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第三讲办公室事务管理,第一单元时间管理和做好领导工作日程安排,一、时间管理1.时间管理的基本准则明确目标有计划、有组织地进行工作分清工作的轻重缓急合理地分配时间与别人的时间取得协作制定规则，遵守规则,2.时间管理上存在的问题缺少工作计划组织工作不当时间控制不够整理整改不足进取意识不强等,3.时间管理的方法和技巧必须有计划地使用时间合理使用零碎时间的方法时间管理的其它方法与技巧,二、领导活动日程安排（一）领导活动日程安排的范围和意义1.领导活动的范围2.领导日程活动安排的意义,（二）编制领导活动日程表的原则和程序1.编制领导日程表的原则：注重实效，不搞形式主义；注意张弛有度，劳逸结合；要留有充分的机动时间；要充分尊重领导本人的意见；要注意保守机密。,2.编制领导活动日程表的程序：接受任务；制订方案；方案审批；实施准备；检查落实；组织实施；后续工作。,（三）编制领导活动日程表的方法1.领导活动日程表的类型：领导的活动安排按时间可分为长期（一年或半年）、中期（季度或一月）、短期（一周或一天）。2.领导活动日程表的编制方法：年度日程安排表；月日程安排表；周日程安排表；每日日程安排表。,第二单元办公室日常事务管理,一、值班事务管理（一）值班工作的含义与任务1.值班工作的含义2.值班工作的任务：及时传递信息；做好接待工作；承办临时事项；掌握领导的外出活动情况；处理突发事件；确保组织的安全；编写值班材料等。,（二）值班工作的具体内容与做法1.建立健全值班工作制度2.制作好值班安排表3.做好值班内容的记录4.突发事件处理,二、办公室成本管理与控制（一）办公设备的申购、使用、管理（二）利用网络办公,三、办公室电话事务电话是现代社会中不可缺少的通讯工具。办公室人员经常需要与组织内外的相关人员接洽应对。如果电话处理不好，会给人留下不好的印象，从而影响组织的整体形象。（一）电话与传真：1.电话接打原则：正确、有效、简洁、礼貌。,2.拨打电话的要点3.接听电话的要点4.电话的后续处理：,四、印信与保密工作“印”即印章，“信”即介绍信（证明信）。印信工作即是印章及介绍信（证明信）的制发、保管和使用工作。印章和介绍信（证明信）是各级各类组织对外联系的标志和行使用权职权的凭证。,（一）印章的刻制与启用管理：1.印章的刻制2.印章的启用（二）印章的管理与使用1.印章的保管2.印章的使用：,（三）介绍信（或证明信）的管理和使用：介绍信（或证明信）是组织因对外联系工作、商洽事务而由派出人员所持有的凭证性信函。出具介绍信，就意味着要对被介绍人的行为负责。1.介绍信的保管2.介绍信的使用,第三单元办公室的接待工作,一、接待工作概述（一）接待工作的含义（二）接待工作的原则1.热情周到2.礼仪大方3.俭省节约4.安全保密,二、接待的准备工作（一）做好接待工作的环境准备（二）做好接待工作的物质准备：（三）接待心理准备,三、接待工作的基本程序（一）亲切迎客（二）热情待客1.引导；2.引座；3.介绍；4.送茶。（三）礼貌送客,四、接待规格与接待计划（一）接待规格的种类及确定1.接待规格的种类2.接待规格的确定（二）制定接待计划1.接待方针2.接待规格3.接待日程安排4.接待形式5.接待经费开支,（三）具体准备接待工作1.了解来宾基本情况2.拟订接待初步意见3.确定陪同人员名单4.印发活动日程表5.安排好接站及返程票的预订、预购6.安排好来宾住宿7.安排领导拜访来宾8.安排好餐饮及宴请9.安排好工作用车,10.安排好会谈、参观等事宜11.安排观光旅游及文化娱乐活动12.安排新闻报道工作13.互赠纪念品或合影留念14.及时做好接待经费结算15.安排好送行事宜16.做好总结工作,五、涉外接待基本规范（一）国际交往中主要的礼仪原则1.信守时间2.女士优先3.不得纠正4.维护个人隐私5.以右为尊（二）接待外宾的工作程序（三）接待外宾的礼节,六、信访接待工作信访工作是群众以写信、电子邮件、传真、来电来访等形式向领导机关或社会组织反映情况、提出建议、意见或者投诉请求的一种社会活动。信访工作是指处理人民群众来信来访的工作，既是领导工作的一部分，也是办公室的经常性业务工作。,（一）做好信访工作的意义（二）信访工作的原则（三）信访工作的特点（四）受理来信的程序与要求,第四单元商务活动安排,一、开放参观与签约仪式（一）开放参观活动：开放参观活动就是企业主动地开放一些项目供外部人员参观，从而达到宣传、沟通等作用。1.开放参观活动的主要项目2.开放参观活动的群体3.开放参观活动的作用4.开放参观活动的操作流程5.办公室接待人员在开放参观活动中的职责,（二）签约仪式：在商务活动中，通过洽谈产生的正式文件一般都需要举行签字仪式，这些文件经正式签署后方能生效。签字仪式是表明会谈各方对文件约束力的认可；体现各方对会谈成果的重视；签字仪式还具有见证和宣传的作用。,1.签字仪式的准备工作2.签字仪式的正式程序,二、庆典活动与剪彩仪式（一）庆典活动1.庆典活动的类型2.庆典活动的准备工作确定庆典出席人员的名单安排来宾的接待工作布置举行庆祝仪式的现场节庆活动的具体程序,（二）剪彩仪式：剪彩仪式是指有关单位为了配合组织的一些庆典活动，邀请有关领导和知名人士用剪刀剪断红色缎带的庆祝活动。剪彩仪式往往是庆典活动的一个环节。,1.剪彩仪式的准备工作剪彩仪式的用具准备剪彩人员的确定2.剪彩仪式的程序,三、宴请活动（一）宴请的类型（二）宴请的准备工作（三）宴请活动的程序,四、商务旅行（一）商务旅行的基本常识1.交通方式2.宾馆类型（二）商务旅行的准备工作1.预订机（车、船）票2.预订房间3.准备必备的文件资料及领导随身携带的用品4.预支差旅费等,（三）随行事务1.随行事务工作程序准备阶段旅行阶段结束阶段2.随行的安全防范妥善保管好贵重物品；随身携带有效证件；要有安全意识。,（四）制订商务旅行计划1.商务旅行计划的内容2.制订旅行日程表3.制定旅行日程表的要求,（五）领导旅行期间及旅行结束后办公室人员的工作1.领导旅行期间办公室人员的工作2.领导旅行结束后办公室人员的工作,第五单元信息管理工作,一、信息的含义、特征与信息工作制度（一）信息的含义（二）信息的特征（三）信息工作和信息工作制度1.信息工作2.办公室人员从事信息工作的要求3.信息工作制度,二、信息的收集（一）信息收集的意义和范围1.信息收集的意义2.信息收集的范围（二）信息收集的方法和渠道1.信息收集的方法2.信息收集的渠道,三、信息的处理（一）信息处理的含义和原则1.信息处理的含义2.信息处理的原则（二）信息处理的主要内容1.信息筛选2.信息鉴别3.信息提炼4.信息编写,四、信息的存储（一）信息的存储含义和程序1.信息的存储含义2.信息存储的程序3.信息存储技术,第六单元沟通与协调工作,一、沟通工作（一）沟通的含义、意义及种类1.沟通的含义2.沟通的种类,（二）有效沟通的条件1.信息源发出的信息应完整而准确2.信息在传递过程中没有损失3.信息接受者必须真正理解接受到的信息,（三）影响沟通的障碍因素1.信息发出者的障碍2.信息传递渠道的障碍3.信息接受者的障碍（四）沟通的基本方法与技巧,二、协调工作（一）协调概述（二）协调的种类（三）办公室做好协调