ISO文件管理指引.ppt

,ISO9001,ISO14001,QC080000体系文件管理指引,目录,1.ISO9000质量体系文件1.1概念1.2质量体系文件的价值1.3质量体系文件的作用1.4质量体系文件的结构1.5质量体系文件的要求2.文件格式的基本要求3.编写技巧,3.1内容框架的确定3.2流程图3.3事项描述六要素4.举例4.1质量手册4.2质量体系程序4.3作业指导书或工作规范5.练习,强化档案管理,强化“文档一体化”意识把文秘工作与档案管理工作从组织制度到具体程序真正的交融在一起。强化“全过程管理”工作意识“公文格式、行文规则、收发程序、公文管理要求、公文归档细节”参考国家档案法、格式、办法等法规。强化“文书部门立卷”工作公文立卷归档是文秘工作的最后环节，却是档案管理工作的开始环节，是真正的衔接点。,二、办公室日常工作技巧,1.3体系文件的识别,A.QM-01;EM-01;RM-01B.QP:质量管理体系程序文件;EP:环境管理体系程序文件;RP:危害物质过程管理体系文件;C.QWI:质量管理体系三级文件EWI:环境管理体系三级文件RWI:危害物质过程管理体系三级文件D.FM:表格记录,1.4质量体系文件的结构,质量手册,程序文件,工作文件或作业指导书,质量记录,描述质量体系总体结构和要求的纲领性文件,规定活动或过程的目的、要求、方法的文件,规定某项具体工作的方法、要求和标准的文件,证明质量体系有效运行和作为质量体系改进分析依据的特殊文件,（一级）,（二级）,（三级）,（四级）,体系文件的归档,1.5体系文件的归档要求,1.5体系文件的修订,所有系统文件修订时,必需经过体系课审核;各部门修订系统文件时必需同时修订深圳公司及北海公司的文件;以免对二家公司系统管理不一致;如修订深圳公司质量管理体系中二级文件QP620(人力资源管理程序),就必需同时申请修订北海公司质量管理体系中二级文件QP620(人力资源管理程序);各部门修订文件经批准后,需将文件的电子档发至体系课(所有电子档必需是WORD或EXCEL档,不可是PDF档),以便体系课更新文件服务器中共享文件;以保持文件的有效状态;,1.5体系文件的修订,文件更改申请单NO:,1.5体系文件及表格的公司标识,公司名称:深圳市科帕德科技有限公司冠德科技(深圳)有限公司,错误的公司名称:深圳科帕德科技有限公司科帕德科技(深圳有限公司,1.6体系文件的发行,1.6外来文件的管理,2.文件格式的基本要求,2.1外观纸张大小(常用A4)装订边(左侧装订或不装订)首页内页,文件的签核,2.文件格式的基本要求,2.2文件编号A.统一原则B.简洁C.易懂、易记D.数字与英文字母有机结合E.易于标准化,质量体系三级文件,涉及到的标准条款号,文件的流水号,2.文件格式的基本要求,2.3版次A.单页文件及多页文件的区别B.总版本及修订本C.数字与英文字母有机结合,2.文件格式的基本要求,2.4页码总页码与分页码2.5生效日期及发行日期,批准日期,2.文件格式的基本要求,2.6章节区分及编号(以程序文件为例),1.目的2.范围3.定义4.职责4.1(小标题)4.1.1(次小标题)4.24.34.3.15.工作内容5.1流程图5.2,5.2.15.2.25.2.2.15.36.相关文件及附件6.17.相关记录7.1,3.编写技巧,3.1内容框架的确立A.本文件的编写目的或功能B.本文件控制的活动(包括人、事、物)C.列出具体的内容条目D.有先后工作顺序的，需流程图E.文字描述工作内容,3.2流程图,3.2.1流程图符号,表示事项或活动的起始及结束,OK/NG,YES/NO,表示事项或活动之中间步骤,表示决定性过程(如:审批、判断、检验等等),表示事项进行方向,合格/不合格；通过/不通过,是/不是,例：简单组合,OK,NG,3.2.2流程图的配合要求,职责:确定各步骤担当的部门或个人,文件/表格:进行某项工作步骤时依据的文件制度和需填写的记录,例:客户投诉管理程序,客户投诉接收,登记备案,处理分类,处理实施,结果确认,结果反馈,记录归档,流程,职责,文件/表格,主管人员,主管人员,授权人员,授权人员,责任部门/人,主管人员,主管人员,解释,OK,OK,NG,NG,OK,NG,信函、电话、传真、面谈等,客户投诉记录表,相关法规、标准及文件,纠正预防措施报告,纠正预防措施报告,客户投诉记录表,客户档案,3.3事项描述六要素（5W1H）,WHY,WHO,WHAT,WHEN,WHERE,HOW,DO,4举例,4.1质量手册(略)4.2工作规范(略),4.2.1章节要求(见2.6),序号,项目,说明,1目的本文件的制订目的或功能2范围本文件适用范围，如人、事、物3定义说明本文中的特别用词、代码等4职责本文中各项具体工作的职权划分5工作内容具体的流程及文字说明5.1流程图图解方式说明流程6参考文件本文件中引用的文件制订本文件参考的文件包括内部的和外部的7附件标识式样关系图表格格式其他图表,4.2.2培训管理程序演练,第一步：确定目的,通过对本组织所有与质量活动有关的人员实施必要的培训，使其掌握相应岗位的工作技能和质量意识，确保员工素质满足质量体系的要求。,4.2.2培训管理程序演练,第二步：确定范围,本组织所有与质量活动有关的员工的培训,4.2.2培训管理程序演练,第三步：列出具体的内容条目,人员：所有人员培训事项：A.入职培训B.在职培训计划培训调岗培训提升培训其他,注:以上培训事项分类编写,第四步：流程图,A.入职培训流程,新员工,入职培训,考核,转正,辞退,OK,NG,流程,职责,文件/表格,人事员工招聘程序“入职登记表”人事+各部门员工培训大纲“培训签到表”人事+各部门新员工考评标准总经理“员工考核表”,B.在职培训流程,流程,职责,文件/表格,培训需求,申请,审批,资料保存,退件,OK,NG,各部门员工培训大纲,实施,考核,各部门“培训申请表”,内训：部门领导“培训申请表”,外训：人事、总经理,预定部门/人员“培训签到表”/授课资料,NG,外训,内训,OK,授课部门/人员“培训签到表”/培训证明,人事“员工培训履历”/档案,第五步：文字描述工作内容,5.工作内容：5.1流程图（见前两页）5.2各部门领导根据所属各岗5.3员工入职培训5.3.1人事部依据员工招聘程序实施新员工的招聘，入聘新员工填写“入职登记表”，转入一个月试用期。5.3.2人事部在其入职第二周内安排入职培训，内容包括：5.3.2.1组织概况介绍-由人事部负责A）本组织质量方针、目标及企业文化B）本组织发展历程及目前状况C）本组织机构入主要领导成员D）规章制度5.3.2.2工作规范及质量意识教育-由用人部门负责按员工培训大纲的要求，对新员工培训。5.3.3以上培训需填写“培训签到表”,结束后由授课人对学员进行卷面考试，合格后进行综合考核。,第六步：完善程序文件,1.目的：（见第一步）2.范围:（见第二步）3.定义:(无)4.职责:(只含入职培训部分)4.1人事部：会审员工培训大纲新员工招聘新员工的培训（组织概况部分）及参与转正考核4.