Access数据库2003教学课件-CH6.ppt

Access2003数据库教程,2,Access2003数据库教程,第1章数据库系统概述第2章Access2003数据库系统的基本概念第3章重要的表操作第4章查询第5章创建实用窗体第6章报表第7章数据访问页的设计第8章宏第9章模块第10章查询综合例题,3,第6章报表,6.1报表简介6.2创建报表6.3使用设计视图创建或编辑报表6.4在报表中计算和汇总6.5创建子报表6.6报表打印本章小结,4,6.1报表简介,6.1.1报表和窗体的区别,1报表的作用,报表是数据库的主要对象之一，利用报表可以对数据库中的数据进行显示，还可以进行排序、分组计算、累计、求和等操作，并可以完成数据打印格式的定义及打印的任务。,报表中的大部分信息来自它所基于的数据表、查询。报表中所有信息都包含在报表的控件中，报表设计完成后，每次打印报表时都可以获得当前库中的最新数据。,5,2报表和窗体的区别,窗体是交互式界面，用户通过窗体可以对数据进行筛选、分析，也可以对数据的输入、编辑和人机对话。而报表是数据的打印结果，不能用于输入数据，不具有交互性。,窗体可以用于控制程序流程操作，其中包含一部分功能控件，如命令按钮、单选按钮、复选框等，这些是报表所不具备的。报表中包含较多的控件是文本框和标签，以实现报表的分类、汇总等功能。,6,6.1.2报表的分类,1纵栏式报表纵栏式报表每行显示一个字段，左边带有一个由标签显示的字段名。2表格式报表3图表报表有柱形图、折线图、饼图等20种图表4标签报表方便大批量的数据打印,7,图6.1.1纵栏式报表,8,图6.1.2表格式报表,9,图6.1.3图表报表,10,图6.1.4标签报表,11,6.2创建报表,“自动创建报表”是最简单、最快捷的创建报表的方法，它能创建两种格式的报表：纵栏式、表格式。,6.2.1自动创建报表,例6.2.1为“学生”表创建一个纵栏式报表。操作步骤如下图所示：,12,图6.2.1进入报表窗口,例6.2.1为“学生”表创建一个纵栏式报表。操作步骤如下图所示：,13,图6.2.2新建报表对话框,14,6.2.2使用向导创建报表,使用“报表向导”创建报表，不仅可以选择所需的字段，还可以定义报表的布局和样式，创建出格式较丰富的报表。,例6.2.2使用报表向导，创建一个“教师”报表，包含“教师编号”、“姓名”、“学历”和“职称”字段。创建步骤如下图所示：,15,图6.2.3“报表向导”之一,16,图6.2.4“报表向导”之二,17,图6.2.5“报表向导”之三,18,图6.2.6“报表向导”之四,19,最后创建的报表如图6.2.7所示,图6.2.7“教师”报表,20,例6.2.3使用报表向导，创建一个“课程”报表，分别按课程计算平均分,效果如右图所示。,21,分析：,“课程”报表中包含的“课程名称”、“姓名”和“考试成绩”字段分别在“学生”、“课程”和“选课成绩”三个表中。,创建“课程”报表需要同时用到“学生”、“课程”和“选课成绩”这三个表中的数据。,这三个数据表之间事先应该已经建立了关系。,创建“课程”报表步骤如下图所示：,22,图6.2.9选择报表中用到的字段,23,图6.2.10确定查看数据的方式,24,图6.2.11确定分组级别,25,图6.2.12排序选项,26,图6.2.13汇总选项,27,6.2.3使用图表向导创建报表,例6.2.4根据“教师”表中的数据，利用“图表向导”创建一个“各职称不同性别人数”的图表报表，如图6.1.3所示。,28,图6.2.14“图表向导”对话框之一,29,图6.2.15“图表向导”对话框之二,30,图6.2.16“图表向导”对话框之三,31,图6.2.17“图表向导”对话框之四,32,6.2.4使用标签向导创建报表,例6.2.5创建一个如图6.1.4所示名为“入校日期”的标签。步骤如下：（1）在图6.2.2所示的新建报表对话框选择“标签向导”，再选择“学生”表作为数据来源。（2）下一部选择标签型号Aone28185，其尺寸为：42mm70mm3(高宽每页标签列数)。其余步骤如下图所示：,33,图6.2.18“标签向导”之一,34,图6.2.19“标签向导”之二,35,图6.2.20“标签向导”之三,36,6.3使用设计视图创建或编辑报表,1报表的视图有三种视图：设计视图、打印预览和版面预览。,2打开报表设计视图如下图6.3.1所示,3报表中节的作用报表由报表页眉、页面页眉、主体、页面页脚和报表页脚等5个部分（称为节）构成。,37,图6.3.1报表设计视图,38,（1）报表页眉：位于报表首页的顶部，一般用于放置报表的标题、单位的标记等。（2）页面页眉：位于报表中每个打印页的顶部，可用于显示每一页的标题等信息。（3）主体：位于报表的中间部分，用于显示报表数据源中各条记录的数据。报表数据源中的各条记录应放在主体节中。（4）页面页脚：位于报表中每打印页的底部，与页面页眉相对应，可以用来显示页码等信息。（5）报表页脚：位于整个报表的最后一页的底部，与报表页眉相对应，一般用来显示报表总计等信息。,39,6.3.1使用设计视图创建报表,步骤如下：在图6.2.2所示的“新建报表”对话框中，选择“设计视图”，并选择“学生”表作为报表的数据来源，进入图6.3.3所示的报表设计视图。,1使用设计视图创建报表的实例,例6.3.1以“学习”表为数据源，创建一个如图6.3.2所示的名为“学生家庭地址”的报表，包含“学生编号”、“姓名”、“性别”、“家庭住址”和页码。,40,图6.3.2“学生家庭地址”报表的局部,41,图6.3.3报表设计视图,42,图6.3.4页码对话框,43,图6.3.5创建“学生家庭住址”标签,44,图6.3.6打开“属性”菜单,45,图6.3.7“标签属性”窗口,46,2控件及工具箱（如图6.3.5所示）,图6.3.5创建“学生家庭住址”标签,47,6.3.2编辑修改报表,例6.3.2将例6.2.2创建的“教师”报表的格式改为“随意”。,1修改报表的格式,Access提供了6种预定义报表格式，分别是“大胆”、“正式”、“淡灰”、“紧凑”、“组织”和“随意”。,48,图6.3.8“自动套用格式”对话框,49,例6.3.3在“学生家庭地址”报表中，按“学生编号”降序排列。操作步骤如下图所示。,2改变报表数据的排序,50,图6.3.10“学生家庭地址”的设计视图,51,图6.3.11“排序与分组”对话框,52,例6.3.4为例6.2.2创建的“教师”报表添加标签和文本框，使用函数将每个教师的参加工作时间显示出来，如图6.3.12所示。,3在报表中使用函数，文本框,53,图6.3.12添加参加工作时间,54,操作步骤如下图所示：,图6.3.13报表的设计视图,55,6.4在报表中计算和汇总,6.4.1在报表中添加计算控件,可以在报表中设置结合型“计算控件”，将“计算控件”数据来源设置为计算表达式来解决。,1表达式表达式可以用在表、查询、窗体、报表、数据页和宏等六个对象中。,56,字段名必须用一对中括号括住，例如：平时成绩。字符串必须用一对英文半角单引号或双引号括住，例如：女。*日期时间应该用半角的“#”号括起来，例如：#84-1-25#。,（1）Access表达式的有关规则,57,（2）函数,表6.4.1部分常用日期函数,58,（3）运算符,59,例6.4.1以“选课成绩”表为数据源，创建一个名为“学生期评成绩”的报表，如图6.4.1所示，包含学生编号、课程编号、学期、平时成绩、考试成绩和期评成绩，其中，期评成绩=平时成绩0.3+考试成绩0.7。,2直接输入表达式通过表达式生成器创建。,60,操作步骤如下图所示：,图6.4.2创建计算控件,61,结果-图6.4.1“学生期评成绩”的报表,62,例6.4.2在例6.3.4完成的“教师”报表中，根据教师“工作时间”字段的值，利用计算控件来计算教师的工龄。操作步骤如下图所示：,3通过属性窗口或生成器创建表达式,63,图6.4.3“属性”窗口,64,图6.4.5表达式生成器,65,6.4.2在报表中汇总,在报表中可以对已有的数据源按某一字段值分组，对字段值相同的各组记录进行统计汇总计算。当然，也可对数据源中的全部记录进行统计汇总。,例6.4.3对例6.4.1创建的“学生期评成绩”报表按“课程编号”字段分组求总分，放在分组页脚中。操作步骤如下：,66,（1）在“报表”窗口中，选择“学生期评成绩”报表，打开设计视图窗口，选择菜单“视图”“排序与分组”选项，打开如图6.4.7所示的对话框。,67,图6.4.7“排序与分组”对话框,68,图6.4.8创建文本框和标签框,69,图6.4.9分组求总的结果,70,6.5创建子报表,子报表是插在其他报表内部的报表。包含子报表的报表叫做主报表。一张主报表可能包含多张子报表，但一张主报表最多只能包含两级子报表。,6.5.1子报表的定义和作用,71,6.5.2在已有报表中创建子报表,具体方法如下：（1）在报表的设计视图打开“学生”报表，如图6.5.1所示，在确保工具栏上的“控件向导”按钮被选中的情况下，单击“工具箱”中的“子窗体/子报表”控件按钮后，将光标移到“主体”区域中，按住左键并拖动，然后释放鼠标，将弹出“子报表向导”对话框，如图6.5.2所示。,例6.5.1在已有的“学生”报表中创建一个“成绩表”子报表。,72,图6.5.1报表的设计视图,73,图6.5.2“子报表向导”对话框之一,74,图6.5.3“子报表向导”对话框之二,75,图6.5.4“子报表向导”对话框之三,76,图6.5.5“子报表向导”对话框之四,77,图6.5.6主报表“学生”中生成的子报表“成绩表”,78,图6.5.7更改子报表的布局,79,6.6报表打印,在打印报表之前，常常需要对页面进行设置如打印所用纸张的大小、页边距、打印的方向等。,6.6.1报表的页面设置,例6.6.1为教学管理系统中的“学生家庭地址”报表设置页面。操作步骤如下：,80,（1）打开“教学管理系统”数据库系统文件，进入报表窗口，选择“学生家庭地址”报表后打开报表设计视图窗口。,（2）选择菜单中的“文件”“页面设置”选项，显示“页面设置”对话框，选择“边距”选项卡，如图6.6.1所示,上、下、左、右都输入20mm。,81,图6.6.1“页设置”之一,82,图6.6.2“页设置”之二,83,图6.6.3“页设置”之三,84,6.6.2报表打印预览,1进入“打印预览”窗口2.