物业公司组织架构及编制说明全解

房地产公司组织结构和准备指南一、基本原则的设置：1、根据提高员工工作效率、降低人工成本的原则，根据实际工作量的大小确定实际需要的人力数量。2、财产公司的组织结构和人员配置设置应根据财产管理工作职责和业务目标的需要，同时考虑每个项目的其他特点，区分员额配置。二、组织结构图：1名房地产经理一个财务部门1名客腹一名物管，两名一名物管1名工程人员1名工程人员高级国际项目公馆北区项目豪宅南区项目兴盛的房子事业一名清洁工两名警卫一名警卫清洁工一名清洁工两名警卫一名清洁工两名警卫三、职业设置：1、1名房地产经理；2、客户服务部门：1名客户服务受理和行政办事员；3、财务部：出纳和会计1人；4、财产经理：2人，南北1人；5、管理部：南区2个项目1个维修员，北区2个项目1个；6、保安部：1名班长，6名警卫；7、环境部：3名清洁工。四、工作职责：1、房地产经理责任：，根据公司的授权，根据业主的财产服务合同及公司的相关管理方式，负责本公司的经营活动；，实施经营管理目标责任制，完成公司的业务任务和管理目标；，实行各项管理规定，加强与公司的沟通和协调，履行公司领导的指示；，实施财务管理制度，完成公司发行的收支指标；，加强安全管理，严格执行安全管理制度。、落实服务理念，提高房地产服务质量和服务水平；，加强房地产品牌建设，在社会上树立企业良好形象；，负责员工队伍建设，不断提高员工的综合素质，为企业发展培养和储备优秀干部；，负责宣传活动，协调政府部门的宣传。，组织市场调查，及时科学地进行市场分析，为今后的事业活动、事业战略调整、中长期发展计划的部署提供可行性报告。2、客户服务部门责任：，负责办公室秩序、行政工作管理、服务质量检查。，负责各种公文的撰写和撰写，以及往来信件的撰写和发送；、负责召开会议、准备摘要；，负责法律工作，投标证明，合同审核。，负责官方印章的保管和使用。，负责人事管理；，负责所有行政文件、信息和合同管理。、负责固定资产管理和办公用品的申请和收发；，负责组织与业主和各客户单位的沟通和联系，积极收集客户意见，接受客户投诉，认真解决客户提出的合理要求。负责整个房地产服务中心的客户服务工作，接受业主的咨询、帮助、投诉、业力的电话。与此同时，客服中心每季度对营业所进行满意度访问，收集营业所的服务需求，为业主提供个性化服务。3、财务部门责任：，负责手续费相关信息的收集、整理和分析，熟练操作房地产收费软件，计算每月房地产管理费和支付手续费帐单，输入和支付情况的统计工作和银行支付收据输入软件，制作各种财产支付统计图表。熟悉各种票据编制方法，填写正确，明确，保证开支票不是空白，打印签名，大小写金额一致，准确，规范。，熟悉银行的日常操作程序，与银行建立良好的合作关系；，严格遵守现金及支票使用规定，做好支票收款、登记工作，妥善保管支票，确保现金库存，按银行规定限额执行，不得因任何原因挪用现金；，负责公司和管理服务日常运营活动的费用、费用偿还和工资、津贴支付。对各种手续费的偿还、支付要熟悉以下原则：各项付款要有根据，经过规定的审批程序，由相关负责人签字批准。审核应支付的每笔金额是否符合合同的付款条件，以及负责人员是否接受了购买的货物。出纳对各项支出有最后检查的责任，所以要仔细检查各项支出是否有，再付款情况。继支出文件后，讨论附件内容后，抬头和金额合计是否与支出文件外观一致。每月发工资之前，要认真检查工资总额是否正确。符合上述原则的金额可以支付，不符合上述原则的支付项目必须暂时拒绝支付，直到满足请求为止。收货人必须带身份证在收货处签名，并加盖业务公司营业执照复印件和印章，才能办理。然后与事业部门沟通，将付款的条件、制定程序、信函告知对方。，每天复查各收款人提交的票据、现金及银行存款收据日期清单，确保当日收款额与存款银行数一致，如果有不一致，应联系有关人士，了解原因，及时纠正。，时间，管理服务编号，按时登记现金日记账，银行日记账，馀额汇总，编制整个公司资金每日报告，进行会计审查；，月底，根据银行对账单检查银行日记帐，确认未结项目，准备银行余额调节表，确认未结项目，查明确切原因，并负责回收各相关业务贷款；，管理各部门的准备金；，月底，填写各地区各业主/租户的管理费、工资费、租金、停车费、电梯运行费和其他应收帐款的应收帐款、提前收、收、未收、延交情况、分类汇总表，提交会计和管理局各复印件，督促；，生成多列日记帐副本，按每日开单要素明细会计科目，按每个责任人/租户单位编制第三次对帐单。用于登记本地区各种收入，接受代缴。，全面了解住宅区的管辖财产状况，包括住宅区、高低楼层数、入住和空数量、商店数、租赁情况、租赁价格、停车位(室内外)数、使用情况等。加强与项目公司营业部的联系，验证住房销售和入住情况。，在收到业主装饰押金时，进行改造审查，安装申请书应业主要求填写，签署后，是否批准管理局主任，业主姓名，房间号码是否一致等。只有一切出错，才能收取，在申请书的收据栏中签署授权书；，在撤回装饰保证金、工作许可证保证金时，应确认所有者发送的“撤回保证金申请书”所有者填写的部分是否完整，所附收据是否是本公司/本管理局签发的收据。工程检查员是否签署了接受意见和退款意见，主管是否签署了。正确后，验证收款人身份证，记录其居民身份证号码，用红字办理收款人开票处理，在收款人签字后才能退款，如果有部分保证金的扣除，应签发相关收据，并在此扣除；停车收费、车辆现场警卫日常收据、停车收费登记表票号顺序、验证入场时间、出现时间、索赔金额正确后，可以申请签名批准、收据；，严格执行发票领取、保管、使用规定，保管好确保的发票收据。发行时，要跳过号码，显示房间号码、所有者姓名、手续费内容、开始时间和结束时间、单位平方数、单价、总额等；，票据作废时，各连社将贴在原始票据存根上，加盖“作废”印章。、公用事业收支和统计；，完成会计和管理公司领导签发的其他工作。4、项目部门经理职责：，严格遵守公司和财政部制定的各种规章制度，服从本部门和公司的上级负责人。，负责收集、整理和分析与索赔相关的信息的会计负责人，请参阅：，熟练操作物业收费软件，完成每月物业管理费和替代费账单计算、输入和收据通知打印工作，并转交业主收取手续费；费用明细发票准确无误地转移到收银员那里。，负责支付情况的统计工作，及时编制银行支付收据输入软件、各种财产支付统计表格；，负责零星费用的收款业务，负责收款发票的接收、存档，为需要发票的责任人开票(打印)，然后创建收款发票使用登记表。，接受业主对费用收集情况的询问，为业主保密；按规定收取手续费，不能定制标准。，及时向客户服务部门反馈业主欠款，敦促收回欠款；对屡次不催的业主，要及时向领导报告采取措施。负责管理项目的质量检查监督和一般投诉的处理，及时收集所有者的意见建议，进行回访。5、项目部门工程责任：，负责房屋建设、公共设施、设备等日常管理、维护和维护工作。，负责部门各种管理系统和应急措施的制定。，负责特别项目预算、方案和建设计划的审查、监督、验收。，参观维修现场检查，及时发现违反装饰管理规定，违反纠正措施；，负责电梯维护单位和各种分包工程单位的维护和服务质量跟踪和监督管理。，负责业务所室内公共设施、设备检查和维护，以及业务所室内非公开设施、设备有偿服务。6、安保部的责任：全面实施房地产公司安全管理制度，有效管理外部员工车辆。，响应项目24小时服务电话，处理所有者简单的停电、投诉和建议：，管理负责二次装饰的安全检查和装饰人员；，负责消防系统、保安系统、业力单元门、机房门是否关闭等危险主要部分的定期检查；，负责组织部门安全应急计划的制定和实施。负责警卫的日常管理，监督警卫的职务执行。7、清洁部门责任：，实施保洁工作规程及标准，以确保区域卫生环境良好。，负责在指定的市政卫生收集箱内收集住宅区的家庭垃圾。，如果负责清洁人员遇到设备损坏嫌疑等所有者反映问题，应立即通知保安人员。附件：重组削减和效率计划工作流程案例1、房地产经理：负责房地产的整体管理。2、客户服务部门：主要收集业主/客户的投诉建议，热情接待来访客户，做好物业服务的形象显示、回访工作。3、负责财务的房地产公司的会计管理和通知缴费分析报告和纳税申报及相关工作。4、物管调整：现有物管3人，物管2人调整。负责南部两个项目的收费和服务质量检查监督和处理的一人将接受访问客户的投诉、建议。负责北区两个项目的收费及服务质量检查监督和处理的一人接受访问客户的投诉、建议。5、工程部门在不改变现状人员的情况下，增加1名夜间电话工作人员，接到保安电话后，应在30分钟内向保安处举报，及时解决业主的水电问题。不到30分钟的保安康注册申报一件是罚款30元，该职员被建议退庭3次。6、负责保安的项目部门财产电话服务24小时响应记录；另外，管理了来自外部的车辆要员，确保了小区的安全。7、清洁工的调整：现在从上班一整天的工作时间到半天的工作减少，人数不变。但是，在清洁质量不能低的前提下，每天检查项目的清洁质量，及时纠正问题，然后批评清洁工接受教育和适当的经济处罚，教训每月累计3次以上的有关职员。房地产工作清单如下：项目名字职位人数上班时间工作职责注释事物产业衣服萝卜中心管理员183336900-17336930负责房地产综合业务客户服务1主要收集业主/客户的投诉，热情接待来访客户，做好物业服务的形象展示、回访工作。财务1负责房地产综合财务收集和会计工作管理员2南区：2个项目1名经理负责南区2个项目的质量和收集、数据文件工作。2个项目1个，项目质量、成本收集、所有者客户接收、投诉建议、数据文件管理。水电2全面负责小区设施设备的检查和维护，水力维护等每天晚上，一名水电工程师在家打电话上班，接到保安电话后，30分钟内要去保安处及时处理问题安全724小时接听项目服务电话，负责从外部转移的车辆的注册安全管理工作时间维持现状，对项目服务电话的响应增加清洁34小时负责小区卫生清洁及垃圾收集工作总计17个人五、投诉处理工作流程接待报纸对填写投诉记录重大不满重要棘手问题轻微的不满向总经理报告做出承诺做出承诺召开办公会议向总经理报告向水官报告解决物管组织总经理组织解决责任管理员组织解决方案存档和重新访问六、担保流程图：家庭住房、设施和设备维修申请搜索检查结果用反馈采取措施本部门员工工程系任务命令修复后的反馈客户服务中心新鑫处理完成后，在维护记录上签名，完成，显示质量评价整理分析和维护记录，制作维护统计图表，对管理盲区、缺点和财产服务中心进行分析客户服务人员回访、维修质量和服务质量、创建服务维修记录、签署所有者质量和服务态度上门服务多莉质量量羊后退访问七、财产催款手续费流程图：理解问题，整理分析交手续费交手续费交手续费交手续费不交费不交费不交费不交费水管清理业主欠费情况统计表业主没有缴费外在原因内部原因各部门处理水利院制作了费用缴费通知单，向业主发送了支付通知书，并签署了确认主人出钱没有理由金融萝卜出局林珍娜解决方法首次发行费用催费通知单再发费用催费通知单最后发送费用催费通知书报告给房地产经理寄律师信提出公诉原物料经理与财务确认了当前应收帐款，签署了确认