协同费控管理解决方案V70

协同费控管理解决方案目 录一、 前言1二、 费用管控中的常见问题12.1 财务制度不透明12.2 报销周期长12.3 核算效率低12.4 费用控制难22.5 机动性差2三、 网络报销+预算控制+财务核算财务管控解决方案23.1 网络化、移动化应用23.2 流程驱动业务管控23.3 上线快，成效快23.4 财务从核算向管理转型2四、 解决方案详细介绍24.1 网络报销原理24.1.1 智能的电子单据设计34.1.2 可视化的审批流程设计44.1.3 网络报销的应用价值54.2 用预算管控方案54.2.1 预算控制流程设计54.2.2 费用预算难点及解决之道54.3 费用报销财务核算方案174.3.1 待生成凭证列表174.3.2 生成凭证184.3.3 快捷联查18五、 总体方案价值呈现18一、 前言每个企业的管理层都清楚，失控的费用报销，会无情的吞噬着企业的利润，对费用的事前预测、事中控制、事后分析说说容易，但执行却又举步维艰，财务在费用报销过程中，花费大量的时间和精力去做审查、做统计，效果似乎也不明显，原因何在，我们先来看看费用报销中各环节的现状：二、 费用管控中的常见问题2.1 财务制度不透明非财务人员对报销制度、流程、单据不熟悉，报销常出错2.2 报销周期长审批环节多，关键人员出差会导致审批中断，引发员工负面情绪2.3 核算效率低大量的票据需要计算和手工录入财务软件系统，重复劳动占用了财务大量的时间2.4 费用控制难管理层在审批时无法掌控预算执行情况，很多都属于事后审批，人情审批，费用难控2.5 机动性差企业依靠管理者的经验去完成年初预算的制定，一旦市场环境有所变化，费控管理难以适应。三、 网络报销+预算控制+财务核算财务管控解决方案3.1 网络化、移动化应用解决空间和时间的工作问题，将极大提升报销、审批、核算效率3.2 流程驱动业务管控智能化的报销单据设计，可视化的业务审批流程，财务制度真正落地3.3 上线快，成效快操作简单，领导上手快，全员免培训，快速完成组织内部的推广3.4 财务从核算向管理转型强大的数据展现，实时的预算执行图表分析，财务可告别繁琐的数据归集和凭证录入工作，将重心放在预算管理流程中四、 解决方案详细介绍4.1 网络报销原理基于Internet的财务报销流程。在这一流程下，员工可以在任何时间、从任何地点提交财务报销申请，企业管理层可用数字签名的方式在任何时间、任何地点进行费用审批和后续报销支付的应用4.1.1 智能的电子单据设计按需设计，完全满足企业对单据格式及填报内容的管理需要，其特点为：美观大方、填报及时、数据规范、逻辑严谨1、 支持logo和图片设计，充分体现企业文化和管理特征2、 强大的权限管控，支持管理层原笔迹签批、数字签批，保持原有签批风格3、 支持原始票据附件上传，便于管理层查阅原始票据情况4、 单据设计其他功能说明：n 根据业务员自动带入相关内容，避免重复填写，比如：部门、岗位、职务、时间等n 数据计算精准，报销金额自动计算，避免手工计算错误n 内容规范，报销的费用明细选择录入，保持财务和业务口径一致4.1.2 可视化的审批流程设计通过软件系统，企业可将财务制度从文字转化为系统流程，业务层无需记忆复杂的报销制度和规定，系统会通过流程将报销单据自动推送到相关管理层进行查阅和审批，跨级审批、越权审批、人情审批等情况可轻松杜绝，我们叫流程驱动管理落地，其特点如下：1、 流程可视：报销单据自动按照流程完成审批，审批进度、意见清晰可见2、 智能判断：报销单据自动按照流程设定的条件（如报销金额、部门等），匹配不同的审批流程3、 信息共享：单据内容、审批时间、审批意见、在流程中的人员均可实时查阅，数据效率提升4、 追溯便捷、责任清晰：可随时调阅流程进行业务追溯，及时发现问题并找到问题责任人，相关审批人员会自觉的及时，认真审核业务的真实性4.1.3 网络报销的应用价值管理者最担心的问题就是制定出来的制度走样、变形，通过“表单+流程”的管理，可以让财务制度按照管理者的要求落地执行；通过网络报销，可大幅提升报销与审批的效率，降低报销成本。4.2 用预算管控方案4.2.1 预算控制流程设计4.2.2 费用预算难点及解决之道 预算体系建立难 预算数据编制难 预算控制执行难 预算统计分析难很多单位目前还停留在初级的Excel表格的管理模式，财务付出的时间成本巨大，而且更多的也只能是统计，对于费用报销的前端控制力度几乎为零。我们的解决方案可以很好的解决以上难题：4.2.2.1 预算体系建立首先，您需要设计出符合您企业的“预算执行方案”，该方案将会决定您的费用管控方式：我们支持两种不同类型的预算方案1、 日常费用预算方案：组织内部共同产生的日常性的费用管控，如差旅费、住宿费、招待费、通讯费、营销费等2、 项目管理预算方案：以项目为主体，将所有费用预算和报销都纳入到具体项目中，房地产行业、科研机构适用3、 动态预算方案：是指预算数据根据组织的业务经营指标，按照科学的运算模型自动完成其次：按照行业特征或企业要求，对预算管理模型进行灵活的配置：专业级的预算要素构筑强大的预算管理体系1、 费用类型设计：日常费用、成本费用、办公费用等均可纳入您的控制范围。2、 费用维度设计：可按部门、业务员、产品线、项目、客户等维度进行费用的精细化控制如：差旅费按“部门”进行预算管控：差旅费A部门5千，差旅费B部门8千,如：广告费按“项目”进行预算管控：广告费A项目10万，广告费B项目15万3、 费用周期设计：根据不同的费用类型，可分别配置按年、半年、季度、月度进行预算控制如：差旅费按月度，广告费按季度、招待费按年度4、 控制强度设计：强控（超过预算强行控制）或预警（超过预算发出提醒），不同的费用类型，可分别配置不同的控制强度来匹配您的管理需求5、 受控对象设计：费用报销时，受控来源可设置为预算数据或申请数据，最佳的费用控制点应该是事前申请，所以先完成费用申请的审批，同时费用申请不能超过预算值，报销时又不能超过费用申请额，这样可真正从业务源头进行合理控制。（预算方案设置图，及其简单的操作设计）（预算方案设计完毕图）6、 动态预算设计通过建立动态预算指标，设置动态预算计算公式，自动或手动生成动态预算数据。动态预算指标：比如 产品销售收入，服务费收入，产成品入库等收入或生产数据设定为动态预算指标，支持按照不同周期、不同口径进行指标的数据归集。动态计算公式：比如 总经办的市场费用为“产品销售收入”*0.03；销售部的市场费用为“产品销售收入”*0.05。动态预算数据生成：手动执行，或者设置每个周期的某一天进行自动生成。（注：详情请参照动态预算方案）*预算方案的特点描述n 满足精细化预算管理需求：将原有Excel表格管理的模式转化为软件管理，我们可完成对5级明细费用进行精细化管控的需求，可以灵活适配公司原有的预算管理需求，通过软件系统，可大大提升核算与管理效率n 更加适配初期搭建预算管理体系的公司：在公司建立预算管理体系的初期，因为管理制度以及历史数据的欠缺，无法对预算做出最明细的管理要求，因此，灵活、粗放式的预算体系设计是您的最佳选择，有助于逐步建立您公司科学预算管理体系；如何粗放： 粗预算、细执行：系统支持将预算控制做到任何一级，但报销的时候，当明细费用的报销总额超过需要控制的，这样会大大降低您预算编制的难度。n 能适应不断变化的市场环境并减轻财务工作量：预算数据科学严谨，能够更加真实的反映在当前运营情况下的费用成本开支水平，避免不同业务指标下的不断的预算调整。同时，也将大大简化财务人员的手工编制预算的工作，使其从繁琐的核算工作中解脱出来。4.2.2.2 预算数据编制系统提供多种预算数据编制的方法，可快速完成预算数据的收集、整理、导入n 手工输入：在软件中直接完成预算数据的录入，简单方便n 表格导入：按照系统更提供的表格模板进行导入，编制更加快捷高效n 流程编制：通过“表单+流程”，完成预算数据的编制与审批，过程更加严谨，如下图：下图为编制好的预算底表数据：4.2.2.3 预算执行控制n 费用报销填报效果评估：动动手指，轻松填报；预算余额，明明白白；流程走向，清清楚楚当业务人员填报网报单据时，可通过单据内容，清楚反映出所报费用的预算余额，同时通过人性化的提醒框告知费用执行状况，当本次报销金额大于该预算余额时，根据参数的设定，会产生：1、强控（预警且单据无法发送）；2、提醒（预警但单据可以发送）；同时，系统会自动匹配你的借款记录，完成对借款的管理。 n 费用报销审批效果评估：操作简单，无需任何学习；360度预算信息推送，数据直观，审批精准 当网络报销单据通过流程流转到管理层审批界面，系统会提供强大的数据推送功能，将所报费用的预算执行情况，历史报销记录，借款冲销情况一目了然的呈现在管理者面前，你只需要用鼠标轻点一下单据上的“预算明细查看”功能即可（管理层审批界面）用户在审批过程中，轻松查阅当前表单费用所涉及的预算金额、执行金额、预算余额。审批通过的网报表单数据回写该预算执行数，预算余额自动减少。4.2.2.4 费用预算调整效果评估：预算调整单审批后，自动调整预算余额，“表单+流程”，预算调整有据可查。在企业经营过程中，市场和业务环境不断发生变化，导致费用的增加或减少，管理层需要根据实际情况对相应费用预算做调整，以满足正常的经营需要。通过流程化的预算调整单进行调整，留下被记录的痕迹表单+审批4.2.2.5 费用定额管理在企业的经营过程中，办公费、差旅费、招待费这些费用的控制很难，弹性很大，我们加入定额管理，可以更加精细化的控制这些费用的不合理支出，即在有预算的情况下，也不能超过公司规定的定额标准（如：招待费每个职务级别的单次报销标准是不同的）4.2.2.6 借款管理借款在很多公司的经营中经常发生，控制不好，常常会发生借款坏账损失，如员工的离职、调岗以及不可预测的变故，另外，大量的资金被借款占用，企业的隐形资金占用成本会增加，不利于资金的使用效率，系统提供对借款的管理，费用控制无死角。n 借款次数和借款额度控制：可针对不同的角色进行设定，通过借款单的审批流程完成对借款的精准控制。1、 在填制借款单时，系统会自动提醒是否超过借款次数或借款总额度，如果超过，系统工会按照您的要求（强控或提醒）进行控制，如下图：2、 管理层审批时，可清晰了解借款人员的借款事项及历史借款和冲销情况，如下图3、 借款信息消息提醒：当借款超过了规定的归还时间，系统会自动发出消息提醒，提醒业务人员进行报销冲销或归还，财务收到提醒后，也可做相关督促，如图：4.2.2.7 移动端填单和流程审批4.2.2.8 预算报表查询分析一个预算周期完成后，财务需要花费大量的时间去做费用的归集、统计和报表计算，消耗极大系统为您提供了多维度预算综合查询，形象的图形展现，让管理层轻松掌控各费用的使用情况以及预算的执行状况，系统还提供了从图形到报表到原始单据到审批过程的快速查询一目了然的图标分析：快捷的穿透式查询为您带来不一样的操作体验：项目预算分析，预算、经费到账、经费支持明细账，更加有效的对各个科研项目进行有效查询4.2.2.9 预算管理的价值呈现4.3 费用报销财务核算方案(需要同U8 T+财务集成结合使用)对于报销业务量很大的公司，财务核算的工作量也随之增大，大量的费用报销单经过审批之后，都需要财务录入到财务系统中，通过系统，可以将这些网络报销单据自动生成会计凭证并传递到用友的总账系统中，简化财务手工填制凭证的工作量，同时也避免二次录入带来的数据错误。4.3.1 待生成凭证列表审批后的表单自动汇总到待生成凭证列表中。4.3.2 生成凭证勾选需要生成凭证的单据，点击制单，系统自动生成凭证预览界面，保存后即自动传入用友总账系统中。4.3.3 快捷联查方便快捷的单据联查功能，可从凭证联查到报销单据，在联查到流程及人员处理意见，做到业务轻松回溯。五、 总体方案价值呈现n 提升员工满意度单据填报简单准确，审批流程清晰透明，有效缩短报销周期 n