某公司工程项目集中采购实施细则

工程项目材料集中采购实施细则(暂行)第一章总则第一条为了加强项目物资采购管理，规范采购流程和行为，确保物资采购活动公开、公平、公正、有序、高效地进行，确保工程质量，最大限度地发挥集中采购的规模效益，根据公司工程项目物资集中采购管理办法（暂行）(公司员工(2008)139号)等文件的规定，结合公司实际情况，制定本细则。第二章行政机构和职责第二条公司应建立建设项目物资集中采购管理机构和物资管理全过程责任制，明确职责，形成分工协作、上下衔接、精干高效、专业优势突出的集中采购管理体系。第三条物资集中采购管理领导小组为加强公司对物资集中采购管理的领导，公司成立了物资集中采购管理领导小组，主管物资的副总经理为组长，材料装备部机电部长为副组长，其他成员由机械、工程、成本、会计、安全质量、科技、法律、监督检查部、纪委办公室、材料厂、项目部等相关负责人组成。领导小组的主要职责1.落实中铁二局物资集中采购管理办法。2.制定公司的物资管理规章制度。3.指导和监督公司主要材料的集中采购。4.协调公司内涉及材料集中采购的相关工作。5、负责对公司集中采购物资管理人员进行廉洁教育、检查和监督。第四条物资集中招标采购评标小组公司工程项目招标采购材料时，评标小组应在公司集中采购管理领导小组的领导下组织。材料集中招标采购评标小组成员为公司机械、工程、安全质量、科技、成本、会计、法律、监督检查部门、纪检监察、材料厂、项目部等负责人。评标小组由5人以上的单数组成，其中相关技术和管理专业人员不少于2/3，组长由成员选举产生。评标小组的主要职责1、按照招标文件规定的评标方法、评标标准和条款，制定评标细则，实施具体的评标工作。2、提交评标报告并提出相关建议。3、负责推荐中标候选人或授权确定中标供应商。第五条相关机构的主要职责机电材料与设备部作为公司物资集中采购管理的职能部门，行使公司工程项目集中采购管理职能。主要职责1.组织材料采购计划，确定分包商和区域采购中心，协调公司内各项目材料的互操作性以及公司、业主和分包商在材料采购中的关系。2、负责集中采购材料的招标文件、合同及相关文件。3.负责监督项目的采购过程，选择供应商，组织合同谈判，编制、修订和发布公司的合格供应商名单和安全环保材料，参与项目规划。材料工厂1.参与项目物资集中采购的市场资源调查，并进行谈判低碳钢热轧圆盘条预应力钢绞线2硅酸盐水泥3混凝土材料粉煤灰、外加剂4桥梁和桥梁结构材料桥梁支座、锚具、波纹管、伸缩缝、桥梁防水材料、各种型号5隧道材料防水材料、衬砌台车、软渗透管、止水带6路面材料沥青、防水材料、砂岩、重油、粉煤灰、矿粉、土工织物7两三件物品单项合同金额在30万元以上的材料公司集中采购的材料由项目按程序提交采购计划。公司机电物资管理部根据项目情况进行物资分区或统一招标采购。公司统一签订采购合同，统一发布供货计划，统一支付货款。项目部具体实施采购合同，包括材料的验收、使用和储存，并进行相关的核算和账务处理。第四章物资集中采购的资金来源和支付方式第七条根据当月集中采购计划，各项目将根据资金审批计划无条件将所需资金划入公司财务部专用账号，由公司财务部按照合同条款约定的支付方式支付。如有例外，公司财务部根据合同约定向项目部发出委托付款委托书，项目部直接支付到相应账户。第五章集中采购程序第八条采购主体和采购方式的确定在项目招标阶段和启动准备阶段，公司机电物资装备部组织项目管理部和相关部门进行物资采购计划，确定项目策划书的采购计划，明确各种物资的采购组织机构和采购方式。集中采购采用公开招标、邀请招标、竞争性谈判等采购方式。第九条材料招标采购流程(1)编制招标文件和确定基础价格1.机电物资装备部负责编制采购招标文件，项目在招标文件中提出技术、商务等条款的具体内容。2.招标文件的原则应包括：邀请、投标人须知、技术规格和要求、合同通用条款、合同专用条款、交货计划和附件。还应包括满足公司质量、环境和安全管理体系文件标准的要求。3.招标文件由公司机电材料设备部、成本部、财务会计部、法律部审核会签，经主管领导批准后发送。4.施工调查组中的机电材料设备部、成本部和项目管理部将共同调查拟采购材料的市场情况并确定基价。(2)发布招标(谈判)信息，接受投标(3)供应商资格预审投标供应商和投标供应商应从合格供应商名单中选择。如果参加投标的供应商或被邀请的供应商未列入公司的合格供应商名单，采购主体应负责供应商的资格预审。(4)供应商评估和选择采购单位和项目必须对供应商的资质、信誉、技术和产品质量进行全面检查、调查和确认，并根据产品和供应能力的综合评价结果选择供应商。综合评价的内容因供应商向项目提供的产品的重要性而异。下表进行了详细说明：供应商类型评估内容检查样品/样品批准产品性能比较供应商能力评估采购价格评估钢、水泥、沙子和其他主要结构材料“1.在与供应商谈判采购合同(订单)时，采购主体应就采购信息与供应商充分沟通，并注明名称、规格、单位和数量、进场日期、技术标准、交货方式、质量、安全和环保等。采购合同(订单)中的采购材料，并规定验收方法、双方在出现问题时承担的责任、仲裁方法等。2.采购主体负责组织合同起草和会签。采购合同必须以公司法律部提供的标准合同文本为基础，结合实际项目和采购情况编制。3.采购合同应由公司的机电材料设备部、材料厂、法律事务部、财务会计部、成本部、公司主管材料工作的副总经理和公司总经理签字批准。4.采购合同签订后，采购主体应将采购合同正本和会签的采购合同审批表提交成本部保存，并将采购合同副本(或复印件)发送至项目部，并向项目部披露采购合同。同时，公司的机电材料设备部和材料厂保留一份采购合同。(6)采购合同的签订和变更1.每个项目应在每年12月10日前计划下一年上半年的需求；在当年5月10日前，公司将向公司的机电材料设备部报告下半年的需求计划。公司将根据各地区的需求，在公布的合格材料供应商名单中进行招标，以确定供应商。根据公司签订的合同，每个项目应向其所在区域的供应商提交月度计划，并组织材料的供应和接收。2.各项目应签署并汇总当月采购数量，并于当月28日前将书面材料(书面汇总材料必须由项目经理、财务经理、成本副经理或预算经理、材料经理签字)传真至公司材料设备部汇总。3.机电材料设备部应根据合同要求配合项目部组织投料安排。项目管理部组织材料的收集、保管、使用和核算，发票的收集和核算，当月实收数量的确认和提交。机械制造部、材料厂和项目部将根据确认的金额讨论决定支付的资金数额，提交财务部审核，然后提交总经理批准。4.采购合同的变更按照公司合同管理办法的有关规定执行。采购合同的变更应由原合同批准人批准。第十条合格供应商名单1.为了加快供应商评估和选择的过程，公司的机电材料设备部每年都会发布一份“合格供应商名单”。名单上的所有供应商在参与评估和选择时不需要通过资格预审。2.合同执行后或每年年底，机电部物资装备信息管理人员会同采购人员、项目采购人员或责任工程师，牵头对本项目或本年度合作过的供应商进行评估，填写年度供应商评估表，并修订“合格供应商名单”。第六章集中采购的监督第十一条公司的财务部门、法律部门、监督审计部门、机电物资装备部、项目管理部等部门和单位对物资集中采购进行监督检查。1.检查和监督集中采购范围、采购方式和采购程序的执行情况，以及集中采购的效果和效率。2.检查和监督公司的业绩7.参与物资集中采购的工作人员和评标人员应当自觉遵守保密原则和其他规定，不得向社会公开采购项目的底价、投标人的投标文件、评标和议标等情况。不得违反规定并采取有利于某一供应商的措施；评标人员应当客观公正地履行职责，对提出的评标意见承担个人责任，与投标人有具体关系的评标人员应当主动回避；集中采购部门应当定期向集中采购领导小组报告采购实施情况。第七章职责第十二条有下列情形之一的，由集中采购领导小组责令集中采购部门改正，并报纪检监察部门酌情追究相关负责人和当事人的责任。1、应采用集中采购方式而不采用。2、擅自提高采购标准。3.违反规定与供应商串通。4、开标后，投标人擅自进行谈判。5.中标通知书发出后，无正当理由不与中标人签订采购合同的。6、拒绝财政、纪检部门检查或不如实反映情况和提供材料的。7.未能按公司要求及时付款。第十三条供应商有下列情形之一的，采购无效，由物资集中采购领导小组责令改正，给予警告，并按照合同及有关规定处以罚款。如果给公司造成损害，供应商应负责赔偿。1、提供虚假材料，骗取采购供应商资格。2.提供虚假投标材料。3、使用不正当手段诽谤和排斥其他供应商。4、与采购部门和工作人员非法串通。5、开标后与招标人私下协商。6、中标后，无正当理由不与采购部门签订采购合同的。7、向采购部门行贿或其他不正当利益。第十四条集中采购部门工作人员不执行本实施细则、徇私舞弊或者玩忽职守的，由主管部门给予行政处分。情节严重构成犯罪的，依法移送司