公司公文规范及管理办法修订

四川省物流产业金融集团（筹）公文规范及管理办法第一章 总则为使四川省物流产业金融集团（筹）（以下简称“集团”）及各公司公文（以下简称“公文”）处理工作进一步规范化、制度化，提高公文质量和公文处理效率，保证公文的严肃性，确定公司重要信息披露载体的格式、样式，树立公司管理形象。做到政令畅通，令行禁止，正确指导集团及各中心、各公司公文规范，结合集团及各公司实际情况，特制定本办法。 第一条 通过此办法的实施，达到各种文件有留痕可追溯，各级文件有保管，全部文件受控的目的。 第二条 集团人力行政中心是公文处理工作的管理机构，主管并负责指导集团各中心、各公司的公文处理工作。 第三条 凡集团各中心，集团所属各公司的文件管理均适用于本办法。第二章 职 责 第四条 集团人力行政中心为集团公文的归口管理部门。 第五条 人力行政中心负责接收和处理红头文件及集团所属各公司对集团领导的请示、报告，负责处理所有以集团名义上报、下发的公文文件，并对集团各中心、各公司的公文处理工作负有检查、指导和监督责任，对不按相关规定进行公文处理的各中心、各公司、部门及个人按照规定进行相应处罚。 第六条 各公司综合部负责本公司上报、下发文件的归口管理，负责接收、处理、宣讲和落实集团转发的文件及集团下发的规章制度、工作指令、通知、通报等文件。 第七条 集团各中心、各公司根据业务需要，设置专职或兼职行政专员，负责各类制度、公文等信息的传递、接收、处理、跟进落实和编号保管存档等工作；第八条 集团各中心及集团所属各公司应当指派专人具体负责公文处理工作，公司领导、各部门负责人、集团所属各公司负责人应加强对本部门、本公司公文处理工作的领导和检查。第九条 发文资格 集团人力行政中心具备套红发文的主体资格，其它部门或单位不得以集团名义或各公司名义套红发文。 第九条 发文效力 公文对接收对象具备约束力，对非接收对象不具备效力，但非接收对象必须对该公文在接收对象的执行、落实时给予支持。第三章 公文规范 第十条 公文类型 一、公文的定义 （一）公文：指在集团公司经营管理过程中形成的具有管理效力和规范体式，以纸质或电子方式为载体的文书。 （二）公文处理：指公文编制、管理、整理、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。 （三）外来公文：指政府部门、行业协会等外来企事业单位（转）发给集团公司的公文。 （四）内部公文：指在集团公司内部使用的公文，包括集团下发的各项规章制度、报告、会议纪要、通知、通告、通报、任命、决定和阶段性规定等。 （五）上行文：是指集团所属各公司向集团职能管理部门请示、工作汇报、反映情况、计划总结等公文，文种有“请示、报告”。 1、请示：是集团所属各公司向集团职能管理部门请示某项工作中的问题、明确某项政策界限、审核批准某事项时使用的请求性上行公文。2、报告：是集团所属各公司向集团职能管理部门汇报工作、反映情况、提出建议、回答上级询问的上行公文。 （六）下行文：是集团或集团职能管理部门向集团所属各公司下发的文件，文种有“通知、通报、决定、批复”等。 （七）平行文：是指没有行政隶属关系或职能管理关系的集团所属各公司用于联系业务或往来活动的知照性文件，文种有“函”。 （八）公文管理：指集团各中心及集团所属各公司行政公文管理。具体包括：集团下发的公文；集团所属各公司上报或下发的公文；集团各中心上报或下发的公文；集团及集团所属各公司对外（包括政府机关、其他事业单位）往来公文等。 （九）公文处理工作须严格执行公司有关保密规定，确保公司机密安全。 第十一条 公文种类 根据实际，公司日常使用公文种类有： 一、决议：适用于经董事会、高管办公会等重要会议讨论通过的重要决策事项。 二、决定：适用于重要事项或重大行动的确定性安排。 三、通知：适用于发布规章；转发上级单位、不相隶属单位的公文，批转下级单位的公文；要求下级单位办理和需要周知或共同执行的事项；任免和聘用干部；印发“规定”、“办法”、“细则”等。 四、通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。 五、报告：适用于向上级单位汇报工作，反映情况，提出意见和建议，答复上级单位询问。 六、请示：适用于向上级单位请求指示、批准。 请示和报告要分开，请示问题应做到一文一事，报告中不得带请示问题。 七、批复：适用于答复下级单位请示事项。 八、函：适用不相隶属单位间相互商洽工作，询问或答复问题；向有关主管部门请求批准等。 九、会议纪要：适用于记载和传达会议情况和议定事项。本集团公文分为通用性公文及规章制度类公文。如下表：行文方向公文类型公文形式流转方式内部行文上行文请示报告一般性公文下级单位向上级单位以公司名义行文集团、各公司内部各中心及各部门向本单位行文业务线系统内下级部门向上级部门行文下行文通知（重要事项）、通报、决定、决议红头文件上级单位向下级单位以公司名义行文各单位以公司名义向本集团各中心行文批示、批复、通知（一般性通知）一般性公文上级单位对下级单位，或公司对内部部门行文业务线系统内上级部门对下级部门的请示或报告的直接批示、批复流转其他公文会议纪要会议纪要上级单位或部门重要会议纪要向下级单位或部门传递； 各公司重要会议向内部部门传递；下级单位或部门重要会议纪要向上级单位或部门传递； 会议纪要不得越级或平行传递；会议纪要根据需要发给相关人员制度类公文制度、办法、条例、规定、标准、指引、细则红头文件各级单位内部使用的文件外部行文上行文报告或请示红头文件以公司名义向政府机构提交请示或报告平行文与外部合作单位之间的工作联系函对外工作联系函公司的相关部门应工作需要与相关协助或合作单位之间的工作联系 第十二条 公文形式与用途一、红头文件（详见附件1）用途1、公司发布的5级及以上人事任免文件，采用公文类型“通知”，以红头文件发布2、涉及重大、重要、全局性的规章制度及通报，以红头发布3、上级单位向下级单位或公司向内部部门下达的重要安排，或就重大事项作出决定或决议，采用公文类型“通报、决议或决定”4、以公司名义就专门事项向政府部门正式行文，采用公文类型“请示或报告”使用规定1、 各单位内设机构不得对政府部门正式行文请示或报告；2、 只有独立法人企业或办理工商注册的分公司，可以在授权范围内以本单位名义发布红头文件，其他单位须以上级有权发布红头文件的单位名义发布红头文件。二、一般性文件 （详见附件2）用途1、下级单位向上级单位，或业务线系统的下级部门向上级部门的请示、报告2、上级单位向下级单位，或业务线系统的上级部门向下级部门的通知（一般性通知）、批示、批复使用规定1、 请示、报告、批示、批复、通知（一般性通知）必须经过有效审批，由部门负责人或单位负责人签发；2、 请示应该一事一文，一般只写一个主送单位，需要同时送其他单位的，应当用抄送形式。3、 业务线系统内的上级部门可以在职权范围内或领导批复授权范围内，向下级部门签发批示、批复，用于答复下级咨询、解释政策措施或给予工作指导的，同时抄送下级部门所在单位的分管领导或负责人。三、会议纪要（详见附件3）用途1、会议纪要适用于记载和传达会议决策和重要事项安排以及决策督办2、会议纪要用于摘要记录会议主要发言人的发言，重要事项详细记录使用规定会议纪要经过有效审批后可以作为下行文发布工作指令，下级重要会议纪要抄送上级单位或部门。四、对外工作联系函（详见附件4）用途对外工作联系函用于与合作伙伴、协作单位之间的工作联系和安排使用规定对外工作联系函须经过有效审批，加盖公章后使用。 第十三条 行文格式的规定一、公文秘级管理红头文件、一般性公文、会议纪要、对外联系函、规章制度应分别标注“机密”、“秘密”、“普通”，秘级由发文单位在发文时根据本规定认定。秘级定义公文类型或形式机密指极为重要并且不得向无关人员泄露内容的文件董事会决议或纪要；薪酬标准和融投类规章；涉及投资决策财务与营运分析等重要信息的请示、报告或批复、会议纪要等文件秘密指所涉及内容不能向集团外无关人员透露的公文其他规章制度、会议纪要或其他重要事项的请示、报告、批复、批示普通指非秘级文件一般事项的请示、报告、批复、批示二、紧急公文处理时效为了加速对紧急事项的处理，公文分为“特急”、“紧急”和“普通”。“特急”指应在2小时内完成所有审批程序并下达的公文，“紧急”指应在发文24小时内完成审批程序并下达的公文，“普通”指每道批准程序应在2天内完成审核审批的公文。对于紧急公文，发文单位应另行通知并跟踪公文流程涉及的责任人立即处理。三、红头文件和一般性公文标题标题应该准确简要地概括公文的主要内容，并准确标明公文种类，一般应当标明发文单位，标题中附法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。标题格式为：关于+核心内容+公文类型，其中公文类型包括请示、报告、通告、通知、批复、决议、决定等，具体见“公文形式与用途”。四、主送单位 主送单位指公文的主要受理单位，置于标题之下，正文之上，起头顶格。主送单位名称应为全称或规范化简称、统称，排列顺序力求相对统。向上请示、报告公文，一般只有一个主送单位，不宜多头主送，以免责任不明。如需同时送其他单位，可用抄送形式，向个人传达的文件因用呈、呈报、呈送。五、纸型、封面、字号 （一）A4型纸（国标210mm297mm）,厚度定量6080g/。 （二）文件材料15页以内的一般不加封面，确需加封面的材料可以加上，如规划、纲领性文件、规章制度、材料汇编等。封面可使用必要的文字和徽标，但不宜用花边和图案，加封面的材料同时应加封底。六、行文字号规范 （一）标题使用2号小标宋体加黑，顶行居中，标题段前段后间距1CM。 （二）副标题居中排列，使用四号宋体加粗，破折号占2格。“第一章，使用三号宋体加粗”“第一条，三号仿宋加粗”，标题单独成行时，均无需标点。 （三）分标题字体使用“一、黑体3号”、“（一）楷体3号”“ 1.仿宋3号”、“（1）仿宋3号”“”均不加粗， 正文3号仿宋、首行缩进四个字符”。 （四）正文使用3号仿宋字体。每段文字前空两格，第2行起均顶格。正文内含标题不得使用加粗或艺术字体，如行书、隶书、细圆体等，以保持文面严肃、整洁。 （五）结构层次依次序号为：“第一章”“第一条”，“一、”“（一）”，“1.”“（1）”“ ”，正文章节后条数按上文依次编号，第一层次“一”后面跟的是顿号，第二层次“（一）”后面不能跟标点符号，第三层次“1”后面跟的是小圆点“.”，第四层次（1）后面不能跟标点符号。 （六）因制度较长按“章节”编写的文件格式为：“章节序号+题目”居中，章节序号与题目间距2个字符。例：“第一章 总则”。正文提行首行缩进两个字符排版。文件较简短的可视情况取消“章”“条”序号，直接用“一”序号开始编写。 （七）正文中表格一般作附件置后。小于文面半幅的，可随文就位，与正文同宽。表内字体同正文，字号可随表格略小。 （八）数字除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。7、 修改、套红、落款、盖印 （一）公文修改：公文修改在发起单位审批拟文稿（拟文稿）正文上用修改符号做修改，保留修改痕迹及审批。 （二）公文套红：拟文部门将审批过后的拟办公文电子版与审批拟文稿提交至人力行政中心行政部统一编制发文号并套红下发。套红要求独立编号，下行文为上级单位文头，上行文为本级单位文头。 （三）公文落款：公文落款为发起部门，盖章为发起单位部门章，无部门章盖单位章，在正文后空两行，单位名称按印章全称。成文日期中“”用插入符号里的几何图形，不能用阿拉伯数“0”。最后一个字离右边沿四格。盖印跨年月日，上2/3，下1/3，左右居中，端正清晰。八、页面设置、装订 （一）页面设置1、为节约纸张，现统一公文页面，边距设置，建议双面打印装订。页边距设置上 3.7.cm，下3.5 cm，左2.8cm，右2.6 cm，页脚1.0 cm，行距28磅, 或每面排22行，每行排28个字。为避免最后一页只是几行占一页的现象，可适当收缩行距，使文件成为几张整页, 但收缩行距不宜小于20磅。2、页码一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字，双面印刷页码居外侧，单面印刷页码居右侧。 （二）装订一律左侧装订，订书针不多于两颗，钉离左侧边沿0.5cm，上1颗钉于文件左边上3厘米垂直装订，另一颗订于文件下文第四行垂直装订，装订要求上下订书针垂直对齐，端正无歪斜，页面不出现重复打孔，不得平行装订。 第十四条、行文规则 一、行文应当确有必要，注重实效，坚持少而精。可发可不发的公文不发，可长可短的公文要短。 二、凡是通过口头、电话或其他便捷方式能够解决的问题，原则上不再发文。 三、某项工作方针已经明确，执行过程中不需要采取新的措施，只是一般性号召或重申已有的规定、要求，原则上不再发文。 四、发布相关制度或规定时，必须注意与已发布的同类制度或规定相衔接，内容不得抵触。若有新的规定，必须在发文时注明对原发布制度或规定修改或废止，在已有的制度或规定未废止前，原则上不得重复发布同类制度或规定。 五、集团各中心、各公司无权对上级政府机关直接行文，该类行文均应以公司或集团的名义。 六、集团公司的行文关系，应根据各自的隶属关系和职权范围确定。 （一）集团可以对集团各中心、集团所属各公司行文。 （二）集团所属各公司在其职权范围内，可以互相行文，也可以根据集团授权，向其他各公司职能部门行文，套红文件严格遵守相关规定。 （三）集团所属各公司各职能部门向其他各公司业务部门的行文,应当同时抄送本公司行政部，需要集团审批或备案的，抄报集团人力行政中心； （四）集团所属各公司及人员一般不得越级行文；因特殊情况必须越级行文时，应当同时抄送被越过的上级公司部门或领导。 （五）集团各中心、所属各公司、各部门可以联合行文。 （六）集团所属各公司、各部门不能直接向集团董事长报送公文，均须通过集团总裁办审批。 七、其他规定 （一）主送单位、抄送单位、抄报单位应当使用全称或规范化简称、统称； （二）集团向各公司发文，仅发至二级公司综合部，由综合部转达流转；如传达不畅，收发部及时由该部门负责。 （三）各公司向集团行文须以单位名义行文； （四）未登记注册的公司，发布红头文件时须在拟注册公司名后加注“筹”字。 （五）公文如有附件，应当在正文之后注明附件顺序和名称。 （六）公文中的数字，除成文日期，部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略词、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。 （七）文字从左至右横写、横排，公文中正文的文字均为黑色。 （八）抄送/抄报指除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位或负责人。 （九）拟稿人必须在发文审批单中明确标注公文实施具体发文时间。第四章 发文流程与规定 第十五条 发文流程 一、发文流程是指行文单位或部门名义制定公文的过程，一般包括公文的拟稿、文审、编号、缮印、校对、用印、登记、分发、归档程序。 （一）集团人力行政中心为发文管理部门，所有发文依据集团人力行政中心“发文流程”进行： （二）集团所属各公司、各部门可针对本公司部门情况提出业务需求,自行拟订公文，并填写拟稿发文审批表。 （三）集团人力行政中心或集团所属各公司综合部根据相关制度对初稿的行文、内容进行审核。如需要会签的可组织相关部门进行会签，拟稿部门根据会签意见修改完善公文。 （四）对需要集团董事长或集团所属各公司总经理审批的公文，集团人力行政中心或集团所属各公司综合部根据公文规范要求审核正式公文，报总裁办。二、拟稿： （一）非部门业务范围的综合性重要文件，由集团公司人力行政中心拟稿；内容属各部门业务范围内的文件，由部门拟稿；相关公司部门联合行文，由主办部门拟稿。 （二）拟稿的基本要求： 1.符合国家和地方政府的法律、法规、方针和政策；符合集团公司的章程及有关规定； 2.文稿必须情况确实、观点明确、表达准确、结构严谨、条理清楚、直述不曲、字词规范、标点正确； 3.公文的文种应当根据行文目的、发文公司的职权和与主送公司的行文关系确定; 4.人名、地名、数字、时间、引文、印发及抄送范围准确； 5.拟稿必须符合集团公司公文格式要求。 （三）核稿 ： 以集团名义发文的由集团人力行政中心负责人核稿；以集团各中心名义拟稿的由中心负责人核稿；集团所属各公司名义发文的由经理或公司分管领导核稿；相关公司部门联合行文，由主办部门负责人或公司主管领导核稿。 （四）核稿的重点： 1.内容是否符合有关政策、规定，与其它有关公文有无重复或矛盾； 2.涉及其他公司或部门的问题是否协商一致； 3.文种使用是否妥当； 4.文字表达是否准确，格式是否规范； 5.是否符合行文规则和拟稿的其它要求。 6.提交发文审批表扫描件。（五）审批： 按审批流程及权限逐级审批，联合行文的公司部门应予会签，再送相关领导审批。（六）签发： 以集团名义行文，由董事长或其授权人员签发，以集团人力行政中心或集团其他部门名义行文，由董事长助理签发；以董事长或总经理名义行文，由其本人签发；以集团所属各公司名义行文，由公司分管领导签发，特殊行文按规定权限上报集团签发。 1.签发权限： （1）涉及集团管理制度、办法及规定性文件，由集团董事长签发；（2）集团重要对外文件（如对政府函件），由集团董事长签发； （3）集团所属各公司重要对外文件（如对政府函件），由集团董事长签发；（4）集团总部各职能部门间知会性函件，由董事长助理签发；（5）集团所属各公司对内发文，涉及业务方面的，由集团分管领导签发；（6）集团所属各公司对内发文，由该公司总经理签发； （7）人事任免通知，按人事管理权限签发。 2.文稿经签发后，即成定稿，原则上不得再做修改，若确需修改，需征得签发人同意。 3.签批公文应使用碳素墨水钢笔或签字笔，不得使用铅笔、彩色笔及圆珠笔等。（七）缮印： 以集团及集团各中心名义行文，由集团人力行政中心负责打印；以集团所属各公司名义行文，由该公司综合部负责打印。（八）用印 ： 以集团及集团各中心名义行文，由集团人力行政中心负责申请盖章；以董事长名义行文，由其本人签章；由各公司综合部负责盖章；同时各用印和印章管理部门做好用印审批程序和严格管理。 第十六条 发文处理程序 一、拟文稿及核稿流程 （一）凡涉及部门业务工作的文件由相应业务部门负责撰写； （二）涉及多个部门的文件，由涉及内容最多的部门牵头撰写，相关部门提供材料配合； （三）拟稿人应事先向中心/部门负责人提出口头申请，获准后，方可草拟公文。 （四）文稿拟就后，拟搞人报本中心/部门负责人核稿，核稿后由拟稿人向人力行政中心行政部办理文审手续，人力行政中心行政部应在原稿上加盖文审印章并登记。 二、文审审批流程及权限 （一）集团红头文件：拟稿人中心负责人审核分管副总审核董事长签发。 （二）集团一般性公文、会议纪要：拟稿人中心负责人审核分管副总签发。 （三）各公司红头文件、一般性公文及会议纪要（预算内费用、5级及以下人事变动）：拟稿人部门负责人审核综合部经理审核公司总经理签发。 （四）各公司红头文件、一般性公文及会议纪要（预算外费用、5级及以上人事变动、对外公布的红头文件）：拟稿人部门负责人审核公司总经理审核业务线分管中心负责人审核分管副总审核或签发董事长签发（根据集团权责表规定）。 （五）对外联系函：拟稿人部门负责人审核综合部审核人力行政中心行政部负责人审核中心负责人/公司总经理审核分管副总审核总裁办签发。 三、发文流程 （一）拟文部门将签发完毕的拟文稿、修改后的定稿、定稿电子档及发发文审批表送人力行政中心行政部审核。 （二）审核中人力行政中心行政部不得将送审定稿内容进行修改，对涉及公文标准用语的内容进行建议，如定稿内容出现严重错误由拟文部门负责。 （三）人力行政中心行政部收稿后对文号、格式、字号、章节、排序、主题词、发文范围、日期进行审核，如不规范需拟文部门因尽快重新调整，以免延长发文时间，如出现多处明显错误人力行政中心行政部有权将其退回重新发起校对，修改。核稿确认后由核稿人签字，并进行缮印、用印、装订、编号、登记、套红流程并在1个工作日之内后下发，延误或遗忘文件下发由相关执行人承担责任。 （四）因被退回修改而延误发文流程的，拟文部门相关修改执行人承担责任。 （三）发文编号由人力行政中心行政部按公文编号要求，依年份、流水号码一文一号编列。 （四）人力行政中心行政部通过企业邮箱，将签批完毕后的发文审批表进行扫描，定稿及其附件的电子档设置为限制编辑或加密版后，发至相关人员处。 第五章 公文编号 第十七条 拟文号、发文号编制一、拟文号是文审过程中使用的文号，文审结束后，由发文号代替拟文号。二、发文号是文件套红下发专用编号，由集团人力行政中心统一编制，发文时拟文号替换为发文号。三、拟文号由人力行政中心行政部归口管理，各公司拟文号由各综合部归口管理，拟稿人员文审前由归口管理部门统一编制拟文号。4、 拟文号编制方法：LFGJT-2014-001(集团人力行政中心2014年第1份文件)，文件顺序号：001，002，003以此类推。如进入下一个年份则文件顺序号从001开始编起，如2013-001。便于管理保存。所有文本依顺序排号，发文后人力行政部存档。 五、拟文编号原则： L