办公自动化系统培训

.,武汉船舶职业技术学院办公自动化系统培训,湖南青果软件有限公司二零零八年十一月,.,武汉船舶职业技术学院办公自动化系统,输入网址：7/kingooa,(图一),.,系统登录,在（图一）中输入个人的帐号和密码，即可登录系统。,(图二),.,培训内容,一、系统维护二、日常办公三、行政事务四、会议管理五、活动管理六、信息资讯七、档案管理八、个人事务,.,1.1系统维护流程定义,图一,.,进入图一界面后，单击新增按钮，即可出来下图对话框，填入相关内容后保存即可完成一个新的流程的定义,.,1.2系统维护环节定义,图一,.,进入图二界面后，单击新增按钮，即可出来下图对话框，填入相关内容后保存即可完成一个流程下面的一个环节的定义,.,1.3系统维护流向定义,图三,.,进入图三界面后，单击新增按钮，即可出来下图对话框，填入相关内容后保存即可完成流向的定义。流程定义就是将定义的多个环节连接起来，使流程能后按照指定的流向完成日常办公,.,2.1日常办公,涉及发文(决定/通知/请示/报告/通报/批复/公函)，收文等的处理。以发文流程为例：,拟稿,开始,签批,用印,分发,结束,提交,提交,提交,提交,退回,退回,退回,.,月度工作计划流程,拟稿,开始,部门审核,分发,结束,提交,提交,提交,退回,退回,.,2.2拟办工作：,发文拟稿人登录办公自动化系统，打开“日常办公”“拟办工作”，出现如下图所示(图1-1)。,（图1-1）,.,在(图1-1)中点击“新增”按钮,来发起一项工作，出现如下图所示(图1-2)。,（图1-2）,.,在(图1-2)中，选择“发文/发问流程”，然后单击“确定”按钮来新建一项通知工作，出现如下图所示(图1-3)。,（图1-3）,.,其中“保存”按钮，暂时保存当前工作，不提交到下一环节，当需要对该通知重新编辑时，可在“拟办工作”(图1-1)中双击该记录并单击“修改”，即出现(图1-3)所示页面；“提交”按钮，提交到后续环节，当前记录自动消失，并出现在“转发工作”中(图1-6)；“编辑正文”按钮，编辑通知的正文；“流转历史”按钮，查看本项工作已经办理过环节的情况；“流程说明”按钮，查看本流程的说明；“环节说明”按钮，查看本环节的说明。,.,在(图1-1)中点击“新增”按钮,来发起月度工作计划，出现如下图所示(图1-4)。,（图1-4）,.,在(图1-4)中，选择“发文/月度工作计划”，然后单击“确定”按钮来新建一项发文工作，出现如下图所示(图1-5)。,（图1-5）,.,2.2待办工作：发文审稿、签收等办理人登录办公自动化系统，打开“日常办公”“拟办工作”，如图(1-6),图(1-6),.,在(图1-6)中，选择“处理”，若工作流程为“发文/发文流程”出现如下图所示(图1-7)。左上角显示的为办理人所处的环节。,(图1-7),.,在(图1-6)中，选择“处理”，若工作流程为“发文/发文流程”出现如下图所示(图1-8)。左上角显示的为办理人所处的环节。,(图1-8),.,2.3在办工作:打开“日常办公”“在办工作”，即可显示在办理的工作，出现如下图所示(图1-9)。此菜单显示的数据为：已经签收倒是还未办理的工作。,图1-9,.,单击(图1-9)中修改按钮，即可显示(图1-10)，再对此工作进行修改与提交。,图1-10),.,2.4已转发工作：打开“日常办公”“已转发工作”，即可显示已办理的工作，出现如下图所示(图1-11)。,(图1-11),.,选中图1-11中，某一已经转发的工作，单击“撤销”按钮，即可显示图1-12，此工作在被下一个环节的办理人签收之前，若单击确定即可撤销已经办理的工作。,图1-12,.,2.5委托办理：当您因某些特殊原因，一段时间内无法处理工作时，可以通过委托办理实现工作的委托，将处理任务及其权限授予指定的用户。在日常办公模块内，单击“委托办理”菜单项，即加载委托办理。填写委托内容，包括受托人、委托内容、起止日期，是否立即更新等。委托内容是指系统流程定制模块内已定义的所有流程，不含系统其他功能。(如图1-13),(图1-13),.,2.6已办工作：打开“日常办公”“已办工作”，此功能只是查看,图1-14,.,2.7流程监控催办是指一个文档在处理过程中，因某些特殊原因，经办人没能在流程规定的办理期限完成处理并提交，通过系统向经办人发送信息，敦促其迅速完成处理，该功能只对流程监控人开放。,图1-15,.,单击“催办”按钮，如图1-16所示，填写好内容，单击“确定”发送催办消息，单击“取消”放弃发送催办信息。,图1-16,.,单击“换人”按钮，如图1-17所示，单击橙色的人形图标，选择新办理的人员，点“确定”，即可完成工作的转接。,图1-17,.,二、行政事务,1、领导日程：开始日程安排日程安排提醒结束；2、报刊订阅：开始订阅登记订阅信息结束；3、值班管理：开始值班安排值班信息来电登记来电信息结束；4、来访管理：开始来访登记来访信息结束；5、信访管理：开始信访登记信访信息结束；6、用章管理：开始用章登记用章信息结束；7、用车管理：开始用车登记用车信息结束；8、用餐管理：开始用餐登记用餐信息结束。,.,1、领导日程：,日程安排：行政秘书登录办公自动化系统，打开“领导日程”“日程安排”，点击“新增”按钮，出现下图所示（图2-1-1），在该窗体中输入标题、内容、选择时间、输入地点、选择执行人以及相应的提醒方式，然后点击“保存”，即完成领导的日程安排。,（图2-1-1）,.,2、报刊订阅：,订阅登记：行政秘书打开“行政事务”“报刊订阅”“订阅登记”，然后点击“新增”按钮，出现如下图所示(图2-2-1)输入报刊名称、邮发代号、选择订阅类别、选择订阅期限、选择订阅部门、订阅人以及订阅费，然后点击“保存”，即完成订阅登记。,（图2-2-1）,.,订阅信息：以订阅人身份登录办公自动化系统后，打开“行政事务”“报刊订阅”“订阅信息”，点击“检索”按钮，即出现与自己有关的订阅记录，然后点击备注栏中“详细”即出现如下图所示(图2-2-2)。,（图2-2-2）,.,3、值班管理：,值班安排：打开“行政事务”“值班管理”“值班安排”，点击“新增”按钮，出现如下图所示(图2-3-1)，输入值班名称、选择值班时间、输入值班地点、选择值班人员，然后点“保存”，即完成值班安排，并且可以对安排过的值班信息进行修改和删除。,（图2-3-1）,.,值班信息：以值班人员身份登录系统，打开“行政事务”“值班管理”“值班信息”，点击“检索”按钮，即出现与自己有关的值班记录，点击“详细”，出现如下图所示(图2-3-2)。,（图2-3-2）,.,来电登记：值班人员打开“行政事务”“值班管理”“来电登记”，点击“新增”按钮，出现下图所示(图2-3-3)，在该窗体中输入来电人、选择来电时间、来电内容和备注等信息，然后点击“保存”按钮，即将来电信息登记完毕。,（图2-3-3）,.,来电信息：打开“行政事务”“值班管理”“来电信息”，点击“检索”钮，出现如下图所示(图2-3-4)。,（图2-3-4）,.,4、来访管理：,来访登记：打开“行政事务”“来访管理”“来访登记”，点击“新增”按钮，出现如下图所示(图2-4-1)，选择来访时间、输入来访人员名单、输入来访事宜、选择接待人员和接待部门，然后点击“保存”，即完成来访信息登记，并且可以对保存的来访信息进行修改和删除。,（图2-4-1）,.,来访信息：打开“行政事务”“来访管理”“来访信息”，点击“检索查询出相关的来访信息，然后点”详细“，出现如下图所示(图2-4-2)。,（图2-4-2）,.,5、信访管理：,信访登记：打开“行政事务”信访管理”“信访登记”，点击“新增”按钮，出现如下图所示(图2-5-1)，选择信访时间、输入信访人员名单、输入信访事宜、选择接待人员和接待部门，然后点击“保存”，即完成信访登记，并且可以对保存的信访信息进行修改和删除。,（图2-5-1）,.,信访信息：打开“行政事务”“信访管理”“信访信息”，点击“检索查询出相关的信访信息，然后点”详细“，出现如下图所示(图2-5-2)。,（图2-5-2）,.,6、用章管理：,用章登记：打开“行政事务”“用章管理”“用章登记”，点击“新增”按钮，出现如下图所示(图2-6-1)，选择用章部门、用章人、用章时间、输入用章事宜、选择公章和输入备注，然后点击“保存”，即完成用章登记，并且可以对用章信息进行修改和删除。,（图2-6-1）,.,用章信息：打开“行政事务”“用章管理”“用章信息”，点击“检索”按钮，即能查询有关的用章信息，点击“详细”，出现如下图所示(图2-6-2)。,（图2-6-2）,.,7、用车管理：,用车登记：打开“行政事务”“用车管理”“用车登记”，点击“新增”按钮，出现如下图所示(图2-7-1)，选择用车部门、用车人、用车时间、输入用车事宜、选择使用车辆和输入备注，然后点击“保存”，即完成用车登记，并且可以对用车信息进行修改和删除。,（图2-7-1）,.,用车信息：打开“行政事务”“用车管理”“用车信息”，点击“检索”按钮，即能查询有关的用车信息，点击“详细”，出现如下图所示(图2-7-2)。,（图2-7-2）,.,8、用餐管理：,用车登记：打开“行政事务”“用餐管理”“用餐登记”，点击“新增”按钮，出现如下图所示(图2-8-1)，输入用餐人员、用餐时间、输入用餐事宜、选择接待部门和接待人，然后点击“保存”，即完成用餐登记，并且可以对用餐信息进行修改和删除。,（图2-8-1）,.,用餐信息：打开“行政事务”“用餐管理”“用餐信息”，点击“检索”按钮，即能查询有关的用餐信息，点击“详细”，出现如下图所示(图2-2-2)。,（图2-8-2）,.,三、会议管理,1、会议管理：开始会议安排会议通知会议纪要会议反响会议查询结束。,.,会议安排：打开“会议管理”“会议安排”，点击“新增”按钮，出现如下图所示(图3-1-1)。,（图3-1-1）,.,会议安排：在(图3-1-1)中输入会议名称、组织部门、计划人数，然后点击“添加”按钮，出现如下图所示(图3-1-2)，在上面输入日期、时间、会议地点和会议事项点击“确定”，出现(图3-1-1)窗体，再点保存，即完成会议的安排。,（图3-1-2）,.,会议通知：打开“会议管理”“会议通知”，点击“检索”按钮，在备注栏点击“通知”，出现如下图所示(图3-1-3)，输入与会人员、会议纪要员、会议纪要结束时间、会议反响结束时间、编辑会议通知正文或上传会议附件，然后点击“提交”，即将该会议通知到相关了人员了。,（图3-1-3）,.,会议纪要：打开“会议管理”“会议纪要”，点击“检索”按钮，在备注栏点击“编辑”，出现如下图所示(图3-1-4)，输入会议纪要内容，然后点击“保存”，即完成会议纪要。注：只能在会议纪要开始时间至结束时间内输入会议纪要内容，其他时间内无法录入纪要内容。,（图3-1-4）,.,会议反响：与会人员打开“会议管理”“会议反响”，点击“检索”按钮，在备注栏点击“编辑”，出现如下图所示(图3-1-5)，输入会议反响内容，然后点击“保存”，即完成会议反响。注：只能在会议反响开始时间至结束时间内输入会议反响内容，其他时间内无法录入纪要内容。出现如下图所示。,（图3-1-5）,.,会议查询：与会人员打开“会议管理”“会议查询”，点击“检索”按钮，显示出自己参与了且已经有会议纪要或反响的会议出来，然后在该会议备注栏点“详细”，出现如下图所示(图3-1-6)。,（图3-1-6）,.,四、活动管理,1、活动管理：开始活动安排活动通知活动总结活动反馈活动查询结束。,.,活动安排：打开“活动管理”“活动安排”，点击“新增”按钮，出现如下图所示(图4-1-1)。,（图4-1-1）,.,活动安排：在(图4-1-1)中输入活动名称、组织部门、计划人数，然后点击“添加”按钮，出现如下图所示(图4-1-2)，在上面输入日期、时间、活动地点和活动事项点击“确定”，出现(图4-1-1)窗体，再点保存，即完成活动的安排。,（图4-1-2）,.,活动通知：打开“活动管理”“活动通知”，点击“检索”按钮，在备注栏点击“通知”，出现如下图所示(图4-1-3)，输入参加人员、活动总结人、活动总结结束时间、活动反馈结束时间、编辑活动通知正文或上传活动附件，然后点击“提交”，即将该活动通知到相关了人员了。,（图4-1-3）,.,活动总结：打开“活动管理”“活动总结”，点击“检索”按钮，在备注栏点击“编辑”，出现如下图所示(图4-1-4)，输入活动总结内容，然后点击“保存”，即完成活动总结。注：只能在活动总结开始时间至结束时间内输入活动总结内容，其他时间内无法录入总结内容,（图4-1-4）,.,活动反馈：参与活动人员打开“活动管理”“活动反馈”，点击“检索”按钮，然后在备注栏点击“编辑”，出现如下图所示(图4-1-5)，输入活动反馈内容，然后点击“保存”，即完成活动反馈。注：只能在活动反馈开始时间至结束时间内输入活动反馈内容，其他时间内无法录入反馈内容,（图4-1-5）,.,活动查询：参与活动人员打开“活动管理”“活动查询”，点击“检索”按钮，显示出自己参与了且已经有活动总结或反馈的活动出来，然后在该活动备注栏点“详细”，出现如下图所示(图4-1-6)。,（图4-1-6）,.,五、信息资讯,1、动态信息、公共下载、规章制度、办公指南、电子论坛、在线查询(含列车时刻和天气预报)；2、资讯维护；3、公告发布。,.,1、动态信息、公共下载、规章制度、办公指南、电子论坛、在线查询(含列车时刻和天气预报),登录办公自动化系统后：打开“信息资讯”“活动查询”，即可浏览所有电子信息；打开“信息资讯”“公共下载”，即可下载相关文档；打开“信息资讯”“规章制度”，即可浏览所有部门规章制度；打开“信息资讯”“办公指南”，即可浏览有关的办公指南信息；打开“信息资讯”“电子论坛”，即可进入论坛；打开“信息资讯”“在线查询”，可根据开通情况查询列车时刻和天气预报情况。,.,2、资讯维护：,登录办公自动化系统后，打开“信息资讯”“资讯维护”出现如下图所示(图5-1)。,（图5-1）,.,在(图5-1)中，点击“新增”按钮，出现如下图所示(图5-2)，在该窗体中选择栏目、栏目类别、来源、出处、资讯的标题，同时可以根据需要编辑正文、引用附件、引用链接，然后点击“保存”，如果需要对保存过的资讯进行修改/删除，则在(图5-1)中，将其检索出来，双击某一记录制然后点相应的按钮。,（图5-2）,.,3、公告发布：,登录办公自动化系统后，打开“信息资讯”“公告发布”出现如下图所示(图5-3)。,（图5-3）,.,在(图5-3)中，点击“新增”按钮，出现如下图所示(图5-4)，在该窗体中选择发布日期、发布部门、输入通知标题、通知内容，同时可以根据需要添加附件以及是否立即发布，然后点击“保存”，如果需要对保存过的公告进行修改/删除，则在(图5-3)中，将其检索出来，双击某一记录然后点相应的按钮。,（图5-4）,.,六、档案管理,1、参数设置；2、案卷管理；3、文件管理；4、档案借阅；5、档案移交；6、档案销毁。,.,1、参数设置,登录办公自动化系统：打开“档案管理”“参数设置”“全宗号”，输入全宗号代码、全宗号，根据需要可输入描述，然后点击“保存”，即可保存全宗号信息；打开“档案管理”“参数设置”“案卷类别”，输入案卷类别代码、全案卷类别名、排序号，然后点击“保存”，即可保存案卷类别信息；打开“档案管理”“参数设置”“文件类别”，输入文件类别代码、文件类别名、排序号，然后点击“保存”，即可保存文件类别信息；注:全宗号是指立档单位的代号,并不是立档案部门,.,2、案卷管理,打开“档案管理”“案卷管理”，出现如下图所示(图6-2-1),（图6-2-1）,.,在(图6-2-1)中，点击“新增”按钮，出现如下图所示(图6-2-2)，在该窗体中选择全宗号、案卷号(案卷的顺序号)、目录号、案卷类别、标题、立卷部门、立卷日期、保管期限等，然后点击“保存”按钮，如果需要对保存过的案卷信息进行修改/删除，则在(图6-2-1)中，将其检索出来，勾选某一记录然后点相应的按钮操作。,（图6-2-2）,.,3、文件管理,打开“档案管理”“文件管理”“文件信息”，出现如下图所示(图6-3-1),（图6-3-1）,.,在(图6-3-1)中，点击“新增”按钮，出现如下图所示(图6-3-2)，在该窗体中输入编号、起始页号、尾页号、标题、责任人、类别、档案介质等，然后点击“保存”按钮，如果需要对保存过的文件信息进行修改/删除，则在(图6-3-1)中，将其检索出来，然后双击相应记录，点击相应的按钮操作。,（图6-3-2）,.,文件归档：打开“档案管理”“文件管理”“文件归档”，出现如下图所示(图6-3-2)，点击“检索”按钮，双击下面某一条记录，点击相应的按钮操作。其中“移出”按钮，将文件从案卷中移出，“移卷”按钮，将文件从A案卷移到B案卷中，“上移”或“下移”按钮用于移动文件顺序，,（图6-3-2）,.,4、档案借阅,借阅档案：打开“档案管理”“档案借阅”“借阅档案”，检索出相应的档案记录，双击某一条档案记录，点借阅，出现如下图所示(图6-4-1)，然后输入借阅人，借阅时间和借阅说明，点“确定”即可；,（图6-4-1）,.,档案归还：打开“档案管理”“档案借阅”“档案归还”，检索出相应的档案记录，双击某一条档案记录，点击“归还”，出现如下图所示(图6-4-2)，然后输入归还时间，点“确定”即可。,（图6-4-2）,.,5、档案移交,档案移交：打开“档案管理”“档案移交”，检索出相应的档案记录，双击某一条档案记录，点“移交”，出现如下图所示(图6-5-1)，然后选择移交人，移交时间和移交说明，点“确定”即可；,（图6-5-1）,.,6、档案销毁,档案销毁：打开“档案管理”“档案销毁”，检索出相应的档案记录，出现如下图所示(图6-6-1)，双击某一条档案记录，点“销毁”即可。,（图6-6-1）,.,七、个人事务,1、通讯录；2、电子邮件；3、修改个人密码、查看登录日志；4、联系组管理；5、日程安排；6、在线消息。,.,登录办公自动化系统后：1、打开“个人事务”“通讯录”，即可维护自己个人通讯录；2、打开“个人事务”“电子邮件”，即可发送/接收邮件(学校必须开放此功能)；3、打开“个人事务”“修改个人密码