供应商请款管理办法

电器供应商帐目、开单管理方法文件编号HB/FI-043战斗机修订状态A0实施日期2009年至2009年4月1日第四页共4页的r1.0目的为加强对公司供应商的会计业务、索赔业务的管理，提高会计准确性、及时性，保证在支付供应商货款时没有重复索赔，制定本规定。2.0具体办法2.1单价管理2.1.1采购人员应坚持定价后订货的原则，确保各订货单价无误。 会计部会计每月将采购负责人的采购单价出错的信息交给采购部会计部会计部和审计科，审计科每次出错处罚20元进行检查。2.1.2即使单价管理以2009年3、4、5个月为过渡期，会计部也必须统计错误次数并按制度报告相关人员，但必须向错误次数减少幅度不足30%的采购人员追究责任。 错误次数减少幅度计算如下：(当月错误次数汇总-上个月错误次数汇总) /上个月错误次数汇总。 2009年6月开始要求的是零错误率。2.1.3会计部会计每日、每三天检查每周购买的库存单，可选择三种方法取得财务管理者的同意。 除上述三种方法外，不能选择其他会计时间。2.1.4公司原则上不同意在下单后调整单价，但必须根据某种特殊原因采用此方法的，应先由采购员书面申请，经采购部经理、会计部经理批准后再采用。2.1.5采购部人员在新项目单价和以前定价后变更单价的，应在价格或变更后8小时内向会计部提交会计记录，超过时间的，违反公司制度处理。 价格和单价的变更必须书面申请，由采购经理和公司的授权人签字确认，书面申请的格式必须在采购部确定后，向会计部申请。 会计部、采购部都要制作项目单价文件，对文件资料进行分类管理。 管理办法由两个部门独立制定，必须体现“易于搜索、易于跟踪”的原则。2.2付款方式管理2.2.1支付方式分为现金支付、月支付两种方式，各供应商在一个月内只能以一种方式结算。2.2.2两种支付方式可以相互转让，相互转让时应当采用书面通知。 每月结算支付方式现金支付方式的供应商一览表必须从提交的下个月开始实行新的支付方式。 现金支付方式为月结的采购部经理同意当月进行，发生这种情况的供应商采购员必须通过提交给会计部的书面通知明确界限点，清楚知道会计部的会计从何时开始按月结算。 采购员必须与供应商保持良好的沟通，以确保这一要求得到落实。 两种支付方式相互转换的情况下，采购部的经理同意后，会计部必须处理会计。2.2.3采购部和会计部会计截止到2009年3月31日公司现有供应商按本制度分为现金支付和月结两类，登记月结供应商名单备案。 2009年4月开始会计部会计要严格监督采购部两种支付方式的交换工作，必须报告未按规定进行的审计事务所。 会计部会计部会计由于对这项工作的监督缺乏力量，所以必须提交本制度不能实行的监察所。2.3会计和发票2.3.1财务部会计人员每月报销购物资料，至少应向公司提交以下相关报告：当月不同供应商的帐单(至少包括项目代码、项目名称、项目规格、单位、数量、单价、本位币和人民币金额、当月总帐金额)、 当年所有供应商的每月帐面金额与汇总表(记下是否发生金额付款或月度付款)、当月截止供应商的帐面金额表，以及当年所有月度截止供应商月末的帐面金额表(必须与总帐会计的应付帐款金额相同)。2.3.2应付帐款会计必须在采购员审核、采购经理和财务经理确认附带原始证明书的“当月，不同供应商的会计明细表”后，在总帐会计上签字进行收款。 在收款总帐时，您必须将此明细表附加至原始证书，以检查利益相关方是否签署了“当月按不同供应商列出的对帐单”，并满足要求。 应付账款会计必须将此表与相关文件装订保存。 现金支付方式的采购是在月末应付帐款会计在ERP系统中采购接收数据，将接收数据传送给相关采购员，采购员根据会计部的要求制作对帐单，此对帐单一式两份印刷，应付帐款会计核查、采购经理、财务经理确认后，在总帐会计上签字收款2.3.3财务部会计在当月确认供应商对帐金额汇总表、相关采购人员、总帐会计后，在采购经理、财务经理签字后，该表成为发票的唯一依据，三个原件分别存放在财务部、财务总监、出纳员中。 买方应根据应付帐款会计提供的当月截止日期供应商的结算金额汇总表和当月不同供应商的结算明细表以及当月发生的现金转帐截止日期的书面通知，确认应付帐款会计提供的月截止日期金额的准确性。 Oracle payables应将Oracle payables提供的“本月截止供应商对帐金额汇总表”中每个供应商的月截止金额与ERP财务系统中该供应商对帐贷项和借项本月的差额进行比较。 确保“当月截止供应商对帐金额汇总表”与该供应商对帐贷项和借项当月的差额一致。 在上述比对中，如果该供应商的应付帐款贷方与借方本月的差额超过本月的供应商对帐面金额汇总表的金额，则应该向出纳所查询是否支付了相同金额的该供应商的资金支出证明书，如果出纳所没有资金支出证明书，则对帐面可能有错误，或者某供应商发运发票的可能性上述比对表明，此供应商的应付帐款贷方与借方本月的差额可能低于本月供应商帐面金额汇总表中的金额。2.3.4每月月底前处理会计，每月月支付供应商结算金额表，作成资金支出证明书。 资金支出证明书上必须明确记载请求的金额是当年月份的对账金额。2.3.5月财务负责人仅审查一次资金支出证明书，当月与供应商结算金额表核对无误并签字同意支付。 对于已批准的供应商，不进行第二次批准。2.3.6出纳收到资金支出证明后，应当在当月与供应商核对帐单。 如果您有此表格中的供应商、金额不符、已经付款等疑问，您应该向财务经理或财务负责人汇报，而不要暂时付款。2.3.7用现金支付的，应由供应商自行支付。 采购员应当确认是否帮助支付预付款，并在送达后一天内付款。 编制资金支付证明书后，由出纳员安排付款。 现金支付供应商完成支付手续后可立即支付的出纳应立即支付，因资金问题无法当场支付时，商讨供应商何时与出纳交款，以何种方式支付。 不能马上付款的账单由出纳保管，供应商不得离开公司。 在等待付款的时候供应商签字。 供应商将发票交给出纳时，可以向出纳索取主机发票。 用现金支付的供应商不支付超过月份的情况下，采购员统计清单交给采购部经理、会计部经理处理，是因为出纳自身的原因，不及时支付供应商的费用的采购部可以申请审计。2.3.8财务部不得向现金支付供应商支付。 采购部门不得每月支付供应商的款项。2.4预付款的管理2.4.1预付款实行个别审查制度，首先由采购员根据采购合同的单价、预付款条款和订货数量计算应预付的金额，制作资金支出证明书。 资金支出证明书经采购部经理审核后，提交会计部授权人批准。2.4.2预付款的供应商管理应视为现金支付方式的供应商，管理方法应以现金支付方式管理。2.4.3买方在确认“当月按供应商列出的对帐单”时，必须在表中注明预付款金额，在支持供应商支付时，必须扣除预付款金额。 买方没有明确记载预付金额，支付很多款项时，必须追究买方的责