财务管理制度

财务管理制度1 目 的：为了规范和加强公司财务管理工作而特制定本制度。2 适用范围：财务部全体员工及其他部门有关人员。3 权 责：财务经理对公司财务管理工作进行全面的督导和监控，并承担相应的工作责任；财务部其他员工按岗位执行具体的财务管理职能，并承担相应的工作责任。4 货币资金管理 4.1货币资金的定义：货币资金包括现金、银行存款和其他货币资金。其他货币资金是指外埠存款、银行汇票存款、银行本票存款、信用证保证金存款、信用卡存款、存出投资款。4.2 货币资金的管理货币资金的收付必须有合法的原始凭证，并经相关人员签字确认。付款必须经过公司负责人或者其授权的人员签字确认，公司不得签发空白支票。营业员不得自己收款；当天收到的货款，银行下班之前的部分，必须当天存入银行，银行下班之后的部分，收款员必须按规定放入保险柜里，次日上午送存银行。每月末盘点库存现金，与现金日记账核对，并保留盘点记录，记录应该由出纳和财务经理签字。每月10日前由出纳编制银行存款余额调节表，作为会计资料的一部分单独装订保管；如果存在差异，在3天之内必须查明原因。银行对账单由出纳按顺序装订成册，至少保存5年。银行余额调节表和银行对账单末页还应作为当月会计报表的组成部分。5 应收账款（含应收票据）和其他应收款的管理5.1 应收账款、应收票据和其他应收款的定义：应收账款是指赊销商品或者提供劳务应收而暂时未收到的款项；如果客户给我公司开具银行承兑汇票，此时做应收票据处理；其他应收款是指非因销售商品或者提供劳务而暂时付出的款项，该款项将来应该收回或者做费用处理，如商场保证金，临时借款，员工出差借款等。5.2 应收账款的管理公司严格控制赊销（租用商场店面，商场统一收款，定期结算的除外）。一般情况下应收账款在发货时就做账务处理，但在商场租用柜台时，商场统一收款，可以月末与商场对账后，依据对账单和销售报表一次性做应收账款处理。应收账款包括应收的增值税销项税。5.3 应收票据的管理应收票据是由于我公司赊销商品或者提供劳务，客户向其开户银行直接办理或者背书转让给我公司的银行承兑汇票。收到银行承兑汇票时，要求票面整洁，票据内容书写完整，背书连续，印鉴清晰，票据金额大写、小写相符，否则票据无效。收到银行承兑汇票后，立即在背书栏加盖公司财务大小印鉴。收到票据后，在会计上设“应收票据”科目进行核算，同时由会计设立备查账，详细登记出票人，票据金额，出票日，到期日，受让人和受让日期等内容。如果票据为带息票据（多为不带息票据），6月末和12月末要计提利息，计提利息时，借：应收票据，贷：财务费用。 票据要保存在出纳保险柜里。5.4 其他应收款的管理商场保证金在支付之前必须签订协议，约定保证金收回条款，在撤出商场时，按约定条款收回。预期没有收回的，经办人及负责人应及时采取措施收回。 借款必须有合同或者协议，注明利率、还款时间、违约责任。 借出资金需要计算利息，利率按公司借入款项的最高利率计算。 借款必须由对方或者第三方提供担保。 借出款项如果不能收回，经办人和审核批准人承担连带责任。5.5 坏帐准备计提所谓收款期限系指我司与客户约定之收款条件(信贷条件)，即根据我方所约定之收款期限到期后超过一个月未满二个月者仍未收款，按未收款金额提列50%之呆帐损失，超过两个月者则认列100%呆帐损失。6 存货的管理6.1 存货的定义：存货是指企业为了保证正常的生产经营需要而储备的财产物资。结合公司实际情况，存货范围包括库存商品，低值易耗品和包装物。6.2 库存商品的日常管理6.2.1 库存商品增加的管理库存商品增加主要来源于购入存货。商品部根据实际购进货品在进销存系统里做采购入库。会计在月底的时候根据元盛系统的货品资料与发票及厂家应到的实际货品进行核对，最终会以元盛系统的货品资料记库存帐，如有差异要差明原因并跟踪解决。6.2.2 库存商品内部流转的管理库存商品内部流转是指仓库与公司直营店铺间的货品往来。货品的内部流转由收、发货方分别在进销存系统里进行货品调拔出、入库的操作，由出货方打印调拔出货单，（也可以手填写调拨出库单），由收、发货单位货品负责人及货品经手人在调拔单上签字确认。该过程财务可以暂时不做核算。6.2.3 库存商品销售的管理因销售而减少库存商品时。一、直营店铺的销售。在进销存系统里进行POS销售并打印销售小票加盖销售专用章（商场店根据商场要求可手工填写销售小票）；二、加盟客户销售。在进销存系统里做客户出货，并打印客户出货单，由发货人签字确认。三、其他销售。内购、团购等其他货品的销售根据实际情况参照直营、客户的销售进行。6.2.4 库存商品的对账公司的各个库存商品存放单位（主要包括仓库和直营店铺）的货品往来都要即时进行相应的进销存系统操作保证公司系统实时库存的准确。数据部每天核对商品存放单位的帐目往来。6.2.5 库存商品的管理各货品存放单位都要及时整理自己的库存商品，及时做帐，保证各自库存的帐实相符，保证库存的准确性。财务部会对各商品存放单位进行不时的抽盘，通过财务监督保证公司库存商品的安全的。在抽盘过程发现的帐实不符，按照公司货品管理制度进行处理。6.2.6 库存商品的盘点库存商品按照公司规定的周期进行盘点，盘点由各店长或者仓库管理员为盘点负责人，财务数据员为监盘人，点结束填写盘点报告。盘点差异的处理。差异在5,000元以下的，报总经理批准；差异超过5,000元，小于10,000元的，需要报董事长批准；差异超过10,000的，需要董事会决议。 盘点报告及盘点明细表必须装订留存3年。6.2.7 存货跌价准备计提及管理6.2.7.1根据货品超过所属季节的月份依存货成本提列，提列原则如下： 货龄服装鞋类/配件1-2-3-4-5-6-75%10%810%15%915%20%1020%25%1125%30%1235%40%1345%50%1455%60%1565%70%1675%80%1785%90%18100%100%6.2.7.2具体操作按照元盛系统中成本系统里的存货跌价损失的计提原则由系统自动计算出当月应计提的存货跌价的金额，财务并以些金额记入财务系统。6.2.7.3帐务处理凭证分录为：借：管理费用-存货跌价损失 (财务部)（摘要写清楚提XX跌价准备）贷：存货跌价准备 当月将应该提取的跌价准备与上月准备科目的余额比较，增加或者冲减准备科目。已经计提存货跌价准备的存货，销售时按原来购买的成本价结转成本，不考虑跌价准备问题。6.3 低值易耗品（含促销用品）的管理6.3.1 低值易耗品（促销用品）的定义：低值易耗品是指不满足固定资产条件，但使用时间较长的物品。如办公桌椅，保险柜，等（不包括装修用货架）。促销用品是指公司为了增加销量，定做的小礼品。6.3.2 低值易耗品购入的管理单位价值超过50元的低值易耗品，根据实际需要购买，不得形成库存积压。单位价值50元以下的低值易耗品，按季购买；低值易耗品（含促销用品）购入或者定做时需要建立低值易耗品（促销用品）台帐，设立“低值易耗品”科目，纳入存货管理。6.3.3 低值易耗品（含促销用品）领用的管理促销品应该建立购入、领用情况登记表，分类登记各种促销品的购买、领用详细情况，领用促销品需要有关负责人审批。7 固定资产管理7.1固定资产的范围：单位价格（含税）在2000元（含2000元）以上的房屋建筑物，车辆，设备，工具，家具。7.2 固定资产的核算：固定资产必须分类核算。固定资产的入账价值包括为购买价格（税改后，如果增值税允许抵扣，即为不含税价格），包装费，运输费，安装费，资本化的利息和与固定资产相关的其他费用。7.3 固定资产的折旧：4.3.1折旧年限项目主要内容折旧年限房屋建筑物房屋建筑主体及结构等20年房屋装修攀岩墙、卖场装修等5年机器设备电梯、发电机10年运输设备汽车5年办公设备计算机及周边、空调、卖场货架等5年7.3.2折旧原则：当月增加的固定资产，当月不提折旧，从下月开始计提折旧；当月减少的固定资产，当月照提折旧，下月停止计提折旧。残值率为原价的5%。7.4 固定资产的日常管理： 固定资产的日常管理由行政部负责，每个季度由资产管理会计负责与行政部一起对公司所有固定资产进行盘点以确保公司的资产的完整性。8 递延资产的管理递延资产是指支出已经发生，但需要较长时间摊销的费用。主要指办公室或者店面装修费用、品牌公司货架。该费用在发生时计入“长期待摊费用”，在装修场所投入使用时，按24个月或60个月平均摊销计入“销售费用装修费”。8.1 开始摊提时点：该月15日以前购入或支付者，摊计全月之摊提费用。8.2 摊提年限：计算机软件：授权年限或5年较短者；土地使用权：依取得之使用年限；专利权、商标权、特许权等：授权合同或权利申请书有规定使用年限者依规定年限摊销，无规定年限者依10年摊销。工程竣工后发生的额度较大的修理或改良支出（原装修支出在20万以下的，认为补充支出2000元以上为额度较大；原装修支出20万元以上的，额度为5000元以上），如能延长装修使用年限的，按照延长后的年限，将摊余工程支出和改良支出之和，在剩余使用年限进行摊销；不能延长使用年限的，将新增支出，按照剩余使用年限进行摊销，同时该支出在明细表中需单独列示，并注明实际摊销期限。9 待摊费用和预提费用的管理待摊费用是指费用已经支付，但需要当期或者以后各期负担的费用，如预付房租，预付广告费。待摊费用发生时计入“待摊费用”科目，按照合同或者合理的方式（受益期间）分期摊销计入“管理费用”或者“销售费用”。预提费用是指费用尚未支付，但按照合同或者经济业务实质，应该将相应的费用计入本期损益的经济业务。如：贷款业务，按季度支付利息，但每月应该按合同规定计提利息费用；没有支付的房租，也应该按照合同规定每月将相应的租金计入损益。10 其他项目的管理10.1会计档案管理会计档案包括会计凭证，会计账簿，会计报表和其他相关会计资料。由于采用电脑核算，所以每月必须备份会计记录；每年结束后，必须将所有账簿打印，装订成册。会计凭证从会计年度结束起保存15年（下同），会计账簿明细账保存10年，现金日记账银行、存款日记账和总账永久保存，年报会计报表永久保存，其他会计报表保存15年。保存到期后需要销毁的，应该由财务部经理将要准备销毁的会计档案登记造册，由总经理确认，并在清单上签署销毁意见，方能销毁。如果会计档案里存在尚未执行完毕的经济业务，不得销毁。10.2 发票管理发票是经济业务是否发生的重要凭据。按其来源可分为外来发票和内部发票。外来发票是在客户向我公司提供产品或劳务，我公司支付款项时索取的凭据。发票必须带有税务监制印章，并在有效期内（过期发票不得受理），其所列项目填列必须完整、清晰，不得涂改，需要清晰的盖有出票单位的财务专用章或者发票专用章。外来发票在付款或者报销时，附在相应的会计凭证后面，不得丢失。原则上每笔经济业务都需要有对应的发票，如果情况特殊，确实不能取得发票的，需要经办人员说明原因，财务经理、总经理签字审批后，方可列支。内部发票是相对于外部发票而言的，是指公司从税务局购买，根据业务需要向客户（顾客）填开的发票。填开发票时要填写完整包括：对主单位名称，项目，金额，收款日期等内容。发票存根联是会计档案的组成部分，需要保留5年。10.3 财务专用章、法人章及发票专用章的管理。公司印章是公司享有权利、承担义务的标志。包括法定代表人印章、财务专用章和合同专用章。印章要设专人管理，建立管理职责。银行预留印鉴小印由财务经理保管，财务大印由出纳员保管。如果印章管理不善，给公司造成损失的，印章保管人员要负责赔偿；情节严重的要追究法律责任。10.4 合同管理合同又称契约，是当事人之间设立、变更和终止某种权利义务关系的协议。合同要设专人管理，分类编号，并建立合同管理目录，登记合同名称，签约日期，对方单位名称，主要内容摘要等。合同保管期限为5年（经济业务执行完毕之年末计算）。如果合同管理不善，给公司造成损失的，合同保管人员要负责赔偿；情节严重的要追究法律责任。10.5 档案管理档案是公司的重要资料，除了会计凭证，账簿，会计报表和其他相关会计资料外，其他与公司成立，变更和日常经营活动有关的法律文书均属于档案范畴。除了会计档案和经济合同以外，其他档案按以下标准分类管理： 公司成立、变更档案：包括公司章程，向工商局提供的其他资料，营业执照，成立申 请书， 变更申请书，股东认股书。保管期限：永久。股东会、董事会决议：各种议事的股东会和董事会决议，按时间先后顺序分类保管。保管期限：永久。档案管理应该建立负责人制度，分类建立目录。如果档案丢失应该追究有关人员的责任，总经理应承担连带责任。10.6 对外担保管理公司禁止给其他公司（企业）或者个人提供担保。如果业务需要，存在互保的前提下，公司不得不对外担保时，应遵循以下原则：担保金额不得大于被保金额；担保期限不得长于被保期限。如果担保金额大于被保金额，超过部分需要对方额外提供反担保。担保需要有董事会决议；担保金额大于公司净资产30%的，需要有股东会