集团公司公文管理制度

*投资集团投资集团文件管理制度文件管理制度版本：A/1A/1建立：建立：群组人力资源行政中心群组人力资源行政中心日期：日期： _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _部门：制度主导部门：群组人事行政中心集团人事行政中心发布日期：发布日期： 20122012年月月日生效日期：生效日期： 20122012年月日未经许可禁止外部使用目录， 总则.1 1-2-2， 责任.223、文件类型.2-32-3、文件格式.3-63-6、 文章的规则.7-117-11，文件的立卷， 归档和销毁. 1、广东*投资集团有限公司认可文件2、 有限公司为认可文件3，广东*投资集团有限公司为认可文件4，广东*投资集团有限公司传真文件5，广东*投资集团有限公司收据处理专用纸6，广东*投资集团有限公司内部文件一览表7，广东*投资集团有限公司文件附表8，广东* 投资集团有限公司议事录模板9，广东*投资集团有限公司发行文模板(内部文章) 10，广东*投资集团有限公司发行文模板(对外文) 制度管理手册制度管理手册组LOGO图标文件管理制度文件管理制度编号：编号： GTF-JT-HR02版本：本： A/1A/1页编号：编号：1 /12第1页共计12页文件管理制度文件管理制度第1节总则1、 为进一步规范集团公司和下属子公司公文(以下简称“公文”)的处理，提高公文质量和文件处理效率，保证文件真实性，根据集团公司实际情况制定本制度。 适用范围：本制度适用于集团公司及各下属子公司、部门。 3、集团公司人事行政中心是公文处理业务的管理机构，主管指导集团公司各部门和各子公司的文件处理业务。 4、公文定义： (1)具有公文集团公司在经营管理过程中形成的管理效力和规范体系，以纸或电子方式为载体的文书。 (2)文件处理指文件的制作、管理、整理、存档等一系列相互关联、有序的工作。 (三)外来文件-指政府部门、行业协会等外资企业事业部门向集团公司发送的文件。 (四)内部文件-指集团公司内部使用的文件，包括集团发行或下属子公司发行的规章制度、计划总结、报告、会议记录、通知、通报、任命、决定、阶段性规定等。 (5)上文：指各部下子公司向集团功能管理部门发出指示、报告、反映状况、询问回答等所使用的文件，文件种类有“请示、报告”。 请示-是各下属的子公司请示集团功能管理部门的工作问题，明确某项政策的界限，审查批准某项事项时使用的申请文件。 报告-是各部下子公司向集团职能管理部门报告工作，反映情况，提出建议，回答上司问题的上级文件。 (6)下列文件为集团或集团机能管理部门分发给各子公司的文件，文件种类有“通知、通报、决定、批准”等。(7)并行文是指没有行政所属关系和职能管理关系的各子公司为了联络业务和交易活动而使用的认知文件，文件种类有“信”。 制度管理手册制度管理手册组LOGO图标文件管理制度文件管理制度编号：编号： GTF-JT-HR02版本：本： A/1A/1页编号：编号：2 /12页合计12页5，文件管理是指组和子公司的行政文件管理。 具体来说，包括集团发行的文件在内的各部下的子公司报告或分发的文件集团的各部门报告或分发的文件集团以及各子公司对外地(包括政府机关、其他事业单位)交换文件等。 6、公文处理工作要严格执行公司保密规定，确保公司保密安全。 7、公司各部门和各部下子公司应指定负责人具体负责文件处理。 公司领导、各部门负责人、各部下子公司负责人应加强本部门、本公司文件处理的领导和检查。 第二节职责1、集团人事行政中心是集团公司公文的窗口管理部门。 2、人事行政中心接受和处理外来文件和各部下子公司给组长的指示报告，处理以组名义报告分发的文件，对组各部下子公司的文件处理工作负有检查指导监督责任，处罚不遵循有关规定的子公司部门个人。 3、各分公司行政部负责本公司报告发行文件的来源管理，负责处理、宣传和执行集团转发的外来文件和集团发行的规章制度、工作指令通知通报等文件。 4、各下属子公司根据业务需要设置专职或兼职行政人员，负责各类制度、公文等信息的传达、接收、处理、跟进执行和编号保管的归档等工作5、发文资格：集团所属一级部门(各下属子公司)、二级部门(各人事行政、审计、财务等) 小组级项目组和工程部门经批准后，各项目组、工程部门具有发文资格。 6、发文效力：公文对收件人有约束力，对非收件人无效，但非收件人应在收件人执行、执行时支持该公文。 第三节文件种类管理手册制度管理手册组LOGO图标文件管理制度文件管理制度编号： GTF-JT-HR02版：本： A/1A/1页编号：3 /12第3页共12页根据实际情况，公司日常使用文件种类为： 1、决议：董事会、社长事务会等重要会议讨论的重要决定事项二、决定：适用于重要事项或重大行动的确定安排。 3、通知：印发适用于公布规则的上级机关、不属机关的公文，要求批准下级机关公文的下级机关公知或者共同执行的事项干部的任免和采用“规定”、“方法”、“细则”等。 4、通报：适合表扬先进性，批判错误，传达重要精神和情况。 5、报告：适合向上级汇报工作，反映情况，提出意见和建议，回答上级的问题。 6、请示：适合要求上级指示、批准。 请示和报告要分开，请示问题要做一件事，报告中不能有请示问题。 7、答复：适合回答下级机关的指示事项。 8、函件：不在公司之间相互协商工作，要求适用提问或回答的有关主管部门批准等。 九、会议记录：适合记载和传达会议情况和协议事项。 第四节公文格式1、公文版本：现有公司公文版本共2种： (1)公司名称(对外使用文章或并行文)。 例广东*投资集团有限公司。 (2)公司名称文件(集团内下文及集团公司各部门使用)。例广东*投资集团有限公司文件。 2、公文格式文件一般由秘密等级和秘密期间、紧急度、发行单位的表示、发行文字数、标题、发送单位、正文、附件的说明、成文时间、印鉴、附件、主题词、cc单位和发行部数等部分构成。 为保证文件的真实性、完整性、准确性、有效性，文件处理方便的文件格式统一规范如下：制度管理手册制度管理手册组LOGO图标文件管理制度文件管理制度编号： GTF-JT-HR02版：本： A/1A/1页编号：编号：4/12第4页共12页(1)眉首，版本首页红反线以上的各要素统称眉首(前文和日文，下文开头具体为附件二公文排版格式 )，包括秘密等级和保密期间、紧急度、发行单位的标识、发行文字的尺寸。 发文单位标志使用方小标宋简体，红色标志，大小显眼，美观好，一般小于22mm 15 mm，应共同写文章，主办单位以前应排文章的大小为中心。 主题词以下的各要素统称出版，要注明主题词、cc单位、印刷份数等事项。 字体都是3号的仿宋体，“主题语”的3字是3号的哥特体。 秘密文件中必须根据机密等级明确记载“绝密”“机密”“秘密”。 紧急文件必须注明“特快”、“紧急”、“平急”。 秘密文件应注明在文件右上角，字体为3号黑体。 (2)标题标题显眼、美丽。 文章的标题。 完整的标题应包括发行方、事由、文种三要素。 标题应准确、简单地概括文件的主要内容。 排列法根据字数，单行、双行(原则上不超过三行)、十二字以内的标题一般在中央排列一行。 注意不要一行用两只头。 长度不得超过正文的五分之三。 如果是分店，请不要将两个以上的单词分开。 每行的字符数可以相同或不相等。 标题的文字间隔因长度而异，字体用2号黑体书写。 标题和红色反转线之间空出2行，标题和主进给机构之间相距1行。 公文标题除法规、规则名和书名外，一般不加标点符号。 段落标题。 字体采用3号黑体字，文字数较多时，建议将以下行留空。 段落编号。 行头按主要顺序分别排列有一、一、一、一等。 3、字符大小包括单位代词、年份和序列号。 公司公文发行编号： (1)公司文件(对外及对话):*201号。 例如，*20121号中，*表示发文单位广东* * *投资集团有限公司，(2012 )为年、1号为文件的序列号。 (2)公司内部文件(对公司内部的发言):*2012号。 例如*人20121号、“*人”代表发文部门“广东*投资集团有限公司人事行政中心”。 制度管理手册制度管理手册组LOGO图标文件管理制度文件管理制度编号：编号： GTF-JT-HR02版本：本： A/1A/1页编号：编号：5 /12页合计12页共同发行时，只注明主办方发行的编号，不能有2个发行的编号。 (公司及各子公司的简称和行政文件的发行文字，发行文字的规定保留) 4、主发送地址指文件的主要受理地址，放在标题下，放在正文上，放在头上。 主发单位名称是全名或规范化简称，统称，排列顺序必须相对统一。 请上级指示，报文一般只有一个主要送货地点，不应送达多个主要送货地点，以免弄清责任。 如果需要同时发送其他单位的话，可以用cc形式发送。 5、本文正文是公文的主体部分。 情况确切，观点明确，要求文字精练。 本文从主寄机关名的下一行开始，字体采用3号仿宋体。 字送，行间要清楚。页面周围留下适当的空白，上边距为3厘米，下边距为3.5厘米，左边距和右边距分别为2.9厘米，每页28行，每行22个字符。 6、附件为本文的补充说明或参考资料。 正文下面用1行，左边用2字，3号仿造宋字标出“附件”，附件上有序号的时候用阿拉伯数字，名字后面不加标点符号。 附件编号与名称前后标识一致，应与正文一起装订。 7、发文单位显示在正文下方右边。 写全名，按单位印鉴。 8、日期、印鉴发行日期显示在发行单位之下。 我明年必须用汉字写月份和日期。 发行日期以领导人发行日期为基础。 日期和印鉴不得放在远离正文的空白页上，保证文件的真实性。 排字或抄写时，为了不让前一页写在正文的末尾，即印章面上需要一行以上的正文，特别是前一篇文章不应采用“这一页没有正文”的解决办法。 此时，落款要提到页面中心线以上的位置，中心的空白不要太大。 印鉴上弦一般不能压着正文，下弦压在日期的正好位置。 9、主题词是反映文件主要内容的规范化名词或名词性短语。 在发行日期和发行说明书之间填写，按照规定的标准，最多不超过5个。 10、制度管理手册制度管理手册组LOGO图标文件管理制度文件管理制度编号：编号： GTF-JT-HR02版本：本： A/1A/1页编号：编号：6 /12第6页，共打印12页文件的最后构成部分进行说明。 包括印刷范围和公文印刷数。 11、页眉、页脚、页脚与边界分别相距1.5cm的总页数和页码(中央)，均采用5号宋体。 12、纸张和装订按规定采用国际标准A4纸张(长297mm，宽210mm )。 装订时，将资料用纸的右侧和下侧对齐，统一在左侧装订，订购两根订书针，订书针的位置在距左侧端部1CM以上、距下5CM的交点处。 公文贴纸的大小取决于实际需要。 (公文形式的排版规定见附件二)第五节文章规则1，文章确实需要，重视实效，至少要坚持精彩。 发行不发行的公文不发行，长公文要短。 2、口头、电话等方便的方法可以解决的问题，原则上不发言。 3、有的工作方针已经明确，执行中无需采取新措施，只是重申一般呼吁和现有规定、要求，原则上不发表。 四、公布有