物业公司物品管理制度

货物管理系统为了保证物业公司对物业的正常维护，并为业主/租户提供良好的工程服务，物业公司需要购买和储存各种工具、备件、备件、材料、原材料及其他物品(以下统称物品)。物品的购买、购买、仓储、储存、交付、借用、归还、使用和报废程序如下图：所示-碎片使用从仓库运送货物仓库被储存起来获得购买返回借仓库管理如下图：所示-仓库入口出库单从仓库运送货物借款人被储存起来仓库管理品种设置询问借还商品数量品种查询物品有效期1.商品采购系统采购货物的制度是为了确保货物的最低库存用于满足财产维护和工程服务的需要，尽可能减少库存，防止积压，提高资金和仓库的利用率。1.1根据库存情况和日常维护的消耗记录，建立常用的消耗库存，一般为一个季度消耗的两倍。1.2每个团队所需的所有项目必须按年度和季度进行计划。经项目经理/主管批准后，通知财务部，由总经理批准。1.3物业公司可设立1000元的维修备用金，主要用于购买工程维修和日常维护所需的物品。需要用维修零用现金购买的物品必须事先向公司报告。经公司批准，费用在1000元以内，可从零用现金中提取。金额在1000元以上的，由公司统一签发支票或划拨资金。1.4设备/系统故障紧急维修，需要采购货物，费用在200元以内，可先提取零用现金，再向公司报告。2.商品采购系统购买商品的制度是在保证质量的前提下购买价廉物美的商品。2.1日购金额超过200元。一年内首次选择三家供应商进行价格比较。对于同一品牌的商品，应选择价格较低、信誉较好的供应商进行采购。对于跨年度采购，应重新进行价格比较。2.2在紧急情况下，经物业公司经理同意，可给予临时豁免。2.3如果采购是由业主指定或安排的，应获得业主负责人的书面指示，并存档备查。2.4用于采购材料、工具等。特别是固定产品，在购买或定制前，应先取样并征得用户同意。3.货物储存系统货物储存系统是为了保证采购货物的质量和完整的储存程序。3.1登记入库的内容为：日期、时间、名称、数量、品种、重量、有效期和类别，等同于入库单据(表1)，并应与明细和发票一致。3.2入库时，需要开箱检查以检查货物质量。如果仓管员不确定，请要求用户协助并在检查的货物上签字认可。3.3库管员应对已验收的物品进行堆放和编号。3.4燃料，如用于燃油、锅炉、应急发电机等的汽油。无需入库，但当供应商将油送到地面时，库管员应在现场验证油的质量和数量。3.5所有设备不得进入食品仓库，但应参照相同项目办理仓储手续。3.6采购设备开箱后，如有技术资料和随机文件，应提交项目档案管理人员统一归档。安装和使用人员应阅读和使用这些数据，并可办理借用手续。4.仓库管理系统仓库管理系统是为了保证仓库中储存的货物质量。4.1仓库储存的货物应按不同类型分别堆放，并设置相应的品种代码。应建立“货物进出和库存卡”(表2)。货物应先入先出，并定期堆放。提货时，他们可以很快5.1仓库是存放货物的地方。除仓库管理人员及业务和工作需要的相关人员外，任何人不得擅自进入仓库。5.2因业务和工作需要入库的人员，必须办理入库登记手续，记录入库时间、人员、原因和出发时间，并由仓库管理员或工程经理/主管陪同。他们不允许单独进入仓库。进入仓库时，应主动要求仓库管理员在离开仓库时进行检查。5.3所有进入仓库的人员不得将火种、背包、手袋等物品带入仓库。5.4仓库周围或仓库办公室内不允许有访客，其他部门的员工也不允许聚在一起聊天。5.5仓库应采取相应措施堆放易燃易爆物品，并符合消防规定。仓库内不得存放任何个人物品。6.工具借用系统工具借用制度是为了保证正常使用。工具借用按时间可分为临时借用和长期收藏，长期收藏可分为个人收藏和公共收藏。6.1对于临时借用工具，用户应填写临时借用工具表(表3)，经批准后向仓库管理员申请领用，并在员工工具借用登记簿上登记。退货时，仓管员还应在表格上注明退货时间并签字。签收时，库管员应检查工具及其附件是否完好。如发现问题，仓管员应立即记录并向主管汇报。6.2根据需要配备各种个人收集工具。用户应在项目经理/主管批准后申请到仓库领取(表4)，并办理领取手续。收集后，个人应负责工具的使用和保管。离开公司时，工具应归还，仓库经理应做好收据记录。6.3公共收集工具由监理/工长使用，经项目经理/监理批准后在仓库办理收集手续(表5)。领取后，由申请人或指定人员负责保管。6.4原则上，工具应换成新的。如有遗失或损坏，保管人应说明原因并向上一级领导报告。如损失或损坏不可抗拒，责任人应按当时工具的价格赔偿。长期使用造成的正常磨损或损坏，由工程部领导在500元以内批准报废手续(表6)，超过500元需经物业经理批准。6.5工具不得带出物业。在特殊情况下，经部门领导批准同意，通过正式手续后方可外借。7.货物接收系统货物收集是指除工具以外的备件、备件、低值易耗品和设备的收集。7.1仓库领料前，工作人员应填写领料单(表7)，注明数量、规格、名称、施工内容、安装位置等。并在项目经理/主管批准后去仓库领取材料。7.2一般情况下，使用的货物原则上应换成新的，但在实施过程中，可以先收集货物，然后再上交。如果是多次提货，货物应自愿退货。7.3如果确实需要在项目中增加新项目、被盗或丢失的项目，应在领料单上注明，并经项目经理/主管批准后归档。8.废料系统实物报废制度是为了明确实物报废程序。8.1工程部不仅要加强所有设备的日常操作、维修和保养，还要认真更新设备和材料。8.2工作人员将收集旧材料，如灯具、阀门、矿棉板等。用于废料处理。具有回收价值的金属和塑料可以集中送到废物回收站，收益将记入财务账户。8.3申请设备报废时，“固定8.4.5仓库中发现的因过期、损坏、老化而不能使用的物品，由库管员报工程部领导批准后报废。价值超过500元的，应报物业经理批准。相关人员应吸取教训，并在今后的采购中加以避免。9.项目库存系统货物库存制度是为了保证仓库中储存的货物与账面货物的余额相一致，并为采购提供依据。9.1为了及时反映库存物品的数量，配合采购计划的编制，节约资金，库管员每月应编制一份仓库物品申请单(表8)，并送工程部领导进行季度盘点，检查实物和仓库库存记录卡的结存数量是否一致。9.2库管员应定期检查存货，找出上升或下降的原因，并写出存货损益报告。差异严重的，库管员应承担相应的责任。9.3库管员应设定最高储备和最低储备的限额。如果数量不确定，应要求相关人员协助。根据库存情况，及时向工程部领导提交采购计划，避免材料积压或短缺影响物业维护。9.4仓库中的各种货物应与帐、货、卡相符。工程经理/主管应监督仓库，防止过多、过少、损坏或过期的货物。(表3)临时借用工具登记表借款人：借款日期：项目经理/主管：计划返回时间：借：的原因和内容返回日期：仓库经理或工程经理/主管：(表5)工程部公用设施借用登记表日期，工具名称借款人仓库管理员返回日期返回者仓库管理员(表6)工具丢失/损坏报告工具名称量损失/损坏原因：申请人名称：日期：项目经理/主管签名：常驻经理：(金额大于500元)备注：(