投行业务项目档案管理办法-草稿

国开证券股份有限公司投行业务档案管理办法（草稿）第一章总则第一条为规范公司投行业务管理,提高公司投行业务的质量,降低公司投行业务风险,根据国家相关法规、公司相关制度制定本办法。第二条投行业务档案是指投行业务适用的公司制度及其开展过程中形成的所有业务资料,包括但不限于:主承销和分销项目上报材料、项目审核部门反馈意见及相关回复、审核部门出具的批复文件等。具体内容见本管理办法第二章。第三条投行业务档案的收集、整理和保管工作由相关业务部门的相关项目组具体实施，相关业务部门负责人指派专人负责督导。第二章投行业务档案的主要内容第四条投行主承销项目档案主要包括：(一)项目立项报告及批复(二)上报监管部门的所有申报/备案文件、监管部门历次反馈意见及对反馈意见的答复。(三)项目尽职调查工作底稿(四)与发行人以及其他相关机构签署的各项协议及其审批记录。(五)发行核准文件/接受备案通知书(六)发行承销总结报告(七)与项目相关的会议资料,如资本承诺委员会、项目审核小组的会议记录、决议、项目日志等。(八)其他与项目相关、项目组认为重要的文件第五条若主承销项目为保荐项目,按照相关法律法规或监管部门要求需要进行持续督导的,项目档案应包括持续督导工作档案,持续督导工作档案主要包括:(一)向监管部门报送的保荐机构审阅表、保荐总结报告书及其他文件(二)持续督导期间向发行人提交的访谈录、质询函及与发行人之间的其他往来文件(三)持续督导期间核查报告(四)持续督导期间发行人历次“三会”决议,信息披露材料,发行人向证监会及派出机构、交易所报送的材料(五)持续督导期间发行人历次重大资产重组、重大关联交易、重大对外担保、重大合同协议及其他重大事项的文件和资料。第六条投行分销项目档案主要包括(一)主承销商或发行人邀请参团的相关文件。(二)参团阶段对外提交的文件和签署的协议以及上述文件的审批记录。(三)分销阶段客户提供的认购或投标文件。(四)分销阶段对外提交的文件和签署的协议以及上述文件的审批记录。(五)承销工作完毕对外提供的文件及其审批记录(如需)。第三章投行业务档案的管理第七条各部门员工应当认真做好业务档案的制作工作,业务档案应当清晰、完整,并做好保管备查工作。第八条投行业务档案应以书面形式保存，并备份电子版备查。第九条主承销项目档案的管理(一)主承销项目建立项目档案负责人制,由项目负责人担任第一负责人,项目负责人可指定项目组成员具体负责项目档案的建立和完善工作,各投行业务部门负责人应对项目档案工作进行监督。(二)项目负责人对项目档案的真实性、准确性和完整性负责。对于保荐项目,签字保荐代表人或项目主办人应对项目档案的真实性、准确性和完整性作进一步复核。(三)项目档案应涵盖自项目前期尽职调查至项目全部结束的整个阶段,项目档案应编制目录,整理成册,并按项目档案的内容进行分类。(四)在项目执行过程中,项目组应按项目阶段整理项目档案。(五)项目组应在项目完成后的一个月内对项目全部档案(书面档案及打印的电子文档)进行分类整理、装订并登记存档,保存年限不得少于二十年。对于一些涉及发行人机密的材料可以单独归档管理。(六)若投行主承销项目为保荐项目,应单独归为保荐项目档案保存,保荐项目档案应当真实、准确、完整,保存年限不得少于二十年。(七)如项目组部分成员发生变更,项目组应保持项目档案归档及项目阶段进展报告报送的持续性及完整性;如项目组整体发生变更,原项目组应整理已结束工作的全部档案(书面档案和电子文档),向继任项目组办理项目档案的交接。(八)项目档案的建立和完善情况,作为项目质量考核的一项重要指标。第十条其它业务档案应在完成后的五个工作日之内完成登记存档,保存年限不得少于二十年。其中,分销项目档案的保存年限从分销项目完成之