理退货；如余额不足，则将手填退货单退回营运。,退货流程,2、店输入小组必须2.4若整单退货金额在500元以上，需取得厂商书面退货同意（厂商可于收退货时提交商管，或回传盖有其公章之手填退货单），并于厂商前来办理退货前，送交商管。3、厂商抵达之前，商管不得事先列印退货单。三、厂商抵达之后1、厂商必须持我方手填退货单传真件（整单退货金额在500元以上，需盖有厂商公章），商管核实其身份后方可办理退货。2、同一厂商同时办理收、退货时，须遵循“先退货、后收货”原则。3、商管人员必须3.1列印退货单（一式三联：第一联存根联，第二联营会联，第三联厂商联）。（若厂商货款余额不足，则无法列印）观看列印退货单之界面，请点击3.2通知营运部门准备退货；已保存在退货暂存区之退货商品，则无须再通知营运人员。,退货流程,3、商管人员必须3.3通知营运人员将退货移至卸货区。3.4通知防损人员前来查核退货。4、防损人员必须4.1与商管人员、营运人员、厂商或司机一起，依据退货单查核退货单品明细及清点数量；已保存在退货暂存区之退货商品，则无须与营运人员会点。4.2于退货单上注明厂商车号；若无车号,需确认取退货人身份,并于退货单上注明身份证字号。5、商管人员必须5.1确认实际退货商品与退货单是一致的。5.2确认实际退货量不得大于退货单上相应品项所申请的退货量，以避免造成退货金额超出申请金额。注：依原总部操作实际退货量不大于申请的退货量即可。5.3在退货单上填写实际退货数量。5.4会同营运人员、防损人员、厂商或司机在退货单上签名。,退货流程,四、厂商离开后1、商管人员必须1.1在电脑上输入实际退货数量。1.2列印每日进退货明细表，将其与退货单装订一起。1.3商管晚班人员需列印进退货清单，将因打印跳号或作废而造成缺单情况及不连续流水号原因标注于上，作废单据需依流水号与正常退货单装订一起。注:作废单据一式三一起存档.1.4将所有退货文件，连同进退货清单一起，在隔天早上送交营运部门。1.5将营运部门每日复核完毕之退货文件送交财务。2、营运部门必须2.1每天收到退货文件时，立即在进退货清单上签收。2.2核对退货文件，并于每日进退货明细表上签名，当日交回商管。3、财务部门必须3.1收到商管每日进退货明细表、退货文件后复核。3.2如文件有任何不符之处，财务人员必须立即调查。,退货流程,五、厂商并未前来1、如厂商未准时前来或拒绝收取退货，商管人员必须于当日知会营运部门。2、店输入小组需列印逾期退货清单，与超过7天未来领取退货厂商确认何时可来收取退货。3、厂商超过约定日仍未来领取退货时，店输入小组则再列出载有约定收取退货日期的逾期退货清单，经店长签核后，传真予商品部与厂商联系处理。4、盘点日，商管退货暂存区需清空，所有未退货商品需返回该科列入盘点。,商管换货作业流程,1、适用范围2、厂商抵达前相关工作事项3、厂商抵达后相关工作事项4、换货单领用及控管,换货流程,1、适用范围：1.1限于：已支付货款之商品或合同约定为不可退货之商品(由商品部及时提供相关资料至各店商管科)。建议：不可退货之商品可通过商品基本资料进行查询。1.2其他商品需以退货处理，以利控管。2、厂商抵达之前2.1营运部门必须2.1.1填写商品换货单（一式三联，第一联商管联，第二联厂商联，第三联营运联）。2.1.2换货核决：换货总金额在500元以下，由科主管核准；500-2000元，由处主管核准；2000元以上，由店长核准。（生