OA使用管理制度

办公自动化使用管理系统一.一般规定1.为了提高公司的工作效率，保证信息传输的畅通，根据公司的实际情况，特制定本系统。2公司办公自动化系统(以下简称办公自动化系统)是基于智能办公系统的办公信息管理系统，可接入OFFICE ANYWHERE网络，采用服务器/客户端/浏览器结构，覆盖整个公司的管理人员，实现网上办公和信息资源共享。办公自动化系统是公司信息化建设的重要组成部分，是提高公司办公室整体管理水平的重要手段。为了加强公司办公自动化系统的管理，提高公司的工作效率，有效降低和节约成本，加快办公自动化建设，保证文件和各种信息的快速、顺畅传输，根据国家信息化领导小组关于我国电子政务建设指导意见、国家机关公文处理实施细则、中华人民共和国保密工作规定、计算机系统管理规定和公司公文处理办法的有关规定，结合公司实际情况，制定本系统。二。组织责任在办公自动化系统的运行中，公司各部门各司其职，相互配合。职责如下：1.公司行政部是公司办公自动化系统的归口管理部门。主要职责是：(1)、负责制定办公自动化系统的规章制度；(2)负责设计和修改办公自动化系统的核心工作流程；(3)负责审核办公自动化系统各职能部门和办公室的工作流程设计；(4)负责确定和监督办公自动化系统核心工作流程中参与者的权利；(5)负责监控、检查和监督核心工作流程的工作流程；(6)、负责工作流程的归档，并为其他部门提供查询；(7)协助计划部信息部组织运营培训；(8)协助计划部信息中心收集整理系统优化需求；(9)负责监督办公自动化系统各主要功能模块信息内容的更新；(10)、负责系统安全设置的定期检查；(11)根据公司保密要求，负责系统信息的定期检查和监督；2.信息部负责办公自动化系统的建设、维护和服务支持，负责服务器的管理、维护和日常运行。主要职责是：(1)负责办公自动化系统软件的开发和升级管理；(2)、负责办公自动化系统数据备份；(3)、负责制定办公自动化系统应急预案和系统技术管理规章制度；(4)、负责公司领导、OA管理员及相关人员的培训和技术指导；(5)、负责办公自动化服务器、操作系统和硬件的维护，确保服务器的安全运行；(6)、负责系统用户注册、注销等管理；(7)负责设置文件柜功能模块各部门的书写权限。3.人力资源部负责提供办公自动化系统的当前组织架构，并提供办公自动化系统中用户的移动信息。主要职责是：(1)负责现有用户和新用户的审核；(2)负责向计划部信息中心提供用户(变更或取消)信息。4.其他部门的主要职责是：(1)、负责开发本部门的办公自动化系统相应的管理系统；(2)、负责指定部门的办公自动化管理员，参与部门的工作流程定制、文件夹建立和部门的办公自动化系统终端日常维护、人员培训等技术支持工作；(3)本部门办公自动化管理员负责办公自动化系统涉及人员权限变更时，应及时提供给公司行政部进行调整；负责办公自动化系统中公文流转及文件夹属性和内容的变更；(4)负责根据部门工作需要提出优化要求。三。资料管理1.各种文件(包括通知、说明、报告、简报、报告、4.电子文档的要素与纸质文档的要素基本相同，包括文档的标题、分类、文档编号、发行人、文档标题、主要交付机构、文本、附件、书写日期、注释、主题标题、复制部门、版本注释等。电子文件和纸质文件的工作流程、书写关系和归档管理基本相同。5、电子文件与纸质文件具有同等效力，无电子印章。如需向公众提供纸质文件，各部门可向公司行政部申请正式文件。6.各种电子文件处理程序在公司办公自动化系统中按公文处理办法的规定办理。在办公自动化系统中，公司的收款处理流程是公司行政部门的审批流程。经公司领导批准后，移交公司分管领导审批，再移交承办部门审批，并选择具体经办人员进行处理。7.各部门负责人征求审核文件的公司领导意见后，将公司领导审核的文件归档到办公自动化系统中。8.在办公自动化系统中，公司的文件发布流程为各部门的起草者启动文件发布流程。部门领导审阅文件。如需会签部门协助，会签应由起草部门主管领导协调会签。会签后，主办部门将文件提交公司主管领导审批。主管领导确认后，将文件移交公司行政部审批，行政部经理负责9.文件下发后，公司行政部对电子文件进行编号和制作，利用办公自动化系统的文件分发流程，向公司各部门负责人和办公自动化管理员各发送一份，并根据实际需要打印多份纸质文件提交归档。10.使用此系统设置的工作流来处理工作。按照文档管理一体化的原则，做好电子文档的归档工作，并妥善保存归档记录，以备后用。直接电子邮件可以用于小规模的信息交流。四.着陆规格1.系统正式运行后，系统所有用户将在每个工作日的上午和中午以及中午和下午下班前一小时至少进入系统浏览一次，以确保公文系统的正常流通和信息的及时传递。最好长时间登录办公自动化系统。2.系统用户必须建立个人密钥，填写个人信息，保护个人登录密码和电子签名密钥，并定期更换。许多人共用同一台电脑。如果办公自动化办公室暂停，必须及时取消或退出办公自动化系统，以防止其他人介入工作环境。3、登录办公自动化系统的用户密码应经常更改并保密，以防他人有意或无意地打开系统数据库获取信息、垃圾邮件、恶意添加或删除数据或干扰公文的操作。V.安全性和保密性1.所有用户应认真执行中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例和公安部计算机信息网络国际联网安全保护管理办法，并严格遵守公司计算机管理制度的相关规定。2.根据公司计算机管理制度的规定，为保证各单位的网络畅通，严禁使用占用网络带宽的软件，如英国电信、电驴、电驴、迅雷、pplive等，严禁观看与工作无关的网络视频。严禁非法操作网络软硬件。系统用户必须安装防病毒软件，拒绝安装的用户将被取消访问互联网(包括个人笔记本电脑)的资格。3.办公自动化系统的所有用户不得利用办公自动化系统从事危害国家、集体和他人利益的活动。不允许他们制作和传播对公共安全有害和不健康的系统信息。他们不允许生产和输入计算机病毒和其他危及系统安全的数据。4.办公自动化系统中的所有用户都应根据以下要求阅读和使用系统提供的信息七.回答实现信息畅通，实现“信息化”管理；1.相关人员应当根据职责及时回复相关信息；如果上级要求回复，格式为(回复)；所有相关员工或每个团队员工的格式为(所有回复)；2.如果公司通知、企业制度、指令等栏目的内容涉及全体员工，每位员工必须在一周内给予回复，涉及相关人员的必须在三天内给予回复；3.对于其他栏目，如果下属要求回复，格式为(请回复)；并应在三天内给予答复；4.应急办公室的内容应当公布，并在内容上标明“应急办公室”。相关人员必须在当天回复应急办公室的内容。5、申请栏目内容发布后，应有部门负责人的审核意见；6.员工可以自由参加论坛、宣传表格、人员行踪、档案等栏目。不要坚持回复。7.对于任何回复，应在发布时设置“阅读邀请”。8.相关人员必须根据职责及时回复相关信息。如果公司没有按照回复的规定做出相应的回复，公司的办公自动化管理员将第一次在办公自动化栏目上进行批评并通知其直接上级，办公自动化管理员将第二次发出警告并通知其直接上级。第三个办公自动化管理员直接通知了总统。经总裁核实后，财务部罚款50元并通知了整个公司。9.如果办公自动化管理员不能及时报告，他的直接上级将给予批评和警告。两次未及时通知的，由财政部门处以50元罚款；三次未及时通知的，处以100元罚款。八、不良记录为了加强办公自动化系统的健康运行，发挥其有效作用，实施评估管理。1.主持人将记录未能按照规定及时回复的人，每月公布一次，并将其纳入评估。将对那些导致工作受到影响的人进行评估。2.如项目简报、管理周报等信息不按时、不按时提交，根据漏报数量对主要负责人进行经济评估。3.如果办公自动化系统的维护和管理受到影响，应根据情况进行相应的评估。九.紧急措施应急措施是确保文件和信息不丢失的有效措施。1.发布公司制度、报告、评估、档案等有价值的内容和信息时，发布者还应做好备份，避免信息丢失；2.主持人应指定相关人员对需要归档和管理的数据和信息进行备份。3.办公自动化系统管理员应及时维护和管理办公自动化系统，防止系统故障。系统应每周清理一次，数据应每周备份一次，以保护服务器。X.其他要求1.鼓励全体员工对办公自动化系统的维护和管理提出建议；2.工作时间不要上网聊天、玩游戏或看与办公自动化无关的网站，以免影响正常工作。违反本规定的，第一次给予10元经济处罚，第二次给予50元经济处罚，并根据情节给予通报批评经济