自办展发展规划

自办展两年发展规划目 录第一章 指导原则和发展目标 （3）第一节 三年发展取得一定成就 （3）第二节 即将面临的新机遇新挑战 （4）第三节 自办展两年规划发展的主要目标（4）第二章 建设自办展规范化管理新平台（5）第四节 明确组织结构形式及职能分解（5）第五节 加快自办展项目管理标准流程建设（6）第六节 建立自办展服务质量目标管理分解体系（7）第七节 推进自办展绩效考核改革（8）第三章 建设自办展人才基地（9）第八节 培养会展项目管理类人才（9）第九节 加快市场策划及销售类人才的引进（9）第十节 推进个性化的培训方案（9）第十一节 建立“深造与就业”双项挂钩机制（10）第十二节 建立与猎头公司的合作机制（10）第四章 加快自办展平台建设第十三节 加快对区域产业经济与背景的研究和分析（10）第十四节 建立会展学习“知识库”（11）第十五节 深入研究西部所有展会背景、现状及成长性（11）第十六节 涉足更多题材自办展项目的开发（11）第十七节 大力扶持与培育专业型展会及合办型展会（12）第十八节 建立自办展与外来展档期冲突的解决机制（12）第十九节 稳固既有自办展项目，寻找多极经济增长（13）第二十节 兼并或收购成长性较好会展项目（13）第二十一节 建设自办展与兄弟公司的长效合作机制（14）第二十二节 加快自办展市场化运作机制建设（14）第五章 加快与政府的公共关系平台建设（14）第二十三节 建立与政府会展处定期工作汇报机制（15）第二十四节 建立与政府职能部委及行业协会良好关系（15）第二十五节 制定公共关系经费使用办法及标准（15）第六章 推动自办展精神文明建设（16）第二十六节 深入推进普通话使用建设（16）第二十七节 深化自办展工作规章制度改革（16）第二十八节 推进部门间体育竞技比赛的开展（16）自办展两年发展规划纲要自办展两年发展规划纲要主要阐述规划期内自办展的战略意图及具体工作方向，提出了我公司关于会展市场发展和壮大的主要任务，是我司自办展第二阶段快速发展阶段的脚本和参考，同时也是全自办展员工共同奋斗的行动参考，更是公司履行经济调节、公共服务、内部监管、市场管理职责的建议依据。第一章 指导原则和发展目标深刻分析自办展各类特殊情况，客观评价发展壮大过程中的现实基础和未来潜力，准确把握市内外会展发展形势，着眼于依靠人力资源发展，实现可持续的再发展，让员工不断分享发展和改革成果的喜悦，以确立更为科学的的指导原则和发展目标。第一节 三年发展取得初步成就经过三年的努力，我们建立了一个基于展馆和员工努力的业务发展平台自办展服务，这个平台为我们的进一步发展提供了一定的财务基础和公共关系基础，我们亦逐步建立了自己的企业文化：以员工的专业能力和团队协作为基础，通过服务为客户创造价值，分享客户的成功；我们也深谙自己的发展战略：成为重庆首屈一指的会展承办机构，展览会全流程解决方案供应商；对这一战略，我们进行了从市场基础到市场前景，从人力资源基础到人力资源发展规划的可行性初步验证；自07年以来，我们相继承办了四届重庆婚礼博览会、一届重庆婚庆文化节、三届西部家居博览会、两届重庆万石博览会、一届动漫文化节与儿童节。这些项目的稳步发展，也更加坚定了我们向新业务领域发展的信心。第二节 即将面临的新机遇新挑战会展素有“区域经济风向标”之称，自国务院三号文件明确指出“打造重庆会展之都”举措以来，政府专设成了的会展处，加大了对会展的扶持和关心。自薄书记上任以来，加大了对旅游、会展等第三产业的扶持，随着市内经济形势不断向好，资金流、人才流、信息流、商品流亦不断涌入重庆，加上目前公司已经历大小自办展会多次，培养了一批具有丰富经验的会展实战人才，形势和前途较为光明。尽管形势向好，但我公司自办展在发展道路上仍布满荆棘，如：每年会展扶持专项资金申请难度较大、申请的扶持经费不高；对好的会展题材，大大小小各类会展公司对承办权竞争较为激烈；政府其它职能部门对会展支持力度不大，仍停留在挂名主办的阶段，不参与任何指导性或实质性协调工作。第三节 自办展两年规划发展的主要目标完成公司每年对自办展下达的经营指标。加大自办展、合办展、节庆活动发展力度，实现每年上一个新项目，年收益率以1520速度增长。完善自办展规范化管理流程体系文件。制定自办展标准流程、作业指导书、作业检查表、项目甘特图、激励手册等。推进与政府的公共关系建设。多开发新题材展会，不断建立与市内各政府职能部委广泛联系和良好关系。取得一次大型展会的承办权。加强与商委会展处领导的长期联系与沟通，力求两年内获得一次大型展会的主要承办权。建立适合员工学习的会展知识库。推动员工阅读中外会展、中国会展杂志，推进自动化办公系统会展知识库建设。建立人才储备库。依托于自动化办公系统，建立自办展员工及实习生的业绩、能力、态度、专业等综合素质信息。制定合乎现状的绩效考核办法。加强与行政部及人事部的工作探讨，制定出合理的自办展员工绩效考核办法。第二章 建设自办展规范化管理新平台自办展发展至今，在规范化管理领域处于起步阶段。建设自办展规范化管理平台，是自办展“内外兼修”的核心组成，尤其在多项目构成的会展企业，对系统化、科学化的管理项目具有重要意义。第四节 明确组织结构形式及职能分解自办展目前的组织结构属强项目制形式，在新领域业务、事业环境要素及人力资源无法完全匹配的现状下，建议两年内的组织架构仍以强项目制，即：自办展分管领导部门经理（项目集经理）各项目主任项目助理实习生。这样的优势可实现专业化管理，有利于内部竞争提高整体效率，劣势是项目负责人工作任务较重，压力较大。两年后，待自办展新领域项目得到扩充，队伍得到更多的锻炼，各类会展人才亦有充分的积累，可建议考虑矩阵式组织结构，成立区别于项目部之外的招商部、市场策划部、宣传外联部、行政客服部等。就工作职能方面，以往的自办展并没有明确的界定和划分，其实可以简单划分为一、二、三级，甚至是多级。一级职能可用一句话描述项目主要业务和管理事宜，该职能只是宏观描述，不具备直接操作性；二级职能描述的是在一级职能基础上分解的若干子项职能，严格来讲，也不属于具体的工作事项，没有直接操作性；三级职能则是二级职能的进一部细化，是一些具体的作业项目和要点，具有可操作性。如：在一个具体项目的招商工作中，见图1：部门经理或项目负责人项目负责人项目负责人或项目助理一级职能二级职能三级职能招商管理1管理客户信息（1）依据会展的内容和目标，收集客户信息（2）不断丰富客户信息管理系统（3）对客户信息进行管理，确定主要的目标客户2制定招商计划（1）依据客户的特点和展会特点，缺点招商目标（2）制定招商企划书，拟定招商计划（3）分析招商计划可行性3开展招商活动（1）接洽、协调、联络参展参会人员（2）开展各种会展宣传活动（3）进行招商谈判，签订招商合同（4）收取展商款项4维护客户关系（1）对客户进行建档案管理，便于提供个性化、专业化服务（2）定期对客户进行回访，了解问题（3）向客户提供合理化建议与方案（4）与客户负责人建立并保持良好关系第五节 加快自办展项目管理标准流程建设加快建立从自办展的可行性分析、立项、策划总体方案、相关活动、报批工商消防、招商及展位营销、宣传媒体推广、现场服务管理、展后总结评估每个过程的标准体系文件，如：在项目可行性分析阶段，需制定展览会市场环境分析报告、展会生命力分析报告、展会项目财务分析、展会风险预测及控制报告；展会招展及销售阶段，需制定展览会招展价格制定策略、展览会招展函编制框架、展览会客户资料传递的标准、代理招展合作书框架等文件范本或模板。标准流程文件的建设，为员工多级职能工作的有序开展，提供了指南，此举将有效提高员工工作效率，加快了员工系统化、专业化、科学化的培养。第六节 建立自办展关键质量目标管理分解体系以往自办展，以公司下达收入指标，考核完成情况来检验部门的主要工作。而部门将总任务分解后，仅停留在考核项目负责人收入指标的完成上，对多级员工细目标分解后的完成情况考核并不明确，难以客观公正的体现员工工作绩效，影响到员工的工作激情。建立以自办展关键质量目标管理分解体系，其目的在于激励员工、增强组织凝聚力、更为客观的推动绩效考核机制。以下为主要负责招商、市场策划及宣传外联工作的项目人员的质量目标分解表： 市场策划及宣传外联工作质量目标分解表（见图2）图2目标项目指标内容单位指标（值）完成时间市场调查质量目标信息分析准确率100市场调查信息准确率 以上市场调查经费万元 万元以内策划服务质量目标会展策划完成率 以上策划案采纳率 以上策划案保存完整广告宣传质量目标广告宣传推广次数次 次广告宣传覆盖率 以上广告宣传费用控制万元 万元以内公关服务质量目标公关危机事件处理及时公关费用万元 万元以内综合质量服务目标提升公司形象目标公共关系建设目标招商工作质量目标分解表（见图3）目标项目指标内容单位指标（值）完成时间招商质量目标招商实际完成率 以上赞助、广告总金额万元 万元客户回执率 以上回执及时处理函件发送准确率 以上签约客户数量个 个老客户流失率 以下新客户开发数量个 个回款率 以上每平方销售均价万元 万元以上展位销售面积平方 平方以上信息度目标客户信息资料保存完整客户信息库建立第七节 推进自办展绩效考核改革目前的自办展项目，均已建立招商组、宣传组、活动组等分工概念，项目成员分工及工作重点有所区别，当然，绩效考核标准亦需不同。同时，建立员工绩效考核还需考虑以下要素：自办展总任务收入指标完成情况、总任务利润完成情况、单个项目收入指标完成情况、单个项目利润完成情况。与行政部和人事部保持长效沟通机制，抓紧推出自办展绩效考核办法文件。第三章 建设自办展人才基地我公司自办展发展相对较晚，对会展业及会展经济的研究起步也较晚，会展人才储备及教育亦相对落后，公司仍缺乏一支稳定的、高质量的专业会展人员队伍。因此，建设自办展人才基地，培养高质量会展人才，对提高自办展项目组织水平及服务质量起着深远的意义。第八节 培养会展项目管理类人才自办展目前的项目负责人，运作会展项目的类别、次数、时间都尚短，经验水平有所参差，公司需不定期组织培训机构对项目负责人进行项目管理培训，支持与资助员工积极参与各类项目管理俱乐部或沙龙，学习他人经验，不断提高项目负责人的运作水平及能力。第九节 加快会展市场策划及销售类人才的引进自办展的招商、市场调研及策划是较为薄弱的环节，公司需针对性引进此类人才，尤其是招商能力及业务攻关能力较强的会展人才，可借助某些老员工在行业内的长期人脉资源，广纳此类人才，采取底薪业务提成的临时聘用方式，为公司创造更多收益，同时也为今后成立招商部、市场策划部做好人才储备。第十节 推进个性化的培训方案目前所有的自办展项目，无论是项目负责人还是项目助理，在某些方面的工作技能需待提高，公司可逐步向项目人员了解，咨询员工的意见与想法，形成员工综合能力评估表，将需要加强某几项工作技能的员工归类，针对性的推出培训计划，确保每位员工可以学以致用，工作能力得到改善和提高。第十一节 建立“深造与就业”双项挂钩机制对综合能力好、责任心强、具有企业归属感的员工，实施“深造与就业”双项挂钩机制。企业可与员工签署长期用工协议，资助员工并提供中长期职业培训、技能培训、深造学习机会，避免人才流失为自办展工作带来不利。第十二节 建立与猎头公司的合作机制与智联招聘、前程无忧、联英人才、大渝人才等猎头公司建立长期合作关系，多渠道方式接触本地或外地中高级会展人才，及时更新和丰富自己的人才储备库。第四章 加快自办展平台建设整个自办展已从起步阶段逐步迈入快速发展期，加快自办展平台的建设，是两年规划的核心组成，也是公司长远发展的重点，需高度重视，时刻关心。第十三节 加快对区域产业经济与背景的研究和分析以往的自办展，较缺乏对本地行业及产业经济与背景系统化了解和分析，加上政府相关部委对行业展会重视程度不够，使得自办展对某些行业所涉足的展会望而却步，延误了时间。在接下来的两年时间里，自办展需逐步了解本地支柱性产业，加强认识，分析未来前景，对多数行业全面关注，深入学习建设“五个重庆”文件，研究即将出台的“十二五”规划，对本地各行各业建立分析报告，如：2010重庆化工行业产业经济与背景分析报告、2010重庆小家电行业产业经济与背景分析报告等文件，形成行业分析报告数据库，为员工立项办展提供参考和依据。第十四节 建立会展学习“知识库”将会展学知识体系、中外会展、中国会展等杂志精辟文章以文件形式传递到公司数据库，指导员工阅读学习，并定期举行讨论会议，对有价值的信息，会展知识体系中的难点加以剖析，加强员工对会展专业知识及技能的不断学习。第十五节 深入研究西部所有展会背景、现状及成长性自办展历经三年多，我们关注过、我们了解过不少行业展会。可是，对大部分的展览，我们缺乏深入研究。很多看上去成长性较差的展会，规模不大，特装展位不多，可每年定期举办，坚持举办，收益逐年稳步增长，且在行业圈内具备一定人气。如：重庆博瑞德展览公司前不久的承办的西部建博会，沃德展览公司的工业自动化展等。在未来两年时间内，自办展需全方位的从西部区域展会入手，从主办、承办、协办，从招展范围，宣传计划、媒体实施等方面了解并掌握各个展会的特点及规律，与组委会多进行电话交流，有必要可以面访向人家学习，关注这些展会背后很多不为人知的故事，为我们的自办展积累更多样本。第十六节 涉足更多题材自办展项目的开发自办展需首先立足于本地产业经济与背景分析报告，指导各级员工认真学习即将出台的重庆“十二五”战略规划，研究与分析重庆与周边省市各行业发展前景；其次需关注近年来老百姓最为关注的民生问题及焦点新闻，如：房价过快增长、大学生就业、西南干旱、魔术热、相亲热等焦点话题。分析这些事件与展会的结合性，看是否可举办与之相结合的展会，如：水资源净化设备展、大学生人才交流会、重庆首届魔术节等。实现多领域、多渠道的开发展会，创造展会。第十七节 大力扶持与培育专业型展会及合办型展会自办展在三年的发展中，关注第三产业较多，自然在承办消费型展会方面取得了较大成功，但专业型展会的开发一直是软肋，合办型展会目前也较少。众所周知，专业型展会具有难度大、起点高等特点，但同时也具备可复制性低、收益高、宣传成本低等优势。因此，在未来两年规划中，自办展需更多关注本地支柱性产业，尤其对化工、生物制造技术、信息技术产业高度重视，加强与行业主管部门、行业协会、龙头企业的广泛联系，策划与举办此类展会。在合办展方面，需加强与媒体的合作，充分利用二号馆资源，以举办大型节庆类活动为主，降低场馆闲置率，为自办展经营带来更多收益。第十八节 建立自办展与外来展档期冲突的解决机制自办展与外来展档起冲突矛盾日趋激烈，可制定以下列标准作为权衡的关键指标：A、外来展是否为国际展、国内展或区域展B、外来展展览面积大小C、外来展举办年限D、外来展是否属政府财政补助的展会E、圈内人士对该展会的评价F、该展的宣传覆盖率及影响力G、该属专业展、消费展还是综合性展会H、该展在会展中心的举办史I、该展所带来的场租收入及利润J、该展是否为政府主导展会K、该展对餐饮、宴会、会议的带动性收入增长L、该展与自办展会题材是否关联将冲突展会的上述指标用权重分值标注，并制定自办展与外来展档期冲突选取标准文件，提交公司领导层讨论，审议通过后，形成书面文件通报场馆销售部及自办展各级员工，从根本上做到有根可寻，有法可依。提高了各部门工作效率，减小了员工的不良情绪。第十九节 稳固既有自办展项目，寻找多极经济增长展位费收益为主的成熟项目，需大力吸引外地龙头企业来渝参展，可以给予较低展位费或0展位费政策，加强该项目活动区域的冠名招商，寻找行业新亮点，将展会向产业化、专业化领域延伸，最大限度提高展会收益；门票收益为主的项目，需加强自身展位招商及活动区冠名招商力度，大力开发渠道招商，积极通过本地协会或相关部委与全国协会及地方相关部委建立广泛联系和长效合作机制。既有项目的稳固发展，是新领域业务项目的坚实后盾，需全力保证。第二十节 兼并或收购成长性较好会展项目通过对西部区域展会的全面分析和不断了解，自办展可根据某些展会的成长性、所处行业发展前景、承办单位的资质及规模、行业协会的反馈、主办机构的意见、龙头展商或重要企业对该展会市场反馈、专业观众对该展会的反馈、社会影响力等要素，考虑兼并或收购。在评估展会价值阶段，需与公司各领导加强沟通与汇报，反复考察，形成最终决议。第二十一节 建设自办展与兄弟公司的长效合作机制自办展接触主办方及展商机会最多，时间也最长，对客户有着较深的了解，在完成本质工作前提下，自办展员工有义务向客户推荐兄弟公司的展台设计、搭建制作、会议使用等业务，加强与兄弟公司员工或领导的畅通对接与汇报工作，以公司利益为重，不计较个人得失，协助兄弟公司或兄弟部门完成经营指标。第二十二节 加快自办展市场化运作机制建设自办展成立为分公司以后，对存在的市场化运作方面问题，需建立合理的解决办法，如：当展商提出返利要求，多开发票要求，制作假合同等；自办展需编写对此类特殊情况的处理办法文件，向公司领导层提交审议，通过决议后形成书面文件通告自办展各级员工，员工若以后遇到类似情况，是有根可循，有法可依。不仅提高了工作效率，也避免了各类谣言。第五章 加快与政府的公共关系平台建设社会环境、政治背景、经济形势对举办展会起着决定性因素，更多的业内人士、观众及展商愿意把展会的主办机构作为衡量一个展会成功的标准。因此，加强与当地政府及各部委的广泛联系，运用各种方式方法积极动员政府及相关部委作为展会主办或支持，是自办展未来两年发展的又一工作重心与方向。第二十三节 建立与政府会展处定期工作汇报机制建立定期向政府会展处汇报工作的机制，保证每个月有一次向会展处的工作汇报与请示。除此之外，自办展需更多在工作以外时间与主要领导人及重要经办人结善，建立友好关系，每奉节假日，不定期对会展处领导等表示工作感谢等，树立良好的公共形象。第二十四节 建立与政府职能部委及行业协会良好关系自办展需积极开发多领域题材展会，深化与政府行业主管部门及行业协会的联系，多向他们咨询并广泛收集对举办行业类展会的意见。加强除工作以外的日常往来，建立友好关系，达到使其能为自