用图表说话——如何制作专业化的演示文稿.ppt

人力资源事业部陈志强,200607,总目录,制作专业化PPT基本理念,PPT基本图表制作,1,2,3,4,5,我对PowerPoint演示文稿的三层认识,第一层：讲课的好帮手上大学时看不清老师的板书，遇上那些做了PowerPoint课件的老师，总会高兴地想唱“哈里路亚”老师们做的课件，大都采用PowerPoint自带的模板，大都未经雕琢，朴实无华，绝不会有看不清的烦恼，无论是标题，还是正文，字体都很大，一般在30号字左右第二层：吸引眼球的利器工作初期，我喜欢对比夸张的颜色，绚丽多彩的背景、气势磅礴的表格和眼花缭乱的放映效果经常根据情景的需要，让幻灯片中的不同元素分布呈现，以此营造先声夺人的效果第三层：专业化的沟通捷径在广泛研究几大国际顶尖咨询公司，以及数十家巨型跨国公司的的报告和模板之后，总结出了准确、简洁、有情趣等几大标准,制作商业演示文稿常见的误区,用Excel制作图表然后插入幻灯片容易泄漏其他数据，可能向细心的观众展示他不应该看到的内容降低制作图表的效率影响制作图表的专业性内容太多把在Word状态下写的文件直接拷贝到PowerPoint当中演讲者躲在幻灯片后面，把幻灯片当成了一个挡箭牌布局混乱幻灯片的布局要保持视觉平衡，要将幻灯片中各元素的相对位置安排得尽量合理幻灯片太花哨字体、颜色或者动画效果使用过多观众看不清演示文稿的内容字号过小、背景色太深、直接粘贴原始文件,从Excel制作图表后导入PPT的缺点,一般不应该从Excel制图后导入PPT，而应该直接调用PPT中的制图插件，前者的缺点主要有：容易泄漏其他数据字体和图形容易发生变形修改不方便,只有复杂的表格才在Excel制作后导入,判断演示文稿专业性的三个标准,准确：专业化演示文稿的最基本要求简洁：满足这一条件的演示文稿已经达到准专业的水平KISS：KeepItSimpleandStupid有情趣：专业化演示文稿的最高要求所谓情趣是指对陌生的事务整体及其细节保有体谅和欣赏的余地专业化的演示文稿要确保听众始终有兴趣，就必须充满情趣专业化演示文稿如何才能有情趣：一定要使用bulletinpoint，且一段文字最好不要超过三行多画图，少写字精心设计底色和填充色可以尝试各种特殊效果：渐变、立体、三维、各种纹理和各种线形等,图文并茂能让演示文稿更有情趣,言不如字,字不如表,表不如图尽量让图表来说话,讲故事必要时图表用动画的方式更生动,很好好一般差很差,e-WorkPlace,电子协作,内容管理,专家定位,学习和培训,1,2,3,4,精心设计底色能让演示文稿更有情趣,使用特殊效果能让演示文稿更有情趣,改进关键业务流程,企业重组调整结构,购并优良资产,剥离不良资产,财务工程,股东价值最大化,制作专业PPT的六个概念,目标恰当的PPT，为恰当的人逻辑唯有逻辑，使PPT具有说服力风格有自己风格的PPT，才容易被记忆布局结构化你的PPT颜色PPT，不是绘画过程行动化的PPT,1.目标,2.逻辑,4,演示的时候，顺序播放，切忌幻灯片回翻，使听者混淆,3.风格,4.布局,5.颜色,6.过程,Stufe1,Stufe2,Stufe3,不要过多使用带边框或阴影的图框,不要使用使用椭圆框，而应用直角椭圆框取代,BACKUP,不要为了强调，把文字加上着重线，而是用所有字母的大写来实现,1,2,3,4,1,2,3,4,不要用圆形数字标注，而用反白的方框,不要用呆板的实心箭头，用右边多样的箭头,制作专业PPT若干注意事项,在幻灯片中，该箭头可以根据位置不同，选择打开/关闭,不要用左侧注释框，而要用右侧可灵活控制箭头,不要使用大的、多彩的剪贴画；实在要用，就用小的，单色的,Thereareobviousdisadvantagestopositioningtextbehindgraphics,把文字写在图片的旁边，这样很清楚,文字和图片不要重叠,1,2,3,4,不要用缩小的图标做序号，而就用类似右侧那样，带数字的方框,制作专业PPT若干注意事项,1,2,Theuppertrianglecontrolstheindentationofthefirstlineofaparagraph,Thebottomtrianglecontrolstheindentationofthesecondandtheconsequentlineofaparagraph,Thesetrianglescontrolthelevel2text,Tablemark,Tablemarkcontroller,一些“要”和“不要”不要在按照文本自动调整格式下输入文本，在编辑时会很难调整文本中排列间隔不要用空格，而用tab键：不要在一个文本框中输入太多的文本，以后将很难修改格式,制作专业PPT若干注意事项,定制工具栏可以显著提高制作速度,点击工具自定义命令，把相应的工具拖动出来,PowerPoint的操作技巧,尽量使用快捷键和工具栏按钮使用菜单进行很多操作，往往需要点击23次才能结束操作，使用快捷键和工具栏按钮进行操作往往一挥而就在平时工作中，大家们一定要养成好习惯，对于那些经常使用的操作，如果有快捷键，要尽量使用快捷键；如果没有快捷键，也要尽量使用工具栏上的按钮；只是对于少量（不到20）的操作才通过点击菜单来实现。左右开弓左手和右手一定要配合使用，左手能做的事情，右手一定不要做左手能控制的快捷键一定要记住并且经常使用,Ctrl-C:复制Ctrl-X:剪切Ctrl-V:粘贴Ctrl-S:保存,Ctrl-A:全选Ctrl-Z:撤销Ctrl-D:复写,左右开弓的基本操作方法,平常我们在打字的时候，左手从大拇指到小指一般依次放于空格键、F、D、S、A。制作图幻灯片时，右手一般握住鼠标，这个时候左手的放法，有两种典型的方式可以选择，大家可以根据自己的偏好进行选择：一是左手向左移动，大拇指放在Ctrl键上，用食指控制A、S、D、F、G和Z、X、C、V、B，拇指和食指比较灵活，按键时用力均匀，但由于食指控制的键太多，偶尔还是要看看键盘，不能实现完全的盲打。二是左手向下移动，小指放在Ctrl键上，中指控制A、S、Z、X，食指控制D、F、G、C、V、B，中指分担食指工作，减轻了食指的压力，但是小指用力不够均匀，要和食指、中指默契配合还需要磨合。,其他操作技巧,用鼠标移动对象十分方便。但是需要垂直或水平移动的时候可同时按住Shift键如果你需要复制对象到指定地方，按住Ctrl移动即可复制。同时按Ctrl和Shif可以使复制的对象和原对象垂直或水平移动鼠标以选中对象。但是当对象没有填充内容是只有点中边框才能选中，而边框又不易看到。所以除了矩阵和表格一般可将对象填充颜色设为白色如果想选中分散的对象，按住Shift键然后选中一个一个对象按住鼠标左键拖动覆盖住你想选择的多个对象，你能选中拖动区域内所有的对象。结合Shift键可以十分方便地选中一些小的或隐藏的对象快捷键Ctrl-A可使你选中幻灯片中所有的对象或者文本框中所有的文本按住shift击中文本框的任一部分，你便能选中整个文本框在文本框中，按击鼠标左键三次可选中整个段落；两次选中词或词组。,PowerPoint专业制图基本工具,母板统一设置幻灯片的外观，预设幻灯片的格式；包括幻灯片母板、讲义母板、标题母板和备注母板；可以通过点击“视图”菜单下的“母板”选择相应的母板进行编辑设计模板模板是一个空演示文稿文件，是将所设置的母板和配色方案储存成一个文件后，可重复使用这些设置；可以通过点击“格式”菜单下的“应用设计模板”选择相应模板辅助线和标尺制作专业化的演示文稿必须使用的工具，可以在“视图”工具栏中进行选择自定义工具点击“工具”菜单，再点击“自定义”，可随心所欲地添加制图工具自定义工具主要是各菜单中命令的快捷方式，把经常用的选出来能够大大加快演示文稿制作的速度自选图形：线条、连接符、基本形状、箭头总汇、流程图、星与旗帜、标注、动作按钮等,多大字体看的见,這是12號字,你看的見嗎?這是14號字,你看的見嗎?這是16號字,你看的見嗎?這是18號字,你看的見嗎?這是20號字,你看的見嗎?這是24號字,你看的見嗎?這是28號字,你看的見嗎?這是32號字,你看的見嗎?這是36號字,你看的見嗎?,格式需要注意的地方字号,为使听众能够看清幻灯片上的字，演示报告中的英文最小字号是14号。因此，在英文报告的正文叙述及图表中，最小字号能够选择14号最好。相应地，中文字号选择16号最好但多数情况下，一页幻灯需要放置的内容较多，正文字号通常较小中文多在16-14号之间，英文多在14-12号之间20号以上的字体，通常是以4号为单位增、加减，主要用于标题10号以下的字号以1号为单位增加减，主要用于注释、说明10-20之间的字体，通常以2为单位增大或者减小字体可以使用自定义工具或者按Ctrl+Shift+、Ctrl+Shift+,格式需要注意的地方字体,常用字体的特点中文黑体较粗，中英文都使用黑体视觉效果不好中文楷体较小，需要比其它中文字体的字号相应增加2号。翻译成英文后，英文字号需要相应的减小4号英文字体中常用的有TimesNewRoman以及Arial，后者要比前者方正敦实一般来说，中英文同时使用一种字体不如中英文各用一种字体美观若中文报告中，一个文本框内的中文与数字、或英文字母选用不同的字体时，请这样使用命令，选中文本框+选择中文字体+选择英文字体；如果仅想改变文本框中的数字或英文字体，仅需选中文本框+选择英文字体,文本框情趣化的范例,研究内容,解决问题,研究指标,广告接触率,是否看过广告广告接触频率广告接触时段广告接触媒体（电视、广播、报纸/杂志、室外广告等）受众者期望此类产品广告接触频率、时段及媒体,为企业选择广告播出频率、时段、投放媒体提供依据,基本表格情趣化的范例,1.带*的经销商表示本期无成功样本量2.样本量在30及以上，视为达到标准样本量，参加排名分析,基本图形制作,图形的构成数据表、图表区、图形区、轴、纵坐标轴（分类轴与数值轴）、数据系列、数据值、图表标题、图例以及其他辅助说明性图形或文字图形的制作步骤点击插入菜单下的图表选项，在弹出的图表上单击右键，选择需要的类型进行绘图区格式化，更改图案和字体更改图表选项，添加或者清除网格线、图例、标题、坐标轴进行数据系列格式化，更改图案、字体和选项，添加或者删除数据标志进行数据标志格式化，更改字体、颜色、大小等进行坐标抽格式化，更改坐标轴刻度、字体、对其方式等,基本图形类型与适应的对比关系,总体构成,项类对比,时间顺序,频率分布,相关性,饼形,条形,柱形,线性,圆点,选用饼形图表的注意事项,支持使用圆形图表的数据应符合总数为1的整体概念，各个部分表示占整体的百分比，通常表示各产品的市场份额等读者观看习惯一般为顺时针方向，所以请注意将你认为重要的部分放在12点的位置，并且用比较强烈的颜色突出表示如在白色背景下使用深篮色，深紫色等表示；若使用黑白色，则选用强烈阴影表示。如果份额相差不多，则需要由大到小或由小到大顺时针排列，注意颜色差别为了使圆形图表发挥最大的效用，各个份额一般不超过7份，如多于7部分请把剩下的部分归为其他。并建议使用饼柱结合图表示,饼形图范例,范例1配色值得借鉴，彩色与黑白状态下都很清晰七张饼形图注意了格式统一，把红色方框始终放在上面,A3.请问您单位的员工人数为,1,2,3,6,5,4,选用条形图的注意事项,一个项类对比关系可以用条形图来表示。垂直尺度实际上不是一个刻度尺，而是一个用来表明所要度量的项类如国家、行业、公司等等的工具。由此你可以根据情况安排条形图使其能突出你所要引起注意的部分例如，在比较某一个阶段一个公司和它的5个竞争者的情况时，条形图可以按公司的名称排序，也可以按照进入行业先后次序排序，或者按照收高到低或从低到高排序等在准备制作条形图时，首先确定划分条形的空间宽度要小于条形的宽度；对需要强调的部分使用对比性更强的颜色或阴影，以便强调主题如果要比较的项类名称比较长，一般使用条形图标不使用柱形图表；处理的办法是把标签隐藏，然后添加文本框,各类条形图规类,条形图表范例,如果各题目的内容太长，文字较多，最好使用条形图表而不使用柱形图表具体的处理办法是把标签隐藏，然后用文本框自行输入标签,氙气大灯可电动收折后视镜电动车窗带防夹手功能GPS导航系统可记忆电动座椅可加热前座椅雨量感应雨刷车载免提系统后窗及后侧窗遮阳帘自动落锁侧气囊电动加热除霜外后视镜安全气帘倒车雷达,选用柱形图的注意事项,柱形图多用于表示时间序列对比关系、也可以用于频率分布选择柱形图表示的时间点一般不多，最好控制在72个，并且注重表现程度和数量，适合在一段时间内的活动数据，每一个阶段都是独立的柱体，比如产量数据等柱形图多的要求与条形图相似。要使柱体之间的距离小于柱体的宽度，并用颜色和阴影来突出强调时间上的某一点,各类柱形图规类,柱形图范例,范例对需要强调的立柱立体化表示，十分清晰添加数据线使得对比更加明显,N=555,n=101,n=105,n=43,n=51,n=35,选用线形图的注意事项,线形图能最简洁也是最清楚表现上升、下降、波动或维持原状的趋势；常用于表现时间序列，特别适合在时间点较多的情况下使用；线形图注重表现变化和变化趋势，因此在表达数据的发展状况时宜用线形图分组线形图是比较两个或多个项类的表现情况。比如客户与其竞争对手的发展趋势比较。使用对比强烈的颜色或最粗的实线作为客户的趋势线，而较浅颜色或较细的虚线作为其它公司的趋势线线性图的另一个用途是表示频率分布，频率分布关系是表明在一个数字范围中有多少项类。常常用于在观察样本的基础上进行归纳，同特别是预测风险、可能性机会等,线形图范例,范例用两根粗数据线表示汽车需求量和保有量情况，对比明显，重点突出恰当显示的数据标志使得图形的展示效果大大增强,+31.3%,+17.4%,+16.8%,+22.8%,+22.1%,+14.9%,+14.6%,+14.3%,+15.3%,+14.1%,+18.2%,+16.3%,历史数据预测数据,数据来源：历史数据来源于中国汽车工业年鉴，预测数据由有关专家计算而得,单位：万辆,线柱形图范例,北方区79.8,华东区77.3,中南区76.8,西北区76.1,西南区75.1,广东区73.5,东南区72.8,京津区71.4,问题Q1A：对于购车时所在经销商的硬件设施，请问您的评价如何？请给每项具体问题打分。提供车型介绍、报价单、服务种类等方面的宣传资料,区域第一名北方区,选用散点图的注意事项,散点图是相关性对比关系的最好表现形式。相关性对比关系是表明两个变量之间的关系符合或不符合某种模式散点图是一种有力的分析工具，可以从两个维度上很好的诠释概念气泡图是散点图的一种变形，在散点图的基础上增加了大小这个维度,ProvidetimelyandconstructivefeedbackRecognizeBCsgoodworkDemonstratehighlevelofintegrityorPVPindailylifeSupportsanddevelopBCtoachievetheirinterestsandgoals,Respect,Motivate,Help,BCsSatisfaction,ImportanceonBCssatisfaction,?,Respectsme,Supportsanddevelopsmetoachievemyinterestsandgoals,IseasytoapproachwhenIhaveaproblem,RecognizegoodworkIdo,Setsclearexpectationsandgoals,Isopenandhonestincommunication,Involvesmeindecisionsthataffectme,Hasregulardiscussiononmywork,Timelyandconstructivefeedback,Goodcareerguidanceandadvice,Provideonjobtraining,DemonstratehighlevelofintegrityorPVPindailylife,UDSRcriticalaspect,散点图形范例,60万以上50-60万40-50万30-40万20-30万20万以下,宝马5系宝马3系奥迪A4丰田佳美日产风度奥迪A6大众帕萨特广本雅阁马自达6别克君威,奥迪A4现有车主的购车预算范围比较大，分布在20-60万之间，其中预算在40-50万区间的比例相对最大竞争车型之间相比，宝马3/5系车主的预算